Gestionar eficazmente los estilos de comunicación en el lugar de trabajo

Dirigir un equipo puede ser difícil. No solo debe realizar un seguimiento del trabajo de todos los miembros de su equipo, sino que también debe comunicarse con ellos regularmente para medir su carga de trabajo, felicidad y otras necesidades.

Pero, ¿qué pasa si sus empleados simplemente no se comunican de la misma manera que lo hacen sus gerentes? La mala comunicación y la falta de comunicación contribuyen por igual a la mayoría de los problemas en el lugar de trabajo. Anime a sus gerentes a prestar atención a los estilos de comunicación de su equipo para que puedan convertirse en supervisores más efectivos. Comprender cómo se comunica cada miembro del equipo abre nuevas vías de comunicación para evitar tropiezos, tensiones y errores.

Eso puede parecer una tarea importante, pero hay muchos recursos para ayudarlo a comprender el estilo de comunicación de su equipo y adaptarse a él.

Diferentes estilos de comunicación en el lugar de trabajo.

La investigación sobre la comunicación sugiere que hay cuatro estilos principales de comunicación:

• Analítico
• Intuitivo
• Funcional
• Personal

Estos cuatro estilos pueden entrar en conflicto, pero si se abordan con cuidado, un equipo compuesto por estos diferentes estilos puede trabajar de forma coherente. Además de eso, los diferentes canales de comunicación sirven para diferentes propósitos , y estos también deben alinearse con los estilos de comunicación. Enseñe a su equipo de liderazgo cómo estos estilos interactúan entre sí para que puedan permitir que sus equipos se desempeñen mejor.

Comunicación analítica

Dirigir a alguien con un estilo de comunicación analítico implica exactamente lo que esperarías: esta persona se preocupa ante todo por los hechos que tiene a la mano. Los comunicadores analíticos prefieren que la discusión sea lo más directa posible, con números concretos para respaldar cualquier teoría o resumen.

Cada equipo necesita un miembro que pueda adoptar un enfoque analítico para la resolución de problemas. Esto ayuda a minimizar la toma de decisiones emocionales y se centra en el resultado final. Pero esto significa que los miembros del equipo pueden tener que comprometer algunas de sus necesidades sociales para trabajar con una persona analítica; no son de los que se dedican a charlas triviales.

Cuando se comunique con un tipo analítico, anime a su equipo a estar preparado con datos, hasta los detalles esenciales. Anímelos a permanecer en el tema, ser claros con las expectativas y buscar una perspectiva basada en datos. Asegúrese de que sigan una agenda detallada y luego haga un seguimiento con las notas de la reunión, los elementos de acción y las expectativas.

Comunicación intuitiva

Los comunicadores intuitivos se preocupan por los datos, pero saben que los datos no son el fin último. Si tiene un tipo intuitivo en su equipo, probablemente se apoye en ellos para las grandes ideas increíbles. Ven el panorama general y están listos para sumergirse profundamente en el trabajo.

Comunicarse con una persona intuitiva puede ser una experiencia única cada vez. Como aprecian la comunicación breve y directa, pueden ser propensos a no prestar atención a los detalles más pequeños. Prepárate para recalcar los matices para que un tipo intuitivo no los pase por alto.

Cuando maneje un comunicador intuitivo, prepárese para una conversación directa y rápida y múltiples seguimientos. Proporcione ayudas visuales para dirigir su atención hacia los detalles. Vaya directo al grano y escuche sus grandes ideas, permita un razonamiento innovador, ya que demostrarán ser invaluables.

comunicación funcional

Piense en su empleado más orientado al proceso. Es probable que sea un comunicador funcional que adopta un enfoque holístico para resolver problemas y luego profundiza paso a paso para asegurarse de que no se pierda ningún detalle. Los tipos funcionales son mejores en el proceso y la implementación debido a su atención al detalle.

Los tipos de comunicación funcional miran el problema desde múltiples perspectivas. Esto significa que son aptos para reflexionar sobre ideas para asegurarse de que se tenga en cuenta cada detalle. Su naturaleza interrogativa puede llevarlos a "retroceder" o jugar al abogado del diablo en una gran idea, tal vez una presentada por un tipo intuitivo. Cree líneas de comunicación entre estos dos tipos para llenar los vacíos de detalles que un tipo funcional podría anticipar con un comunicador intuitivo.

Manejar un tipo funcional requiere fuertes habilidades de escucha activa. Estos tipos quieren asegurarse de que te preocupes por los detalles tanto como ellos: reitera sus conversaciones y confirma con ellos que sus planes son claros. Fomente la retroalimentación de ellos y espere mucho a cambio. Establezca plazos, expectativas y procesos para mantener una mente funcional tranquila.

Comunicación personal

Un comunicador personal es probablemente la persona más sociable de su equipo. Los tipos personales llegan a las reuniones listos para hablar sobre su fin de semana y preguntar qué pensaron sus hijos sobre la última película de Disney antes de ponerse a trabajar. Para ellos, la conexión emocional con el equipo es lo que impulsa su éxito.

Los comunicadores personales se centran en construir relaciones, tanto dentro de su equipo como con sus clientes. A menudo son el pegamento que mantiene unido a su equipo. Tal vez faciliten discusiones amistosas entre comunicadores intuitivos y funcionales, actuando como un diplomático de todo el equipo. Pero a veces esto puede parecer demasiado informal con los miembros del equipo. Estos tipos de comunicadores también necesitan un poco más de explicación detrás de las decisiones que toman otros miembros del equipo, así que anime a los miembros de su equipo a explicar su proceso de pensamiento al presentar nuevas ideas también.

Cuando dirija a alguien que se comunica a nivel personal, mantenga las cosas informales. Aprecian la conversación personal, cara a cara, sin que se sienta como si todo fuera un negocio todo el tiempo. Sus conversaciones pueden ser más informales, ya que este es el tipo de personas que aprecian una reunión a pie o 1:1 en una cafetería. Debido a esto, debe esperar hacer un seguimiento después de la reunión con detalles o contactos importantes. Lo más probable es que este empleado no estaba tomando notas detalladas.

Determinar las personalidades individuales de su equipo

Entonces, ¿cómo te das cuenta de todo esto? A menudo, la mejor manera de conocer el estilo de comunicación de su equipo es simplemente preguntar.

Algunos tipos sencillos, como comunicadores personales o analíticos, dan a conocer su personalidad y estilos de comunicación desde el principio. Otros no son tan conscientes de sus tendencias de comunicación y es posible que no sean evidentes de inmediato para usted como gerente.

Existen varios métodos para determinar la identidad de comunicación de su equipo, pero tres enfoques principales pueden transformar la forma en que administra su equipo.

Pruebas de personalidad en el lugar de trabajo

Las pruebas de personalidad no son una moda pasajera: hay una razón por la que muchos de los principales líderes empresariales destacan sus tipos Myers-Briggs en sus currículos y perfiles de LinkedIn. Las pruebas como el perfil de Myers-Briggs o DiSC pueden revelar sutilezas en los estilos de trabajo de sus compañeros de equipo de las que ni siquiera son conscientes.

La evaluación de CliftonStrengths está ganando popularidad debido a su extensa serie de 177 preguntas que identifican patrones para evaluar la personalidad individual, las fortalezas y debilidades y los métodos de comunicación.

Actividades de formación de equipos

Todos estamos hartos de caer en la confianza y decir "¡Hola, mi nombre es Anna y voy a llevar manzanas al picnic!" juegos. Pero más allá de los juegos para romper el hielo, su equipo necesita oportunidades para trabajar juntos de manera informal para que puedan entender cómo se comunican entre sí. Incorpore actividades informales de creación de equipos con su equipo para que puedan aprender a trabajar mejor juntos. Esto puede ser algo tan simple como una reunión de equipo virtual, una trivia o un proyecto creativo, como un concurso de carteles. Una vez que su equipo sepa cómo trabajar bien en conjunto, especialmente cuando trabaja desde casa, la comunicación será más fácil en todos los ámbitos.

Escucha a tu equipo

La mejor retroalimentación a menudo se transmite directamente, cara a cara. Por lo tanto, no importa cuántas pruebas o seminarios de capacitación haga que su equipo tome, a menudo solo querrán que sea franco con ellos, y viceversa. Capacite a su equipo para iniciar ciclos de retroalimentación regulares, como hacer preguntas durante sus 1:1 semanales. Anímelos a hablar sobre un momento en el que sintieron que se comunicaron de manera efectiva o tal vez un momento en el que tuvieron dificultades para comunicarse con otra persona. Realice encuestas periódicas de "pulso" y comentarios en las que su equipo pueda expresar de forma anónima sus preocupaciones al comunicarse. Esta retroalimentación es fundamental para administrar bien un equipo cuando todos se comunican de manera diferente.

Administrar estilos de comunicación individuales mientras se está a distancia

Como gerente de un equipo remoto, ¿cómo toma toda esta información y la hace funcionar en toda la esfera digital? Afortunadamente, hay una gran cantidad de herramientas que facilitan el trabajo remoto tanto para los equipos como para los gerentes. Adopte esto como una política para que sus gerentes la implementen o la incluyan en su proceso de incorporación.

Mensajería

A su empleado analítico le gusta que la información sea breve y concisa. A su empleado personal le gusta saludarlo con un buenos días. Y a su empleado funcional le gusta comenzar el día revisando su lista de tareas pendientes con usted. Pueden hacerlo todo sin interrumpir el flujo de trabajo de los demás en una herramienta de mensajería como Flock.

Flock se puede utilizar para administrar tanto proyectos como personas , lo que la convierte en una herramienta útil para los gerentes. Configure un canal para cada proyecto que su equipo esté administrando para que puedan realizar un seguimiento de las iniciativas individuales y generar ideas allí. Cree canales sociales para intereses, como música y videojuegos. Tal vez al miembro de su equipo analítico no le gusten las conversaciones triviales tanto como al miembro de su equipo personal, pero pueden hablar sobre PUBG durante horas; lo vemos mucho aquí con los miembros analíticos del equipo de Flock. Mantener a su equipo hablando es una prioridad número uno para mantenerse comunicativo y trabajar bien juntos.

Gestión de proyectos

Si el chat se vuelve demasiado molesto para un tipo analítico o intuitivo, bríndeles la oportunidad de trabajar de manera unilateral e ininterrumpida integrando sus tareas en una herramienta de gestión de proyectos , como Asana o Trello. Estas herramientas son didácticas para comunicar un proceso, lo que significa que la analítica Allie puede hacerle saber a Polly personal que es su turno de retomar un proyecto sin sentirse atascada por la conversación. Se trata de dejar que los procesos fluyan de forma natural.

herramientas de recursos humanos

Como gerente, es importante recopilar comentarios sobre su desempeño para asegurarse de que su equipo se sienta cómodo y bien administrado. Mientras aprende el estilo de comunicación de su equipo, haga un esfuerzo activo para utilizar sus herramientas internas de recursos humanos para realizar un seguimiento de su progreso. Las herramientas de Pulse como 15Five permiten a los miembros de su equipo proporcionar información improvisada sobre sus experiencias diarias y pueden informar los temas de discusión para su próxima reunión 1:1 o de equipo.