3 modi in cui le agenzie possono evitare lo scope creep e come gestirlo se si verifica

Pensi di gestire i tuoi progetti in modo efficiente, ma l'ambito si insinua ancora. Cosa fai se non guadagni tanto quanto dovresti o hai a che fare con clienti insoddisfatti?

Se i tuoi progetti stanno crescendo senza controllo a causa dei clienti che richiedono lavoro extra, o forse i progetti richiedono più lavoro di quanto pensavi inizialmente, la reputazione della tua agenzia potrebbe essere a rischio, soprattutto se stai lottando per rispettare le scadenze.

Quindi, cos'è lo scope creep e come può essere gestito con successo?

Nell'articolo di oggi imparerai cos'è lo scope creep, come prevenirlo e gestirlo e troverai esempi di scope creep specifici dell'agenzia.

Cos'è lo scope creep?

Scope creep, noto anche come sindrome del lavello da cucina o requisito creep, si riferisce alla gestione del progetto e ai cambiamenti in un progetto, causando un'espansione degli obiettivi originali.

Per comprendere lo scorrimento dell'ambito, è essenziale considerare ciò che è coinvolto nell'ambito del progetto. L'ambito del progetto incorpora il processo di pianificazione, tra cui:

• Obiettivi specifici
• Consegna da completare
• Milestones e scadenze per ogni deliverable
• Costi del progetto
• I membri del team che intraprendono ogni attività
• Richieste risorse esterne

Tutto ciò che accade al di fuori dell'ambito del progetto può portare allo scorrimento dell'ambito.

Secondo PMI, quasi il 50% dei progetti subisce uno scope creep, mentre quasi il 40% delle agenzie supera il budget del progetto a causa di ciò.

Lo scope creep può includere cambiamenti sottili, come piccole modifiche e aggiustamenti da parte del cliente, che portano a lavoro extra, scadenze mancate e progetti che richiedono più tempo del necessario. Se le modifiche non comportano ore di lavoro o spese aggiuntive, non si tratta di scope creep.

Le principali cause di scope creep nelle agenzie includono:

• I clienti non comprendono l'importanza del loro ruolo durante la creazione di un brief
• I clienti non riescono a comprendere la complessità dell'ambito del progetto
• L'agenzia sottovaluta la complessità del progetto
• Mancanza di accordo con il cliente
• Problemi imprevisti sorgono da parte del cliente, causando modifiche al progetto da apportare
• L'ambito del progetto non è definito con precisione
• Comunicazione mal gestita tra i membri del team e il cliente
• Mancanza di coinvolgimento con il cliente
• Il feedback su traguardi/risultati è in ritardo
• Tempo gestito male da parte dell'agenzia
• Mancanza di priorità
• L'agenzia non comprende il motivo per cui vengono apportate nuove richieste/modifiche

In che modo lo scope creep influisce sulla tua agenzia

Quando si verifica lo scope creep, le stime dei costi complessivi del progetto devono essere rielaborate e i tuoi profitti probabilmente subiranno un duro colpo. Il lavoro, le ore e le risorse extra richiedono finanziamenti extra dal tuo budget man mano che il costo del progetto inizia ad espandersi.

Se hai stimato un numero specifico di ore per un progetto, le ore aggiuntive andranno a consumare il tempo che hai organizzato per i progetti di altri clienti.

Ore di progetto extra possono anche significare che aggiungi più ore fatturabili alla tua fattura, qualcosa di cui il tuo cliente probabilmente non sarà soddisfatto.

Il mancato rispetto delle scadenze a causa dello scope creep può portare a clienti insoddisfatti e potenzialmente danneggiare la reputazione della tua agenzia.

Esempi di scorrimento dell'ambito dell'agenzia

scenario 1

Un'agenzia digitale assume un progetto per progettare un volantino e consegna la prima pietra miliare in tempo.

Il cliente richiede modifiche al volantino. Le modifiche vengono apportate e il cliente richiede ulteriori modifiche al di fuori del brief di progetto. Questi cambiamenti richiedono tempo extra e risorse di personale al di fuori del contratto concordato.

Scenario 2

Un'agenzia di web design che lavora su un nuovo sito Web per un cliente, si muove per implementare il nuovo design ma si rende conto che la piattaforma utilizzata dal cliente deve essere riparata prima che il design possa essere pubblicato (ad esempio, il CMS è obsoleto o non funziona correttamente a causa di conflitti tra temi o plug-in). Ciò si traduce in tempo e risorse extra necessari.

Lo scope creep è frustrante ma è anche un evento naturale, specialmente quando i cambiamenti avvengono a causa di circostanze al di fuori del controllo del cliente. Tuttavia, se lo scope creep si verifica frequentemente e causa interruzioni alla tua agenzia, devi determinare come evitarlo e gestirlo una volta che si è verificato.

In che modo le agenzie possono evitare/prevenire lo scope creep?

Sapere come prevenire lo scope creep ti consentirà di evitare ritardi nel lavoro del progetto, assicurando che la tua agenzia realizzi un profitto, consegni il lavoro in tempo e soddisfi i tuoi clienti.

Ecco alcuni modi per evitare lo scorrimento dell'ambito:

1. Fornire un documento sull'ambito del progetto

Un documento sull'ambito del progetto chiaramente definito dovrebbe elencare tutto ciò che è dettagliato nella fase di pianificazione, inclusi un chiaro brief, risultati finali, traguardi, costi, scadenze, risorse e attività:

Questo documento dovrebbe anche indicare scenari che sono considerati al di fuori del progetto iniziale e come queste nuove richieste saranno gestite dall'agenzia.

È anche una buona idea che i clienti firmino un contratto di agenzia, per documentare che entrambe le parti concordano sull'ambito del progetto.

Se vengono richiesti ulteriori requisiti al di fuori del documento dell'ambito del progetto, la tua agenzia può ricordare al cliente che le ore extra sono fatturabili e richiederanno più tempo.

2. Gestisci le aspettative

Sii trasparente con i tuoi clienti prima di iniziare un progetto. Fai quante più domande possibili per comprendere il progetto nella sua interezza. Se ritieni che un progetto richiederà più tempo di quanto richiesto dal cliente, è importante farglielo sapere prima di iniziare.

Esempio
Suzanna Haworth, project manager digitale freelance, ha sofferto di scope creep mentre lavorava a un progetto di web design gestito da due agenzie.

Il progetto iniziale sembrava semplice. Suzanna progetterà il front-end del sito web, mentre l'altra agenzia si occuperà del back-end. Tuttavia, l'altra agenzia non ha tenuto conto della creazione di un nuovo front-end su un codice obsoleto, che ha aggiunto tempo e impegno per apportare nuove modifiche.

Il risultato è stato una scadenza posticipata di due mesi, un cliente insoddisfatto e un team demotivato, nessuno dei quali per colpa dell'agenzia o del cliente.

Haworth ha riconosciuto che, in questo caso, l'agenzia avrebbe dovuto inizialmente identificare le dipendenze del progetto da terze parti e come queste avrebbero potuto influenzare l'ambito del progetto. Questa pianificazione del rischio può essere discussa con il cliente, in modo che comprenda l'impatto che il coinvolgimento di terze parti può avere su un progetto.

3. Gestisci le scadenze in modo efficace

Assegna la priorità al carico di lavoro del tuo team per garantire il rispetto dei traguardi e delle scadenze. Ci saranno sempre aspetti che vorrai aggiungere, ma attenersi all'ambito del progetto quando si completano le attività.

Una buona gestione del team è essenziale quando si rispettano le scadenze, quindi tenere traccia dei progressi delle attività e creare traguardi per il completamento di attività più piccole per garantire che tutti siano nei tempi previsti. L'utilizzo del software di gestione dei progetti ti aiuterà a tenere traccia dei membri del team e dell'avanzamento di ciascun progetto, come Trello o Wrike offrono:

Esempio
Jawfish Digital tiene traccia di tutto internamente per un determinato progetto, anche se non si tratta di un progetto orario:

L'agenzia conosce anche i suoi costi per risorse esterne come il pagamento di scrittori a contratto o grafici. Comprendendo quanto tempo impiegano progetti passati simili, Jawfish Digital può fornire un preventivo accurato e ottenere comunque un profitto evitando lo scope creep.

In che modo le agenzie possono gestire lo scope creep se e quando si instaura?

La gestione dello scope creep è fondamentale per assicurarti di completare un progetto in tempo e realizzare un profitto. Esistono diversi modi per gestire lo scorrimento dell'ambito:

Chiedi ai clienti se desiderano un preventivo per le modifiche

È importante considerare il tipo di progetto e scegliere un metodo di calcolo che tenga conto della scala del progetto. Se hai calcolato le tue proiezioni con precisione (e hai completato un documento sull'ambito del progetto), sarai in grado di completare lavoro/ore extra entro il budget del progetto.

Ad esempio, se stai operando con un metodo di fatturazione basato su risorse e tempo, è importante discutere le modifiche con il tuo cliente, se richiesto. In questo modo, sanno che ulteriori modifiche richiedono tempo e lavoro extra e vengono fatturate separatamente.

Parla con la tua squadra

È probabile che un progetto in cui si verifica uno scope creep causi molti grattacapi al tuo team. Informare il tuo team in modo che sappia esattamente cosa sta succedendo e aiutarlo a ridurre lo stress migliorerà la motivazione. Evita di incolpare gli altri o il cliente. Tutte le situazioni di scope creep sono opportunità di apprendimento, aiutandoti a evitare scenari simili in futuro.

Parla con il tuo cliente

Comunica con il tuo cliente in ogni fase del percorso del progetto. Mostra loro i progressi che hai fatto e rendili consapevoli di eventuali problemi. Il successo dell'agenzia dipende dall'essere trasparenti con i clienti per aumentare la fiducia e assicurarsi che siano soddisfatti del progetto completato.

Prevenzione e gestione dello scope creep

Evitare lo scope creep sarà sempre una sfida. I progetti cambiano naturalmente durante il loro corso e sorgono problemi imprevisti.

Tuttavia, l'utilizzo di strategie per prevenirlo, come la contabilizzazione dei problemi nel costo del progetto o la fornitura di un documento sull'ambito del progetto, ti consentirà di gestire efficacemente lo scope creep se si presenta.

Imparare a prevenire e gestire lo scope creep è solo un aspetto della creazione di un'agenzia di successo. Per scoprire altri modi per far crescere la tua agenzia, iscriviti a una demo di Instapage Enterprise qui.