Gerenciando efetivamente os estilos de comunicação no local de trabalho

Gerenciar uma equipe pode ser difícil. Você não apenas precisa acompanhar o trabalho de todos os membros de sua equipe, mas também precisa se comunicar com eles regularmente para avaliar sua carga de trabalho, felicidade e outras necessidades.

Mas e se seus funcionários simplesmente não se comunicarem da mesma maneira que seus gerentes? A má comunicação e a falta de comunicação contribuem para a maioria dos problemas no local de trabalho. Incentive seus gerentes a prestar atenção aos estilos de comunicação de sua equipe para que possam se tornar supervisores mais eficazes. Entender como cada membro da equipe se comunica abre novos caminhos de comunicação para evitar tropeços, tensões e erros.

Isso pode parecer um grande empreendimento, mas há muitos recursos para ajudá-lo a entender o estilo de comunicação de sua equipe – e se adaptar a ele.

Diferentes estilos de comunicação no local de trabalho

Pesquisas sobre comunicação sugerem que existem quatro estilos principais de comunicação:

• Analítico
• Intuitivo
• Funcional
• Pessoal

Esses quatro estilos podem entrar em conflito, mas se forem abordados com cuidado, uma equipe composta por esses estilos diferentes pode trabalhar de forma coesa. Além disso, diferentes canais de comunicação atendem a diferentes propósitos e também devem estar alinhados aos estilos de comunicação. Ensine sua equipe de liderança como esses estilos interagem entre si para que possam permitir que suas equipes tenham um melhor desempenho.

Comunicação analítica

Gerenciar alguém com um estilo de comunicação analítico envolve exatamente o que você esperaria: esse indivíduo se preocupa em primeiro lugar com os fatos em questão. Os comunicadores analíticos preferem que a discussão seja o mais direta possível, com números concretos para respaldar qualquer teoria ou somatória.

Toda equipe precisa de um membro que possa adotar uma abordagem analítica para a solução de problemas. Isso ajuda a minimizar a tomada de decisão emocional e se concentra no resultado final. Mas isso significa que os membros da equipe podem ter que comprometer algumas de suas necessidades sociais para trabalhar com um indivíduo analítico – eles não são de conversa fiada.

Ao se comunicar com um tipo analítico, incentive sua equipe a estar preparada com dados, até os mínimos detalhes. Incentive-os a permanecer no tópico, ser claro com as expectativas e buscar uma perspectiva orientada por dados. Certifique-se de que eles seguem uma agenda detalhada e, em seguida, acompanhe com notas de reunião, itens de ação e expectativas.

Comunicação intuitiva

Os comunicadores intuitivos se preocupam com os dados, mas sabem que os dados não são tudo. Se você tem um tipo intuitivo em sua equipe, provavelmente se apóia neles para as grandes ideias lunares. Eles vêem o quadro maior e estão prontos para mergulhar fundo no trabalho.

Comunicar-se com um indivíduo intuitivo pode ser uma experiência única a cada vez. Como eles apreciam uma comunicação curta e direta, podem ser propensos a não prestar atenção aos detalhes menores. Prepare-se para martelar as nuances para que elas não passem despercebidas por um tipo intuitivo.

Ao gerenciar um comunicador intuitivo, prepare-se para uma conversa direta e rápida e vários acompanhamentos. Forneça recursos visuais para direcionar sua atenção para os detalhes. Vá direto ao ponto e ouça suas grandes ideias – permita um raciocínio fora da caixa – pois elas provarão ser inestimáveis.

Comunicação funcional

Pense no seu funcionário mais orientado para o processo. Eles provavelmente são um comunicador funcional que adota uma abordagem holística para resolver problemas e, em seguida, investiga passo a passo para garantir que nenhum detalhe seja perdido. Os tipos funcionais são melhores no processo e na implementação devido à sua atenção aos detalhes.

Os tipos de comunicação funcional analisam o problema de várias perspectivas. Isso significa que eles estão aptos a refletir sobre ideias para garantir que todos os detalhes sejam considerados. Sua natureza interrogativa pode levá-los a “recuar” ou bancar o advogado do diabo em uma grande ideia – talvez uma apresentada por um tipo intuitivo. Construa vias de comunicação entre esses dois tipos para preencher as lacunas de detalhes que um tipo funcional pode antecipar com um comunicador intuitivo.

Gerenciar um tipo funcional requer fortes habilidades de escuta ativa. Esses tipos querem ter certeza de que você se preocupa com os detalhes tanto quanto eles – reiterar suas conversas e confirmar com eles que seus planos estão claros. Incentive o feedback deles e espere muito em troca. Estabeleça prazos, expectativas e processos para manter uma mente funcional à vontade.

Comunicação pessoal

Um comunicador pessoal é provavelmente a pessoa mais sociável da sua equipe. Os tipos pessoais chegam às reuniões prontos para discutir o fim de semana e perguntar o que seus filhos acharam do último filme da Disney antes de começarem a trabalhar. Para eles, a conexão emocional com a equipe é o que impulsiona seu sucesso.

Os comunicadores pessoais estão focados em construir relacionamentos – tanto dentro de sua equipe quanto com seus clientes. Eles geralmente são a cola que mantém sua equipe unida. Talvez eles facilitem discussões amigáveis ​​entre comunicadores intuitivos e funcionais, atuando como um diplomata em toda a equipe. Mas às vezes isso pode parecer muito informal com os membros da equipe. Esses tipos de comunicadores também precisam de um pouco mais de explicação por trás das decisões que outros membros da equipe tomam, então incentive os membros de sua equipe a explicar seu processo de pensamento ao apresentar novas ideias também.

Ao gerenciar alguém que se comunica em um nível pessoal, mantenha as coisas casuais. Eles apreciam uma conversa pessoal, cara a cara, sem parecer que é tudo negócios o tempo todo. Suas conversas podem ser mais informais, pois esse é o tipo de pessoa que aprecia uma reunião a pé ou um 1:1 em um café. Por causa disso, você deve esperar o acompanhamento após a reunião com quaisquer detalhes ou contatos importantes. Provavelmente, esse funcionário não estava fazendo anotações detalhadas.

Determinando as personalidades individuais de sua equipe

Então, como você descobre tudo isso? Muitas vezes, a melhor maneira de aprender o estilo de comunicação de sua equipe é simplesmente perguntar!

Alguns tipos simples – como comunicadores pessoais ou analíticos – tornam sua personalidade e estilos de comunicação conhecidos desde o início. Outros não estão tão cientes de suas tendências de comunicação e podem não ser imediatamente evidentes para você como gerente.

Existem vários métodos para determinar a identidade de comunicação de sua equipe, mas três abordagens principais podem transformar a maneira como você gerencia sua equipe.

Testes de personalidade no local de trabalho

Os testes de personalidade não são uma mania passageira – há uma razão pela qual muitos líderes empresariais destacam seus tipos de Myers-Briggs em seus currículos e perfis do LinkedIn. Testes como o perfil Myers-Briggs ou DiSC podem desencadear sutilezas nos estilos de trabalho de seus colegas de equipe que eles nem conhecem.

A avaliação CliftonStrengths está crescendo em popularidade devido à sua extensa série de 177 perguntas que identificam padrões para avaliar a personalidade individual, pontos fortes e fracos e métodos de comunicação.

Time construindo atividades

Estamos todos cansados ​​de fazer quedas de confiança e “Oi, meu nome é Anna, e estou trazendo maçãs para o piquenique!” jogos. Mas além dos jogos de quebra-gelo , sua equipe precisa de oportunidades para trabalhar em conjunto informalmente para que possam entender como os outros se comunicam. Incorpore atividades casuais de team building com sua equipe para que eles possam aprender a trabalhar melhor juntos. Isso pode ser algo tão simples quanto uma reunião de equipe virtual, curiosidades ou um projeto criativo, como um concurso de pôsteres. Uma vez que sua equipe saiba como trabalhar bem em conjunto - especialmente quando estiver trabalhando em casa - a comunicação se tornará mais fácil em todos os aspectos.

Ouça sua equipe

O melhor feedback é muitas vezes transmitido diretamente, cara a cara. Portanto, não importa quantos testes ou seminários de treinamento você faça com que sua equipe faça, eles geralmente só querem que você seja franco com eles – e vice-versa. Capacite sua equipe para iniciar ciclos de feedback regulares, como fazer perguntas durante seus 1:1s semanais. Incentive-os a falar sobre um momento em que sentiram que se comunicaram de forma eficaz ou talvez um momento em que tiveram dificuldades para se comunicar com outra pessoa. Conduza pesquisas regulares de “pulso” e feedback, nas quais sua equipe possa expressar anonimamente suas preocupações na comunicação. Esse feedback é fundamental para gerenciar bem uma equipe quando todos se comunicam de maneira diferente.

Gerenciando estilos de comunicação individuais remotamente

Como gerente de uma equipe remota, como você pega todas essas informações e as faz funcionar na esfera digital? Felizmente, existem muitas ferramentas que facilitam o trabalho remoto para equipes e gerentes. Adote isso como uma política para que seus gerentes implementem ou incluam em seu processo de integração.

Mensagens

Seu funcionário analítico gosta de informações curtas e diretas. Seu funcionário pessoal gosta de cumprimentá-lo com um bom dia. E seu funcionário funcional gosta de começar o dia percorrendo sua lista de tarefas com você. Eles podem fazer tudo sem interromper o fluxo de trabalho um do outro em uma ferramenta de mensagens como o Flock.

O Flock pode ser usado para gerenciar projetos e pessoas , tornando-se uma ferramenta útil para gerentes. Configure um canal para cada projeto que sua equipe está gerenciando para que eles possam acompanhar iniciativas individuais e fazer brainstorming. Crie canais sociais para interesses, como música e videogames. Talvez o membro da sua equipe analítica não goste de conversa fiada tanto quanto o membro da sua equipe pessoal, mas eles podem falar sobre PUBG por horas - vemos muito isso aqui com membros analíticos da equipe do Flock. Manter sua equipe falando é a prioridade número um para manter a comunicação e trabalhar bem em conjunto.

Gerenciamento de Projetos

Se o bate-papo se tornar muito perturbador para um tipo analítico ou intuitivo, dê a eles a oportunidade de trabalhar de forma unilateral e ininterrupta, integrando suas tarefas em uma ferramenta de gerenciamento de projetos , como Asana ou Trello. Essas ferramentas são didáticas na comunicação de um processo, o que significa que a analítica Allie pode deixar a Polly pessoal saber que é sua vez de pegar um projeto sem se sentir atolada pela conversa. É tudo uma questão de deixar os processos fluírem naturalmente.

Ferramentas de RH

Como gerente, é importante coletar feedback sobre seu desempenho para garantir que sua equipe se sinta confortável e bem gerenciada. Enquanto você aprende o estilo de comunicação de sua equipe, faça um esforço ativo para usar suas ferramentas internas de RH para acompanhar seu progresso. Ferramentas de pulso como o 15Five permitem que os membros de sua equipe forneçam insights improvisados ​​sobre suas experiências do dia-a-dia e podem informar tópicos de discussão para sua próxima reunião 1:1 ou de equipe.