5 consejos para gestionar eficazmente la comunicación internacional

Cada vez más empresas, especialmente en Europa, optan por estructuras organizativas transversales que les permitan realizar negocios a nivel mundial. La comunicación internacional es vital por la necesidad de seguir estrategias paralelas, transmitiendo los mismos mensajes y construyendo una marca homogénea en muchos mercados diferentes.

Cuando gestionamos una estrategia de comunicación global y tratamos de mantener una línea de actuación común, el proceso se vuelve más complejo con la participación de diferentes actores (agencias de comunicación externas, responsables de área local, etc.) Los calendarios de relaciones públicas no son los mismos que todos los las acciones son “locales”, lo que muchas veces implica lanzamientos de productos separados, eventos nacionales y diferentes resultados en informes de datos que son específicos del mercado.

Es por eso que hoy quiero hablar de 5 consejos que me han ayudado a administrar nuestro PR internacional.

Siga un plan de 3 fases: global – local – global

El primer paso y el que requiere más tiempo antes de comenzar nuestra actividad de comunicación internacional es centrarnos en planificar nuestro plan de acción para el año o los seis meses siguientes. Nuestro punto de partida siempre serán los objetivos de PR o comunicación que nos hayamos marcado a principios de año, tanto a nivel global como para los mercados locales. Algunos de estos KPIs pueden ser: número de apariciones o menciones online, porcentaje de impactos frente a menciones espontáneas, número de colaboraciones con influencers, crecimiento de la comunidad online…

Y ahora comenzamos con la parte global. Marque su calendario con fechas o eventos anuales para incluirlos en su calendario fijo de eventos internacionales . Compártelas con el resto de tu equipo en cada mercado para que puedan agregarlas a sus planes y posibles ideas para lanzamientos locales o comunicación.

El siguiente paso es establecer un cronograma de planificación local para los mercados con las agencias de comunicación o los responsables de cada mercado. Este probablemente será un proceso más lento, ya que cada país tiene sus propias peculiaridades, eventos clave y formatos deseados. ¿Cómo puedo organizarlo entonces? Aquí están mis recomendaciones para los diferentes elementos que componen el plan que debe establecer con su equipo.

• Recopilación de eventos a realizar a lo largo de los próximos 6 meses a un año que expondrán nuestra marca públicamente (ya sea como ponentes, desarrollo de contenidos conjuntos, stands en congresos, etc.)
• Elaboración de una lista de fechas del calendario local: momentos que pueden generar oportunidades especiales de comunicación. Todos los países tienen una serie de fechas clave que pueden ser buenas para acciones de comunicación (Día Internacional de la Mujer, elecciones generales, etc.)
• Propuestas de acciones asociadas a estos eventos, fechas u objetivos iniciales . Deja que tus agencias de comunicación utilicen su creatividad para nuevas propuestas.

Una vez que haya definido las acciones que se incluirán en sus planes finales de comunicación con los equipos y agencias locales , es hora de comenzar a coordinar, y lo que es más importante para cualquier Gerente de Comunicación: es hora de delegar . Una vez definidas las acciones, fechas, detalles, etc., deje que sus equipos locales tomen las riendas. Ahora debe comenzar a adoptar un enfoque global, rastrear el progreso y medir los resultados.

Segmenta tu base de datos de contactos según criterios geográficos y de idioma

Antes de iniciar una campaña o acción de PR en un entorno internacional, es fundamental contar con una base de datos de contactos actualizada y segmentada. Particularmente si está trabajando con un CRM o un software de administración de comunicaciones, lo cual es mejor cuando tiene muchos equipos diferentes en todo el mundo. En este caso, es fundamental aplicar filtros por ubicación geográfica e idioma, tanto para las entradas de los medios de comunicación como para tus periodistas e influencers. El contexto siempre es clave para obtener resultados precisos.

Aplicación de criterios geográficos y de idioma para las entradas de los medios de comunicación

Búsqueda de periodistas e influencers por criterios geográficos y de idioma

De esta forma, los equipos locales pueden filtrar fácilmente los contactos por mercado o país. A veces, las comunicaciones se emiten desde un país o mercado específico, como los mercados "de habla inglesa" o "hispanos". Es por ello que una base de datos correctamente segmentada permite agilizar el proceso de identificación de influencers que puedan estar interesados ​​en colaborar con algo que estemos lanzando en una determinada región.

Organiza la actividad de tu equipo de relaciones públicas en un calendario global

Al administrar un plan de comunicación internacional donde las fechas globales se superponen con las locales (acciones de relaciones públicas, entrevistas con periodistas, eventos, lanzamientos de productos, etc.), puede ser muy difícil estar al tanto de todo y realizar un seguimiento adecuado de cada acción.

Hace unos meses hablamos de cómo organizar un calendario de contenidos PR en nuestro blog. Sin embargo, además de solo programar contenido, también es necesario un calendario de gestión del equipo de comunicación para vincular todas esas acciones y permitirle buscar fechas específicas según los mercados. Esto le permitirá saber quién es responsable de ciertas acciones en un día en particular y facilita mucho su coordinación global.

Tenga un sistema de calificación estandarizado para todos sus impactos

Al administrar las actividades de comunicación entre empresas, es común presentar diferentes resultados al final de cada trimestre, seis meses o un año para mostrar el retorno de su trabajo tanto a escala global como local.

Por eso es esencial establecer KPI en todos los mercados durante la etapa de planificación y puesta en marcha. Si no lo hacemos, no podremos comparar ni medir las campañas globales ni analizar los resultados correctamente.

Al mismo tiempo, cuando se trata de calificar los impactos para cada país —desde medios de comunicación, blogs o redes sociales— es fundamental tener un criterio estándar establecido de antemano. Eso asegurará que cada gerente o agencia de relaciones públicas califique cada mención de la misma manera, utilizando criterios idénticos. Eso garantizará resultados precisos en todos sus informes.

Hoja de calificación de Launchmetrics

Cree pautas globales para explicar todo a sus equipos para estandarizar los métodos de informes. Los gerentes y agencias de relaciones públicas deben conocer el significado de cada parámetro y cómo llevar a cabo cada proceso de calificación. De la misma manera, se deben realizar reuniones semestrales para hacer check-in, refrescar viejos conceptos, aplicar nuevos criterios y asegurarse de que todos los equipos estén actualizados.

Cree informes globales e informes de campañas individuales para realizar un seguimiento de su comunicación internacional

Como mencionamos antes, es muy probable que, como director de comunicación, deba informar resultados para períodos de tiempo específicos que brinden detalles de mercados individuales y también su desempeño a nivel mundial. Esa es la única forma en que puede realizar un seguimiento de su progreso y trabajar en las áreas que necesitan mejoras.

Sin embargo, los resultados no se obtienen de inmediato en la comunicación, por lo que es mejor poner el trabajo y asegurarse de registrar todos sus impactos diariamente. Todo esto vendrá de los informes de las redes sociales. De esa manera, cuando sea el momento de presentar informes trimestrales para relaciones públicas y participación de personas influyentes, análisis de reputación y notoriedad de marca, tendrá detalles enriquecedores para compartir porque dedicó el tiempo a monitorear y recopilar cuidadosamente sus resultados.

Por último, cuando llegue el momento de compartir estos resultados con su equipo y la gerencia de la empresa, siempre es mejor presentar los impactos de los medios y blogs de una manera visualmente atractiva. También debe ser fácil de entender para los ejecutivos. Recuerde, se trata de mostrar todo su esfuerzo y trabajo duro. Me gusta usar webzines y revistas de redes sociales como herramientas para crear este efecto, ya que me permiten organizar mi trabajo y responden a cualquier dispositivo.

Ejemplo o webzine o revistas sociales

¿Y que hay de ti? ¿Tienes algún consejo para gestionar la comunicación internacional? ¡Déjame un comentario y discutamos!