3 Perangkat Lunak Manajemen Dokumen Sumber Daya Manusia Terbaik
Diterbitkan: 2022-09-21Perangkat lunak manajemen dokumen membantu tim SDM mengelola dan menyimpan dokumen karyawan.
Profesional SDM mewawancarai kandidat, karyawan baru, dan melakukan wawancara keluar, di antara tugas manajemen tenaga kerja lainnya. Semua proses ini melibatkan tumpukan dokumen, penanganan yang menggunakan sistem manual berbasis kertas tidak memotongnya. Berinvestasi dalam perangkat lunak manajemen dokumen sumber daya manusia dapat membantu merampingkan dan mendigitalkan proses.
Solusi manajemen dokumen membantu menyimpan dan mengatur dokumen karyawan, menjaga kepatuhan, dan meningkatkan efisiensi administrasi tim SDM. Artikel ini membahas tiga alat manajemen dokumen terbaik yang dipercaya oleh pengguna nyata dari industri SDM. (Baca bagaimana kami memilih produk ini.)
Fitur apa yang ditawarkan perangkat lunak manajemen dokumen HR?
Fitur inti dari perangkat lunak manajemen dokumen HR adalah:
- Pengambilan dokumen: Ubah dokumen fisik menjadi file digital.
- Penyimpanan dokumen: Simpan dokumen dalam repositori terpusat untuk akses mudah.
- Pencarian teks lengkap : Lihat dokumen HR untuk menemukan informasi spesifik seperti alamat karyawan.
Semua produk yang tercantum dalam laporan ini menyertakan fitur yang disebutkan di atas.
Selain fitur inti ini, sistem manajemen dokumen SDM juga biasanya menawarkan:
- Kontrol/izin akses
- Pengarsipan dan penyimpanan
- Alat kolaborasi
- Pelacakan kepatuhan
- Klasifikasi dokumen
- Konversi file
- Manajemen dan berbagi file
- Portal data karyawan
- Pengenalan karakter optik
- Kontrol versi
Apa yang kami cakup untuk setiap produk
Untuk setiap produk, kami mencakup hal-hal berikut:
Bagaimana pengguna menilai produk unggulan pada aspek yang berbeda?
Kami menganalisis 71 ulasan di semua produk untuk mengungkap bagaimana pengguna memandang produk ini pada parameter seperti kemudahan penggunaan, dukungan pelanggan, nilai uang, dan fungsionalitas.
Apa yang pengguna katakan tentang produk?
Untuk setiap produk unggulan, kami telah menyertakan beberapa kutipan ulasan dari tahun berikutnya.
Bagaimana harga produknya?
Model penetapan harga umumnya salah satu dari yang berikut: tarif tetap, berdasarkan penggunaan, per pengguna, atau per fitur. Juga, sebagian besar waktu, frekuensi pembayaran adalah satu kali, tahunan, atau bulanan.
Catatan: Harga produk dapat bervariasi berdasarkan fitur yang dibutuhkan, dukungan atau pelatihan yang diperlukan, dan permintaan penyesuaian. Ketika Anda menemukan produk yang sesuai dengan kebutuhan Anda, bicarakan dengan vendor untuk mencari tahu apa yang dapat mereka tawarkan.
Apakah produk cocok untuk staf SDM Anda?
Beberapa alat dibuat khusus untuk perusahaan, sementara yang lain berfungsi sempurna untuk perusahaan kecil atau menengah. Mengetahui basis pengguna khas produk ini adalah faktor pembeda lain untuk membantu memutuskan kecocokan yang tepat untuk staf SDM Anda.
Selain itu, pengulas berasal dari berbagai industri. Jika sebagian besar pengulas berasal dari satu industri, kemungkinan produk tersebut khusus dan mungkin tidak berfungsi dengan baik untuk industri lain. Di sisi lain, jika pengulas tersebar di berbagai industri, kemungkinan produk tersebut cocok untuk beberapa industri.
3 perangkat lunak manajemen dokumen HR teratas
1. Dropbox Bisnis
4,5/5
4.0/5
4.3/5
4.4/5
Usaha kecil
$15 per pengguna, per bulan
Tangkapan layar:
Kutipan ulasan paling positif untuk produk:
“Sangat mudah dan luar biasa memiliki sistem folder bersama dengan rekan kerja saya. Dropbox mempermudah pekerjaan saya hari ini dengan rekan tim saya. Sebelumnya itu hassel untuk menyimpan data bersama dengan rekan tim saya. Tapi sekarang, dengan dropbox, ini benar-benar level baru dan pengalaman yang luar biasa.”
“Fitur terpenting tentang Dropbox Business adalah memungkinkan kolaborasi di dalam perusahaan Anda. Individu dapat mengunggah pekerjaan mereka ke dalam program dan pekerjaan itu dapat diatur ke dalam folder untuk menjaga semuanya tetap bersih. Konten dapat diatur ke situs apa yang dimaksudkan untuk diunggah. Situs ini sangat ramah pengguna dan dapat diakses menjadikannya alat yang sangat mudah untuk membantu bisnis Anda.”
“Suka kesederhanaan Dropbox, tetapi saya tidak setuju dengan harga dan penguncian lisensi mereka. . . Jika saya ingin menawarkan solusi kepada klien, itu harus winwin, dan solusi lain hanya menang karena lisensi.”
Baca semua ulasan Dropbox Business di sini.
2. Google Drive
4.7/5
4.6/5
4.9/5
4.8/5
Usaha kecil
$6 per pengguna, per bulan
Tangkapan layar:
Kutipan ulasan paling positif untuk produk:
“Yang paling saya sukai dari perangkat lunak ini adalah bagaimana saya dapat menyimpan apa pun ke dalamnya. Dari gambar ke PDF ke dokumen. Apa pun dapat disimpan ke google drive. Di satu sisi itu seperti flash drive portabel dan digital. Memori dalam jumlah besar juga bagus. ”
“Ini memiliki banyak fitur dan semua fitur sangat mengagumkan tetapi fitur favorit saya adalah penyimpanan cloud. sejujurnya saya suka penyimpanan cloud dan saya pikir ini adalah cadangan dan pemulihan cloud terbaik. Anda bisa mendapatkan data ponsel lama Anda ke ponsel baru tanpa pc, kabel data yang merupakan pilihan yang sangat bagus.
“Google drive adalah pilihan cerdas untuk penyimpanan file dan mencadangkan dokumen penting. Ini terintegrasi dengan mudah dengan Gmail, yang membuat berbagi file menjadi sangat mudah dan cepat. Mampu mengatur dokumen ke dalam folder yang berbeda dan menentukan siapa yang memiliki akses ke folder individual adalah alat yang hebat.”
Baca semua ulasan Google Drive di sini .
3. Microsoft 365
4.6/5
4.2/5
4.7/5
4.8/5
Bisnis kecil, bisnis perusahaan
$6,99 per bulan
Tangkapan layar:
Kutipan ulasan paling positif untuk produk:
“Perangkat lunak yang bagus untuk usia cloud, sangat baik untuk bekerja di sebagian besar lokasi variabel. Satu set perangkat lunak Office bagus yang membantu sepanjang waktu di satu tempat.. Lebih banyak fleksibilitas dan fungsionalitas daripada Suit lainnya. Kolaborasi yang baik dengan Microsoft Softwares.”
“Ruang 1 TB di Onedrive sangat fantastis. Saya memiliki paket keluarga sehingga beberapa orang berbagi manfaat ini. Aplikasi terbaik bagi saya adalah Excel. Aplikasi lain juga sangat bagus dan produktif.”
“Yang paling saya sukai adalah fakta bahwa itu dapat dengan mudah dinavigasi dan mudah dimengerti. Membuat melakukan pekerjaan sedikit lebih menyenangkan juga karena banyak fitur.”
Baca semua ulasan Microsoft 365 di sini.
Bagaimana memilih perangkat lunak manajemen dokumen HR yang tepat untuk bisnis Anda
Membeli perangkat lunak dapat menjadi tantangan jika Anda tidak tahu apa yang harus dicari. Berikut adalah beberapa rekomendasi yang perlu diingat saat memilih perangkat lunak manajemen dokumen untuk tim SDM Anda:
- Periksa apakah perangkat lunak menawarkan pemulihan dokumen. Fitur ini memungkinkan Anda memulihkan dan memulihkan dokumen karyawan jika terjadi penghapusan yang tidak disengaja. Alat manajemen dokumen yang ideal akan menyimpan cadangan semua catatan dan dokumen HR Anda untuk mencegah kehilangan data.
- Cari layanan pemindaian dokumen. Memasukkan data secara manual dari dokumen kertas ke dalam perangkat lunak adalah tugas yang memakan waktu. Tetapi jika perangkat lunak pilihan Anda menawarkan fungsionalitas pemindaian dokumen, Anda dapat dengan mudah memindai file kertas untuk mengubahnya menjadi dokumen digital atau elektronik.
- Pastikan perangkat lunak memiliki portal swalayan karyawan. Pilih solusi manajemen dokumen yang menawarkan portal swalayan tempat karyawan Anda dapat memperbarui dan mengakses dokumen mereka, seperti W-2 dan I-9. Fungsionalitas ini tidak hanya akan membantu mengurangi beban departemen SDM Anda, tetapi juga meningkatkan pengalaman karyawan.
Pertanyaan umum untuk ditanyakan kepada vendor saat membeli perangkat lunak manajemen dokumen SDM
Apakah perangkat lunak Anda menawarkan pencarian teks untuk dokumen?
Alat manajemen dokumen yang ideal harus memungkinkan Anda mencari dokumen tertentu seperti catatan penggajian atau kontrak karyawan menggunakan fitur pencarian teks untuk membuat proses seperti orientasi dan wawancara keluar lebih efisien.
Dapatkah saya menyimpan dokumen dalam berbagai kategori dan mengontrol akses pengguna?
Pencarian informasi akan menjadi lebih mudah jika sistem manajemen dokumen digital Anda memungkinkan Anda menyimpan dokumen di bawah beberapa subkategori, seperti data karyawan dan informasi bisnis, dan membaginya dengan orang-orang tertentu dalam organisasi Anda. Saat memilih opsi perangkat lunak, tanyakan vendor apakah produk mereka memungkinkan Anda mengelompokkan jenis dokumen dan membatasi akses pengguna ke sana.
Apakah perangkat lunak Anda terintegrasi dengan platform manajemen file pihak ketiga?
Perangkat lunak yang Anda beli harus dapat berintegrasi dengan aplikasi pihak ketiga sehingga Anda dapat dengan mudah bermigrasi dan mentransfer data dan dokumen penting karyawan. Pastikan untuk bertanya kepada vendor apakah produk mereka memiliki kemampuan integrasi seperti itu.
Bagaimana kami memilih produk ini? Kami tidak—Anda melakukannya
Untuk menemukan kecocokan perangkat lunak yang ideal, Anda memerlukan informasi yang dapat dipercaya—sehingga Anda dapat menghemat waktu, menghemat anggaran, dan memfokuskan lebih banyak energi untuk mengembangkan bisnis Anda. Itu sebabnya kami memeriksa dan memverifikasi semua ulasan pengguna kami dan hanya merekomendasikan alat yang didukung oleh orang-orang seperti Anda.
Dengan kata lain, rekomendasi produk kami tidak pernah dibeli atau dijual, atau berdasarkan pendapat satu individu—rekomendasi tersebut dipilih oleh rekan Anda, yang mencerminkan pandangan dan pengalaman dari basis peninjau perangkat lunak independen kami.
Alat manajemen dokumen sumber daya manusia yang ditampilkan dalam artikel ini adalah yang paling direkomendasikan berdasarkan ulasan pengguna yang diverifikasi. Namun, jika mereka tidak memenuhi persyaratan manajemen dokumen tim SDM Anda, Anda dapat melihat direktori perangkat lunak manajemen dokumen kami untuk menemukan solusi yang paling sesuai.
Untuk dipertimbangkan dalam daftar ini, produk harus:
- Memiliki setidaknya 20 ulasan produk unik dari pengguna di industri SDM, dipublikasikan di Capterra antara September 2020-22. Kami memilih tiga produk dengan peringkat tertinggi untuk ditampilkan dalam artikel ini.
- Memenuhi definisi pasar perangkat lunak manajemen dokumen kami dengan menawarkan fitur inti berikut: pengambilan dokumen, penyimpanan dokumen, pencarian teks lengkap.
Untuk menentukan ukuran bisnis mana yang "biasa digunakan oleh setiap produk", kami memeriksa apakah setidaknya 20% peninjau berasal dari ukuran bisnis tertentu, dan baru kemudian mengklasifikasikan produk sebagai memiliki pelanggan dari ukuran bisnis tersebut.
Kutipan ulasan adalah bagian yang diambil dari ulasan yang lebih panjang yang ditulis oleh pengulas terverifikasi. Kami memperoleh kutipan ini dengan menerapkan algoritme yang mempertimbangkan faktor-faktor termasuk, namun tidak terbatas pada, jumlah kata dan cakupan topik. Kutipan dievaluasi untuk sentimen positif dan menerima skor sentimen.
Kutipan mewakili pendapat pengguna dan tidak mewakili pandangan, atau merupakan dukungan dari Capterra atau afiliasinya. Kutipan tidak diedit untuk kejelasan atau tata bahasa. Ulasan baru mungkin telah ditambahkan sejak artikel ini diterbitkan, jadi data ulasan dalam artikel ini mungkin tidak mencerminkan kondisi saat ini. Capterra tidak menjamin bahwa ulasan akan tetap diposting selama periode laporan ini aktif.