如何对您的工作进行分类并将其展示给客户

虽然我们都有对任务进行分类的方法，以及我们如何为每个新项目安排它们，但我们需要向客户展示进度的时候到了。 大多数情况下，我们会根据我们认为他们希望看到的数据创建报告。 但是，我们将向您展示如何对您的报告方法进行一些简单的更改，从而为双方带来巨大的价值，同时提高客户满意度并提高他们的回报机会。

与每个新客户聊天

你需要找出他们看重什么样的信息。 这是为了确保您与他们的关系保持相关性，并且你们都知道彼此的期望。 额外的奖金包括：

• 更明确的设定目标；
• 了解您的客户作为商务人士的感受；
• 了解他们喜欢什么样的报告并协商截止日期；
• 时间估计和费用的透明度。

您交换的信息越多，当您真正需要整理一份报告时，您就越能做好准备。 几乎没有事后猜测，因为您会知道他们想看到哪些信息。

确保记录这次会议（当然要得到客户的许可），或者做大量的笔记。 它使信息分类和报告就像按数字绘制一样简单。

如何对你的作品进行分类

当您对工作进行分类时，它反映了您的工作效率以及您处理任务的方式。 但是，在报告时，请为客户提出的问题做好准备，以解释这些决定。 大多数报告依赖于几种分类方法。

按优先级分类

优先级是最常用的方法之一。 它适用于客户和承包商，因为时间对于每个项目都至关重要。 当一切都按时进行时，您可以节省客户的资金，提高您自己的生产力，并保持业务关系顺利进行。

确定项目的哪些方面最重要。 例如，作为一名作家，如果客户给了我一组要处理的主题，我会辨别他们是否主要需要研究、采访、数据表或其他东西。 因为文本的类型及其目标将决定我需要做什么样的准备。 基于采访的文章需要与其他人协调，所以我可能会将其作为我的第一个目标并围绕它组织任务。

同样，我会向客户解释我的计划和决定，以及我的策略如何长期帮助项目。

按任务类型或使用的技术分类

下一种方法依赖于项目分解。 一旦您将较大的目标分解为较小的步骤，您就可以开始将它们归为不同的类型。 例如：研究、设计、审查、反馈等。

此外，任务类型可以包括不同的平台或软件。 社交媒体经理可以通过他们用来宣传活动的平台对他们的工作进行分类。 他们可以跟踪每个人花费的时间，以便稍后呈现给客户。 在他们自己的推理和策略的支持下，这个人可以更好地解释项目的进展情况，以及做出了哪些选择来最好地推动它。

按时间估计分类

当项目被分解为任务时，您可能已经对其中的大多数进行了心理时间估计。 因此，另一种对工作进行分类的方法是按完成它们所需的时间。

虽然这种方法对您的日常安排最有用，但它也可以为客户提供一些有用的见解。 使用此分类有一些好处，因为时间估算是资源和财务使用方式的重要指标（对客户很重要）。 例如，在Clockify中，您可以为您执行的每项任务设置时间估计：

然后比较估计时间和实际跟踪时间。 从那里，您可以生成仅包含基本信息的客户报告。

资料来源：做出准确的工作时间估算

Clockify 有一个强大的报告系统，可以帮助更轻松地跟踪项目估算及其演示。

按难度/能量等级分类

最后一个可能听起来有点奇怪。 您如何按能量水平对工作进行分类？

好吧，当你分解你已经接受的工作时，你很可能会根据你白天的工作效率来改变你的日程安排中的任务。 对我来说，早上的第一个小时从简单的任务和电子邮件检查开始，然后直到午餐时间我才开始处理更困难的任务。

您自然会将需要更多专注、努力或研究的任务转移到一天中最高效的时间。 无论是早上、下午还是晚上。 虽然要求这种细分的客户确实很少见，但这种洞察力在报告时会很有用：

• 如果您发现自己无法按时完成，最好使用此分类来帮助客户从您的角度看待工作。 与其简单地说“这些任务更耗费精力，所以我决定重新安排截止日期”并期望他们相信你的话，你实际上有数据来支持它；
• 收集的信息对于您研究自己的工作流程也非常有用；
• 它揭示了整个项目的进展，以及困难任务与简单任务的比例。

既然我们已经介绍了处理工作本身的不同途径，让我们来看看您应该何时向客户报告。

何时向客户报告

幸运的是，霸道的客户正在慢慢成为过去。 随着新一代的出现，越来越多的专业人士愿意倾听和谈判。 但是，它们也需要完全透明和公平作为回报。 这就是为什么报告过程几乎总是你和他们之间的谈判问题。

协商报告时间表

有两种类型的客户——那些喜欢对项目进行一些（健康的）监督的人

• 没有关系偏好的客户——在第一次会议上为他们准备好模板。 即使他们说他们并不真正关心（或没有时间计划）与您会面，为他们提供日程安排也是非常专业的。

花点时间想出一个模板时间表，您可以在这些情况下使用。 奇怪的是，当客户有基础开始时，他们会更愿意参与调度。

这是该模板的外观示例：

当然，您的报告计划和报告类型会与此示例有所不同。 日历应该根据你所从事的行业、你的客户的工作方式，最重要的是——你如何处理项目来制定。

• 有融洽偏好的客户——询问他们的期望，并确保清楚地说明您的工作流程和通常的报告做法。 找到对双方都有效的共同点。 例如，一些客户没有时间阅读电子邮件，宁愿进行 15 分钟的屏幕共享通话，以便他们可以立即给出反馈。

初始和最终演示文稿

这里，我们指的是你在项目开始和结束时的会议。

当您第一次见面时，您和客户可能会更详细地讨论费率、费用、截止日期和目标。 但是，最好在几天或一周后跟进该会议，并提供一份列出所有这些细节的项目报告。 这是一种确保您在同一页面上的方式，并向客户保证工作已经开始。 这个“初始”报告可以包括：

• 项目总体布局；
• 任务分类；
• 初始费用和时间评估等

但是，请保持信息的一般性——不要进入单个任务或每个任务的时间评估。 客户宁愿看到这些对总体任务和目标的评估，而不是你的逐小时星期一计划。 这些应该留给更频繁的签到。

签到

签到是您的定期项目更新。 在上面的示例表中，星期一的报告和每隔一个星期五的报告将被视为签到。

重要的是要注意，即使没有什么特别要报告的，你也应该这样做。 您应该告知客户项目的进展情况，即使这一周平淡无奇。 我们可以将其与反馈进行比较——在一家公司工作时，我问过我们的部门主管，我如何知道我是否做得很好。 他只说：

“如果你不是，有人会向你指出。 只要没有人说什么，你就做得很好”。

起初，我对此没有意见，因为期待反馈似乎以我为中心。 然而，我很快发现自己每隔一段时间就会紧张起来，想知道什么时候会出现不好的反馈。 以同样的方式，你应该报告，即使是在缓慢的几周内提供最基本的信息。 如果您只在截止日期推迟或项目问题时报告，客户最终可能会害怕在他们的收件箱中看到您的电子邮件。

您应该何时安排签到（取决于项目类型）：

• 每周;
• 每周两次或每月两次；
• 每月（更大范围的签到）。

不用说，您的报告应该根据签入频率来制作。 简而言之，重点信息最适合每周签到，以节省您和客户的时间和精力。 坚持使用电子邮件，如有必要，使用非常短的电话（最多 15 分钟）。

通过简单的步骤进行分类和演示

除了时间跟踪，我们还密切关注Clockify中的客户账单报告。 由于数字时间跟踪已成为客户和承包商之间最可靠的信任和透明度来源，因此报告变得简单、详细和灵活，可满足您的需要。

使用自定义字段指定类别

在Clockify中，您可以通过自定义字段轻松制作报告。 这些是每个任务上的可选文本框，允许您指定您正在跟踪的确切内容。 自定义字段可让您输入：文本、数字、链接、代码、位置……他们甚至可以选择输入费用，以防特定任务有它们。

Clockify中的自定义字段

追踪时间

这是报告过程的关键。

分类后，需要为每个类别中的每个任务跟踪您的工作时间。 而且，如果您进行了估算，只需单击一下即可将它们与完成所有事情的实际时间进行比较。

在Clockify 中跟踪项目进度估计。

制定报告

如今的数字时间跟踪器配备了大量功能，可以为您的报告提供尽可能多的层次。 它们可以是简单的，也可以是详细的，或者只是总结要点。

像上面这样的报告需要跟踪整个小时，然后让您在任何给定时刻选择您想要呈现的内容。 例如，如果您在工作几个月后接到报到电话，并且您正在提供每周报告，那么客户可能会询问整体项目进度，只是为了检查一些数字。

使用这样的同步报告，您可以轻松提取该信息。 只需根据客户的要求从一个选项卡切换到另一个选项卡。 它可以让您适应会议的流程，并且您很少会因为手头没有必要的数据而“陷入困境”。

提交报告

如果可能，请在初次会议上询问您的客户，他们希望如何交付和呈现报告。 有些人更喜欢实际的幻灯片，而另一些人则需要 Excel 表格或图表。 它们还将根据报告的频率和性质而变化。

找出最适合他们的方式，并尝试坚持一种格式。 但是，请确保手头有图形和图表，因为它们是最容易遵循的视觉表示。

总结

客户报告不一定是你工作的恶棍。 只需根据双方同意的理由对您的工作进行分类，就可以防止很多混乱和误解。 从那时起，您所要做的就是跟踪时间，并让软件为您生成适当的报告。 安排报告电话和电子邮件的时间，并坚持下去，即使几乎没有什么新东西要呈现。 客户与承包商的关系是基于透明度的，这样的软件可以提供哪些？