Jak nie nienawidzić śledzenia czasu

Śledzenie czasu może być absolutnym bólem i przez długi czas czułem, że moje wyniki nie mają znaczenia – tak długo, jak mam liczby w moim grafiku. To było, zanim zdałem sobie sprawę, jak śledzenie może rzeczywiście uratować moją skórę w pracy, być bardziej zabawne i sprawić, że poczuję się, jakbym osiągnął coś w mojej karierze.

Ale aby tak się stało, musimy przezwyciężyć nieprzyjemne i denerwujące uczucie konieczności pamiętania o śledzeniu czasu i faktycznie wykonać tę dodatkową pracę. W tym artykule podzielę się kilkoma wskazówkami, które dla mnie zadziałały. Omówię takie rzeczy, jak znalezienie odpowiedniego motywatora, wprowadzenie śledzenia czasu do gry i uproszczenie jej do sedna.

Upewnij się, że masz odpowiedni motywator

Chociaż motywacja sama w sobie może być bardzo ulotna (jeśli czekasz na uderzenie inspiracji), nie należy lekceważyć siły właściwego motywatora.

Jedyną „abstrakcyjną” radą, jaką tutaj udzielę, jest znalezienie bardzo dobrego powodu, dla którego musisz śledzić czas. Na przykład:

1. Uniknę nieporozumień z moim szefem/menedżerem/liderem zespołu/współpracownikami;
2. Pojawi się „papierowy ślad” mojego czasu pracy, abym mógł w razie potrzeby zrobić kopię zapasową;
3. Moi klienci będą prawdopodobnie bardziej ufni i/lub będą skłonni zapłacić więcej, ponieważ uważam, że jestem sumienny i przejrzysty;
4. Lepiej zorientuję się, gdzie marnuję czas, i mogę coś z tym zrobić;
5. chcę przestać pracować w nadgodzinach;

Gdy masz już swoje powody na papierze, śledzenie czasu ma bardziej cel. To jest coś, co można umieścić na tablicy korkowej, nad biurkiem lub na samoprzylepnej kartce na monitorze. Jak wierzy artystka i trenerka Katy Arrington, odpowiedni motywator może pomóc w pracy nad produktywnością.

To samo dotyczy śledzenia czasu, które jest jednym z podstawowych elementów produktywności.

Zamień śledzenie czasu w grę

Grywalizacja Twojej produktywności może przynieść duże postępy.

Kiedy wyrzucisz niepotrzebną powagę ze śledzenia czasu, nagle bardziej zabawne stanie się uruchomienie licznika czasu i zanotowanie, jak spędzasz czas.

Traktuj śledzenie czasu jako umiejętność zdobywania kolejnych poziomów

Śledzenie czasu może stać się grą, jeśli pomyślisz o tym w kategoriach wypełniania paska postępu. Stopniowo zdobywasz doświadczenie, a po pewnym czasie awansujesz. Tę samą metodę możesz zastosować, jeśli traktujesz śledzenie czasu jako umiejętność gry, a swoje zadania jako punkty doświadczenia (exp).

Wygląda to więc trochę tak:

• Zrób pasek postępu podobny do tego, który widzisz w grach wideo;
• Przydziel im wartości lub punkty doświadczenia;
• Za każdym razem, gdy pomyślnie śledzisz czas wykonywania zadania, przypisz punkt doświadczenia (lub więcej).

Możesz uprościć tę koncepcję lub ją rozwinąć. Na przykład każde zadanie może nieść inną liczbę punktów doświadczenia – jeśli zajmuje godzinę, to 5 punktów, a jeśli 20 minut, to 2.

Oto jak to zrobiłem przez chwilę:

• Muszę osiągnąć 4 poziom w ciągu jednego miesiąca śledzenia czasu. Poziom 4 wymaga 200 punktów doświadczenia;
• Mam cztery tygodnie pracy, co oznacza, że ​​mogę zdobyć maksymalnie 50 punktów tygodniowo;
• Mam 5 dni pracy w tygodniu, co daje maksymalnie 10 punktów dziennie;
• Cel: Zdobądź 10 punktów dziennie, śledząc czas.
• Jeśli pomyślnie prześledziłbym każde zadanie, otrzymałbym pełne 10 punktów.
• Gdybym gdzieś zawiódł, odliczyłbym odpowiednio punkty.

Może to zabrzmieć skomplikowanie, ale była to najprostsza matematyka, a z ręcznie rysowanym paskiem doświadczenia na biurku czułem się trochę jak postać z gry wideo, która awansuje.

Na szczęście istnieje wiele wykresów postępów i szablonów online, które możesz skopiować lub dostosować do swoich potrzeb. Tak czy inaczej, jeśli jesteś nawet najmniejszym typem gracza, to powinno działać dobrze.

Wprowadź kolor i kreatywność do swoich grafików

Dawno temu w 2011 roku były lider techniczny Stamen , Michał Migurski, wymyślił sprytny, zabawny sposób na śledzenie czasu swojego zespołu.

Zaprogramował przyjazną dla przeglądarki aplikację, która wyświetla czas spędzony nad projektem, z pewną niespodzianką: czas będzie śledzony za pomocą słynnego awatara ptaka Angry Birds , gdy porusza się, aby trafić w świnię (czyli termin). Oto jak to wygląda:

Źródło: mike.teczno.com

Jak sam Migurski wyjaśnia, że ​​to prosty cel, należy uderzyć w świnię. Jeśli ptak przelatuje nad głową świni, tracisz pieniądze/zasoby, a jeśli ptak przelatuje obok świni, jesteś opóźniony w terminach. Na swojej stronie internetowej Migurski zostawił link do repozytorium Github, aby samemu sprawdzić Angry Productive Birds .

Kamienie milowe śledzenia czasu nagrody

Być może długoterminowe korzyści płynące ze śledzenia czasu nie są dla Ciebie dobrym krokiem naprzód. Korzyści płynące ze śledzenia czasu są oczywiste, ale nie zawsze są kuszącym celem końcowym. I to jest w porządku, ponieważ krótkoterminowy zastrzyk motywacyjny może być równie skuteczny. Podczas grywalizacji śledzenia czasu upewnij się, że wyznaczyłeś konkretne kamienie milowe i odpowiednie nagrody.

Na przykład, jeśli Twoim celem jest pomyślne śledzenie czasu przez pięć dni z rzędu, nagrodą może być droga kolacja na wynos, zakupy na coś, na co masz ochotę przez chwilę lub… po prostu drzemka bez poczucia winy w środku dnia .

Kamienie milowe mogą również obejmować pomyślne śledzenie czasu X razy w ciągu dnia, śledzenie łącznie co najmniej czterech godzin (pozostawiając trochę miejsca na wypadek zapomnienia) itp.

Spraw, aby śledzenie czasu było zabawne za pomocą apletów

Jeśli This Then That jest bardzo popularną i użyteczną aplikacją, o której wspominaliśmy już kilka razy na blogu Clockify. Witryna umożliwia tworzenie niewielkich akcji zwanych apletami, które wywołują określone zachowania na komputerze lub telefonie. Na przykład każdy film z YouTube , który Ci się podoba, może zostać dodany do listy odtwarzania Spotify , a za każdym razem, gdy uruchomi się zmywarka, Roomba zacznie sprzątać kuchnię. Zdejmuje z twojego talerza drobne obowiązki. Jako kolejny przykład, możesz połączyć Trello i Clockify , aby za każdym razem, gdy ktoś umieści kartę zadania w Trello, aplet wprowadzi tę kartę jako wpis czasu w Clockify . Wszystko, co musisz zrobić, to uruchomić minutnik, gdy do niego dojdziesz.

Bardziej zabawnym sposobem na śledzenie czasu byłoby połączenie, powiedzmy, YouTube i Clockify , gdzie za każdym razem, gdy zatrzymasz stoper, pojawi się krótki filmik z okazji urodzin. Możesz też zrobić to samo z klipem audio lub gifem, który uważasz za zabawny. Te zautomatyzowane obchody są jak małe nagrody, na które możesz czekać, gdy śledzisz czas spędzony na zadaniach.

Najpierw śledź czas – kategoryzuj później

W przeszłości, ilekroć myślałem o śledzeniu czasu, natychmiast przewracałem oczami, wyobrażając sobie cały proces wpisywania zadania, oznaczania go, decydowania, jak długo potrwa moje Pomodoro itp. Pomysł na przygotowanie się do każdego przedziału czasowego dobijało mnie – brakowało jej przepływu i sprawiało, że czułem się jak robot.

Tak więc naprawiłem ten problem za pomocą kilku prostych poprawek:

• Tworząc listę zadań, przygotowałem wszystkie etykiety i projekty;
• Wyrzuciłem minutnik Pomodoro (z wyjątkiem zadań, w których czas ma znaczenie);
• wypełniłbym tylko podstawowe informacje dotyczące zadania;
• Sortowanie, dodatkowe notatki i wszystko inne zostało przesunięte na koniec dnia.

Odkryłem, że usunięcie tych drobnych technicznych niuansów sprawiło, że śledzenie czasu stało się dla mnie mniej irytujące. Jako bonus, pod koniec dnia sortowanie wpisów przez cały czas okazało się świetnym, stopniowym rytuałem odłączania. Nie potrzebowałam dodatkowego zadania na analizę tego, jak minął mi dzień, a przejrzenie wpisów wynagrodziło mnie poczuciem spełnienia i zamknięcia.

Źródło: Samouczek Clockify – kategoryzacja czasu

Powyższe jest przykładem tego, jak możesz tworzyć tagi dla zadań cyklicznych w Clockify , więc po prostu wybierasz, nad czym pracujesz z menu rozwijanego. Jeśli kategoryzowanie wpisów dotyczących czasu powoduje, że twoja skóra cierpnie, jest to idealne rozwiązanie.

Zdobądź idealne narzędzie

Osobiście wypróbowałem niezliczoną ilość aplikacji do śledzenia czasu, śledzenia nawyków i skupiania się. I chociaż nie znalazłem żadnego, który działałby dla mnie w 100% poza Clockify, mogę z całą pewnością powiedzieć, że różnią się one tak bardzo, że każdy przeznaczony jest dla innego rodzaju osoby.

Niezależnie od tego, czy potrzebujesz trackera tylko do aplikacji, takiego, który obsługuje wiele urządzeń, automatycznego śledzenia lub ręcznego wprowadzania danych, raportów lub nie, fakturowania, integracji z kalendarzem, nadaj mu nazwę – mają to.

Moją najlepszą radą byłoby spędzenie kilku tygodni przy przymierzaniu ich rozmiaru. Clockify ma najbardziej rozbudowany system funkcji dla swojego darmowego planu, więc moim zdaniem jest to dobry punkt wyjścia. Możesz zobaczyć, co lubisz i czego potrzebujesz, i stamtąd pracować.

Nie dąż do perfekcji

Jednym z powodów, dla których nienawidziłem śledzenia czasu, było to, że każde niepowodzenie w udokumentowaniu mojego czasu było bardzo osobiste. Jakbym był leniwy, nieuważny, niezdolny do wykonania tak drobnego zadania i inne bardzo… nieprzyjemne opinie.

I właśnie to negatywne nastawienie od samego początku powstrzymało mnie przed robieniem tego przez długi czas. Po co w ogóle próbować śledzenia czasu, kiedy wydobywa to ze mnie to, co najgorsze?

Tak więc, aby zwalczyć negatywne założenia, które najprawdopodobniej będziesz mieć, spróbuj pielęgnować różne opinie.

„Od czasu do czasu porażka jest w porządku”

Czasami coś staje na przeszkodzie.

Będziesz rozproszony.

Będziesz miał zły dzień.

Naucz się wybaczać sobie od czasu do czasu upuszczanie piłki. Dopóki przebijasz się przez te nieprzyjemne uczucia i próbujesz, te małe porażki nie mają znaczenia. I to jest najzdrowszy sposób myślenia, zwłaszcza jeśli dopiero zaczynasz mierzyć swój czas.

„Nie muszę wszystkiego śledzić”

Przerwy w łazience, przerwy na kawę lub pisanie e-maila uzupełniającego, który właśnie pojawił się jako zadanie, naprawdę nie wymaga własnego przedziału czasowego ani śledzenia. Pięciominutowe czynności prawdopodobnie nie są ważne na dłuższą metę (chyba że są to przerwy na rozrywkę, które się sumują) i nie dają żadnych przydatnych informacji o twoich nawykach.

Są one szczególnie nieistotne dla raportu klienta/menedżera.

Nie przeciążaj się, a nie będziesz tak bardzo nienawidzić śledzenia czasu.

„Śledzenie czasu jest jak jedzenie brokułów”

Śledzenie czasu może sprawić, że poczujemy się jak robot, który musi wypełnić określony limit dla swojego inżyniera. I trochę boli, gdy widzimy, że liczby wydają się mieć większą wartość niż nasza jakość lub wydajność.

Ale prawda jest taka, że ​​dobre nawyki nie przychodzą naturalnie. Tak jak dziecko, które musi nabyć smaku brokułów, ponieważ jest to dobre dla jego zdrowia, my również musimy przechodzić przez irytację pamiętania o śledzeniu czasu, aby być bardziej produktywnym we wszystkich aspektach życia.

Więc tak, przypuszczam, że porównuję śledzenie czasu do brokułów.

„Śledzenie czasu zapewnia mi bezpieczeństwo”

Jednym z najlepszych powodów, dla których powinieneś być na pokładzie ze śledzeniem czasu, jest to, że jest to niezbity dowód na to, jak spędziłeś godziny pracy.

Nowoczesne miejsce pracy może być pełne wątpliwości, niedotrzymanych terminów, nieufnych klientów, a nawet oszustów. Kiedy wiesz, że wykonałeś swój wkład w sporządzenie rzetelnego raportu o przepracowanych godzinach i wysokości należnej Ci kwoty, zdejmuje to z Ciebie dużo stresu.

Otrzymasz również pisemne dowody w przypadku, gdy klient próbuje uniknąć zapłaty lub gdy spór biurowy między współpracownikami idzie na południe.

„Daje pozory kontroli”

W dzisiejszych czasach jest zbyt wiele czynników, które wpływają na naszą codzienną pracę i karierę. Tak więc, kiedy otrzymujesz możliwość posiadania malutkiego aspektu całkowitej kontroli nad swoimi zasobami i czasem, dlaczego miałbyś z niej nie skorzystać?

Śledzenie czasu to tak niewielka czynność, a mimo to ma ogromny wpływ na to, jak pracujesz i prezentujesz się innym. Nie wspominając o tym, jak ewoluowały cyfrowe urządzenia do śledzenia czasu, takie jak Clockify, zostały one doprowadzone do perfekcji i stały się dyskretnym doświadczeniem dla każdego, kto nienawidzi śledzenia czasu.

Podsumowując

Śledzenie czasu wiąże się z dużą ilością negatywnej prasy. Nie podoba nam się to, ponieważ wydaje się, że zmienia nasze wyniki w liczby i błędnie wierzymy, że jako ludzie zaczynamy być doceniani przez nasze karty czasu pracy. To nie mogło być dalsze od prawdy. Śledzenie czasu może dać nam kontrolę nad szkodliwym, rozproszonym zachowaniem, chronić nas przed nadużyciami zarówno w biurze, jak i jako freelancer, a także być świetną ścieżką do budowania zdrowszych nawyków w pracy.