Что такое сценарное планирование? Почему вы должны заботиться об этом и что вам нужно знать

Согласно отчету Gartner Hype Cycle, от планирования сценариев до стабильного и последовательного уровня использования в высших учебных заведениях осталось менее двух лет (полный контент доступен клиентам Gartner). Если ваш малый бизнес еще не внедрил эту методологию управления, вы захотите присоединиться к ней в ближайшее время.

Если вы новичок в планировании сценариев, это руководство поможет вам. И чтобы оказать вам дополнительную помощь, мы создали шаблон, который поможет вам в планировании сценария.

Сценарное планирование — это методология управления, которая помогает организациям получить стратегическое предвидение, предвидя и анализируя возможные результаты. Для целей данного руководства сценарий — это рассказ о том, как может выглядеть будущее, созданный в процессе, предназначенном для поощрения стратегического мышления.

Сценарное планирование важно, потому что оно дает организациям возможность придумать и «проверить на будущее» различные бизнес-стратегии, взвесить риски и подготовиться к принятию ключевых решений в ожидании и/или в периоды неопределенности.

Концепция, аналогичная сценарному планированию, — это планирование на случай непредвиденных обстоятельств, которое организации могут использовать, чтобы помочь им развернуться в случае внезапных изменений. Сценарное планирование помогает компаниям прогнозировать более постепенные изменения, такие как потеря доходов или продолжительные последствия пандемии COVID-19.

Если последние несколько лет чему-то и научили руководителей малого бизнеса, так это тому, что мы не можем предсказывать будущее. Никто не ожидал, что в 2020 году экономика резко остановится, рестораны и обычные магазины будут вынуждены закрыться, а сотрудники массово начнут работать из дома.

Перенесемся в 2022 год, когда неопределенность стала новой нормой с появлением новых вариантов COVID, политическими волнениями и глобальным кризисом цепочки поставок. Теперь, когда руководители малого бизнеса знают, что нужно ожидать неожиданного, преимущества сценарного планирования очевидны как никогда.

Планирование сценариев дает руководителям малого бизнеса возможность обсудить возможные сценарии с сотрудниками и заинтересованными сторонами и превратить эти идеи и рекомендации в ресурс, к которому компания может обращаться в будущем. Заполнение шаблона планирования сценария, такого как приведенный ниже, — это один из способов, с помощью которого предприятия малого и среднего бизнеса могут разрабатывать сценарии и рассчитывать эффективные и действенные ответы:

Загрузить сейчас: Шаблон планирования сценария [Бесплатная загрузка]

Планирование сценариев наиболее эффективно, когда оно осуществляется совместно, поэтому рассмотрите возможность проведения семинара по планированию сценариев, на котором сотрудники работают в группах, чтобы представить сценарии и соответствующим образом заполнить шаблон. Вы также можете пригласить заинтересованные стороны к участию или запросить их мнение через интервью, что является одним из предложений из Gartner's Scenario Planning Playbook (полное содержание доступно для клиентов Gartner).

Сценарное планирование приносит пользу любой организации, уязвимой для изменений. Хотя пандемия COVID-19 — не единственная причина, по которой компании рассматривают возможность сценарного планирования, она является каталитическим событием, которое выявило необходимость быть готовым к любой ситуации.

Высшее образование, человеческие ресурсы и общественное планирование/строительство недвижимости — вот три таких примера областей, в которых планирование сценариев принесло бы пользу в целом, но особенно в свете глобального кризиса в области здравоохранения и связанных с ним проблем.

Высшее образование

Нельзя отрицать, что пандемия COVID-19 изменила ландшафт высшего образования. Только в Соединенных Штатах количество учащихся сократилось на 5,1%, в то время как 84% старшекурсников перевели свои занятия в онлайн.

Высшее образование — это одна из областей, где администраторы должны были не только действовать быстро, чтобы смягчить краткосрочные последствия пандемии, но и разрабатывать стратегии, учитывающие ее долгосрочные последствия. Ближе к концу весеннего семестра 2020 года руководители Университета Пердью в Форт-Уэйне (PFW) приступили к трехнедельному процессу планирования сценариев, чтобы определить, смогут ли они безопасно вновь открыть кампус и поддерживать среду с низким уровнем риска для очного обучения в течение 2020 года. -2021 учебный год. Они собрали 22 оперативные группы, состоящие из 140 преподавателей и сотрудников, чтобы взвесить все «за» и «против» восьми различных сценариев. Благодаря их совместным усилиям кампус PFW оставался открытым весь 2020-2021 учебный год.

Доктор Джеффри Малансон, директор по стратегическому планированию и внедрению в PFW, высоко оценивает планирование сценариев за то, что оно дало преподавателям и сотрудникам возможность внести свой вклад, а также за то, как оно позволило руководству действовать в соответствии с этим вкладом для создания значимых социальных изменений. Одним из таких результатов инициативы стратегического планирования PFW является веб-сайт PFW Prepared, который предоставляет студентам, преподавателям и сотрудникам регулярно обновляемые данные о случаях заболевания, карантине и вакцинации.

PFW является ярким примером того, как высшие учебные заведения могут реализовать планирование сценариев. Поскольку колледжи и университеты продолжают справляться с дистанционным обучением и сбоями в жизни кампуса, планирование сценариев должно осуществляться в виде постоянной инициативы.

Человеческие ресурсы

По данным Института сертификации кадров (HRCI), эффективное планирование сценариев зависит от подготовленности будущей рабочей силы. И кто лучше подготовлен, чтобы взять на себя инициативу в разработке проактивных кадровых стратегий, чем HR-специалисты?

Карла Паттон, директор по персоналу в RAPP, говорит: «Для HR важно мыслить нестандартно, изучать тенденции и анализировать то, что происходит в мире, что может повлиять на рабочее место и его сотрудников». Среди этих тенденций широко распространенная нехватка талантов, которая повлияла на усилия по набору персонала по всей стране. Когда мы попросили 300 рекрутеров оценить сложность поиска, привлечения и найма соискателей по шкале от одного (совсем не сложно) до семи (чрезвычайно сложно) в рамках нашего опроса по стратегии рекрутинга 2021 года, большинство (65%) выбрал пятерку или выше.

Сценарное планирование может использоваться как часть процесса стратегического планирования HR, который Gartner определяет как способ, которым руководители HR планируют бизнес-риски и возможности, расставляя приоритеты и распределяя ресурсы для HR-инициатив. Планирование сценариев может помочь HR-специалистам определить текущие и будущие кадровые потребности посредством разработки нескольких сценариев.

По данным Управления по управлению персоналом США, аспект сценарного планирования, основанный на рассказывании историй, предлагает предприятиям более качественный способ рассмотрения будущих результатов для своих сотрудников, чем просто рассмотрение тенденций на основе количественных данных.

Планирование сценариев может помочь HR-специалистам, позволяя им рассмотреть, как будущие условия повлияют на их организацию, оценить последствия для их рабочей силы и требований к компетенциям, а также, среди прочего, разработать стратегии устранения пробелов в навыках.

Планирование сообщества и развитие недвижимости

Согласно отчету Wantman Group (WGI) за 2021 год, традиционные процессы планирования сообщества не были предназначены для преодоления критических неопределенностей. Еще до пандемии сообщества по всему миру стали свидетелями «чрезвычайных изменений на нескольких фронтах, от потока прорывных технологий до рекордных событий, связанных с климатом».

В чем отсутствовали традиционные процессы планирования? Традиционный транспорт и планирование землепользования опирались на прошлые тенденции, чтобы предсказать будущее. Региональные планировщики измерили трафик и спрос на жилье, используя данные прошлых моделей роста и миграции. Но эти процессы учитывали только количественные данные, которые не отражали значительных культурных изменений, произошедших за последние пару лет.

Подобно HR-стратегическому планированию, сценарное планирование добавляет столь необходимый качественный элемент к более традиционным методам планирования, используемым застройщиками в своих планах и проектах. Это помогает заинтересованным сторонам и участникам процесса планирования сообщества сосредоточиться на вероятности определенных тенденций, а также на уровне риска определенных географических регионов или групп населения для такого события, как наводнение или другие экстремальные погодные условия.

Изображение выше взято с Highwoods Preserve Parkway в Тампе, штат Флорида: «Круговая развязка, ориентированная на будущее». Это было частью усилий по перепроектированию перекрестка, когда WGI предложила несколько сценариев интенсивности движения, чтобы определить оптимальную конструкцию, а также то, какой будущий рост может выдержать кольцевая развязка.

Сценарное планирование может помочь планировщикам сообщества и застройщикам, поскольку в результате получается реальный план, политика или дизайн продукта, подкрепленный как количественными, так и качественными исследованиями. Это также может помочь командам провести стресс-тестирование существующих проектов, представляя несколько сценариев и альтернативные варианты будущего.

За последние пару лет преимущества сценарного планирования стали более очевидными не только для малого и среднего бизнеса, но и для поставщиков программного обеспечения. Вот некоторые системы, которые поддерживают эту методологию:

программное обеспечение CRM

Программное обеспечение для управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) обеспечивает взаимодействие с клиентами, поддержку и управление отношениями. Хотя планирование сценариев не является типичной функцией платформ CRM, некоторые поставщики предлагают функцию моделирования сценариев, которая позволяет пользователям разрабатывать и исследовать сценарии на основе экономических и социальных тенденций. Спросите представителя, предлагает ли это их платформа, прежде чем покупать программное обеспечение CRM, или просмотрите нашу базу данных, чтобы узнать больше.

Программное обеспечение для управления финансами

Программное обеспечение для управления финансами используется для отслеживания и анализа финансовой стабильности организаций, а также для прогнозирования их будущих финансовых показателей. Функции включают финансовое планирование, прогнозирование, составление бюджета, планирование сценариев, инструменты консолидации и совместной работы.

Программное обеспечение для управления рисками

Программное обеспечение для управления рисками помогает организациям измерять уровни рисков в текущих проектах и ​​процессах, а также генерировать ценные аналитические данные и планы действий по снижению рисков. Программное обеспечение предлагает инструменты для документирования задач корпоративного управления, рисков и соблюдения нормативных требований, а также обеспечения соответствия этих элементов бизнес-целям.

Планирование сценария требует значительных затрат времени и усилий. Также реальность такова, что, хотя мы планируем сценарии для устранения неопределенностей, факторы, влияющие на планы, могут меняться изо дня в день. Это означает, что планирование сценариев должно быть постоянной инициативой, а не разовым мозговым штурмом.

Если ваш бизнес пока не может приступить к сценарному планированию, вот несколько альтернатив:

Проводите регулярные собрания команды: даже если вы не предлагаете возможные сценарии, все равно рекомендуется регулярно встречаться с сотрудниками и заинтересованными сторонами для обсуждения состояния вашего бизнеса. Эти встречи также станут хорошей возможностью для мозгового штурма любых проблем, возникающих в будущем, будь то получение материалов для предстоящего проекта или обсуждение того, как ваш бизнес хочет справиться с соблюдением руководящих принципов общественного здравоохранения в вашем районе.

Поговорите с коллегами в вашей отрасли: когда вы развиваете отношения с владельцами аналогичных малых предприятий, вы можете делиться идеями друг с другом и узнавать, как они реагируют на трудности.

Накопите на черный день: хотя планирование сценариев может помочь вам разобраться в особенностях события, которое приведет к потере дохода, хорошей идеей будет инвестировать средства в резервный фонд, если у вас есть возможность, чтобы у вашего бизнеса было чем заняться. отступить, если это ударит в финансовом отношении.

Нужна помощь в планировании сценариев?

Если ваша компания готова опробовать планирование сценариев, загрузите наш бесплатный шаблон.

Методология опроса

Обзор рекрутинговой стратегии Capterra 2021 г.

Опрос Capterra по стратегии найма был проведен в июле 2021 года. Мы собрали 300 ответов от работников, занимающихся подбором персонала у американских работодателей. Цель этого опроса состояла в том, чтобы узнать, насколько компании борются с рекрутингом и наймом, и какие решения они рассматривали для улучшения результатов рекрутинга и найма.