3 sposoby, w jakie agencje mogą uniknąć pełzania zakresu i jak nim zarządzać, jeśli się pojawi

Wydaje Ci się, że skutecznie zarządzasz swoimi projektami, ale zakres wciąż rośnie. Co robisz, jeśli nie zarabiasz tyle, ile powinieneś lub masz do czynienia z niezadowolonymi klientami?

Jeśli Twoje projekty wymykają się spod kontroli, ponieważ klienci proszą o dodatkową pracę lub projekty wymagają więcej pracy, niż początkowo sądziłeś, reputacja Twojej agencji może być zagrożona, zwłaszcza jeśli masz trudności z dotrzymaniem terminów.

Czym zatem jest pełzanie zakresu i jak można nim skutecznie zarządzać?

W dzisiejszym artykule dowiesz się, czym jest pełzanie zakresu, jak mu zapobiegać i jak sobie z nim radzić, a także znajdziesz przykłady pełzania zakresu specyficzne dla agencji.

Co to jest pełzanie zakresu?

Pełzanie zakresu, inaczej syndrom zlewu kuchennego lub pełzanie wymagań, dotyczy zarządzania projektami i zmian w projekcie, powodujących rozszerzenie pierwotnych celów.

Aby zrozumieć pełzanie zakresu, należy wziąć pod uwagę, co jest związane z zakresem projektu. Zakres projektu obejmuje proces planowania, w tym:

• Specjalne cele
• Dostawy do uzupełnienia
• Kamienie milowe i terminy dla każdego elementu dostarczanego
• Koszty projektu
• Członkowie zespołu podejmujący każde zadanie
• Wymagane zasoby zewnętrzne

Wszystko, co dzieje się poza zakresem projektu, może prowadzić do pełzania zakresu.

Według PMI prawie 50% projektów napotyka na pełzanie zakresu, podczas gdy prawie 40% agencji przekracza z tego powodu swój budżet projektowy.

Pełzanie zakresu może obejmować subtelne zmiany, takie jak niewielkie zmiany i korekty dokonywane przez klienta, prowadzące do dodatkowej pracy, niedotrzymania terminów i projektów trwających dłużej niż jest to wymagane. Jeśli modyfikacje nie skutkują dodatkowymi godzinami pracy ani kosztami, to nie jest to pełzanie zakresu.

Główne przyczyny pełzania zakresu w agencjach obejmują:

• Klienci nie rozumieją, jak ważna jest ich rola podczas tworzenia briefu
• Klienci nie rozumieją złożoności zakresu projektu
• Agencja nie docenia złożoności projektu
• Brak zgody klienta
• Po stronie klienta pojawiają się nieoczekiwane problemy, powodujące konieczność wprowadzenia zmian w projekcie
• Zakres projektu nie jest dokładnie zdefiniowany
• Źle zarządzana komunikacja między członkami zespołu a klientem
• Brak zaangażowania w klienta
• Opinia na temat kamieni milowych/rezultatów jest opóźniona
• Źle zarządzany czas ze strony agencji
• Brak priorytetów
• Agencja nie rozumie, dlaczego wprowadzane są nowe prośby/zmiany

Jak zmiana zakresu wpływa na Twoją agencję

Kiedy pojawia się pełzanie zakresu, ogólne szacunki kosztów projektu muszą zostać przerobione, a Twoje zyski prawdopodobnie ucierpią. Dodatkowa praca, godziny i zasoby wymagają dodatkowego finansowania z budżetu, ponieważ koszt projektu zaczyna rosnąć.

Jeśli oszacowałeś określoną liczbę godzin na projekt, dodatkowe godziny pochłoną czas, który zaplanowałeś na inne projekty klienta.

Dodatkowe godziny projektowe mogą również oznaczać, że dodasz do faktury więcej płatnych godzin — coś, z czego Twój klient prawdopodobnie nie będzie zadowolony.

Niedotrzymanie terminów z powodu pełzania zakresu może prowadzić do niezadowolonych klientów i potencjalnie zaszkodzić reputacji Twojej agencji.

Przykłady pełzania w zakresie agencji

Scenariusz 1

Agencja cyfrowa podejmuje się projektu zaprojektowania ulotki i dostarcza pierwszy kamień milowy na czas.

Klient żąda zmian w ulotce. Zmiany są wprowadzane, a klient żąda dalszych zmian poza założeniami projektu. Zmiany te wymagają dodatkowego czasu i zasobów ludzkich poza uzgodnionym kontraktem.

Scenariusz 2

Agencja zajmująca się projektowaniem stron internetowych pracująca nad nową witryną internetową dla klienta, przystępuje do wdrożenia nowego projektu, ale zdaje sobie sprawę, że platforma, z której korzysta klient, musi zostać naprawiona, zanim projekt zostanie uruchomiony (np. CMS jest nieaktualny lub nie działa prawidłowo z powodu konfliktów motywów lub wtyczek). Powoduje to konieczność dodatkowego czasu i zasobów.

Pełzanie zakresu jest frustrujące, ale jest również naturalnym zjawiskiem, zwłaszcza gdy zmiany zachodzą z powodu okoliczności, na które klient nie ma wpływu. Jeśli jednak pełzanie zakresu występuje często i powoduje zakłócenia w Twojej agencji, musisz określić, jak go unikać i zarządzać nim, gdy już się pojawi.

W jaki sposób agencje mogą uniknąć/zapobiec pełzaniu zakresu?

Wiedza o tym, jak zapobiegać pełzaniu zakresu, pozwoli Ci uniknąć opóźnień w pracy nad projektem, zapewniając, że Twoja agencja osiągnie zysk, wykona pracę na czas i zadowoli Twoich klientów.

Oto kilka sposobów na uniknięcie pełzania zakresu:

1. Dostarcz dokument dotyczący zakresu projektu

Jasno zdefiniowany dokument dotyczący zakresu projektu powinien zawierać wszystkie szczegółowe informacje na etapie planowania, w tym jasny opis, rezultaty, kamienie milowe, koszty, terminy, zasoby i zadania:

Dokument ten powinien również określać scenariusze, które uznaje się za wykraczające poza pierwotny projekt, oraz sposób, w jaki agencja będzie zarządzać tymi nowymi wnioskami.

Dobrym pomysłem jest również podpisanie przez klienta umowy agencyjnej, udokumentowanie, że obie strony zgadzają się co do zakresu projektu.

Jeśli dodatkowe wymagania wykraczają poza dokument zakresu projektu, Twoja agencja może przypomnieć klientowi, że dodatkowe godziny są płatne i będą wymagać więcej czasu.

2. Zarządzaj oczekiwaniami

Bądź przejrzysty dla swoich klientów przed rozpoczęciem projektu. Zadaj jak najwięcej pytań, aby uzyskać pełne zrozumienie projektu. Jeśli uważasz, że projekt potrwa dłużej, niż wymaga tego klient, ważne jest, aby poinformować go o tym przed rozpoczęciem.

Przykład
Niezależna kierownik projektu cyfrowego, Suzanna Haworth, cierpiała z powodu pełzania zakresu podczas pracy nad projektem projektowania stron internetowych zarządzanym przez dwie agencje.

Początkowy projekt wydawał się prosty. Suzanna zaprojektowała front-end strony, podczas gdy druga agencja zajmowała się back-endem. Jednak druga agencja nie uwzględniła zbudowania nowego front-endu na przestarzałym kodzie, co wymagało czasu i wysiłku na wprowadzanie nowych zmian.

Rezultatem było dwumiesięczne opóźnienie terminu, niezadowolony klient i zdemotywowany zespół, z których żadna nie była winą agencji ani klienta.

Haworth uznał, że w tym przypadku agencja powinna była wstępnie zidentyfikować zależności projektu od stron trzecich i określić, w jaki sposób mogą one wpłynąć na zakres projektu. To planowanie ryzyka można omówić z klientem, aby zrozumiał on wpływ, jaki zaangażowanie strony trzeciej może mieć na projekt.

3. Skutecznie zarządzaj terminami

Nadaj priorytet pracy zespołowi, aby zapewnić dotrzymanie kamieni milowych i terminów. Zawsze będą jakieś aspekty, które chcesz dodać, ale podczas wykonywania zadań trzymaj się zakresu projektu.

Dobre zarządzanie zespołem jest niezbędne przy dotrzymywaniu terminów, więc śledź postęp zadań i twórz kamienie milowe w celu wykonania mniejszych zadań, aby upewnić się, że wszyscy dotrzymują harmonogramu. Korzystanie z oprogramowania do zarządzania projektami pomoże Ci śledzić członków zespołu i postępy w każdym projekcie, takie jak oferty Trello lub Wrike:

Przykład
Jawfish Digital śledzi wszystko wewnętrznie dla danego projektu, nawet jeśli nie jest to projekt godzinowy:

Agencja zna również swoje koszty zasobów zewnętrznych, takich jak opłacanie pisarzy kontraktowych lub grafików. Rozumiejąc, jak długo trwały podobne wcześniejsze projekty, Jawfish Digital może przedstawić dokładną wycenę i nadal przynosić zyski, unikając pełzania zakresu.

W jaki sposób agencje mogą zarządzać pełzaniem zakresu, jeśli i kiedy się pojawi?

Zarządzanie pełzaniem zakresu ma kluczowe znaczenie dla ukończenia projektu na czas i osiągnięcia zysku. Istnieje kilka sposobów zarządzania pełzaniem zakresu:

Zapytaj klientów, czy chcieliby oszacować zmiany

Ważne jest, aby wziąć pod uwagę rodzaj projektu i wybrać metodę kalkulacji uwzględniającą skalę projektu. Jeśli dokładnie obliczyłeś swoje prognozy (i wypełniłeś dokument dotyczący zakresu projektu), będziesz w stanie wykonać dodatkową pracę/godziny w ramach budżetu projektu.

Na przykład, jeśli działasz w ramach metody rozliczeń opartej na zasobach i czasie, ważne jest, aby omówić zmiany z klientem, jeśli jest to wymagane. W ten sposób wiedzą, że dodatkowe zmiany wymagają dodatkowego czasu i pracy i są rozliczane osobno.

Porozmawiaj ze swoim zespołem

Projekt, w którym występuje pełzanie zakresu, prawdopodobnie przysporzy wielu problemów Twojemu zespołowi. Poinformowanie zespołu, aby dokładnie wiedział, co się dzieje, i pomoc w odstresowaniu poprawi motywację. Unikaj obwiniania innych lub klienta. Wszystkie sytuacje związane z pełzaniem zakresu są okazją do nauki, która pomaga uniknąć podobnych scenariuszy w przyszłości.

Porozmawiaj ze swoim klientem

Komunikuj się z klientem na każdym etapie projektu. Pokaż im swoje postępy i informuj ich o wszelkich pojawiających się problemach. Sukces agencji zależy od przejrzystości w kontaktach z klientami, aby zwiększyć zaufanie i upewnić się, że są zadowoleni z ukończonego projektu.

Zapobieganie pełzaniu zakresu i zarządzanie nim

Unikanie pełzania zakresu zawsze będzie wyzwaniem. Projekty naturalnie zmieniają się w trakcie ich trwania i pojawiają się nieoczekiwane problemy.

Jednak stosowanie strategii zapobiegających temu, takich jak rozliczanie problemów z kosztami projektu lub dostarczanie dokumentu dotyczącego zakresu projektu, pozwoli skutecznie zarządzać pełzaniem zakresu, jeśli się pojawi.

Nauczenie się, jak zapobiegać pełzaniu zakresu i zarządzać nim, to tylko jeden z aspektów budowania odnoszącej sukcesy agencji. Aby odkryć więcej sposobów na rozwój swojej agencji, zarejestruj się tutaj, aby skorzystać z wersji demonstracyjnej Instapage Enterprise.