ما هو السيناريو التخطيط؟ لماذا يجب أن تهتم ، وما الذي تحتاج إلى معرفته

وفقًا لـ Hype Cycle من Gartner ، فإن تخطيط السيناريو لا يزال بعيدًا عن عامين للوصول إلى مستوى ثابت ومتسق من الاستخدام لمؤسسات التعليم العالي (المحتوى الكامل متاح لعملاء Gartner). إذا كان عملك الصغير لم يطبق منهجية الإدارة هذه بعد ، فستريد الانضمام قريبًا.

إذا كنت جديدًا في تخطيط السيناريو ، فقد غطت هذا الدليل. ولمنحك بعض المساعدة الإضافية ، أنشأنا نموذجًا لمساعدتك في تخطيط السيناريو.

تخطيط السيناريو هو منهجية إدارية تساعد المؤسسات على اكتساب البصيرة الاستراتيجية من خلال تصور النتائج المحتملة وتحليلها. لأغراض هذا الدليل ، فإن السيناريو عبارة عن سرد لما قد يبدو عليه المستقبل ، تم إنشاؤه من خلال عملية تهدف إلى تشجيع التفكير الاستراتيجي.

يعد تخطيط السيناريو أمرًا مهمًا لأنه يمنح المؤسسات فرصة التفكير و "الاختبار المستقبلي" لمجموعة متنوعة من استراتيجيات الأعمال ، وموازنة المخاطر ، والاستعداد لاتخاذ القرارات الرئيسية توقعًا و / أو أثناء فترات عدم اليقين.

مفهوم مماثل لتخطيط السيناريو هو التخطيط للطوارئ ، والذي يمكن للمؤسسات استخدامه لمساعدتهم على التركيز في حالة التغيير المفاجئ. يساعد تخطيط السيناريو الشركات على توقع المزيد من التغيير التدريجي ، مثل فقدان الإيرادات أو الآثار الممتدة لوباء COVID-19.

إذا كانت السنوات القليلة الماضية قد علمت قادة الأعمال الصغيرة أي شيء ، فهذا يعني أننا لا نستطيع التنبؤ بالمستقبل. لم يتوقع أحد أنه في عام 2020 ، سيتوقف الاقتصاد عن العمل ، وستضطر المطاعم وواجهات المحلات التجارية إلى الإغلاق ، وسيبدأ الموظفون العمل من المنزل بشكل جماعي.

سريعًا إلى الأمام حتى عام 2022 ، وأصبحت حالة عدم اليقين هي الوضع الطبيعي الجديد ، مع ظهور متغيرات جديدة لـ COVID ، والاضطرابات السياسية ، وسلسلة التوريد العالمية في أزمة. الآن بعد أن عرف قادة الأعمال الصغيرة توقع ما هو غير متوقع ، أصبحت فوائد تخطيط السيناريو أوضح من أي وقت مضى.

يمنح تخطيط السيناريو قادة الأعمال الصغيرة الفرصة لتبادل الأفكار مع السيناريوهات المحتملة مع الموظفين وأصحاب المصلحة ، وتحويل تلك الأفكار والتوصيات إلى مورد يمكن للشركة الرجوع إليه في المستقبل. يعد ملء نموذج تخطيط السيناريو ، مثل النموذج أدناه ، إحدى الطرق التي يمكن للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم من خلالها تصميم السيناريوهات وحساب الاستجابات الفعالة والقابلة للتنفيذ:

تنزيل الآن: نموذج تخطيط السيناريو [تنزيل مجاني]

يكون تخطيط السيناريو أكثر فاعلية عندما يكون تعاونيًا ، لذلك ضع في اعتبارك عقد ورشة عمل لتخطيط السيناريو حيث يعمل الموظفون في فرق لتخيل السيناريوهات وملء القالب وفقًا لذلك. يمكنك أيضًا التفكير في دعوة أصحاب المصلحة للمشاركة ، أو التماس مساهماتهم من خلال مقابلة ، وهو أحد الاقتراحات من دليل التخطيط للسيناريو من Gartner (المحتوى الكامل متاح لعملاء Gartner).

يفيد تخطيط السيناريو أي منظمة عرضة للتغيير. على الرغم من أن جائحة COVID-19 ليس السبب الوحيد الذي يجعل الشركات تفكر في تخطيط السيناريو ، إلا أنه حدث محفز أظهر ضرورة الاستعداد لأي موقف.

التعليم العالي والموارد البشرية والتخطيط المجتمعي / التطوير العقاري هي ثلاثة أمثلة من هذه المجالات التي يمكن أن تستفيد من تخطيط السيناريو بشكل عام ، ولكن بشكل خاص في ضوء الأزمة الصحية العالمية والتحديات التي طرحتها.

تعليم عالى

ليس هناك من ينكر أن جائحة COVID-19 أعاد تشكيل مشهد التعليم العالي. في الولايات المتحدة وحدها ، انخفض الالتحاق بنسبة 5.1٪ بينما نقل 84٪ من الطلاب الجامعيين فصولهم الدراسية عبر الإنترنت.

التعليم العالي هو أحد المجالات التي لم يضطر فيها المسؤولون فقط إلى التصرف بسرعة للتخفيف من الآثار قصيرة المدى للوباء ، ولكن أيضًا بناء استراتيجيات تعالج آثاره على المدى الطويل. قرب نهاية الفصل الدراسي لربيع 2020 ، شارك القادة في جامعة بوردو فورت واين (PFW) في عملية تخطيط سيناريو مدتها ثلاثة أسابيع لتحديد ما إذا كان بإمكانهم إعادة فتح الحرم الجامعي بأمان والحفاظ على بيئة منخفضة المخاطر للتعليم الشخصي خلال عام 2020 - العام الدراسي 2021. قاموا بتجميع 22 فرقة عمل مؤلفة من 140 من أعضاء هيئة التدريس والموظفين لتقييم إيجابيات وسلبيات ثمانية سيناريوهات مختلفة. بفضل جهودهم التعاونية ، ظل حرم PFW مفتوحًا طوال العام الدراسي 2020-2021 بأكمله.

الدكتور جيفري مالانسون ، مدير التخطيط الاستراتيجي والتنفيذ في PFW ، تخطيط سيناريو الاعتمادات لمنح أعضاء هيئة التدريس والموظفين فرصًا لتقديم المدخلات ، وكذلك للطريقة التي مكنت بها القيادة من التصرف بناءً على تلك المدخلات لإحداث تغيير اجتماعي هادف. إحدى نتائج مبادرة التخطيط الاستراتيجي لـ PFW هي PFW Prepared ، وهو موقع إلكتروني يزود الطلاب وأعضاء هيئة التدريس والموظفين ببيانات محدثة بانتظام عن الحالة والحجر الصحي والتطعيم.

PFW هو مثال رئيسي للطرق التي يمكن لمؤسسات التعليم العالي أن تنفذ بها تخطيط السيناريو. مع استمرار الكليات والجامعات في التنقل في التعلم عن بعد واضطراب الحياة في الحرم الجامعي ، يجب تنفيذ تخطيط السيناريو كمبادرة مستمرة.

الموارد البشرية

وفقًا لمعهد اعتماد الموارد البشرية (HRCI) ، يعتمد تخطيط السيناريو الفعال على قوة عاملة مستقبلية معدة. ومن هو الأكثر استعدادًا لتولي زمام المبادرة في تطوير استراتيجيات القوة العاملة الاستباقية من المتخصصين في الموارد البشرية؟

تقول كارلا باتون ، مديرة الأفراد في RAPP ، "من المهم أن تفكر الموارد البشرية خارج الصندوق ، وتدرس الاتجاهات ، وتحلل ما يحدث في العالم والذي يمكن أن يؤثر على مكان العمل وموظفيه." من بين هذه الاتجاهات ، النقص الواسع في المواهب الذي أثر على جهود التوظيف في جميع أنحاء البلاد. عندما طلبنا من 300 مسؤول توظيف لتقييم صعوبة العثور على الباحثين عن عمل وجذبهم وتوظيفهم على مقياس من واحد (ليس صعبًا على الإطلاق) إلى سبعة (صعب للغاية) كجزء من استطلاع استراتيجية التوظيف لعام 2021 ، الأغلبية (65٪) اختار خمسة أو أكثر.

يمكن استخدام تخطيط السيناريو كجزء من عملية التخطيط الاستراتيجي للموارد البشرية ، والتي تعرفها جارتنر على أنها الطريقة التي يخطط بها قادة الموارد البشرية لمخاطر وفرص العمل من خلال تحديد الأولويات وتخصيص الموارد لمبادرات الموارد البشرية. يمكن أن يساعد تخطيط السيناريو متخصصي الموارد البشرية على تحديد احتياجات التوظيف الحالية والمستقبلية من خلال تطوير سيناريوهات متعددة.

وفقًا لمكتب إدارة شؤون الموظفين بالولايات المتحدة ، فإن جانب سرد القصص في تخطيط السيناريو يوفر للشركات طريقة أكثر جودة للنظر في النتائج المستقبلية للقوى العاملة لديها بدلاً من مجرد النظر في الاتجاهات بناءً على البيانات الكمية.

يمكن أن يساعد تخطيط السيناريو المتخصصين في الموارد البشرية من خلال السماح لهم بالنظر في كيفية تأثير الظروف المستقبلية على مؤسستهم ، وتقييم التداعيات على متطلبات القوى العاملة والكفاءات لديهم ، وتطوير استراتيجيات سد فجوة المهارات ، من بين أشياء أخرى.

التخطيط المجتمعي والتطوير العقاري

وفقًا لتقرير Wantman Group (WGI) لعام 2021 ، لم يتم تصميم عمليات التخطيط المجتمعي التقليدية للتعامل مع حالات عدم اليقين الحرجة. حتى قبل الوباء ، شهدت المجتمعات في جميع أنحاء العالم "تغيرًا غير عادي على عدة جبهات ، من سيل التقنيات التخريبية إلى الأحداث المتعلقة بالمناخ التي حطمت الأرقام القياسية."

كيف كانت عمليات التخطيط التقليدية تفتقر؟ نظر النقل التقليدي وتخطيط استخدام الأراضي إلى الاتجاهات السابقة للتنبؤ بالمستقبل. قام المخططون الإقليميون بقياس حركة المرور والطلب على الإسكان باستخدام بيانات من أنماط النمو والهجرة السابقة. لكن هذه العمليات كانت تنظر فقط في البيانات الكمية التي لا تعكس التغيرات الثقافية المهمة التي حدثت في العامين الماضيين.

على غرار التخطيط الاستراتيجي للموارد البشرية ، يضيف تخطيط السيناريو عنصرًا نوعيًا تمس الحاجة إليه إلى طرق التخطيط الأكثر تقليدية التي يستخدمها مطورو العقارات في خططهم وتصميماتهم للمشاريع. يساعد أصحاب المصلحة والمشاركين في عملية التخطيط المجتمعي على التركيز على احتمالية اتجاهات معينة ، فضلاً عن مستوى المخاطر لبعض المناطق الجغرافية أو السكان لحدث مثل الفيضانات أو غيرها من الأحوال الجوية المتطرفة.

الصورة أعلاه مأخوذة من Highwoods Preserve Parkway في تامبا ، فلوريدا: "The Future-Proof Roundabout". كان هذا جزءًا من جهود إعادة تصميم التقاطع حيث توصل WGI إلى العديد من سيناريوهات حجم حركة المرور لتحديد التصميم الأمثل بالإضافة إلى مقدار النمو المستقبلي الذي يمكن أن يستوعبه الدوار.

يمكن أن يساعد تخطيط السيناريو مخططي المجتمع ومطوري العقارات من خلال إنتاج خطة ملموسة أو سياسة أو تصميم منتج مدعوم بالبحث الكمي والنوعي. يمكن أن يساعد أيضًا الفرق في اختبار الضغط على التصاميم الحالية من خلال تخيل سيناريوهات متعددة وعقود مستقبلية بديلة.

بعد العامين الماضيين ، أصبحت فوائد تخطيط السيناريو أكثر وضوحًا ليس للشركات الصغيرة والمتوسطة فحسب ، بل لبائعي البرامج أيضًا. فيما يلي بعض الأنظمة التي تدعم هذه المنهجية:

برنامج CRM

يتيح برنامج إدارة علاقات العملاء (CRM) التفاعل مع العملاء والدعم وإدارة العلاقات. في حين أن تخطيط السيناريو ليس ميزة نموذجية لأنظمة CRM الأساسية ، فإن بعض البائعين يقدمون ميزة نمذجة السيناريو التي تسمح للمستخدمين بتصميم واستكشاف السيناريوهات بناءً على الاتجاهات الاقتصادية والاجتماعية. اسأل أحد الممثلين عما إذا كان هذا شيئًا يقدمه نظامهم الأساسي قبل شراء برنامج CRM ، أو تصفح قاعدة البيانات الخاصة بنا لمعرفة المزيد.

برنامج الإدارة المالية

يتم استخدام برامج الإدارة المالية لتتبع وتحليل الاستقرار المالي للمؤسسات بالإضافة إلى عمل تنبؤات حول أدائها المالي في المستقبل. تشمل الميزات التخطيط المالي والتنبؤ والميزنة وتخطيط السيناريو والتوحيد وأدوات التعاون.

برنامج إدارة المخاطر

تساعد برامج إدارة المخاطر المؤسسات على قياس مستويات المخاطر في المشاريع والعمليات الجارية وتكوين رؤى وخطط عمل هادفة للتخفيف من المخاطر. يوفر البرنامج أدوات لتوثيق مهام حوكمة الشركات والمخاطر والامتثال بالإضافة إلى ضمان توافق هذه العناصر مع أهداف العمل.

يتطلب تخطيط السيناريو التزامًا كبيرًا بالوقت والجهد. هناك أيضًا حقيقة أنه بينما نخطط للسيناريو لمعالجة أوجه عدم اليقين ، يمكن أن تتغير العوامل التي تؤثر على الخطط من يوم إلى آخر. هذا يعني أن تخطيط السيناريو يجب أن يكون مبادرة مستمرة ، وليس مجرد نشاط عصف ذهني لمرة واحدة.

إذا لم يكن عملك قادرًا على الالتزام بتخطيط السيناريو حتى الآن ، فإليك بعض البدائل:

عقد اجتماعات منتظمة للفريق: حتى إذا لم تكن تتوصل إلى سيناريوهات محتملة ، فلا يزال من الجيد الاجتماع بانتظام مع الموظفين وأصحاب المصلحة لمناقشة حالة عملك. ستكون هذه الاجتماعات أيضًا فرصة جيدة لتبادل الأفكار بشأن أي مخاوف تأتي في خط الأنابيب ، سواء كان ذلك بالحصول على إمدادات لمشروع قادم ، أو مناقشة كيف يريد عملك التعامل مع إنفاذ إرشادات الصحة العامة في منطقتك.

تحدث إلى زملائك في مجال عملك: عندما تطور علاقات مع أصحاب أعمال صغيرة مماثلة ، يمكنك أن ترتد الأفكار عن بعضها البعض ، وتكتشف كيف يستجيبون للصعوبات.

ادخر ليوم ممطر: في حين أن تخطيط السيناريو يمكن أن يساعدك في تحديد تفاصيل حدث يؤدي إلى خسارة الإيرادات ، فمن الجيد أن تستثمر في صندوق للطوارئ ، إذا كنت قادرًا ، بحيث يكون لعملك شيئًا التراجع إذا تلقت ضربة مالية.

هل تريد مساعدة في تخطيط السيناريو؟

إذا كان عملك جاهزًا لتجربة تخطيط السيناريو ، فقم بتنزيل القالب المجاني الخاص بنا.

منهجية المسح

2021 استبيان كابتيرا لاستراتيجية التوظيف

تم إجراء استبيان كابتيرا لاستراتيجية التوظيف في يوليو 2021. قمنا بجمع 300 رد من العمال الذين لديهم مسؤوليات توظيف في أرباب العمل في الولايات المتحدة. كان الهدف من هذا الاستطلاع هو معرفة مقدار معاناة الشركات في التوظيف والتوظيف ، وما هي الحلول التي فكروا فيها لتحسين نتائج التوظيف والتوظيف.