Come non odiare il monitoraggio del tempo

Il monitoraggio del tempo può essere un vero problema e per molto tempo ho sentito che il mio output non contava, purché avessi i numeri nella mia scheda attività. Questo è successo prima che mi rendessi conto di come il monitoraggio può effettivamente salvare la mia pelle al lavoro, essere più divertente e farmi sentire come se stessi realizzando qualcosa con la mia carriera.

Ma perché ciò accada, dobbiamo superare la spiacevole e fastidiosa sensazione di dover ricordare di tenere traccia del tempo e di fare effettivamente quel lavoro aggiuntivo. In questo articolo, condivido alcuni suggerimenti che hanno funzionato per me. Discuterò di cose come trovare la giusta motivazione, trasformare il tempo in un gioco e semplificarlo fino in fondo.

Assicurati di avere il giusto motivatore

Mentre la motivazione in sé può essere molto fugace (se stai aspettando che l'ispirazione ti colpisca), non dovresti trascurare il potere del giusto motivatore.

L'unico consiglio "astratto" che darò qui è trovare un'ottima ragione per cui è necessario tenere traccia del tempo. Per esempio:

1. Eviterò incomprensioni con il mio capo/manager/capogruppo/colleghi;
2. Ci sarà una "traccia cartacea" del mio tempo di lavoro, così posso fare il backup di me stesso quando necessario;
3. È probabile che i miei clienti siano più fiduciosi e/o disposti a pagare di più perché mi ritengo diligente e trasparente;
4. Mi farò un'idea migliore di dove spreco il mio tempo e posso fare qualcosa al riguardo;
5. Voglio smettere di fare gli straordinari;

Una volta che hai le tue ragioni sulla carta, il monitoraggio del tempo ha più uno scopo. Questo è qualcosa che puoi appendere su una bacheca, sopra la tua scrivania o su un post-it sul tuo monitor. Come crede l'artista e coach Katy Arrington, il giusto motivatore può farti superare così tanto respingimento mentale quando lavori sulla tua produttività.

Lo stesso vale per il monitoraggio del tempo, che risulta essere uno degli elementi fondamentali della produttività.

Trasforma il monitoraggio del tempo in un gioco

Giocare con la tua produttività può portare molti progressi.

Quando elimini l'inutile serietà del monitoraggio del tempo, sarà improvvisamente più divertente avviare il timer e prendere nota di come trascorri il tuo tempo.

Considera il monitoraggio del tempo come un'abilità per salire di livello

Il monitoraggio del tempo può diventare un gioco se ci pensi in termini di compilazione di una barra di avanzamento dell'esperienza. Guadagni esperienza a poco a poco e, dopo un po', sali di livello. Lo stesso metodo può essere applicato se consideri il rilevamento del tempo come un'abilità di gioco e le tue attività come punti esperienza (exp).

Quindi, sarà un po' così:

• Crea una barra di avanzamento molto simile a quelle che vedi nei videogiochi;
• Assegna loro valori o punti esperienza;
• Ogni volta che tieni traccia del tempo su un'attività, assegna un punto esperienza (o più).

Puoi rendere il concetto così semplice o espanderlo. Ad esempio, ogni attività può portare un numero diverso di punti esperienza: se impiega un'ora, sono 5 punti e se sono 20 minuti, sono 2.

Ecco come l'ho fatto per un breve periodo:

• Devo raggiungere il livello 4 in un mese di monitoraggio del tempo. Il livello 4 richiede 200 punti esperienza;
• Ho quattro settimane di lavoro, il che significa che posso guadagnare un massimo di 50 punti a settimana;
• Ho 5 giorni di lavoro ogni settimana, per un massimo di 10 punti al giorno;
• Obiettivo: Guadagna 10 punti al giorno monitorando il tempo.
• Se tracciassi ogni attività con successo, otterrei tutti i 10 punti.
• Se ho fallito da qualche parte, detrarrei i punti di conseguenza.

Può sembrare complesso, ma era la matematica più semplice e con una barra delle esperienze disegnata a mano sulla mia scrivania, mi sentivo un po' come un personaggio di un videogioco che sale di livello.

Fortunatamente, ci sono molti grafici e modelli di avanzamento online che puoi copiare o adattare alle tue esigenze. Ad ogni modo, se sei anche il più piccolo tipo di persona da gioco, questo dovrebbe funzionare bene.

Porta colore e creatività nelle tue schede attività

Nel lontano 2011, l'ex leader tecnologico di Stamen Michal Migurski ha escogitato un modo intelligente e divertente per tenere traccia del tempo della sua squadra.

Ha programmato un'app compatibile con i browser che mostra il tempo trascorso su un progetto, con una svolta: il tempo sarebbe stato monitorato con un famoso avatar di uccelli di Angry Birds , mentre si muove per colpire il maiale (ovvero la scadenza). Ecco come appare:

Fonte: mike.teczno.com

Come spiega lo stesso Migurski, è un semplice obiettivo, dovresti colpire il maiale. Se l'uccello vola sopra la testa del maiale, stai perdendo denaro/risorse, e se l'uccello vola oltre il maiale, sei molto indietro rispetto alle tue scadenze. Sul suo sito Web, Migurski aveva lasciato un collegamento a un repository Github, per dare un'occhiata a Angry Productive Birds .

Ricompensa le pietre miliari del monitoraggio del tempo

Forse i vantaggi a lungo termine del monitoraggio del tempo non sono un buon passo avanti per te. I vantaggi del monitoraggio del tempo sono evidenti, ma non sempre un obiettivo finale allettante. E va bene, perché una spinta motivazionale a breve termine può avere lo stesso successo. Quando giochi con il monitoraggio del tempo, assicurati di impostare traguardi specifici e premi appropriati.

Ad esempio, se il tuo obiettivo è monitorare con successo il tempo per cinque giorni di seguito, la ricompensa può essere una costosa cena da asporto, fare la spesa per qualcosa che desideri da un po' o... semplicemente un pisolino senza sensi di colpa a metà giornata .

I traguardi possono anche includere il monitoraggio del tempo con successo X numero di volte durante il giorno, il monitoraggio di un totale di almeno quattro ore (lasciando un po' di spazio nel caso lo dimentichi), ecc.

Rendi divertente il monitoraggio del tempo con le applet

If This Then That è un'app molto popolare e utile che abbiamo menzionato parecchie volte sul blog di Clockify. Il sito Web ti consente di creare piccole azioni chiamate applet, che attivano determinati comportamenti nel tuo computer o telefono. Ad esempio, ogni video di YouTube che ti piace può essere aggiunto alla tua playlist di Spotify , oppure ogni volta che la tua lavastoviglie si avvia, il tuo roomba inizierà a pulire la cucina. Toglie le piccole faccende dal tuo piatto. Come altro esempio, puoi connettere Trello e Clockify in modo che ogni volta che qualcuno inserisce una scheda attività in Trello, un'applet inserirà quella scheda come immissione di tempo in Clockify . Tutto quello che devi fare è avviare il timer quando lo raggiungi.

Un modo più divertente per tenere traccia del tempo sarebbe connetterti, ad esempio, YouTube e Clockify , dove ogni volta che interrompi il timer, viene visualizzato un breve video celebrativo. Puoi anche fare lo stesso con una clip audio o una gif che trovi divertente. Queste celebrazioni automatizzate sono come piccole ricompense da aspettarsi quando si tiene traccia del tempo sulle attività.

Tieni traccia del tempo prima, classifica dopo

In passato, ogni volta che pensavo al monitoraggio del tempo, alzavo immediatamente gli occhi al cielo solo immaginando l'intero processo di digitazione di quale fosse il compito, etichettandolo, decidendo quanto sarebbe durato il mio Pomodoro, ecc. L'idea di preparazione per ogni fascia oraria mi stava uccidendo – mancava il flusso e mi faceva sentire come un robot.

Quindi, ho risolto il problema con alcune semplici modifiche:

• Quando ho creato la mia lista di attività, ho prefatto tutte le etichette e i progetti;
• Ho buttato via il timer Pomodoro (tranne per le attività sensibili al tempo);
• Vorrei compilare solo le informazioni di base relative al compito;
• L'ordinamento, le note aggiuntive e tutto il resto è stato rimandato a fine giornata.

Ho scoperto che eliminare queste piccole sfumature tecniche rendeva il rilevamento del tempo meno fastidioso per me. Come bonus, alla fine della giornata, lo smistamento di tutte le voci temporali si è rivelato un ottimo rituale di scollegamento graduale. Non avevo bisogno di un compito aggiuntivo per analizzare come è andata la mia giornata, e leggere le voci mi ha premiato con un senso di realizzazione e chiusura.

Fonte: tutorial Clockify – categorizzare il tempo

Quanto sopra è un esempio di come puoi creare tag per attività ricorrenti in Clockify , quindi scegli semplicemente su cosa stai lavorando dal menu a discesa. Se classificare le voci di tempo fa venire la pelle d'oca, questa è la soluzione perfetta.

Procurati uno strumento perfetto

Ho provato personalmente innumerevoli app di monitoraggio del tempo, monitoraggio delle abitudini e messa a fuoco. E anche se non ne ho trovato nessuno che funzioni per me al 100% a parte Clockify, posso dire con certezza che differiscono così tanto, ognuno si rivolge a un diverso tipo di persona.

Che tu voglia un tracker solo per app, uno che sia cross-devices, monitoraggio automatico o input manuale, report o no, fatturazione, integrazioni del calendario, lo chiami: ce l'hanno.

Il mio miglior consiglio è di passare qualche settimana a provarli per la taglia. Clockify ha il sistema di funzionalità più robusto per il suo piano gratuito, quindi è un buon punto di partenza, secondo me. Puoi vedere ciò che ti piace e di cui hai bisogno e lavorare da lì.

Non cercare la perfezione

Uno dei motivi per cui odiavo il monitoraggio del tempo era perché ogni fallimento nel documentare il mio tempo mi sembrava molto personale. Come se fossi pigro, distratto, incapace di fare un compito così piccolo e altre opinioni molto... spiacevoli.

Ed è stata quella mentalità negativa fin dall'inizio che mi ha impedito di farlo per molto tempo. Perché anche provare il monitoraggio del tempo quando tira fuori il peggio di me?

Quindi, per combattere le ipotesi negative che molto probabilmente avrai, prova a coltivare opinioni diverse.

"Va bene fallire ogni tanto"

Le cose a volte si mettono in mezzo.

Sarai distratto.

Avrai una brutta giornata.

Impara a perdonarti per aver fatto cadere la palla di tanto in tanto. Finché superi quei sentimenti spiacevoli e continui a provare, quelle piccole sconfitte non contano. E questa è la mentalità più sana in cui stare, soprattutto se stai solo iniziando a tenere traccia del tuo tempo.

“Non ho bisogno di tracciare tutto”

Le pause per il bagno, le pause per la preparazione del caffè o la scrittura di un'e-mail di follow-up che è appena comparsa come attività non hanno davvero bisogno della propria fascia oraria, né del monitoraggio. Le attività di cinque-dieci minuti probabilmente non sono importanti a lungo termine (a meno che non si tratti di pause di intrattenimento che si sommano) e non ti danno alcuna informazione utile sulle tue abitudini.

Sono particolarmente irrilevanti per il rapporto del tuo cliente/gestore.

Non sovraccaricarti e non odierai tanto il monitoraggio del tempo.

“Il monitoraggio del tempo è come mangiare i broccoli”

Il monitoraggio del tempo può farci sentire come un robot che ha bisogno di riempire una quota specifica per il proprio ingegnere. E fa male vedere che i numeri sembrano avere un valore maggiore rispetto alla nostra qualità o produzione.

Ma la verità è che le buone abitudini non vengono naturalmente. Proprio come un bambino che ha bisogno di acquisire il gusto dei broccoli perché fa bene alla sua salute, anche noi dobbiamo passare attraverso il fastidio di ricordarsi di tenere traccia del tempo per essere più produttivi in ​​tutti gli aspetti della vita.

Quindi sì, suppongo di confrontare il monitoraggio del tempo con i broccoli.

"Il monitoraggio del tempo mi tiene al sicuro"

Uno dei migliori motivi per cui dovresti essere a bordo con il monitoraggio del tempo, è che è una prova inconfutabile di come hai trascorso le tue ore di lavoro.

Il posto di lavoro moderno può essere disseminato di dubbi, scadenze non rispettate, clienti diffidenti e persino truffatori. Quando sai di aver fatto la tua parte nel fare una relazione equa sulle ore lavorate e su quanto ti è dovuto, ti toglie molto stress dal petto.

Ottieni anche prove scritte nel caso in cui un cliente tenti di eludere il pagamento o se una disputa d'ufficio tra colleghi va male.

“Dà una parvenza di controllo”

Al giorno d'oggi, ci sono troppi fattori che influenzano il nostro lavoro quotidiano e le nostre carriere. Quindi, quando ti viene presentata l'opportunità di avere un aspetto minuscolo di controllo totale sulle tue risorse e sul tuo tempo, perché non dovresti prenderlo?

Il monitoraggio del tempo è un'azione così piccola, eppure ha un enorme impatto sul modo in cui lavori e ti presenti agli altri. Per non parlare del fatto che, con l'evoluzione dei rilevatori di tempo digitali come Clockify, sono stati perfezionati in un'esperienza discreta per chiunque odi il monitoraggio del tempo.

Concludere

Il monitoraggio del tempo viene fornito con molta stampa negativa. Non ci piace perché sembra trasformare la nostra produzione in numeri e crediamo erroneamente che noi umani iniziamo a essere valutati attraverso le nostre schede attività. Questo non potrebbe essere più lontano dalla verità. Il monitoraggio del tempo può darci il controllo su comportamenti distratti dannosi, tenerci al sicuro da pratiche scorrette sia in ufficio che come freelance ed essere un ottimo percorso per costruire abitudini di lavoro più sane.