Cara Membuat Buku Pedoman RevOps yang Efektif: Proses 10 Langkah

Hanya beberapa tahun yang lalu, operasi pendapatan (RevOps) adalah istilah yang cukup khusus, tetapi sejak awal 2020 terlihat lonjakan minat:

Mengapa?

Karena cepat menjadi elemen penting dari kisah sukses banyak organisasi.

Penelitian dari Forrester Consulting menemukan bahwa 32% organisasi memiliki peran di mana satu orang memiliki tanggung jawab utama untuk pertumbuhan pendapatan di semua saluran.

Dalam dua tahun ke depan, proporsi itu diperkirakan hampir tiga kali lipat menjadi 89%.

Sangat mudah untuk mengetahui alasannya, dengan penelitian yang sama menemukan bahwa organisasi dengan tim RevOps yang matang dapat mengharapkan untuk melihat peningkatan pendapatan sebesar 10% selama lima tahun:

Namun, keuntungan tersebut tidak terjadi begitu saja.

Untuk menikmati manfaat penuh dari membangun fungsi operasi pendapatan, Anda harus membuat dan menerapkan buku pedoman RevOps.

Pada artikel ini, kami akan menjelaskan cara melakukannya dengan benar.

Tapi pertama-tama, mari kita mulai dengan dasar-dasarnya…

Apa itu buku pedoman?

Buku pedoman adalah satu sumber kebenaran yang menggabungkan semua informasi penting yang diperlukan untuk melakukan tugas atau fungsi bisnis penting secara efektif dan konsisten.

Sebelum dunia bisnis mengadopsi istilah tersebut, istilah ini paling umum digunakan dalam konteks olahraga, mengacu pada dokumen atau folder yang berisi "permainan" (atau strategi) tim sepak bola dan bagaimana mereka harus dieksekusi.

Buku pedoman bisnis cenderung tidak menjelaskan di mana ujung ketat Anda harus berdiri atau penerima lebar Anda harus berlari, dan lebih cenderung menyertakan informasi tentang…

• Alur kerja
• tanggung jawab
• Tujuan dan KPI
• Rantai komando
• Nilai-nilai budaya

…dan masih banyak lagi selain itu.

Dengan menyatukan semua hal penting itu di satu tempat, buku pedoman memberi semua pemangku kepentingan pandangan yang jelas tentang apa yang terjadi dan bagaimana tindakan mereka berkontribusi pada kesuksesan.

Itu membuat kolaborasi lebih mudah dengan menetapkan visi bersama di balik proyek, kampanye, atau fungsi bisnis.

Itu membuat buku pedoman sangat berguna dalam dunia operasi pendapatan, yang menyatukan rekan kerja di beberapa unit bisnis — yaitu:

• Keberhasilan pelanggan
• Pemasaran
• Penjualan

Mengapa membuat buku pedoman RevOps?

Manfaat utama dari membuat buku pedoman RevOps adalah untuk memastikan konsistensi seputar fungsi penghasil pendapatan dalam bisnis Anda.

Konsisten — yaitu, secara konsisten baik — interaksi pelanggan adalah kunci untuk memberikan pengalaman pelanggan yang luar biasa, yang merupakan pembeda yang kuat untuk merek. Memang, dua dari tiga pemasar yang bertanggung jawab atas CX mengatakan bahwa perusahaan mereka terutama bersaing berdasarkan pengalaman pelanggan, sementara 96% pelanggan mengatakan pengalaman memainkan peran penting dalam pilihan loyalitas mereka terhadap suatu merek.

Tapi itu bukan satu-satunya keuntungan.

Mengembangkan buku pedoman RevOps Anda sendiri membantu mengarahkan kolega baru ke tim penjualan, pemasaran, dan kesuksesan pelanggan Anda, membantu mereka memahami tujuan dan peran mereka dalam mencapai tujuan bisnis Anda.

Dan itu juga menyediakan platform untuk berbagi praktik terbaik dengan anggota tim yang ada, memastikan bahwa semua orang tahu apa yang diharapkan dari mereka ketika "permainan" baru dikembangkan.

9 elemen kunci dari buku pedoman RevOps

Jika seperti saya, Anda tidak tahu apa-apa tentang sepak bola Amerika, Anda akan dimaafkan jika berpikir bahwa buku pedoman olahraga hanyalah sekumpulan diagram yang memberi tahu pemain apa yang harus dilakukan pada waktu tertentu.

Ternyata ada lebih banyak dari itu.

Buku pedoman sepak bola biasanya panjangnya lebih dari 100 halaman, dengan buku pedoman Oklahoma State Cowboys tahun 1996 mencatat 480 halaman yang sangat besar.

Anda harus melewati 10% pertama sebelum menemukan sesuatu yang berhubungan dengan taktik olahraga.

Jadi rata-rata buku pedoman sepak bola berisi berbagai macam informasi, termasuk:

• Kebijakan tim
• Pernyataan misi
• Peran dan tanggung jawab
• Budaya dan nilai
• Tugas kapten

Sebagai contoh, berikut adalah grafik yang menjelaskan misi dan visi Alabama Crimson Tide untuk musim 2008:

Itu adalah pesan kuat yang memberi pemain tujuan yang jelas. Yang harus membuat perbedaan besar ketika pramusim datang dan mereka harus menghabiskan waktu berjam-jam untuk melakukan shuttle run dan jumping jacks.

Buku pedoman RevOps benar-benar tidak berbeda.

Tentu, ini berisi banyak informasi tentang peran dan tanggung jawab khusus dari fungsi operasi pendapatan Anda.

Tapi itu juga menetapkan segalanya mulai dari alasan tim RevOps Anda ada hingga "kisah" di balik bisnis Anda.

Dengan mengingat hal itu, mari gali sembilan elemen kunci untuk ditambahkan ke buku pedoman operasi pendapatan Anda:

1. Ikhtisar fungsi RevOps Anda

Titik awal untuk buku pedoman RevOps Anda adalah ikhtisar singkat yang menetapkan:

• Tantangan yang ingin diatasi oleh fungsi RevOps Anda. Misalnya, ini bisa tentang memperbaiki kurangnya keselarasan antara penjualan, pemasaran, dan kesuksesan pelanggan.
• Pemangku kepentingan utama dalam operasi penghasil pendapatan Anda. Ini akan mencakup anggota tim RevOps Anda dan pemangku kepentingan dalam fungsi bisnis lainnya.
• Hasil yang Anda harapkan untuk disampaikan. Misalnya, menjalin keselarasan yang lebih erat antara tim pendapatan dan menghasilkan peningkatan pendapatan.

Beberapa organisasi juga menggunakan bagian ikhtisar untuk menjelaskan tujuan tim secara lebih terperinci. Misalnya, mereka mungkin mendiskusikan masalah yang diciptakan oleh pendekatan tertutup di seluruh tim yang menghasilkan pendapatan dan bagaimana masalah ini menghambat bisnis.

Dan mereka juga dapat secara singkat merinci metrik operasi pendapatan yang akan digunakan untuk mengukur keberhasilan tim.

Pada dasarnya, anggap ikhtisar sebagai pengantar singkat namun sarat nilai ke dunia RevOps dan bagaimana Anda berencana untuk memanfaatkannya dalam organisasi Anda.

2. Informasi penting perusahaan

Selanjutnya, Anda dapat memberikan detail tentang siapa Anda dan apa yang Anda lakukan dalam konteks operasi yang menghasilkan pendapatan .

Ini adalah langkah penting karena anggota tim mungkin perlu mendiskusikan aspek spesifik organisasi dan produk Anda dalam interaksi pelanggan apa pun. Bagian ini memastikan diskusi tersebut terjadi secara konsisten.

Sebagai perpanjangan dari ini, Anda juga harus menetapkan proposisi nilai Anda — alasan spesifik mengapa perusahaan dan produk Anda akan menarik bagi audiens target Anda. Dalam melakukan ini, Anda juga dapat mereferensikan perusahaan Anda:

• Cerita pendiri
• Pernyataan misi
• Nilai perusahaan
• Identitas merek
• Tujuan

3. Target audiens Anda

Operasi pendapatan menyelaraskan strategi penjualan, pemasaran, dan kesuksesan pelanggan Anda di seluruh siklus hidup pelanggan penuh.

Jadi masuk akal untuk mengeja siapa pelanggan itu. Untuk jenis organisasi apa mereka bekerja? Pekerjaan apa yang mereka lakukan? Apa titik nyeri yang membuat mereka terjaga di malam hari?

Pada dasarnya, bagian ini adalah tentang mendeskripsikan profil pelanggan ideal atau persona audiens Anda, dengan memasukkan hal-hal seperti:

• Informasi demografis
• Perilaku
• Tujuan bisnis

Jika Anda sudah membahas semua hal itu dalam dokumen terpisah, jangan ragu untuk membuat bagian ini tetap singkat dan menambahkan tautan ke informasi tersebut.

4. Daftar produk & layanan

Tim operasi pendapatan bertanggung jawab untuk meningkatkan pendapatan di semua saluran dan fungsi.

Dan meningkatkan pendapatan berarti menjual lebih banyak, atau produk dengan harga lebih tinggi.

Jadi masuk akal untuk memasukkan daftar produk (atau layanan) tersebut di buku pedoman RevOps Anda.

Kecuali Anda hanya berurusan dengan satu audiens tertentu, Anda juga ingin memberikan beberapa konteks untuk produk tersebut.

Misalnya, di Encharge, kami menjual ke berbagai pelanggan, termasuk merek SaaS, agensi, dan pembuat konten. Audiens tersebut memiliki kebutuhan dan prioritas yang berbeda, jadi buku pedoman RevOps kami menjelaskan bagaimana kami membantu setiap audiens mencapai tujuan mereka.

Selain menjelaskan berbagai kasus penggunaan produk Anda, Anda juga harus menetapkan perkiraan harga dan nilai terukur yang Anda berikan.

Apakah Anda akan menghemat waktu dan uang pelanggan? Memberikan laba atas investasi yang terukur?

Mengeja hal ini memastikan kolega Anda yang menghasilkan pendapatan — dan khususnya tim penjualan dan pemasaran Anda — bernyanyi dari lembar himne yang sama.

5. Daftar aset konten

Kemungkinannya adalah, Anda memiliki banyak aset yang relevan dengan berbagai tahap siklus hidup pelanggan. Mereka mungkin:

• Penjelasan video
• Studi kasus dan testimonial
• Panduan cara
• Katalog produk
• Ebook dan whitepaper
• brosur pemasaran
• Postingan blog

Jadi, bukankah masuk akal untuk menautkan ke semua sumber daya yang berguna di buku pedoman RevOps Anda?

Selain daftar hyperlink yang sederhana, Anda harus mengelompokkan aset Anda untuk kemudahan navigasi. Anda dapat membaginya berdasarkan tahap saluran penjualan, jenis konten, titik nyeri, persona pelanggan, atau sejumlah cara lainnya.

Tidak ada pendekatan yang benar atau salah di sini; ini semua tentang membuatnya sesederhana mungkin bagi tim penjualan, pemasaran, dan kesuksesan pelanggan Anda untuk menemukan konten yang membantu mereka menghasilkan lebih banyak pendapatan. Jadi, lakukan apa pun yang paling masuk akal untuk bisnis Anda.

6. Peran, tanggung jawab & keterampilan RevOps

Jika tim penghasil pendapatan Anda akan bekerja sama secara efektif, mereka perlu memahami bagaimana peran mereka sesuai dengan struktur yang lebih luas dari fungsi RevOps Anda.

Itu berarti menjelaskan struktur tim operasi pendapatan Anda dan merinci tanggung jawab operasi pendapatan Anda.

Di luar daftar setiap peran, Anda akan ingin menentukan dengan tepat apa yang dilakukan setiap orang, dan jenis tugas yang menjadi tanggung jawabnya. Dengan begitu, semua orang mengerti dengan siapa mereka perlu berbicara tentang tindakan atau proyek apa pun.

Anda mungkin juga perlu merinci pengaturan khusus apa pun terkait dengan tugas-tugas tertentu. Misalnya, jika Anda mengandalkan agensi eksternal atau jaringan pekerja lepas untuk menangani tugas pembuatan konten, ada baiknya menjelaskannya di sini.

8. Proses & alur kerja standar

Ini adalah bagian dari buku pedoman RevOps yang menjelaskan cara kerja semuanya.

Bagaimana Anda menghasilkan dan memenuhi syarat prospek? Kapan tanggung jawab untuk sebuah akun berpindah dari pemasaran ke penjualan ke kesuksesan pelanggan? Siapa yang memutuskan apakah pelanggan baru harus ditargetkan dengan upsell atau cross-sell?

Semakin banyak kejelasan yang dapat Anda berikan pada tahap ini, semakin banyak konsistensi yang akan Anda bangun di seluruh fungsi yang menghasilkan pendapatan.

Ambiguitas menyebabkan kebingungan.

Dan kebingungan menyebabkan langkah-langkah yang tidak perlu ditambahkan ke alur kerja standar atau tindakan utama terlewatkan.

Pada saat yang sama, jangan merasa perlu untuk menduplikasi informasi yang sudah tersedia di tempat lain. Daripada membahas secara mendalam setiap proses dan alur kerja di buku pedoman RevOps Anda, berikan detail tingkat atas dan tautkan ke dokumen terpisah yang memberikan penjelasan yang lebih detail.

9. Metrik keberhasilan RevOps

Pada dasarnya, operasi pendapatan terobsesi dengan angka.

Jika Anda tidak memiliki cukup data (atau jenis data yang tepat), menjadi tidak mungkin untuk membuat keputusan yang cerdas.

Dan itu juga tidak memberi Anda cara untuk memahami apakah tindakan Anda memiliki efek yang diinginkan.

Itulah mengapa metrik RevOps sangat penting.

Metrik yang Anda lacak akan membantu Anda membangun gambaran yang jelas tentang kesuksesan di seluruh siklus hidup pelanggan, yang mencakup semuanya, mulai dari biaya perolehan akun baru hingga tingkat pembaruan, peningkatan penjualan, dan penjualan silang.

Berikan beberapa detail seputar metrik ini di bagian buku pedoman RevOps ini, tautkan ke dasbor apa pun yang melacak hasil Anda, dan — jika perlu — tambahkan konteks untuk menjelaskan apa yang diukur setiap metrik dan mengapa itu penting.

10. Panduan nada suara

Jika penjualan, pemasaran, dan kesuksesan pelanggan akan bekerja sama secara harmonis, sangat penting bagi mereka untuk berkomunikasi dengan cara yang sama, menggunakan nada yang sama.

Anda tidak ingin satu tim berbicara seolah-olah mereka adalah teman terbaik pelanggan dan tim lainnya bersikap dingin dan profesional.

Tampaknya menggelegar dan merusak pengalaman pelanggan.

Jika Anda telah mengembangkan panduan gaya atau Alkitab merek, tidak apa-apa untuk menawarkan ringkasan singkat di sini, dengan tautan ke dokumen tambahan apa pun.

Jika tidak, jangan berkeringat. Anda tidak perlu membuat panduan gaya lengkap dari awal. Catat saja beberapa detail awal dan kembangkan dari waktu ke waktu.

Mulailah dengan membuat daftar beberapa karakteristik. Apakah Anda ingin menjadi cerewet? Mendukung? Lucu? Benar-benar bisnis?

Jika memungkinkan, cobalah untuk menyempurnakannya dengan beberapa contoh praktis dari hal-hal yang akan dan tidak akan Anda katakan.

3 praktik terbaik untuk membuat buku pedoman RevOps

Membangun buku pedoman RevOps bukanlah latihan satu-dan-selesai.

Jika itu akan sepadan dengan kertas yang dicetaknya (atau piksel yang ditampilkan), Anda harus membuatnya tetap relevan dan membuatnya seramah mungkin.

Lakukan dengan benar dengan mengikuti praktik terbaik RevOps ini:

Tinjau & optimalkan buku pedoman RevOps Anda secara teratur

Tugas, strategi, dan alur kerja baru secara alami akan muncul seiring waktu saat fungsi RevOps Anda mengumpulkan data dan mengidentifikasi cara untuk mengoptimalkan strategi terkait pendapatan Anda.

Semua detail ekstra itu perlu ditambahkan ke buku pedoman RevOps Anda.

Karena itu, Anda harus memperlakukannya sebagai dokumen hidup. Idealnya, itu akan dalam format yang mudah diedit dan dibagikan (seperti Google Doc), jadi Anda tidak memiliki banyak versi usang yang disimpan ke hard drive orang.

Tetapkan "juara buku pedoman"

Oke, jadi kami jelas bahwa buku pedoman RevOps Anda akan memerlukan TLC reguler agar tetap relevan dan bermanfaat.

Tetapi jika Anda tidak menetapkan siapa yang bertanggung jawab untuk memperbarui buku pedoman Anda, kemungkinan besar itu tidak akan selesai. Dan bahkan jika ya, itu mungkin tidak dilakukan secara konsisten (atau baik).

Untuk alasan itu, masuk akal untuk menugaskan "juara buku pedoman" dengan memperbarui buku pedoman Anda dan memastikannya dapat diakses oleh semua orang yang membutuhkannya.

Jadikan buku pedoman RevOps Anda sebagai dokumen visual

Jauh di awal artikel ini, kami membagikan halaman dari buku pedoman Alabama Crimson Tide.

Jika Anda lupa, ini dia lagi:

Akan lebih cepat dan lebih mudah untuk hanya memasukkan informasi itu sebagai daftar poin-poin.

Tetapi mengubahnya menjadi grafik membuatnya jauh lebih berdampak dan membawa makna nyata pada salinannya.

Ikuti petunjuk Alabama dengan menambahkan elemen visual ke bagian relevan dari buku pedoman RevOps Anda.

Ini akan membantu Anda mengomunikasikan konsep abstrak sambil memastikan bahwa informasi terpenting dalam buku pedoman Anda menonjol.

Bagaimana menerapkan buku pedoman RevOps Anda

Membuat buku pedoman RevOps tidak akan terjadi dalam semalam.

Setelah menghabiskan banyak waktu untuk itu, hal terakhir yang Anda inginkan adalah buku pedoman Anda jatuh.

Tingkatkan peluang Anda untuk sukses dengan mengatasi tantangan umum ini — idealnya sebelum menerapkan pedoman Anda:

• Apakah tim kepemimpinan Anda sudah siap? Kepala penjualan, pemasaran, dan kesuksesan pelanggan Anda akan memainkan peran kunci dalam penerapan dan penerapan buku pedoman RevOps Anda. Setidaknya, seseorang pada setiap tim harus bertanggung jawab untuk memastikan rekan mereka memahami cara menggunakannya.
• Apakah Anda memiliki keahlian teknis untuk membuatnya bekerja? Beberapa peran dan tanggung jawab yang ditetapkan dalam buku pedoman Anda mungkin memerlukan keterampilan teknis yang spesifik. Jika Anda tidak memiliki orang dengan keterampilan itu, Anda harus menemukannya — cepat!
• Sudahkah Anda berinvestasi pada alat yang tepat? Tanpa tumpukan teknologi yang komprehensif, akan jauh lebih sulit untuk menumbuhkan aliran pendapatan Anda. Dari CRM yang kuat hingga otomatisasi pemasaran yang efektif, alat-alat ini sangat penting untuk mencapai sasaran pendapatan Anda.

Dukung tujuan RevOps Anda dengan Encharge

Berbicara tentang otomatisasi pemasaran membawa kita dengan baik ke Encharge.

Platform kami menggabungkan titik-titik antara tumpukan penjualan dan pemasaran Anda tanpa memerlukan pengembang Anda.

Itu berarti tidak ada lagi tim yang diam yang berjuang untuk memahami data yang terputus.

Kami membantu Anda menyederhanakan proses dan membuat kampanye otomatis yang mengonversi, mengaktifkan, dan mempertahankan pelanggan.
Cari tahu sendiri dengan mendaftar untuk uji coba gratis 14 hari.