7 Cara Perusahaan Field Service Mempersiapkan Musim Sibuk

Setiap orang yang bekerja tahu dan menghormati musim sibuk mereka. Apakah Anda berlari keras di musim semi, terburu-buru sepanjang musim gugur, mengalami kekacauan 24 jam selama tiga minggu, atau mengikuti kegilaan yang ditetapkan oleh kuartal fiskal, Anda tahu ini: musim sibuk dapat membuat atau menghancurkan kesuksesan bisnis. Kami telah mengumpulkan tujuh tips yang akan membantu tim Anda dalam kondisi bertarung, dan rekening bank Anda siap untuk keuntungan. Kenakan pelatih Anda: saatnya bisnis.

Pertama, Identifikasi Musim Lambat Anda

Mungkin Anda tidak memiliki musim "lambat" tradisional. Layanan pipa dan listrik kurang musiman daripada, katakanlah, lansekap atau bahkan pembuangan sampah. Tetapi Anda hampir pasti memiliki beberapa minggu di mana Anda melihat penurunan angka penjualan Anda. Mungkin sekitar liburan, mungkin di puncak musim panas. Kuncinya di sini adalah untuk melihat saat-saat itu sebagai kesempatan untuk beberapa pekerjaan administratif.

Buat Jadwal

Tidak peduli berapa banyak musim sibuk yang telah Anda taklukkan, mereka masih bisa menyelinap pada Anda. Tapi tidak tahun ini. Karena Anda akan menjalankan perangkat lunak penjadwalan pekerjaan Anda dan merencanakan musim sibuk Anda setiap saat. Dalam skenario kasus terbaik, Anda mengoptimalkan penjadwalan Anda segera setelah musim sibuk terakhir Anda telah berakhir.

Ini memberi Anda peluang besar untuk memikirkan penyesuaian yang telah Anda pikirkan untuk dilakukan pada proses Anda, dan buat perubahan pada jadwal Anda yang mengakomodasi perubahan tersebut. Bahkan jika Anda belum dapat menghubungkan orang-orang tertentu dengan jam-jam yang telah Anda rencanakan, memiliki kerangka kerja berdasarkan jumlah karyawan yang ada atau yang diharapkan akan membuat Anda lebih mampu merespons kenaikan dalam bisnis ketika itu pasti datang.

Dapatkan semuanya dalam perangkat lunak penjadwalan layanan lapangan Anda, dan dari catatan dan pemikiran Anda.

Tahun ini, fokuslah pada tujuan yang ingin Anda capai setiap bulan dan bayangkan jadwal yang perlu Anda buat untuk membantu Anda mewujudkannya. Anda akan terkejut melihat seberapa jauh sedikit waktu, dengan perencanaan, dapat berjalan.

Pesan Sendiri Hari Admin (Sebenarnya, Pesan Beberapa)

Mengidentifikasi periode lambat Anda hanyalah langkah pertama menuju perencanaan serangkaian “Hari Admin.” Hari-hari ini dapat terdiri dari Anda di kantor yang terkunci dengan laptop Anda, atau mungkin di luar lokasi dengan beberapa orang dari tim Anda. Gagasan di balik memiliki beberapa hari admin ini adalah memberi diri Anda cukup waktu fokus untuk menyelesaikan perencanaan sehingga Anda dapat beralih ke perubahan penting, yang pada akhirnya akan membantu mengembangkan bisnis Anda. Apakah Anda perlu melakukan perekrutan? Dapatkah Anda meningkatkan rencana pelatihan Anda untuk karyawan baru. Apakah ada kebijakan baru yang ingin Anda perkenalkan sekarang karena bisnis Anda telah mencapai "tingkat selanjutnya?"

Pertimbangkan untuk membagi hari-hari admin Anda menjadi tiga tumpukan rapi:

1. Tangani semua tugas kecil terlebih dahulu. Itu tidak berarti Anda menyelesaikan semuanya dalam sehari. Ini berarti bahwa Anda menetapkan garis waktu untuk penyelesaian, dan mencoret kemenangan tercepat dari daftar tugas Anda terlebih dahulu sehingga Anda dapat bersiap untuk musim sibuk. Mungkin itu menulis atau memasang iklan pekerjaan. Atau menjadwalkan pengecatan ulang truk Anda. Jika memungkinkan, delegasikan tugas admin ke tim Anda. Sebagai bos, lebih efektif bagi Anda untuk memiliki daftar "berhenti melakukan", daripada daftar "yang harus dilakukan". Semakin sedikit kesibukan di piring Anda, semakin banyak waktu yang Anda miliki untuk mengerjakan bisnis Anda daripada di dalamnya.
2. Setelah hal-hal admin yang mendesak diselesaikan, buatlah daftar hal-hal yang Anda tahu akan membuat hidup Anda lebih mudah saat Anda berbaris menuju musim sibuk. Apakah staf Anda perlu melakukan sertifikasi ulang untuk sesuatu? Apakah Anda memerlukan lebih banyak kartu nama atau materi promo?
3. Tetapkan tugas-tugas penting kepada anggota tim Anda, dan pesan satu hari lagi untuk mendiskusikan semua yang sedang dilakukan, dan apa pun yang akan dilakukan. Memiliki buy-in dan momentum kolektif dengan tim Anda akan membuat musim sibuk yang lebih lancar dan lebih sukses.

Memiliki rencana itu berharga: itu menciptakan pijakan yang membantu Anda menindaklanjutinya.

Integrasikan Perangkat Lunak Penjadwalan Pekerjaan Anda dengan Situs Web Anda

Mungkin Anda bosan mendengar tentang cara memperbaiki situs web Anda. Yah, kita hidup di era internet, dan sudut web Anda harus dijaga dengan baik. Menawarkan pelanggan Anda cara untuk memesan secara online adalah penghemat waktu yang hebat bagi mereka: ini memudahkan mereka untuk memeriksa kalender dan layanan buku mereka sendiri. Untuk bagian Anda, ini memberi Anda pandangan terpusat tentang berapa banyak volume kerja dan berapa banyak anggota tim yang Anda perlukan untuk memberikan layanan hebat kepada klien Anda.

Seperti yang Anda ketahui, biaya tenaga kerja adalah pengeluaran terbesar dari setiap bisnis jasa. Memperketat sistem penjadwalan membantu Anda mengendalikan biaya tenaga kerja, sambil tetap mempertahankan tingkat layanan yang luar biasa.

Periksa Kredensial Pelatihan Anda

Beberapa sertifikasi pelatihan memiliki tanggal kedaluwarsa, dan terkadang Anda memiliki karyawan yang layak dan siap untuk mempelajari keterampilan baru. Musim sepi Anda adalah waktu yang tepat untuk membuat semua orang bangkit kembali, terlatih, dan siap untuk merobek ketika jadwal padat.

Sesi pelatihan sangat bagus untuk produktivitas bisnis Anda. Mereka juga menciptakan peluang bagi anggota baru tim Anda untuk naik level, dan untuk beberapa ikatan tim terjadi. Itu adalah kemenangan bagi karyawan yang ingin meningkatkan keahlian mereka dan menjadi pekerja yang lebih berharga, dan untuk bisnis Anda yang akan mendapat untung dari upaya mereka di masa mendatang.

Siapkan Teman, Keluarga, dan Kalender Sosial Anda Juga

Apakah Anda karena untuk liburan? Keluarga Anda mungkin berpikir demikian. Anda akan jauh lebih santai (dan mendapat lebih banyak manfaat dari istirahat) jika Anda meluangkan waktu selama minggu-minggu paling lambat dalam setahun, daripada ingin berada di dua tempat sekaligus di musim puncak.

Habiskan waktu berkualitas bersama teman dan keluarga Anda selagi itu paling mudah, dan ciptakan kenangan yang akan bertahan selama minggu-minggu puncak menghasilkan uang dalam setahun. Ketenangan pikiran Anda (dan keluarga Anda) akan berterima kasih.

Untuk karyawan juga, jelaskan kepada mereka bahwa musim sibuk berarti waktu liburan sangat mahal. Menetapkan harapan tidak menghilangkan kekecewaan, tetapi pasti membantu mengelolanya. Sebagian besar staf akan dengan senang hati membantu Anda menghancurkannya selama masa sibuk, dan bersedia untuk beristirahat selama waktu sibuk bisnis Anda.

Saat Perencanaan Terbayar

Kombinasi dari pendekatan-pendekatan ini tidak hanya menghasilkan musim ramai yang lebih jelas dan lebih ramping untuk bisnis Anda — pekerjaan organisasi selalu juga merupakan pekerjaan yang diprioritaskan.

Dengan mengatur keuangan, kebutuhan karyawan, dan penjadwalan Anda sebelum Anda mengaturnya di kalender pemesanan yang padat, Anda sedang membangun bisnis yang lebih baik.