规划终极虚拟会议的 5 个技巧

已发表: 2022-05-07

随着虚拟会议成为中心舞台，2020 年将走下坡路。随着对 COVID-19 的担忧继续存在，公司正在重新评估大型聚会，转而在虚拟世界中开会以开展业务。

如果执行得当，虚拟会议可以使地理上分散的团队进行协作、解决问题并作为一个团队完成工作。然而，低效的会议会浪费时间，导致员工效率低下和敬业度低。

领导者必须考虑虚拟通信的独特挑战，以便在每次会议上充分利用他们的团队。以下是计划成功的虚拟会议的一些最佳实践。

对于任何会议都是如此，但当您有来自不同地点的与会者呼叫时，情况就更重要了。

对于每次虚拟会议，重要的是事先制定计划，以便与会者知道会发生什么以及他们如何为对话做出贡献。以下是一些关键的最佳实践：

提前分享您的议程：在会议之前将议程发送给与会者，以便他们对准备内容有明确的期望。在您的电子邮件邀请中提供有关关键谈话要点以及您将在会议期间提及的任何相关文档、文件或研究的详细信息。

如果适用，为与会者提供在会议前查看文档或添加评论的机会：让每个人都有平等的机会为会议做出贡献。您可以通过 Google Drive 等文档管理工具来实现。无论是幻灯片、视频还是年度报告，使用 Dropbox 和 Box 等文件共享工具将确保每个人都参与其中。

提供对如何管理虚拟空间的期望：确保所有与会者都在同一页面上了解如何进行虚拟会议。例如，与会者是否应该在其他人讲话时将其视频静音？是预期的讨论还是会议主要由演讲者主持？

为处于不同日程和时区的与会者协调时间可能具有挑战性。以下是确保每个人都在同一个日程安排页面上的一些建议：

练习适当的礼仪为无缝且富有成效的虚拟会议奠定了基础。以下是主持人和参与者在每次虚拟会议之前建立的一些有用的礼仪，以确保顺利的会议体验：

视频面对面：确保虚拟会议中的每个成员都能看到彼此。研究表明，55% 的交流是肢体语言，另外 38% 是语气。在视频上面对面会面比在电话上用无实体的声音会面更私人化，而且它也有助于建立更多的融洽关系。它还允许参与者掌握肢体语言和提示，例如当某人说完话或者他们只是暂停一下。

抛开所有干扰：多达 83% 的与会者表示，他们在面对面的会议或演示文稿中检查了他们的电子邮件——这是与房间里的其他客人一起追究他们的责任。提醒与会者将全部注意力集中在与会者身上，并减少会议期间的电子邮件和短信等干扰。

如果您的听众没有参与，所有的日程安排和计划都是徒劳的。以下是我们关于让您的团队保持出席并参与虚拟会议的建议：

介绍推动参与的方法：通过创造参与机会，鼓励每个人表现得像在前排一样。例如，参与者可以有机会在虚拟会议开始之前提交问题。如有必要，您还可以通过实时聊天实施民意调查或鼓励更多问题。

经常提问：在整个会议期间不断检查，让参与者有机会分享并确保他们关注。与其问开放式问题，不如明确提出你要问的问题。例如，而不是“你觉得这个工具怎么样？” 你应该选择：“你认为这个工具有助于提高生产力吗？”

就像办公室会议一样，在饮水机旁进行的讨论与会议本身一样具有说服力。您可以采取以下措施来确保沟通清晰且没有混淆：

以饮水机对话结束：在会议结束前大约五到十分钟，询问您的团队是否还有其他问题或疑虑。这是参与者愿意分享他们的保留或疑问的时候。在之后与您的团队进行总结和汇报：您可以通过后续电子邮件来做到这一点，包括会议涵盖的内容、做出的关键决定以及要采取的行动需要你的团队。

询问会议如何变得更好：自己评估。什么有效？什么不足？您不必在这些不太正式的会议中应用上述所有原则，但花时间诚实地倾听、评估和修改将确保未来最成功的会议。

无论是网络会议软件还是项目管理软件，都有多种技术工具可供选择，可帮助您进行富有成效和高效的虚拟会议。

关键是确定哪些工具最适合您的团队。选择工具时，问问自己：

我的虚拟会议需要哪些关键功能才能成功？ 例如，您是否需要每个人同时协作处理一个文档？那么谷歌文档是可能的解决方案。您需要团队成员实时查看演示吗？然后屏幕共享软件适合您。

您的虚拟会议的平均参与者人数是多少？ 一对一虚拟会议所需的会议软件可能与允许您主持超过 15 名员工的会议的软件大不相同。确保您正在考虑的网络会议或会议会议提供这种灵活性。

告诉我们您的虚拟会议策略。您可以分享哪些成功举办虚拟会议的最佳实践？连接不同房间或不同大陆的与会者的最佳方式是什么？在下面的评论中分享。