6 opciones de software de contabilidad escolar que protegerán las finanzas de su escuela

Los errores contables son una seria amenaza para las escuelas en todo el país.

Considere la escuela secundaria University Laboratory High School en Urbana, Illinois. Esta escuela, por lo demás exitosa, incurrió accidentalmente en un déficit de más de un millón en 2014 porque se estaba retirando de la cuenta equivocada.

Errores como este pueden llevar a una escuela a la quiebra.

Históricamente, la mayoría de las escuelas han optado por usar software de contabilidad general. Sin embargo, este tipo de software tiene sus limitaciones y no se puede adaptar para satisfacer las necesidades de la administración escolar, como el cobro de cuotas de los estudiantes, la contabilidad de la tienda en línea y la comunicación entre maestros y padres.

Los administradores escolares deben poder realizar un seguimiento de la asignación de fondos e integrar esta información con los registros de los estudiantes. Cuando las escuelas usan múltiples sistemas de software para lograr ese objetivo, los pasos innecesarios y el error humano están casi garantizados.

Con todo esto en mente, reunimos seis opciones de software de contabilidad escolar para ayudarlo a abordar los problemas de presupuesto en su escuela. Tenemos una descripción general rápida de cada opción, incluida una lista de funciones, para ayudarlo a tomar la decisión correcta.

¡Empecemos!

Opciones de software presentadas en orden alfabético.

1. Educación activa

Rastreador de facturas (a través de Active Educate)

Active Educate ofrece un paquete completo de software de contabilidad escolar. Los padres y administradores recurren a Active Educate por su facilidad de uso.

La compañía ofrece una amplia capacitación a través de seminarios web gratuitos, archivos de ayuda y asistencia al usuario las 24 horas del día, los 7 días de la semana, todo con el objetivo de que los usuarios finales nunca se sientan perdidos mientras usan el sistema.

Desde la gestión de alquileres de equipos escolares hasta donaciones, Active Educate es una de las opciones de software de contabilidad escolar más versátiles que existen.

Características:

• cobro de cuotas estudiantiles
• Seguimiento de inventario
• Integración de escaparate en línea
• Recibo personalizable
• Seguimiento de equipos
• Módulos de recaudación de fondos y donaciones.
• Pagos con tarjeta de crédito en línea
• Informes personalizables

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2. Director

Tablero principal de HeadMaster (a través de HeadMaster)

HeadMaster es una herramienta de administración escolar enfocada en escuelas cristianas que atienden desde jardín de infantes hasta el 12.° grado. HeadMaster le permite integrar su sistema de contabilidad con su propio software de administración completo, que puede procesar una variedad de tipos de pago (incluido el móvil).

Los padres pueden usar el sistema para verificar el saldo de su matrícula, eliminando ida y vuelta innecesarias. HeadMaster también incluye funciones de nómina y contabilidad en el comedor.

Características:

• Gestión de matrículas
• Perfiles de estudiantes
• Libro mayor
• Facturación
• pagos con tarjeta de crédito
• Gestión de nóminas

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3. Escuela Praxi

Seguimiento de transacciones (a través de PraxiSchool)

PraxiSchool ofrece una gran cantidad de útiles funciones administrativas escolares, que incluyen el seguimiento de la asistencia, la gestión de la disciplina y la gestión de la cafetería. Las escuelas, tanto públicas como privadas, pueden usar PraxiSchool para organizar sus presupuestos, conciliar estados de cuenta bancarios, escribir y distribuir cheques y administrar cuentas por pagar y por cobrar.

PraxiSchool es una excelente opción para las escuelas que buscan deshacerse de la duplicación de información entre plataformas cambiando a un sistema de administración escolar completo.

Características:

• Gestión de matrículas
• Libro mayor
• facturación automatizada
• pagos con tarjeta de crédito
• Informes personalizables

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4. Contabilidad Rediker FINACS/AP

Panel de control de presupuesto (a través de Rediker)

Rediker FINACS/AP Accounting es una excelente opción adicional de contabilidad escolar para escuelas internacionales que se integra con el sistema completo de administración escolar de Rediker.

Con su capacidad para equilibrar monedas duales y proporcionar informes específicos de cada país, Rediker ofrece una solución de contabilidad de la que carecen muchas escuelas internacionales. Rediker ofrece herramientas para cada peldaño de la escalera administrativa de la escuela, desde superintendentes que hacen un seguimiento de las tarifas de admisión hasta directores de cafeterías que presupuestan las comidas de los estudiantes.

Características:

• Pagos de facturas en línea
• Múltiples opciones de moneda
• Informes del tablero de acceso rápido
• Pagos bancarios ACH
• Informes personalizables
• Facturación
• Impresión de cheques
• Informes de colecciones

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5. Integración de RenWeb con QuickBooks

Base de datos de contactos (a través de RenWeb)

Según la investigación original de Capterra, RenWeb es el segundo software de administración escolar más popular del mundo. RenWeb ofrece más de 300 funciones para administradores escolares, incluida la integración de QuickBooks.

La integración de QuickBooks, combinada con la sólida lista de funciones de RenWeb, ayuda a las escuelas a optimizar la administración de cuentas familiares, la facturación y la administración de activos. RenWeb también brinda a las escuelas la opción de comenzar solo con QuickBooks y pasar a un software de administración escolar más sólido a medida que crecen. Si bien se necesitan dos opciones de software para desbloquear todas estas capacidades, la sólida lista de características que ofrece RenWeb que funcionan en conjunto con QuickBooks hace que la combinación valga la pena.

Características:

• Facturación y facturación
• Informes personalizables
• Libro mayor

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6. Sistemas para personas mayores: Oficina comercial de Ascendence

Balance a través de Sistemas Senior

¿Necesita un sistema diseñado para administrar la matrícula, desglosar los presupuestos por departamento y cubrir la contabilidad general? Business Office ofrece un software de contabilidad específico para la escuela que hace todo esto y más.

Con complementos como la administración de presupuestos en línea, la administración de activos y la inscripción en línea de la comunidad, Business Office es ideal para escuelas privadas e independientes que buscan la flexibilidad para administrar sus propias finanzas de principio a fin.

Características:

• Libro mayor
• Cuentas por cobrar
• Tableros personalizables
• Informes personalizables
• Ordenes de compra

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Otras herramientas de administración escolar

Ninguna de las seis opciones de esta lista proporciona niveles de precios fácilmente accesibles; Los costos se negocian con el comprador.

Como la falta de información sobre precios puede indicar un gasto mayor, he elaborado una lista de opciones de software de contabilidad escolar gratuitas y de código abierto que no harán mella en su billetera.

El blog de administración escolar de Capterra ofrece herramientas y recursos tecnológicos para ayudarlo a optimizar su personal, estudiantes y finanzas. Aquí hay algunas publicaciones para comenzar:

• 5 herramientas de software gratuitas y asequibles para administrar sus eventos escolares
• 5 herramientas de software de calendario escolar para llevar su escuela al siglo XXI
• Cómo puedes usar Minecraft Education Edition en tu escuela
• El mejor software gratuito de gestión de aulas digitales y herramientas de colaboración en el aula

¿Hay otros programas escolares de contabilidad que deberían haberse incluido en este artículo? ¿Cuáles son algunos de los desafíos contables que enfrenta su escuela? ¿Cómo ha ayudado el software? ¡Déjame saber abajo en la sección de comentarios!