7 Möglichkeiten, wie sich Außendienstunternehmen auf die Hauptsaison vorbereiten

Jeder Berufstätige kennt und respektiert seine Hochsaison. Egal, ob Sie im Frühling hart laufen, den ganzen Herbst über hektisch sind, ein dreiwöchiges Fenster mit 24-Stunden-Chaos haben oder dem Wahnsinn folgen, der von den Geschäftsquartalen ausgeht, Sie wissen das: Die geschäftige Jahreszeit kann den Erfolg eines Unternehmens bestimmen oder beeinträchtigen. Wir haben sieben Tipps zusammengestellt, die Ihnen dabei helfen werden, Ihr Team in Kampfform zu bringen und Ihre Bankkonten gewinnbereit zu machen. Ziehen Sie Ihre Turnschuhe an: Es ist Business-Time.

Identifizieren Sie zuerst Ihre Slow Season

Vielleicht haben Sie keine traditionelle „langsame“ Saison. Klempner- und Elektrikerdienste sind weniger saisonabhängig als beispielsweise die Landschaftsgestaltung oder sogar die Müllbeseitigung. Aber Sie haben mit ziemlicher Sicherheit ein paar Wochen, in denen Sie einen Rückgang Ihrer Verkaufszahlen bemerken. Vielleicht ist es um die Feiertage herum, vielleicht ist es im Hochsommer. Der Schlüssel hier ist, diese Zeiten als Gelegenheit für etwas Verwaltungsarbeit zu sehen.

Erstellen Sie einen Zeitplan

Egal wie viele geschäftige Jahreszeiten Sie erobert haben, sie können sich immer noch an Sie heranschleichen. Aber nicht dieses Jahr. Weil Sie Ihre Auftragsplanungssoftware hochfahren und Ihre Hauptsaison auf die Stunde genau planen werden. Im besten Fall optimieren Sie Ihre Terminplanung, sobald Ihre letzte Hochsaison zu Ende ist.

Dies gibt Ihnen eine großartige Gelegenheit, über die Optimierungen nachzudenken, die Sie an Ihren Prozessen vornehmen möchten, und Änderungen an Ihrem Zeitplan vorzunehmen, die solchen Änderungen Rechnung tragen. Auch wenn Sie den von Ihnen geplanten Stunden noch keine bestimmten Personen zuordnen können, werden Sie mit einem Rahmen, der auf Ihrer vorhandenen oder erwarteten Mitarbeiterzahl basiert, besser in der Lage sein, auf einen unvermeidlichen Geschäftsaufschwung zu reagieren.

Holen Sie sich alles in Ihre Planungssoftware für den Außendienst und aus Ihren Notizen und Gedanken heraus.

Konzentrieren Sie sich dieses Jahr auf die Ziele, die Sie jeden Monat erreichen möchten, und stellen Sie sich den Zeitplan vor, den Sie erstellen müssen, um dies zu erreichen. Sie werden erstaunt sein, wie weit ein wenig Zeit mit Planung gehen kann.

Buchen Sie sich einen Admin-Tag (eigentlich buchen Sie ein paar)

Das Erkennen Ihrer langsamen Perioden ist nur der erste Schritt zur Planung einer Reihe von „Admin Days“. Diese Tage können aus Ihnen in einem abgeschlossenen Büro mit Ihrem Laptop oder vielleicht auswärts mit ein paar Leuten aus Ihrem Team bestehen. Die Idee hinter einigen dieser Admin-Tage ist es, sich genügend konzentrierte Zeit zu nehmen, um die Planung auf den Punkt zu bringen, damit Sie sich auf die wichtigen Änderungen konzentrieren können, die letztendlich zum Wachstum Ihres Unternehmens beitragen werden. Müssen Sie einstellen? Können Sie Ihre Trainingspläne für neue Mitarbeiter verbessern? Gibt es neue Richtlinien, die Sie jetzt einführen möchten, da Ihr Unternehmen diese „nächste Stufe“ erreicht hat?

Erwägen Sie, Ihre Verwaltungstage in drei ordentliche Stapel aufzuteilen:

1. Erledige zuerst alle kleinen Aufgaben. Das bedeutet nicht, dass Sie alles an einem Tag erledigen. Das bedeutet, dass Sie Zeitpläne für die Fertigstellung festlegen und die schnellsten Erfolge zuerst von Ihrer To-Do-Liste streichen, damit Sie sich auf die geschäftige Saison vorbereiten können. Vielleicht ist es das Schreiben oder Veröffentlichen einer Stellenanzeige. Oder planen Sie die Neulackierung Ihrer LKWs. Delegieren Sie nach Möglichkeit Verwaltungsaufgaben an Ihr Team. Als Chef ist es für Sie effektiver, eine „Stop Do“-Liste zu haben als eine „To Do“-Liste. Je weniger geschäftige Arbeit auf Ihrem Teller ist, desto mehr Zeit haben Sie, um an Ihrem Geschäft zu arbeiten, anstatt darin.
2. Sobald die dringenden administrativen Dinge erledigt sind, erstellen Sie eine Liste mit Dingen, von denen Sie wissen, dass sie Ihnen das Leben erleichtern werden, wenn Sie in die geschäftige Saison marschieren. Müssen sich Ihre Mitarbeiter für irgendetwas neu zertifizieren lassen? Benötigen Sie weitere Visitenkarten oder Werbematerialien?
3. Weisen Sie Mitgliedern Ihres Teams die wichtigen Aufgaben zu und buchen Sie einen weiteren Tag, um alles zu besprechen, was getan wird, und alles, was sich dabei ergibt. Ein Buy-in und kollektives Momentum mit Ihrem Team sorgen für eine viel reibungslosere und erfolgreichere arbeitsreiche Saison.

Einen Plan zu haben ist wertvoll: Er schafft einen Halt, der Ihnen hilft, ihn durchzuziehen.

Integrieren Sie Ihre Jobplanungssoftware in Ihre Website

Vielleicht sind Sie es leid zu hören, wie Sie Ihre Website verbessern können. Nun, wir leben im Zeitalter des Internets und Ihre Ecke des Internets muss in Ordnung gehalten werden. Indem Sie Ihren Kunden die Möglichkeit bieten, online zu buchen, sparen sie viel Zeit: Es macht es ihnen einfach, mit ihrem eigenen Kalender zu vergleichen und Dienste zu buchen. Ihrerseits erhalten Sie einen zentralen Überblick darüber, wie viele Arbeitsvolumina und wie viele Teammitglieder Sie benötigen, um Ihren Kunden einen hervorragenden Service zu bieten.

Wie Sie wissen, sind die Arbeitskosten die größten Ausgaben eines jeden Dienstleistungsunternehmens. Die Straffung Ihres Planungssystems hilft Ihnen, Ihre Arbeitskosten unter Kontrolle zu halten und gleichzeitig ein hervorragendes Serviceniveau aufrechtzuerhalten.

Überprüfen Sie Ihre Schulungsnachweise

Einige Schulungszertifizierungen haben ein Ablaufdatum, und manchmal haben Sie verdiente Mitarbeiter, die bereit sind, eine neue Fähigkeit zu erlernen. Ihre Nebensaison ist eine großartige Zeit, um alle aufzurüsten, zu trainieren und bereit zu sein, wenn die Zeitpläne voll sind.

Schulungen sind großartig für die Produktivität Ihres Unternehmens. Sie schaffen auch Gelegenheiten für neue Mitglieder Ihres Teams, aufzusteigen, und für eine gewisse Teambindung. Das ist ein Gewinn für Mitarbeiter, die ihre Fähigkeiten verbessern und wertvollere Mitarbeiter werden möchten, und für Ihr Unternehmen, das später von ihren Bemühungen profitieren wird.

Bereiten Sie auch Ihre Freunde, Familie und Ihren sozialen Kalender vor

Steht Ihnen ein Urlaub bevor? Ihre Familie könnte denken, dass Sie es sind. Sie werden viel entspannter sein (und mehr von der Pause profitieren), wenn Sie sich in Ihren langsamsten Wochen des Jahres etwas Zeit nehmen, anstatt in der Hochsaison an zwei Orten gleichzeitig sein zu wollen.

Verbringen Sie etwas Zeit mit Ihren Freunden und Ihrer Familie, während es am einfachsten ist, und schaffen Sie Erinnerungen, die in den Wochen des Jahres mit dem höchsten Geldverdienen anhalten werden. Ihr Seelenfrieden (und Ihre Familie) werden es Ihnen danken.

Erklären Sie auch den Mitarbeitern, dass die Hauptsaison bedeutet, dass Urlaubszeit kostbar ist. Das Setzen von Erwartungen beseitigt Enttäuschungen nicht, aber es hilft definitiv, damit umzugehen. Die meisten Mitarbeiter werden Ihnen gerne helfen, während der Stoßzeiten zu arbeiten, und bereit sein, ihre Pausen während der Nebenzeiten Ihres Unternehmens einzulegen.

Wenn sich Planung auszahlt

Die Kombination dieser Ansätze führt nicht nur zu einer klareren, schlankeren Hochsaison für Ihr Unternehmen – Organisationsarbeit ist immer auch Priorisierungsarbeit.

Indem Sie Ihr Finanzhaus, Ihre Mitarbeiterbedürfnisse und Ihre Terminplanung in Ordnung bringen, bevor Sie sie auf einen vollen Buchungskalender loslassen, bauen Sie ein besseres Geschäft auf.