Wie Sie sich in einer Welt voller Ablenkungen auf die Arbeit konzentrieren können

Ich höre die Kinder draußen spielen und sie reden über Eiscreme. Soll ich vor oder nach dem Mittagessen ein Eis essen gehen? Nicht sicher. Warte, wo war ich? Oh, ich soll einen neuen Artikel schreiben. Es ist so seltsam, wie dein Verstand im Handumdrehen abgelenkt werden kann. Nun, solche zufälligen Gedanken beim Arbeiten können Ihre Aufmerksamkeit umlenken und Sie weniger produktiv machen. Aber bleiben Sie bei uns, wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Konzentration verbessern und Ablenkungen vermeiden können.

In diesem Artikel besprechen wir:

• was die häufigsten Ablenkungen am Arbeitsplatz sind,
• warum es schwierig ist, Ablenkungen zu ignorieren, und
• wie Sie Ihren Fokus aufrechterhalten und diese Ablenkungen vermeiden, sowohl externe als auch interne.

Was sind die häufigsten Ablenkungen am Arbeitsplatz?

Egal, ob Sie Ihre Arbeit von einem Büro oder von zu Hause aus erledigen, Ablenkungen am Arbeitsplatz sind normalerweise schwer zu vermeiden. Also, was sind die häufigsten Ablenkungsquellen?

Laut der Umfrage „ In search of lost focus “ von The Economist Intelligence Unit und Dropbox geben Mitarbeiter an entfernten Standorten und vor Ort Folgendes als ihre wichtigsten Ablenkungen an:

• persönliche Unterbrechungen durch Kollegen: 34 %,
• E-Mails lesen und beantworten: 29 %,
• Büroablenkungen (klingelnde Telefone, geschwätzige Kollegen): 23 %,
• ihre Gedanken schweifen ab: 23%,
• Meetings (persönlich und virtuell): 21 %,
• technische Schwierigkeiten: 20%,
• außerberufliche und persönliche Aktivitäten: 11 %.

Wie Sie sehen können, kommen einige dieser Ablenkungen von anderen Kollegen. Ablenkungen können auch durch die Erledigung einiger arbeitsbezogener Aktivitäten entstehen, die zeitaufwändig sein können, wie das Abrufen von E-Mails und die Teilnahme an Besprechungen. Im Allgemeinen gibt es zwei Arten von Ablenkungen:

1. Extern : Sie kommen nicht aus Ihrem Kopf, sondern aus der Welt um Sie herum. Zum Beispiel vorbeikommende Kollegen, Telefonanrufe, E-Mails, Benachrichtigungen, soziale Medien, Besprechungen, visuelle Ablenkungen und technische Probleme.
2. Intern : Dies sind Ablenkungen von Ihrem Geist, wie eine Krankheit, persönliche Probleme, die Sie erleben, oder sogar darüber nachzudenken, was Sie lieber tun würden, anstatt zu arbeiten.

Warum ist es schwierig, Ablenkungen zu bekämpfen?

Selbst wenn wir versuchen, sie zu vermeiden, passieren Ablenkungen. Aber warum können wir sie nicht einfach ignorieren?

Wenn es um äußere Ablenkungen geht, liegt das daran, dass unser Gehirn sie liebt. In diesem Artikel erklärt David Rock, Autor von Your Brain at Work , warum unser Gehirn so reagiert:

„ Das Gehirn liebt es zu wissen, was in der sozialen Umgebung vor sich geht, und es ist unglaublich wichtig für unser Überleben, zu wissen, was in der Gesellschaft passiert. Egal, ob jemand an Ihrem Schreibtisch vorbeigeht oder jemand eine E-Mail sendet, wir können nicht anders, als zu überprüfen, wer diese Person ist. Geht es ihr gut? Es ist eine reflexartige Reaktion.“

Obwohl Ihr Gehirn solche Arbeitspausen gerne einnimmt, kann Ihre Aufmerksamkeit darunter leiden, wenn Sie unterbrochen werden.

Apropos innere Ablenkung, eine der häufigsten Arten ist Gedankenwandern. Es passiert normalerweise, wenn wir gelangweilt oder müde sind und keine Lust haben, das zu tun, was wir im Moment tun sollten.

Wie die Neurowissenschaftlerin Amishi Jha in ihrer Rede für TedTalk sagt, ist der Grund, warum unsere Gedanken so häufig wandern, der, dass unser Geist problemlos durch die Zeit reisen kann. Sie verwendet einen Musikplayer als Metapher für unseren Verstand.

„ Wir können unsere Gedanken in die Vergangenheit zurückspulen, um über Ereignisse nachzudenken, die bereits geschehen sind. Oder wir können in die Zukunft gehen, um das nächste zu planen, was wir tun möchten. Und wir landen sehr häufig in diesem mentalen Zeitreisemodus der Vergangenheit oder Zukunft, oft ohne unser Bewusstsein.“

Wenn unser Geist ohne unser Bewusstsein wandert, machen wir Fehler, verpassen Informationen oder finden es schwierig, Entscheidungen zu treffen. Amishi betont, dass das Gegenteil eines wandernden Geistes ein achtsamer Geist ist. Es ist, wenn wir auf den gegenwärtigen Moment achten.

Zurück zur Musik-Player-Metapher: Wir müssen auf der Play-Taste sein, um uns auf das zu konzentrieren, was wir gerade handhaben. Im nächsten Abschnitt werden wir daher einige wertvolle Tipps untersuchen, wie Sie Ihre Gedanken davon abhalten können, vorwärts oder rückwärts zu gehen und konzentriert bei der Arbeit zu bleiben.

Wie Sie sich konzentrieren und Ablenkungen vermeiden

Die Umfrage der University of California Irvine zeigt, dass Sie nach einer Ablenkung 23 Minuten brauchen, um sich wieder zu konzentrieren. Um die Zeit zu minimieren, die Sie zum erneuten Fokussieren benötigen, haben wir einige praktische Tipps zusammengestellt, die Ihnen beim Umgang mit Ablenkungen helfen können.

Erhöhen Sie die Verantwortlichkeit, indem Sie Ihren Zeitplan teilen

An Tagen, an denen Sie einen vollen Terminkalender haben und einige komplexe Aufgaben erledigen müssen, möchten Sie auf keinen Fall unterbrochen werden. Es wäre also wahrscheinlich keine gute Idee, Kollegen in Ihrem Büro vorbeizuschauen.

Um Ihre Kollegen wissen zu lassen, wann Sie die ganze Woche über beschäftigt sind, stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Zeitplan mit ihnen teilen. Sie können beispielsweise einen Tages- oder Wochenplan in den Google-Tabellen erstellen und ihnen den Link senden. Wenn Sie remote arbeiten, finden Sie hier einige Ideen, wie Sie einen Remote-Arbeitszeitplan erstellen können.

Darüber hinaus können Sie Clockify verwenden, um alle Ihre wöchentlichen Aufgaben einzugeben und die Kalenderansicht zu nutzen. Diese Funktion hilft Ihnen, sich ein klareres Bild von Ihrem Wochenplan zu machen. Außerdem können Ihre Kollegen einfach Ihren Namen aus der Liste auswählen, um Ihren Zeitplan zu überprüfen, wie Sie unten sehen können.

Wenn Ihre Kollegen merken, dass Sie viel um die Ohren haben, werden sie verständnisvoller sein. Gleichzeitig können Sie alle Aufgaben pünktlich erledigen.

Nun, falls Sie von zu Hause aus arbeiten, könnten Ihre Familienmitglieder diejenigen sein, die Sie unterbrechen, aber die Lösung ist die gleiche. Informieren Sie sie über Ihre Arbeitszeiten und wann Sie während einer Woche nicht für Chats zur Verfügung stehen. Sie können Ihren Plan ausdrucken und an einer gut sichtbaren Stelle im Haus anbringen.

Planen Sie Zeit zum Surfen im Internet ein

Wie oft stöbern Sie in einer kurzen Pause im Internet und auf Social-Media-Kanälen? Und wie oft wird aus dieser kurzen Pause eine viel längere? Seien wir ehrlich, diese Situation passiert ziemlich regelmäßig.

Sich selbst dazu zu zwingen, seine Aufmerksamkeit wieder auf die Arbeit zu lenken, kann eine Herausforderung sein. Cal Newport, ein Autor von Deep Work, sagt, das liegt daran, dass sich unser Gehirn nach Ablenkung sehnt. Hier ist eine Idee, die er vorschlägt:

„Anstatt eine gelegentliche Pause von der Ablenkung einzuplanen, damit Sie sich konzentrieren können, sollten Sie stattdessen die gelegentliche Pause von der Konzentration einplanen, um der Ablenkung nachzugeben .“

Ganz im Sinne von Newport sollte man sich Zeit für Ablenkung, also für das Surfen auf Webseiten, einplanen. Dies impliziert natürlich, wenn Sie das Internet nicht für Arbeitsaufgaben benötigen. Wenn Sie das Internet jedoch beruflich nutzen müssen, sollten Sie eine App finden, die bestimmte Websites wie soziale Medien, Nachrichten und ähnliches blockiert. Daher werden nur die von Ihnen ausgewählten Websites blockiert.

Dann muss Ihre Aufmerksamkeit während der Arbeit auf Aufgaben gerichtet werden. In einem Forbes-Artikel behauptet Newport, diese Routine „ hilft Ihrem Geist, sich mit Langeweile wohler zu fühlen und jederzeit frei von neuen Reizen zu sein “. Darüber hinaus können Sie Ihre Aufgaben effektiver erledigen.

Halten Sie Ihr Telefon bei der Arbeit fern

Ihr Telefon summt, Sie erreichen es sofort. Nachrichten, Benachrichtigungen und ähnliche Geräusche können Ihre Aufmerksamkeit sicherlich ablenken.

Um konzentriert zu bleiben und solche Geräusche zu vermeiden, sollten Sie Ihr Telefon bei der Arbeit außer Reichweite halten. Lassen Sie es einfach in einem anderen Raum oder in einer Schreibtischschublade.

Bei Bedarf können Sie Ihr Telefon einmal pro Stunde überprüfen, falls Sie jemanden zurückrufen oder eine Nachricht beantworten müssen.

Verwenden Sie Ihre Kopfhörer, um Hintergrundgeräusche zu blockieren

Kollegen reden laut, Telefone klingeln oder Hunde bellen draußen. Selbst wenn Sie versuchen, auf Hintergrundgeräusche nicht zu achten, können Sie leicht den Gedankengang verlieren.

Der bequemste Weg, dieses Problem zu lösen, ist die Verwendung Ihrer Kopfhörer. Holen Sie sich nach Möglichkeit ein Paar mit Geräuschunterdrückung.

Wählen Sie dann, was für Sie am besten funktioniert, entweder Podcasts, weißes Rauschen oder Ihren Lieblingsradiosender. Wenn es um Musik geht, solltest du dir bewusst sein, dass sie deine Produktivität sowohl positiv als auch negativ beeinflussen kann. Seien Sie also kreativ, probieren Sie verschiedene Genres aus und Sie werden das finden, was am besten zu Ihnen passt. Meiner Erfahrung nach hat mir Musik unzählige Male geholfen, mich bei der Arbeit wieder zu konzentrieren.

Stellen Sie sicher, dass Ihr Arbeitsbereich organisiert ist

Wir haben über akustische Ablenkungen gesprochen, aber was ist mit den visuellen? Sie arbeiten beispielsweise von zu Hause aus und haben Ihr Lieblingsbuch an Ihrem Schreibtisch. Die Chancen stehen gut, dass Sie versucht sein werden, ein oder zwei Seiten zu lesen. Oder in einem Büro, wenn Sie wichtige Unterlagen auf Ihrem Schreibtisch verstauen, werden Sie davon abgelenkt und Sie könnten sie verlieren.

Auch wenn Sie glauben, dass Sie in Ihrem kreativen Chaos-Setting alles finden, was Sie brauchen, fangen Sie vielleicht an, sich neu zu organisieren, sobald Sie den nächsten Satz gelesen haben. Laut dem Artikel der Harvard Business Review haben Wissenschaftler des Princeton University Neuroscience Institute herausgefunden, dass unsere Konzentrationsfähigkeit nachlässt, wenn wir ständig auf das Durcheinander um uns herum schauen. Darüber hinaus war es wahrscheinlicher, dass die Teilnehmer der Studie ihre Aufmerksamkeit zurückerlangten und ihre Produktivität steigerten, wenn sie Unordnung an ihren Arbeitsplätzen beseitigten.

Sobald Sie sicherstellen, dass Ihre Arbeitsumgebung sauber ist und Sie keine unnötigen persönlichen Gegenstände um sich herum haben, wird es Ihnen leichter fallen, sich zu konzentrieren.

Konzentrieren Sie sich auf eine Sache nach der anderen

Neigen Sie zu Multitasking? Die Gewohnheit, zwischen Aufgaben und Projekten zu wechseln, fühlt sich an, als würden wir zwei oder mehr Aufgaben gleichzeitig erledigen. In den meisten Fällen verwirrt uns Multitasking nur und macht uns nicht produktiver.

Anstatt mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen, versuchen Sie, sich auf eine Sache nach der anderen zu konzentrieren. Auf diese Weise denken Sie nur über diese Aufgabe nach: wie es geht, welche Ressourcen oder Tools Sie benötigen und wann Ihre Deadline ist. Daher wird auch Ihre Konzentration verbessert. Selbst wenn Sie beim Singletasking von der Außenwelt abgelenkt werden, können Sie diesen Fokus leichter umlenken als beim Multitasking.

Erfrischen Sie Ihren Geist, indem Sie Ihren Körper bewegen

Wenn Sie müde sind, können Sie sich wahrscheinlich nicht konzentrieren. In solchen Situationen kann man sich auch leicht ablenken lassen.

Wie David Rock in dem oben erwähnten Artikel betont, „ müssen wir das Gehirn insgesamt beruhigen, um stille Einsichten wahrnehmen zu können .“ Wenn Sie sich also nicht konzentrieren können, machen Sie einen Spaziergang oder tun Sie etwas, das Ihnen Spaß macht. Rock behauptet, dass die Auffrischung Ihres Geistes nicht nur Ihren Fokus verbessert, sondern Ihnen auch dabei hilft, bessere Entscheidungen zu treffen.

In einem Artikel für Entrepreneur spricht Marissa Vicario, Gesundheits- und Wellnesscoach, über einen weiteren Vorteil der Körperbewegung. Beim Gehen aktivierst du deine Mitochondrien, einen Teil deiner Zellen, der für dein Energieniveau verantwortlich ist. Außerdem regt ein Spaziergang an der frischen Luft die Durchblutung des Gehirns an. Daher können Sie Ihren Fokus nach einer Pause neu lenken.

Bewahren Sie ein Notizbuch in der Nähe auf, um persönliche Gedanken aufzuschreiben

Du erledigst eine wichtige Aufgabe und plötzlich fällt dir ein, dass du nach der Arbeit zum Geldautomaten gehen oder deine Mutter anrufen musst. Ich wette, das kommt Ihnen bekannt vor.

Um weitere Gedankenwanderungen zu vermeiden, halten Sie jetzt ein Notizbuch bereit und schreiben Sie diese persönlichen Gedanken sofort auf. So werden Sie diese Gedanken aus Ihrem Kopf bekommen und können mit Ihrer Arbeit fortfahren. Anstatt also an Ihre nahe Zukunft zu denken, werden Sie Ihre Aufmerksamkeit auf den gegenwärtigen Moment richten. Darüber hinaus haben Sie eine Erinnerung für persönliche Besorgungen, die Sie nach der Arbeit erledigen müssen.

Fazit

Waren Sie beim Lesen dieses Artikels abgelenkt? Hoffentlich nicht zu oft. Obwohl Sie nicht in der Lage sein werden, jede einzelne Ablenkung zu vermeiden, die Ihnen in den Weg kommt, können Sie lernen, wie Sie einige davon verhindern können. Wenn Sie beispielsweise Ihren Zeitplan mit Ihren Kollegen teilen, wissen diese, wann Sie beschäftigt sind, und werden Sie nicht unterbrechen. Zusammen mit diesem haben wir einige andere Tipps behandelt, die Ihnen helfen, Ihren Fokus aufrechtzuerhalten oder wiederzuerlangen, nachdem Sie abgelenkt wurden. Wenn Sie diese Tricks in Ihren Arbeitsalltag integrieren, werden Ablenkungen erträglicher.