Crie ordem em suas tarefas diárias de trabalho com essas 10 dicas fáceis

Organizar nosso horário de trabalho diário vai além de estabelecer horários mais rígidos e cumpri-los de maneira militante. Existem inúmeros fatores (incluindo distrações) que podem nos afastar, não importa o quão disciplinados tentemos ser. Já é hora de pararmos de tentar usar uma fórmula que vimos repetidas vezes e olhar para ela como algo subjetivo. Para realmente aprender a organizar as tarefas diárias, precisamos encontrar uma abordagem sob medida para nós.

Fizemos o nosso melhor para pesquisar dez dicas que irão guiá-lo para encontrar um método que melhor se adapte a você. Isso significa aprender como priorizar, como lidar com falhas e como valorizar seu tempo.

Dica #1: Crie um pedido que combina com VOCÊ

O absoluto primeiro e mais importante é conhecer a si mesmo.

Não adianta seguir instruções cegamente, ou usar modelos e planos pré-fabricados por coaches de produtividade e esperar resultados estelares. Só porque eles funcionaram para eles não significa que funcionará para você.

Se você é do tipo que luta com tarefas complexas pela manhã, mas consegue resolvê-las com facilidade à tarde, não se force a uma rotina de “madrugador”. Em vez disso, planeje suas tarefas diárias de acordo com seu relógio biológico.

O Dr. Stefan Volk, da University of Sydney Business School, é um dos muitos pesquisadores que exploram as intrincadas conexões entre a produtividade do escritório e o relógio biológico. Ele afirma que o ritmo do nosso corpo tem vários altos e baixos ao longo do dia, mas apenas um período de pico de produtividade. Se você trabalha fora do seu cronótipo, não há horário no mundo que o torne mais produtivo. Por exemplo:

• Os matutinos podem cair na armadilha de fazer tarefas domésticas em seu estado mais alerta – e-mails, ligações, reuniões, revisões, etc. Quando as tarefas importantes chegam, elas já passaram do seu auge.
• Os tipos noturnos se forçam a fazer tarefas grandes e intensas o mais rápido possível, porque é um equívoco de longa data que as manhãs são para trabalho pesado. Eles acabam cansados ​​e sem foco, e naturalmente – culpam a si mesmos quando o trabalho é feito de forma descuidada.

E talvez o mais famoso defensor do cronótipo, o Dr. Michael Breus, aconselhe a conhecer seu tipo primeiro, para aproveitar ao máximo seu dia de trabalho.

Dica #2: Seja realista e defina metas realistas

Todos nós cometemos o mesmo erro de superestimar nossa dedicação.

Quantas vezes você já ouviu alguém dizer que está abandonando o açúcar, apenas para vê-lo comprar uma barra de chocolate apenas três dias depois? E quando questionada sobre isso, a pessoa fica na defensiva, sente-se derrotada e afirma que desistiu ou que vai começar de novo na próxima semana. E assim o ciclo se repete.

Todo treinador de produtividade que se preze lhe dirá que metas específicas e tarefas de fácil digestão são o caminho a seguir. Por exemplo:

Ao invés de:

Escreva um rascunho de 5 páginas até amanhã ;

Tente usar:

8h às 10h Pesquise o tema

11h00 – 13h00 Escreva as duas primeiras páginas

13h15 – 15h Escreva as duas páginas seguintes

15h30 – 16h30 Escreva a última página.

A diferença é clara. O primeiro exemplo mostra como a maioria de nós anota as tarefas em nosso horário de trabalho: sabemos o que precisamos fazer e quando. Deixamos os detalhes para serem resolvidos, o que acaba gerando uma agenda confusa e desorganizada.

Mas, se dividirmos as tarefas maiores por seus componentes, imediatamente introduzimos ordem. O ato por si só nos faz calcular quanto tempo cada etapa exigirá, o que é uma informação inestimável.

Ao longo desse cálculo, você pode perceber, por exemplo, que não terá tempo para uma tarefa que planejou fazer. Então, imediatamente, você pode delegar ou passar para amanhã. Mas, se você tivesse usado o primeiro método, provavelmente perceberia que não há tempo para essa tarefa apenas quando for tarde demais para delegá-la ou adiá-la.

Alguns outros exemplos:

Dica #3: Aceite o fracasso como parte do processo de aprendizado

Mantendo-se na mesma pista do conselho anterior – mantenha suas expectativas baixas.

Esperar uma mudança drástica o mais rápido possível é falhar desde o início. Em vez disso, tenha em mente o seguinte:

• A primeira semana vai ser você brigando com a agenda, fazendo as mudanças necessárias;
• O final da primeira semana analisará seu progresso (sucessos e fracassos) e alterará o cronograma para a próxima semana;
• Na segunda semana, você trabalhará com um cronograma revisado;
• O final da segunda semana será novamente analisando o progresso, etc.
• A terceira semana verá ainda mais melhorias e as mudanças principais se solidificarão.

E assim vai de semana em semana. Cada vez que você verá novos lugares para melhoria. Surgirão novos problemas, situações inesperadas que afetam sua agenda (problemas pessoais, tarefas de outras pessoas, dias de descanso, prazos perdidos, etc).

Então comece a ser mais tolerante consigo mesmo e com sua agenda. Normalize a falha. Caso contrário, você interpretará cada erro como um sinal de que não está progredindo, quando é completamente o contrário.

Dica # 4: Ajuste sua agenda de acordo com o tempo que você tem

Ao contrário da crença popular, você não deve procurar maneiras de ganhar “mais tempo no dia”.

Todos nós temos 24 horas, nem mais, nem menos. Burnout é o resultado direto de pessoas trabalhando até o osso, pensando que horários rígidos e disciplinados e automação sem fim de pequenas tarefas de alguma forma lhes darão mais tempo.

O que você quer fazer é aprender a priorizar. Porque mesmo que todos tenhamos as mesmas horas do dia para um determinado número de tarefas, nem todas são criadas iguais.

Alguns serão mais importantes do que outros, enquanto alguns podem ser eliminados completamente.

E para adotar adequadamente essa mentalidade, você terá que tentar nosso próximo conselho.

Dica nº 5: Aprenda a priorização

Um dos métodos de priorização mais bem-sucedidos é a Matriz de Eisenhower.

É uma estrutura usada para determinar quais tarefas são as mais importantes para alcançar seus objetivos e quais retardam seu progresso.

Com a Matriz de Eisenhower, você classifica suas tarefas com base em quatro critérios:

• Urgente e importante – faça imediatamente (chamadas de emergência, incêndio, ferimentos, etc.)
• Urgente, mas sem importância – delegar a alguém (marcar reuniões, pagar contas, tarefas, etc.)
• Importante, mas não urgente – faça mais tarde (objetivos de longo prazo)
• Sem importância e não urgente – eliminar (atividades que desperdiçam tempo)

A priorização de tarefas segue este esquema simples:

Este gráfico e muito mais podem ser encontrados em nosso guia passo a passo detalhado sobre como usar a Matriz Eisenhower para organizar suas tarefas diárias.

Uma vez que você sabe quais são suas prioridades, fica mais fácil fazer uma programação ordenada. Combinado com o conhecimento de seus níveis de energia ao longo do dia, você poderá definir as tarefas mais prioritárias nos momentos em que for mais produtivo.

Dica #6: Preveja distrações

Muitas vezes discutimos diferentes maneiras de lidar com distrações. Mas desta vez, gostaríamos de salientar a importância de conhecer e prever as distrações antes que elas ocorram.

Há uma abundância de ocorrências cotidianas que você sabe que tomarão tempo do seu dia. A melhor maneira de eliminá-los para que não afetem seu horário de trabalho é se preparar para eles mais cedo.

Alguns exemplos:

• Aqueles que trabalham em casa podem encontrar problemas onde, por exemplo, algo precisa ser consertado (eletricidade do encanamento), mas a agenda lotada deixa pouco ou nenhum tempo para estar com o reparador. Você pode se preparar para a distração pedindo que eles venham em um momento em que você tenha tarefas menos importantes ou peça a um amigo ou membro da família que os veja em vez de você.
• Algumas pessoas são convidadas a tirar um tempo do seu dia de trabalho para supervisionar os estagiários. Uma maneira de se preparar para a distração é dar ao aluno dois intervalos de tempo no dia para perguntas. Durante o dia, eles coletam perguntas enquanto trabalham e, quando chega a hora de um encontro, podem perguntar sobre qualquer problema. Dessa forma, você não será puxado pela manga durante o horário de pico de trabalho, e o trainee terá tempo para encontrar uma solução por conta própria.
• Se você estiver realizando uma reunião em um dia particularmente movimentado e não puder delegá-la, poderá reduzi-la fazendo um FAQ no final. Antecipar as perguntas mais comuns e respondê-las imediatamente. Em seguida, você pode agendar outra reunião mais curta no dia seguinte para quaisquer problemas não resolvidos.

Tudo se resume a conhecer o seu horário de trabalho para cada dia subsequente. Cada tarefa tem uma distração potencial associada a ela, portanto, preparar com antecedência pode ser mais útil do que evitá-la no local.

Dica #7: Esvazie a cabeça

Ainda no tópico das distrações, devemos discutir o quanto nosso cérebro as ama, mesmo que elas causem infelicidade severa, conforme pesquisado por Killingsworth e Gilbert. O mesmo artigo discute como um grande número de entrevistados confirmou a especulação de que divagações e distrações resultam em tristeza, nervosismo e sentimento de inadequação.

Além de silenciar todas as suas notificações, uma coisa útil a fazer é manter uma caneta e papel ao seu lado o tempo todo. Se sua mente começar a pensar no planejamento do almoço de amanhã, ou na reunião de café com um amigo, pegue essa caneta e anote imediatamente. Anote ideias para o almoço ou possíveis tópicos de bate-papo para o encontro do café.

Porque enquanto esses pensamentos permanecerem em sua cabeça, eles continuarão flutuando lá, retornando de vez em quando para afastá-lo do trabalho.

O mesmo vale para lembrar de algo que você precisa comprar na loja, um e-mail que você precisa enviar, uma pessoa que você precisa entrar em contato ou um artigo para ler... Não salte imediatamente para fazer essa pequena coisa - anote e salve-o para mais tarde.

Caso contrário, seu cérebro se acostuma com você atendendo a cada pequeno alarme que dispara. Antes que você perceba, você gastou uma hora em tarefas domésticas que não servem para nada naquele dia.

Dica #8: Meça apenas o que importa

Talvez você já tenha ouvido o ditado: “O que é medido é gerenciado”.

Mas você sabia que foi provado errado? E mesmo atribuído à pessoa errada?

Adoramos usar rastreadores de tempo para organizar nossos calendários de trabalho. Eles nos dão informações detalhadas sobre onde passou nosso tempo, como foi nosso dia e quais áreas precisam ser melhoradas. Eles ajudam a faturar os clientes corretamente e até fazem relatórios para acompanhar o progresso à medida que nos organizamos mais.

No entanto, na jornada de fazer melhores listas de tarefas diárias, pode-se ficar tentado a tomar nota de cada pequena coisa que acontece. Cada intervalo de 5 minutos, cada telefonema, limpeza de caixa de entrada, intervalo para café, etc. Nesses casos, medir cada intervalo não o tornará melhor na organização.

As coisas mais importantes que você deve acompanhar são as tarefas que importam. Aqueles que afetam seus planos de longo prazo.

Agora temos que acompanhar as pausas quando percebemos que o desperdício de tempo está se tornando um problema em nosso horário de trabalho. Mas para todas as outras intenções e propósitos, saber quanto tempo você gastou em uma ligação telefônica com o encanador dificilmente melhorará seu fluxo de trabalho diário.

Esteja ciente de quais atividades realmente precisam ser rastreadas, porque nem todo o seu tempo pesa igualmente.

Dica nº 9: acompanhe o progresso

Para que uma mudança permanente ocorra (e se mantenha), você precisa se sentir motivado a continuar. E o melhor motivador é, sem dúvida, ver até onde você chegou. Está em nosso sangue, não podemos evitar – é por isso que amamos aquelas fotos de antes e depois de fitness e estilo de vida.

O progresso nos mantém empurrando porque podemos ver que houve uma mudança para melhor. O esforço não parece fútil.

O mesmo vale para a nossa produtividade. Na comunidade de artistas digitais, houve uma breve tendência em que se preenchia um medidor desenhado no papel toda vez que desenhava uma determinada coisa que queria melhorar. E no final de uma semana, duas semanas ou um mês, eles terão preenchido a folha de progresso.

Muitos desenvolvedores, da mesma maneira, gamificaram o rastreamento do progresso. Existem vários aplicativos que ajudam você a seguir seus hábitos diários e fornecem um relatório após um período de tempo especificado.

Investir em um aplicativo de rastreamento de progresso (ou simplesmente anotar todos os dias que você conseguiu acompanhar sua agenda) terá um efeito positivo na sua motivação.

Aqui no Clockify, compilamos uma lista das 29 melhores práticas de rastreamento de tempo que detalham o que você pode ou deve rastrear para medir com precisão o progresso.

Dica #10: Introduza as mudanças gradualmente

Quaisquer que sejam as mudanças que você decida adotar, certifique-se de fazê-las gradualmente e prolongá-las por um período de tempo. Lembre-se da discussão sobre estabelecer metas e expectativas realistas para si mesmo e como é fácil ficar sobrecarregado.

Comece com um hábito que você deseja experimentar. Por exemplo, durante apenas a primeira semana, você pode incorporar um dos seguintes:

• mude todas as suas tarefas mais exigentes antes das 10h e das 14h, antes do almoço;
• reduza sua lista de tarefas para 5-10 tarefas diárias;
• ordenar suas prioridades e ajustar o cronograma para isso, etc.

Qualquer um desses seria um bom começo para sua mudança de produtividade. No entanto, fazer os três ao mesmo tempo é uma sobrecarga. Porque se você se concentrar em uma única mudança, é mais fácil rastrear e avaliar se ela realmente faz uma mudança positiva ou não. Além disso, é mais fácil ficar motivado quando há menos coisas para prestar atenção.

O take-away

Ficar melhor na organização de tarefas de trabalho pode vir rapidamente, mas dominar a habilidade leva um tempo. A coisa importante a lembrar é encontrar uma estrutura ou um método que se adapte especificamente a você. E se isso significa que você precisa passar por semanas de tentativa e erro, então é uma coisa boa, porque permite o descarte rápido de abordagens que não funcionam. Em vez de ficar teimosamente com eles, achando que o problema é você , você pode tentar outros, até encontrar o perfeito.

Portanto, o melhor conselho é dar uma chance a essas dicas e usá-las como um guia para encontrar o método certo e tornar sua vida profissional infinitamente mais fácil.