Jak kategoryzować swoją pracę i prezentować ją klientom

Chociaż wszyscy mamy sposoby, w jakie kategoryzujemy nasze zadania i jak planujemy je z każdym nowym projektem, nadchodzi czas, kiedy musimy przedstawić postępy klientowi. Przez większość czasu tworzymy raporty na podstawie danych, które naszym zdaniem chcą zobaczyć. Jednak zaraz pokażemy, jak kilka prostych zmian w podejściu do raportowania może przynieść ogromną wartość dla obu stron, a także zwiększyć satysfakcję klientów i zwiększyć ich szanse na powrót.

Czatuj z każdym nowym klientem

Musisz dowiedzieć się, jakie informacje cenią. Ma to na celu zapewnienie, że twoje relacje z nimi pozostaną istotne, a oboje wiecie, czego się od siebie spodziewać. Dodane bonusy obejmują:

• Jaśniejsze wyznaczone cele;
• Poczuj, jaki jest twój klient jako osoba biznesowa;
• Wiedza o tym, jakie raporty im się podoba i negocjowanie terminów;
• Przejrzystość szacunków czasu i wydatków.

Im więcej informacji wymienisz, tym lepiej będziesz przygotowany, kiedy rzeczywiście będziesz musiał sporządzić raport. Nie będzie można się domyślać, ponieważ będziesz wiedział, jakie informacje chcą zobaczyć.

Pamiętaj, aby nagrać to spotkanie (oczywiście za zgodą klienta) lub zrobić obszerne notatki. Sprawia, że ​​kategoryzacja i raportowanie informacji jest tak łatwe, jak malowanie według liczb.

Jak kategoryzować swoją pracę

Kategoryzacja pracy odzwierciedla Twoją produktywność i sposób, w jaki radzisz sobie z zadaniami. Jednak podczas raportowania bądź przygotowany na pytania klientów, aby wyjaśnić te decyzje. Większość raportów opiera się na kilku metodach kategoryzacji.

Kategoryzacja według priorytetu

Priorytet to jedna z najczęstszych metod. Sprawdza się zarówno dla klientów, jak i wykonawców, ponieważ czas jest najważniejszy dla każdego projektu. Kiedy wszystko jest na czas, oszczędzasz pieniądze klienta, zwiększasz produktywność i utrzymujesz płynne relacje biznesowe.

Określ, które aspekty projektu są najważniejsze. Na przykład, jako pisarz, jeśli klient poda mi zestaw tematów do pracy, rozpoznam, czy przede wszystkim potrzebują badań, wywiadów, arkuszy danych, czy czegoś zupełnie innego. Ponieważ rodzaj tekstu i jego cele będą decydować o tym, jakie przygotowanie muszę wykonać. Artykuł oparty na wywiadach wymaga współpracy z innymi ludźmi, więc pewnie postawiłbym to jako swój pierwszy cel i wokół niego zorganizowałbym zadania.

W ten sam sposób wyjaśniłbym klientowi mój plan i decyzje oraz jak moja strategia pomaga projektowi na dłuższą metę.

Kategoryzacja według typu zadania lub zastosowanej technologii

Kolejna metoda polega na podziale projektu. Po podzieleniu większych celów na mniejsze kroki, możesz zacząć je łączyć w różne typy. Na przykład: badania, projekt, recenzja, informacje zwrotne itp.

Ponadto typy zadań mogą obejmować różne platformy lub oprogramowanie. Menedżerowie mediów społecznościowych mogą kategoryzować swoją pracę według platformy, której używają do promowania kampanii. I mogą śledzić czas spędzony na każdym, aby później zaprezentować klientowi. Posługując się własnym rozumowaniem i strategią, osoba ta może lepiej wyjaśnić, jak przebiega projekt i jakie wybory zostały dokonane, aby najlepiej go posunąć do przodu.

Kategoryzacja według szacunków czasu

Kiedy projekt jest podzielony na zadania, być może już szacowałeś czas w myślach dla większości z nich. Tak więc inną metodą kategoryzacji prac jest czas potrzebny na ich ukończenie.

Chociaż ta metoda jest najbardziej przydatna w codziennym harmonogramie, może również dostarczyć przydatnych informacji dla klienta. Korzystanie z tej kategoryzacji ma pewne korzyści, ponieważ szacunki czasu są doskonałym wskaźnikiem tego, jak wydawane są zasoby i finanse (ważne dla klientów). Na przykład w Clockify możesz ustawić szacowany czas dla każdego wykonywanego zadania:

A potem porównaj szacunkowe czasy z rzeczywistymi śledzonymi czasami. Stamtąd możesz wygenerować raport klienta zawierający tylko niezbędne informacje.

Źródło: Dokonaj dokładnych szacunków czasu pracy

Clockify posiada solidny system raportowania, który może znacznie ułatwić śledzenie szacunków projektów i ich prezentacji.

Kategoryzacja według trudności/poziomów energii

Ten ostatni może brzmieć trochę dziwnie. Jak kategoryzujesz pracę według poziomów energii?

Cóż, kiedy podzielisz pracę, którą przyjąłeś, są szanse, że przesuniesz zadania zgodnie z harmonogramem w zależności od wydajności w ciągu dnia. Dla mnie poranek zaczyna się od łatwiejszych zadań i sprawdzania e-maili przez pierwszą godzinę, a potem przechodzę do trudniejszych do obiadu.

W naturalny sposób przeniesiesz zadania wymagające większej koncentracji, wysiłku lub badań do najbardziej produktywnych godzin w ciągu dnia. Czy to rano, po południu czy wieczorem. Chociaż klienci, którzy poproszą o tego rodzaju zestawienie, są naprawdę rzadkością, wgląd może być przydatny podczas raportowania:

• Jeśli zauważysz, że nie dotrzymasz terminu, dobrze jest skorzystać z tej kategoryzacji, aby pomóc klientowi spojrzeć na pracę z Twojej perspektywy. Zamiast po prostu powiedzieć „zadania są bardziej energochłonne, więc zdecydowałem się zmienić terminy” i oczekiwać, że uwierzą ci na słowo, faktycznie masz dane, aby to zrobić;
• Zebrane informacje są również niezwykle przydatne do studiowania własnego przepływu pracy;
• Pokazuje ogólny postęp projektu oraz stosunek trudnych do łatwych zadań.

Teraz, gdy omówiliśmy już różne sposoby radzenia sobie z samą pracą, przyjrzyjmy się, kiedy powinieneś zgłosić się do klientów.

Kiedy zgłosić się do klientów

Na szczęście apodyktyczni klienci powoli odchodzą w przeszłość. Wraz z nowszymi pokoleniami pojawiają się bardziej profesjonalne osoby, które chcą słuchać i negocjować. Wymagają jednak w zamian pełnej przejrzystości i uczciwości. Dlatego proces raportowania prawie zawsze będzie kwestią negocjacji między Tobą a nimi.

Negocjowanie harmonogramu raportów

Są dwa rodzaje klientów – ci, którzy lubią mieć pewien (zdrowy) nadzór nad projektem

• Klienci bez preferencji w zakresie relacji – przygotuj dla nich szablon już na pierwszym spotkaniu. Nawet jeśli mówią, że tak naprawdę nie obchodzi ich (lub nie mają czasu na planowanie) spotkań z tobą, byłoby bardzo profesjonalnie zaproponować im harmonogram.

Poświęć trochę czasu na opracowanie harmonogramu szablonów, którego możesz użyć w takich przypadkach. Szanse są takie, że klient będzie bardziej skłonny do udziału w planowaniu, gdy będzie miał podstawy, aby je rozpocząć.

Oto przykład tego, jak ten szablon może wyglądać:

Oczywiście harmonogram i rodzaje raportów będą się różnić od tego przykładu. Kalendarz powinien być wykonany zgodnie z branżą, w której pracujesz, jak pracuje Twój klient, a co najważniejsze – jak podchodzisz do projektu.

• Klienci z preferencjami dotyczącymi relacji – zapytaj ich o ich oczekiwania i upewnij się, że jasno określiłeś swój proces pracy i zwyczajowe praktyki raportowania. Znajdź wspólną płaszczyznę, która będzie działać dla obu stron. Na przykład niektórzy klienci nie mają czasu na czytanie e-maili i wolą 15-minutową rozmowę ze wspólnym ekranem, aby mogli natychmiast przekazać opinię.

Prezentacje wstępne i końcowe

Rozumiemy przez to spotkania na początku i na końcu projektu.

Podczas pierwszego spotkania Ty i klient możecie bardziej szczegółowo omówić stawki, wydatki, terminy i cele. Jednak dobrze jest po kilku dniach lub tygodniu kontynuować to spotkanie z raportem z projektu, który zawiera wszystkie te szczegóły. Jest to sposób na upewnienie się, że jesteś na tej samej stronie i upewnienie klienta, że ​​praca już się rozpoczęła. Ten „wstępny” raport może zawierać:

• Ogólny układ projektu;
• Kategoryzacje zadań;
• Wstępna ocena kosztów i czasu itp.

Zachowaj jednak ogólne informacje – nie wchodź w poszczególne zadania lub oceny czasu dla każdego z nich. Klient będzie raczej widzieć te oceny dla nadrzędnych zadań i celów, niż twój plan na poniedziałek godzina po godzinie. Należy je zostawić na częstsze odprawy.

Odprawy

Zameldowania to regularne aktualizacje projektu. W powyższej przykładowej tabeli raport poniedziałkowy i co drugi piątek będą traktowane jako meldunki.

Ważne jest, aby pamiętać, że nawet jeśli nie ma nic specjalnego do zgłoszenia, powinieneś to zrobić. Powinieneś poinformować klienta o postępach w projekcie, nawet jeśli tydzień nie obfitował w wydarzenia. Można to porównać do informacji zwrotnej – podczas pracy w firmie zapytałem kierownika działu, skąd mam wiedzieć, czy dobrze wykonuję. Powiedział tylko:

„Jeśli nie, ktoś ci to wskaże. Dopóki nikt nic nie mówi, świetnie sobie radzisz”.

Na początku nie miałem z tym problemu, ponieważ oczekiwanie informacji zwrotnej wydawało mi się egocentryczne. Jednak wkrótce od czasu do czasu byłem spięty, zastanawiając się, kiedy nadejdą złe opinie. W podobny sposób powinieneś raportować, nawet z najbardziej podstawowymi informacjami w wolnych tygodniach. Jeśli zgłosisz tylko wtedy, gdy wystąpią opóźnienia terminów lub problemy z projektem, klient może się bać, że zobaczy Twój e-mail w swojej skrzynce odbiorczej.

Kiedy należy zaplanować zameldowanie (w zależności od typu projektu):

• Co tydzień;
• Dwa razy w tygodniu lub dwa razy w miesiącu;
• Co miesiąc (odprawa w szerszym zakresie).

Nie trzeba dodawać, że raporty powinny być tworzone zgodnie z częstotliwością odprawy. Krótko mówiąc, informacje najlepiej sprawdzają się w przypadku cotygodniowych odpraw, aby zaoszczędzić Tobie i klientowi czas i energię. Trzymaj się e-maili i, jeśli to konieczne, bardzo krótkich rozmów (do 15 minut).

Kategoryzacja i prezentacja w prostych krokach

Oprócz śledzenia czasu zwróciliśmy szczególną uwagę na raportowanie rozliczeń klientów w Clockify . Ponieważ cyfrowe śledzenie czasu stało się najbardziej niezawodnym źródłem zaufania i przejrzystości między klientami i kontrahentami, raporty są łatwe, tak szczegółowe i wszechstronne, jak tego potrzebujesz.

Określ kategorie za pomocą pól niestandardowych

W Clockify możesz tworzyć bezproblemowe raporty dzięki niestandardowym polom . Są to opcjonalne pola tekstowe przy każdym zadaniu, które pozwalają określić, co dokładnie śledzisz. Pola niestandardowe pozwalają wprowadzić: tekst, liczby, linki, kody, lokalizacje… Dają nawet możliwość wprowadzenia wydatków, jeśli dane zadanie je posiada.

Niestandardowe pole w Clockify

Czas śledzenia

To jest mięso i ziemniaki procesu raportowania.

Raz skategoryzowany czas pracy musi być śledzony dla każdego zadania w każdej kategorii. A jeśli dokonałeś oszacowań, wystarczy jedno kliknięcie, aby porównać je z rzeczywistym czasem, jaki zajęło ukończenie wszystkiego.

Śledzenie szacunkowych postępów projektu w Clockify.

Sformułuj raport

Cyfrowe urządzenia do śledzenia czasu są obecnie wyposażone w ogromny zestaw funkcji, które mogą zapewnić Twoim raportom jak najwięcej warstw. Mogą być proste, szczegółowe lub podsumowujące tylko ważne punkty.

Raporty, takie jak powyższy, zajmują całe prześledzone godziny, a następnie pozwalają wybrać, co chcesz zaprezentować w dowolnym momencie. Na przykład, jeśli po kilku miesiącach pracy masz telefon do sprawdzenia i składasz tygodniowy raport, klient może zapytać o ogólny postęp projektu, tylko po to, aby sprawdzić niektóre liczby.

Dzięki zsynchronizowanemu raportowi, takiemu jak ten, możesz łatwo pobrać te informacje. Po prostu przełączaj się z jednej zakładki na drugą, w zależności od tego, o co prosi klient. Pozwala dostosować się do przebiegu spotkania i rzadko będziesz „postawiony w miejscu” z powodu braku niezbędnych danych pod ręką.

Przedstaw raport

Jeśli to możliwe, zapytaj swojego klienta na pierwszym spotkaniu, w jaki sposób chce, aby jego raporty zostały dostarczone i zaprezentowane. Niektórzy wolą rzeczywiste slajdy, podczas gdy inni chcą arkuszy Excela lub wykresów. Zmienią się również w zależności od częstotliwości i charakteru raportu.

Dowiedz się, co jest dla nich najlepsze, i postaraj się trzymać jednego formatu. Upewnij się jednak, że masz pod ręką wykresy i wykresy, ponieważ są one najłatwiejszą wizualną reprezentacją do naśladowania.

Podsumowując

Raportowanie klientów nie musi być boogeymanową stroną twojej pracy. Wielu nieporozumieniom i nieporozumieniom można zapobiec, po prostu kategoryzując swoją pracę na podstawie uzgodnień obu stron. Od tego momentu wszystko, co musisz zrobić, to śledzić czas i pozwolić oprogramowaniu wygenerować dla Ciebie odpowiednie raporty. Zaplanuj terminy zgłaszania połączeń telefonicznych i e-maili i trzymaj się ich, nawet jeśli nie ma nic nowego do zaprezentowania. Relacja klient-kontrahent opiera się na przejrzystości, jakie takie oprogramowanie może zapewnić?