Scrum dan Kanban: dua metodologi Agile yang kuat dijelaskan

Jadi Anda akan mengelola proyek yang kompleks? Ada banyak pekerjaan yang harus diselesaikan, tapi jangan panik! Sebagai manajer proyek, Anda akan bertanggung jawab untuk merencanakan, memantau, mengelola anggaran, melaksanakan, memverifikasi kualitas, dan merilis proyek akhir tepat waktu. Untungnya, ada banyak metodologi manajemen proyek yang dapat membuat Anda (dan tim Anda juga) bekerja lebih mudah dan jauh lebih efisien!

Dalam artikel ini, saya ingin berkonsentrasi pada dua metodologi Agile yang paling populer – Scrum dan Kanban – yang telah menggemparkan dunia pengembangan perangkat lunak dalam beberapa tahun terakhir. Saat ini, Anda hampir tidak akan menemukan rumah perangkat lunak yang tidak mengadopsi kedua kerangka kerja ini untuk manajemen proyek. Apa yang mereka semua tentang? Baca terus dan pelajari semua yang perlu Anda ketahui tentang Scrum dan Kanban!

Apa sebenarnya metodologi Agile dalam manajemen proyek?

Saat ini perusahaan tidak lagi mengerjakan satu proyek tanpa mengujinya di semua tahap proses pengembangan. Itu tidak membuahkan hasil! Kenapa tidak?

Bayangkan saja: seluruh tim Anda bekerja selama beberapa bulan, katakanlah, mengembangkan aplikasi seluler, yang hanya Anda uji dan evaluasi di bagian paling akhir setelah seluruh pekerjaan pengembang, perancang, dan copywriter backend dan frontend Anda selesai. Bagaimana jika kemudian Anda menyadari bahwa produk Anda tidak lagi merespons kebutuhan pasar dan kebutuhan pengguna? Anda kemudian perlu memperkenalkan iterasi berikutnya dari keseluruhan proyek, yang menghabiskan banyak waktu, uang, dan energi.

Metodologi tangkas dengan demikian merupakan solusi hebat yang secara signifikan meningkatkan alur kerja dan implementasi perubahan yang mudah di setiap tahap. Prinsip utama di balik Agile adalah memecah satu proyek "besar" dan kompleks menjadi beberapa item (atau fitur) yang lebih kecil dan melepaskannya satu demi satu. Di sini, pengembangan dan pengujian adalah dua aktivitas yang bersamaan, membuatnya lebih mudah untuk terus memvalidasi proyek dan memperkenalkan semua peningkatan yang diperlukan.

Yang menarik adalah bahwa meskipun selama bertahun-tahun Agile berlaku di perusahaan IT dan pengembangan perangkat lunak, metodologi ini ternyata sangat efektif sehingga saat ini digunakan di banyak bidang lain seperti pemasaran, penjualan, SDM, atau operasi. Menurut State of Agile Report yang disiapkan oleh Verison One, pada tahun 2020 95% perusahaan teknologi dan software house mempraktekkan berbagai metode Agile.

Kerangka kerja scrum: mengapa begitu mengagumkan?

Banyak orang cenderung mencampuradukkan dua konsep yang, meskipun tampaknya sangat mirip, tidak identik – ini adalah Agile dan Scrum. Singkatnya, Agile adalah istilah umum yang menunjukkan semua metode dan pendekatan yang ditentukan dalam Agile Manifesto , sedangkan Scrum sebenarnya adalah salah satu metode tersebut. Ini sesederhana itu!

Apa itu Scrum dan kapan bisa digunakan?

Scrum adalah kerangka kerja manajemen proyek, diterapkan terutama untuk membangun produk yang kompleks di mana proses pengembangan memakan waktu setidaknya beberapa bulan. Itu bergantung, di atas segalanya, pada transparansi, komunikasi berkelanjutan antara semua anggota tim dan tanggung jawab kolektif. Strategi ini memfasilitasi penyampaian versi final proyek yang memenuhi kebutuhan audiens target dan menanggapi permintaan pasar saat ini.

Meskipun Scrum telah menjadi framework terkemuka terutama dalam beberapa tahun terakhir, sebenarnya bukan hal baru. Mari kita kembali ke tahun 1986 ketika Harvard Business Review menerbitkan artikel The New Product Development Game . Di sana, penulis menggambarkan pendekatan manajemen yang digunakan oleh perusahaan seperti Honda atau Canon yang membawa kesuksesan mereka. Kemudian, pada tahun 1993, konsep ini menginspirasi Jeff Sutherland dan tim Easel Corporation untuk membuat proses berbasis tim yang disebut Scrum.

Peran & tanggung jawab dalam Tim Scrum

Dalam tim Scrum, semua peran didefinisikan dengan jelas sejak awal dan biasanya tidak berubah di seluruh proyek. Sebagai aturan, kerangka kerja ini memiliki 3 peran mendasar: Pemilik Produk, Scrum Master dan Tim Pengembang.

Scrum Master

Scrum Master adalah sejenis pemimpin tim (tetapi tidak sepenuhnya) yang memastikan bahwa semuanya dilakukan dengan cara yang benar dan proses pengembangan berjalan dengan lancar. Tanggung jawab utama seorang Scrum Master adalah:

• melatih anggota tim sehingga semua orang bekerja lebih efisien untuk menghadirkan fitur baru produk digital
• merencanakan semua tugas untuk sprint berikutnya (di bawah, saya akan memberi tahu Anda lebih banyak tentang sprint di Scrum) dan memelihara backlog produk
• mendidik pemangku kepentingan dan semua anggota tim tentang pentingnya prinsip-prinsip Scrum untuk manajemen proyek
• mengevaluasi apakah semua tugas dilaksanakan sesuai rencana
• berusaha menghilangkan semua rintangan yang menghalangi realisasi tugas dalam sprint yang diberikan.

Sangatlah penting bahwa Scrum Master selalu bekerja sama dengan Pemilik Produk . Bersama-sama mereka merencanakan sprint berikutnya, mengevaluasi kualitas tugas yang diselesaikan, menetapkan arah untuk tim dan menentukan apakah proyek memerlukan perubahan. Sederhananya, Scrum Master melakukan yang terbaik untuk membantu Tim Pengembang menjadi sukses dan memberikan semua fitur tepat waktu.

Pemilik produk

Seorang Pemilik Produk bertanggung jawab untuk memberikan versi final dari produk yang dapat menghasilkan keuntungan bisnis yang sebenarnya. Oleh karena itu, di seluruh tim Scrum, Pemilik Produklah yang menentukan prioritas dan memiliki peran paling menentukan . Yang penting di sini adalah product backlog dikelola oleh Product Owner, yang menentukan fitur produk mana yang harus dikembangkan sebagai prioritas, karena memiliki nilai bisnis terbesar.

Ini adalah tanggung jawab utama seorang Pemilik Produk:

• mengelola backlog produk
• menghubungi pemangku kepentingan
• menentukan tujuan utama dari setiap sprint
• merencanakan rilis fitur baru
• mengevaluasi pekerjaan Tim Pengembang dan membatalkan sprint jika diperlukan

Tim pengembangan

Tanpa Tim Pengembang, Scrum tidak akan mungkin karena mereka melakukan pekerjaan yang sebenarnya dan menyelesaikan semua tugas yang dijadwalkan untuk sprint tertentu.

Biasanya, Tim Pengembang terdiri dari orang-orang dengan keahlian di bidang tertentu , seperti iOS, pembelajaran mesin, pengembangan backend atau frontend. Mereka semua bergabung untuk menghadirkan fitur produk digital berkualitas tinggi. Anda harus ingat, bagaimanapun, bahwa meskipun istilah "tim pengembangan" biasanya mengacu pada insinyur, ini tidak selalu akurat. Pemasar, desainer, analis, penguji, copywriter, atau spesialis penjualan juga dapat memberikan nilai dan menjadi bagian dari tim Scrum.

Salah satu hal yang perlu diperhatikan dalam membangun Tim Pengembang adalah jumlah anggotanya. Bahkan di sini Scrum menetapkan beberapa aturan dasar! Dikatakan bahwa tim tersebut harus terdiri dari 3 sampai 9 orang dan mereka harus memiliki keterampilan yang dibutuhkan untuk memberikan semua fitur. Tentu saja, itu semua tergantung pada kompleksitas proyek dan kebutuhan klien; terkadang 4 atau 5 developer sudah cukup untuk membangun produk digital.

Tapi apa sebenarnya peran Development Team di Scrum? Pada dasarnya, seharusnya:

• membangun semua fitur produk sesuai dengan instruksi Pemilik Produk
• tentukan berapa banyak item yang harus dibangun dalam sprint yang diberikan
• mengelola beban kerja secara efisien sehingga semua tugas selesai pada akhir sprint
• membuat semua keputusan yang relevan bersama-sama
• memiliki sikap 'kita' – tim membuat semua keputusan, memecahkan masalah bersama dan setiap orang merasa bertanggung jawab atas rekan kerja lainnya

Proses pengembangan scrum secara singkat

Anda sudah mengetahui apa itu Scrum dan siapa yang membentuk tim Scrum, jadi sekarang saatnya untuk memahami seperti apa proses pengembangan dalam metodologi ini dan bagaimana melakukannya dengan benar.

Dalam proses Scrum, setiap langkah diperhitungkan dan memberikan nilai nyata bagi tim Anda. Berikut adalah tahapan utama yang tidak boleh Anda lewati:

1. Product Backlog : Daftar semua item yang perlu dibangun dalam sprint berikut. Ini dikelola oleh Pemilik Produk bersama dengan Scrum Master yang tahu persis kapan setiap fitur atau item harus dirilis.
2. Pertemuan Perencanaan Sprint : Tujuan utama pertemuan ini adalah untuk menentukan apa yang akan dilakukan oleh setiap anggota Tim Pengembang di sprint berikutnya. Itu selalu diatur sebelum sprint dimulai sehingga semua orang dapat menilai apakah mereka dapat menyelesaikan semua tugas sebelum batas waktu. Pastikan bahwa setiap anggota tim sepenuhnya memahami tujuan utama sprint.
3. Sprint Backlog : Ini adalah tugas-tugas yang dipilih yang diambil dari Product Backlog yang telah dipilih tim untuk dilakukan dalam Sprint tertentu.
4. Sprint : Di sinilah semua keajaiban terjadi. Sprint adalah waktu yang singkat, yang biasanya memakan waktu 1-4 minggu ketika Tim Pengembang bekerja untuk menyelesaikan semua tugas yang diberikan selama Pertemuan Perencanaan Musim Semi.
5. Daily Scrum (juga disebut Standup): Pertemuan ekstra singkat diadakan setiap hari pada waktu yang sama, di mana setiap orang melaporkan kemajuan pekerjaan mereka dalam 1-2 kalimat: mereka berbicara tentang apa yang telah selesai, dan apa yang masih perlu dilakukan.
6. Sprint Review : Ketika sprint selesai, setiap orang memiliki kesempatan untuk mempresentasikan apa yang telah mereka selesaikan kepada rekan satu tim lain dan bahkan stakeholder, yang cukup sering menghadiri Sprint Review.
7. Sprint Retrospective : Sekarang saatnya pertemuan terakhir yang mengakhiri seluruh siklus Sprint. Jika ada anggota tim yang memiliki beberapa saran atau ide tentang apa yang dapat ditingkatkan untuk sprint berikutnya, mereka dapat melakukannya selama pertemuan Sprint Retrospective.

Untuk proses Scrum, penting untuk memastikan bahwa setiap siklus Scrum memiliki struktur yang sama : dimulai dengan Rapat Perencanaan Sprint, kemudian semua orang mulai bekerja dan menyelesaikan tugas yang ditetapkan untuk sprint, dan pada akhirnya setiap anggota tim menunjukkan apa yang telah mereka capai.

Ada satu hal lagi yang saya ingin Anda ingat: Scrum memiliki filosofi perubahan yang sangat ketat. Apa artinya ini dalam praktik? Anggota tim scrum tidak boleh mengubah tugas atau tujuan utama selama sprint. Jika mereka gagal memberikan hasil yang direncanakan, itu harus menjadi pelajaran bagi masa depan untuk memperkirakan lebih baik waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan item.

Beberapa kata tentang Kanban

Sekarang setelah Anda mempelajari apa itu Scrum dan bagaimana membangun produk digital dengannya, saatnya untuk lebih fokus pada metodologi Agile kedua. Saya yakin Anda sudah akrab dengannya – bahkan jika Anda belum menyadarinya!

Apa itu Kanban dan kapan bisa diterapkan?

Istilah Kanban berasal dari bahasa Jepang dan secara sederhana dapat diterjemahkan sebagai "sinyal visual". Itu pada dasarnya apa metodologi ini adalah semua tentang. Di Kanban, setiap elemen memiliki representasi visualnya – sebuah kartu yang diletakkan anggota tim di papan tulis dan mengubah statusnya (seperti 'melakukan', 'melakukan' atau 'selesai').

Pendekatan ini dapat dengan mudah diterapkan oleh industri mana pun tetapi paling sering dipilih oleh tim pengembangan perangkat lunak yang terlibat dalam proyek yang kompleks dan memakan waktu. Dan untuk alasan yang baik – Kanban memfasilitasi komunikasi waktu nyata dan membuat pekerjaan semua rekan tim sepenuhnya transparan.

Menariknya, Kanban sebenarnya merupakan metodologi yang jauh lebih tua daripada Scrum. Awal mulanya dimulai pada tahun 1940-an ketika Toyota memperkenalkan sistem kartu terpisah yang ditempatkan di papan tulis di pabriknya sehingga pekerja dapat beralih kapan saja. Akibatnya, strategi ini membuat pekerjaan mereka lebih lancar dan mempercepat komunikasi antar tim.

Siapa yang ada di tim Kanban?

Saat membahas Scrum, saya menjelaskan peran, tanggung jawab, dan kompetensi yang tepat dari setiap anggota tim (Scrum Master, Pemilik Produk, dan pengembang). Di sini, semuanya jauh berbeda. Kanban tidak mendefinisikan siapa yang memiliki lebih banyak kekuatan atau tanggung jawab, karena hampir semua anggota tim adalah sama dan mereka menggabungkan kekuatan dan keahlian secara kolektif.

Selain itu, Kanban tidak menentukan berapa banyak orang yang dapat bekerja sama dalam suatu proyek, sehingga struktur tim apa pun dapat diterima. Namun, jika Anda ingin meningkatkan alur kerja, Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk membangun tim pengembangan silang. Berkat solusi ini, anggota tim dengan berbagai bidang keahlian dapat berbagi pengetahuan dan memberikan umpan balik di setiap tahap pengembangan produk. Dengan cara ini, tidak perlu berkonsultasi dengan tim lain sama sekali!

Apa itu papan Kanban dan bagaimana cara membuatnya?

Papan Kanban adalah jantung dan jiwa dari metodologi ini. Ini adalah alat manajemen proyek yang dibuat untuk memvisualisasikan kemajuan setiap tugas secara real time. Jika Anda bertanya-tanya apakah rekan tim Anda sudah mulai mengerjakan fitur penting, atau mungkin mereka sudah menyelesaikannya, cukup periksa papannya dan sekarang Anda tahu!

Contoh ini menunjukkan dengan tepat apa itu Kanban dan bagaimana visualisasinya bekerja:

Jadi konsep umum di balik papan Kanban cukup sederhana: Anda memiliki beberapa kolom berlabel dan di masing-masing kolom tersebut Anda menempatkan kartu visual. Ini bisa berupa perekat atau tiket. Pada masing-masing kartu ini, Anda menuliskan nama proyek yang sedang Anda kerjakan atau item pekerjaan tertentu yang sedang Anda bangun. Kemudian yang perlu Anda lakukan adalah mengalokasikan kartu tertentu ke kolom tertentu sehingga anggota tim Anda yang lain diperbarui dan tahu persis apa yang sedang Anda kerjakan sekarang.

Contoh yang dapat Anda lihat di atas menunjukkan kategori kolom tipikal, yaitu:

• 'melakukan'
• 'sedang berlangsung'
• 'pengujian'
• 'selesai'

Namun, perhatikan bahwa Anda dapat menjelaskan alur kerja Anda secara lebih luas dan menambahkan kolom tambahan – pilihannya akan bergantung pada proyek yang Anda kelola.

Jika Anda ingin tim Anda berhasil, ada satu hal lagi yang perlu Anda perhatikan – Anda harus menentukan batasan untuk item yang dapat dikerjakan tim Anda pada saat yang bersamaan. Inilah sebabnya mengapa Kanban juga merekomendasikan pengaturan Work In Progress (WIT) Limits . Bagaimana mempraktekkannya? Anda perlu menentukan berapa banyak kartu yang dapat disimpan dalam satu kolom (mis. 'Sedang berlangsung') pada saat yang bersamaan. Jika tim Anda mencapai batas ini, mereka tidak dapat menambahkan lebih banyak kartu. Menetapkan batas-batas ini selalu merupakan solusi yang bagus untuk mengatasi beban kerja yang berlebihan.

Scrum vs. Kanban: framework mana yang memenangkan pertarungan ini?

Nah, jawaban dari pertanyaan tersebut sebenarnya tidak sesederhana itu. Kedua strategi Agile ini memiliki beberapa prinsip yang sama tetapi praktik yang mereka terapkan adalah dua hal yang sama sekali berbeda. Sementara Kanban lebih lancar dan mendukung perubahan terus-menerus dan umpan balik reguler, Scrum jauh lebih ketat dan terorganisir.

Siap untuk proyek perangkat lunak Anda berikutnya?

Mari bekerja bersama

Berikut adalah perbedaan utama antara kedua kerangka kerja manajemen proyek ini:

Jadi, kerangka kerja Agile mana yang akan Anda pilih untuk mengelola proyek Anda? Atau apakah Anda ingin para ahli melakukannya untuk Anda? Jangan ragu untuk menghubungi kami – dengan memperkenalkan berbagai metodologi Agile, kami telah mengirimkan lebih dari 150 produk sukses siap pakai!