Gérer efficacement les styles de communication en milieu de travail

Gérer une équipe peut être difficile. Non seulement vous devez suivre le travail de tous les membres de votre équipe, mais vous devez également communiquer régulièrement avec eux pour évaluer leur charge de travail, leur bonheur et d'autres besoins.

Mais que se passe-t-il si vos employés ne communiquent tout simplement pas de la même manière que vos managers ? Une mauvaise communication et une mauvaise communication contribuent à la majorité des problèmes sur le lieu de travail. Encouragez vos managers à prêter attention aux styles de communication de leur équipe afin qu'ils puissent devenir des superviseurs plus efficaces. Comprendre comment chaque membre de l'équipe communique ouvre de nouvelles voies de communication pour éviter les trébuchements, les tensions et les erreurs.

Cela peut sembler être une entreprise majeure, mais il existe de nombreuses ressources pour vous aider à comprendre le style de communication de votre équipe et à vous y adapter.

Différents styles de communication en milieu de travail

La recherche sur la communication suggère qu'il existe quatre principaux styles de communication :

• Analytique
• Intuitif
• Fonctionnel
• Personnel

Ces quatre styles peuvent entrer en conflit, mais s'ils sont abordés avec soin, une équipe composée de ces différents styles peut travailler de manière cohérente. En plus de cela, différents canaux de communication ont des objectifs différents , et ceux-ci doivent également s'aligner sur les styles de communication. Apprenez à votre équipe de direction comment ces styles interagissent les uns avec les autres afin qu'ils puissent permettre à leurs équipes de mieux performer.

Communication analytique

Gérer quelqu'un avec un style de communication analytique implique exactement ce à quoi vous vous attendez : cette personne se soucie d'abord et avant tout des faits à portée de main. Les communicateurs analytiques préfèrent que la discussion soit aussi directe que possible, avec des chiffres précis pour étayer toute théorie ou sommation.

Chaque équipe a besoin d'un membre capable d'adopter une approche analytique de la résolution de problèmes. Cela aide à minimiser la prise de décision émotionnelle et se concentre sur le résultat final. Mais cela signifie que les membres de l'équipe peuvent devoir compromettre certains de leurs besoins sociaux pour travailler avec une personne analytique - ils ne sont pas du genre à bavarder.

Lorsque vous communiquez avec un type analytique, encouragez votre équipe à être préparée avec des données, jusque dans les moindres détails. Incitez-les à rester sur le sujet, à être clairs avec leurs attentes et à rechercher une perspective basée sur les données. Assurez-vous qu'ils suivent un ordre du jour détaillé, puis faites un suivi avec des notes de réunion, des mesures à prendre et des attentes.

Communication intuitive

Les communicateurs intuitifs se soucient des données, mais ils savent que les données ne sont pas la fin du monde. Si vous avez un type intuitif dans votre équipe, vous vous appuyez probablement sur eux pour les grandes idées lunaires. Ils voient la situation dans son ensemble et sont prêts à plonger profondément dans le travail.

Communiquer avec un individu intuitif peut être une expérience unique à chaque fois. Comme ils apprécient les communications courtes et directes, ils peuvent être enclins à ne pas prêter attention aux petits détails. Préparez-vous à marteler les nuances afin qu'elles ne passent pas à côté d'un type intuitif.

Lorsque vous gérez un communicateur intuitif, préparez-vous à une conversation franche et rapide et à plusieurs suivis. Fournissez des aides visuelles pour diriger leur attention vers les détails. Allez droit au but et écoutez leurs grandes idées – autorisez un raisonnement prêt à l'emploi – car elles se révéleront inestimables.

Communication fonctionnelle

Pensez à votre employé le plus axé sur les processus. Il s'agit probablement d'un communicateur fonctionnel qui adopte une approche holistique pour résoudre les problèmes, puis creuse étape par étape pour s'assurer qu'aucun détail n'est oublié. Les types fonctionnels sont les meilleurs pour le processus et la mise en œuvre en raison de leur souci du détail.

Les types de communication fonctionnelle examinent le problème sous plusieurs angles. Cela signifie qu'ils sont susceptibles de réfléchir à des idées pour s'assurer que chaque détail est pris en compte. Leur nature interrogative peut les amener à « repousser » ou à se faire l'avocat du diable sur une grande idée, peut-être présentée par un type intuitif. Construisez des voies de communication entre ces deux types pour combler les lacunes de détail qu'un type fonctionnel pourrait anticiper avec un communicateur intuitif.

La gestion d'un type fonctionnel nécessite de fortes compétences en écoute active. Ces types veulent s'assurer que vous vous souciez autant des détails qu'eux - réitérez leurs conversations et confirmez avec eux que leurs plans sont clairs. Encouragez les commentaires de leur part et attendez beaucoup en retour. Établissez des délais, des attentes et des processus pour garder un esprit fonctionnel à l'aise.

Communication personnelle

Un communicateur personnel est probablement la personne la plus sociable de votre équipe. Les types personnels viennent en réunion prêts à discuter de leur week-end et à demander ce que vos enfants ont pensé du dernier film Disney avant de se mettre au travail. Pour eux, le lien émotionnel avec l'équipe est le moteur de leur succès.

Les communicateurs personnels se concentrent sur l'établissement de relations, tant au sein de votre équipe qu'avec vos clients. Ils sont souvent le ciment qui maintient votre équipe ensemble. Peut-être facilitent-ils des discussions amicales entre des communicateurs intuitifs et fonctionnels, agissant comme un diplomate à l'échelle de l'équipe. Mais parfois, cela peut sembler trop informel avec les membres de l'équipe. Ces types de communicateurs ont également besoin d'un peu plus d'explications sur les décisions que prennent les autres membres de l'équipe, alors encouragez les membres de votre équipe à expliquer leur processus de réflexion lors de la présentation de nouvelles idées également.

Lorsque vous gérez quelqu'un qui communique à un niveau personnel, gardez les choses décontractées. Ils apprécient les conversations personnelles en face à face sans avoir l'impression qu'il s'agit tout le temps d'affaires. Vos conversations peuvent être plus informelles, car ce sont le type de personnes qui apprécient une réunion à pied ou un tête-à-tête dans un café. Pour cette raison, vous devez vous attendre à faire un suivi après avoir rencontré des détails ou des contacts importants. Il y a de fortes chances que cet employé ne prenne pas de notes détaillées.

Déterminer les personnalités individuelles de votre équipe

Alors, comment comprendre tout cela ? Souvent, la meilleure façon d'apprendre le style de communication de votre équipe est simplement de demander !

Certains types simples, comme les communicateurs personnels ou analytiques, font connaître leur personnalité et leurs styles de communication dès le départ. D'autres ne sont pas aussi conscients de leurs tendances en matière de communication, et elles peuvent ne pas être immédiatement évidentes pour vous en tant que manager.

Il existe différentes méthodes pour déterminer l'identité de communication de votre équipe, mais trois approches principales peuvent transformer la façon dont vous gérez votre équipe.

Tests de personnalité en milieu de travail

Les tests de personnalité ne sont pas une folie passagère - il y a une raison pour laquelle de nombreux chefs d'entreprise mettent en évidence leurs types Myers-Briggs dans leurs CV et leurs profils LinkedIn. Des tests comme le profil Myers-Briggs ou DiSC peuvent révéler des subtilités dans les styles de travail de vos coéquipiers dont ils ne sont même pas conscients.

L' évaluation CliftonStrengths gagne en popularité en raison de sa vaste série de 177 questions qui identifient des modèles pour évaluer la personnalité individuelle, les forces et les faiblesses et les méthodes de communication.

Activités de développement de l'esprit d'équipe

Nous en avons tous marre de faire tomber la confiance et "Salut, je m'appelle Anna, et j'apporte des pommes au pique-nique!" Jeux. Mais au-delà des jeux brise-glace , votre équipe a besoin d'occasions de travailler ensemble de manière informelle afin de comprendre comment les autres communiquent. Incorporez des activités de consolidation d'équipe occasionnelles à votre équipe afin qu'elles puissent apprendre à mieux travailler ensemble. Cela peut être quelque chose d'aussi simple qu'une réunion d'équipe virtuelle, un jeu-questionnaire ou un projet créatif, comme un concours d'affiches. Une fois que votre équipe sait comment bien travailler ensemble, en particulier lorsque vous travaillez à domicile, la communication deviendra plus facile à tous les niveaux.

Écoutez votre équipe

Les meilleurs commentaires sont souvent transmis directement, en face à face. Ainsi, peu importe le nombre de tests ou de séminaires de formation que votre équipe doit suivre, ils voudront souvent que vous soyez franc avec eux, et vice versa. Donnez à votre équipe les moyens d'initier des boucles de rétroaction régulières, comme poser des questions lors de vos entretiens individuels hebdomadaires. Encouragez-les à parler d'un moment où ils ont senti qu'ils communiquaient efficacement ou peut-être d'un moment où ils ont eu du mal à communiquer avec quelqu'un d'autre. Réalisez des sondages réguliers et des sondages de rétroaction où votre équipe peut exprimer anonymement ses préoccupations en matière de communication. Cette rétroaction est essentielle pour bien gérer une équipe lorsqu'ils communiquent tous différemment.

Gérer les styles de communication individuels à distance

En tant que responsable d'une équipe distante, comment prenez-vous toutes ces informations et les faites-vous fonctionner dans la sphère numérique ? Heureusement, il existe une multitude d'outils qui facilitent le travail à distance pour les équipes et les managers. Adoptez ceci comme une politique pour que vos managers la mettent en œuvre ou l'incluent dans votre processus d'intégration.

Messagerie

Votre employé analytique aime que les informations soient courtes et précises. Votre employé personnel aime vous souhaiter le bonjour. Et votre employé fonctionnel aime commencer la journée en parcourant sa liste de tâches avec vous. Ils peuvent tout faire sans interrompre le flux de travail de l'autre dans un outil de messagerie comme Flock.

Flock peut être utilisé pour gérer à la fois des projets et des personnes , ce qui en fait un outil pratique pour les managers. Configurez un canal pour chaque projet que votre équipe gère afin qu'ils puissent suivre les initiatives individuelles et y réfléchir. Créez des canaux sociaux pour vos centres d'intérêt, comme la musique et les jeux vidéo. Peut-être que le membre de votre équipe d'analyse n'aime pas autant les bavardages que le membre de votre équipe personnelle, mais il peut parler de PUBG pendant des heures - nous le voyons souvent ici avec les membres analytiques de l'équipe de Flock. Faire en sorte que votre équipe parle est une priorité numéro un pour rester communicatif et bien travailler ensemble.

Gestion de projet

Si le chat devient trop distrayant pour un type analytique ou intuitif, donnez-leur la possibilité de travailler unilatéralement et sans interruption en intégrant vos tâches dans un outil de gestion de projet , comme Asana ou Trello. Ces outils sont didactiques dans la communication d'un processus, ce qui signifie qu'Allie analytique peut faire savoir à Polly personnelle que c'est à son tour de reprendre un projet sans se sentir embourbée par la conversation. Il s'agit de laisser les processus se dérouler naturellement.

Outils RH

En tant que manager, il est important de recueillir des commentaires sur vos performances pour vous assurer que votre équipe se sent à l'aise et bien gérée. Pendant que vous apprenez le style de communication de votre équipe, faites un effort actif pour utiliser vos outils RH internes pour suivre vos progrès. Les outils Pulse comme 15Five permettent aux membres de votre équipe de fournir des informations immédiates sur leurs expériences quotidiennes et peuvent éclairer les sujets de discussion pour votre prochaine réunion individuelle ou d'équipe.