5 เคล็ดลับในการวางแผนสุดยอดการประชุมเสมือนจริง

ปี 2020 จะลดลงเนื่องจากการประชุมเสมือนจริงประจำปีกลายเป็นศูนย์กลาง ในขณะที่ความกังวลเกี่ยวกับ COVID-19 ยังคงดำเนินต่อไป บริษัทต่างๆ กำลังประเมินการชุมนุมขนาดใหญ่ และแทนที่จะประชุมกันในโลกเสมือนจริงเพื่อดำเนินธุรกิจของตน

การประชุมเสมือนจริงที่ดำเนินการอย่างดีช่วยให้ทีมที่กระจายตัวตามภูมิศาสตร์สามารถทำงานร่วมกัน แก้ปัญหา และทำงานให้เสร็จลุล่วงได้ อย่างไรก็ตาม การประชุมที่ไร้ประสิทธิภาพกลับทำให้เสียเวลา ส่งผลให้พนักงานที่ไม่มีประสิทธิภาพและตกงาน

ผู้นำต้องพิจารณาถึงความท้าทายเฉพาะตัวของการสื่อสารเสมือนจริงเพื่อให้ได้รับประโยชน์สูงสุดจากทีมของตนในการประชุมทุกครั้ง ด้านล่างนี้คือแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการวางแผนการประชุมเสมือนจริงที่ประสบความสำเร็จ

เคล็ดลับ #1: วางแผน

สิ่งนี้เป็นจริงสำหรับการประชุมใดๆ แต่มีความเกี่ยวข้องมากกว่าเมื่อคุณมีผู้เข้าร่วมประชุมโทรมาจากสถานที่ต่างๆ

สำหรับการประชุมเสมือนจริงทุกครั้ง การวางแผนล่วงหน้าเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมรู้ว่าจะคาดหวังอะไรและจะมีส่วนร่วมในการสนทนาได้อย่างไร ต่อไปนี้คือแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่สำคัญบางประการ:

• แบ่งปันวาระของคุณล่วงหน้า: ส่งระเบียบวาระการประชุมให้ผู้เข้าร่วมประชุมก่อนการประชุม เพื่อให้พวกเขามีความคาดหวังที่ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องเตรียม ระบุรายละเอียดในอีเมลเชิญของคุณเกี่ยวกับประเด็นสำคัญและเอกสารที่เกี่ยวข้อง ไฟล์ หรืองานวิจัยที่คุณจะอ้างถึงในระหว่างการประชุม

• หากมี ให้ผู้เข้าร่วมประชุมมีโอกาสที่จะดูเอกสารหรือเพิ่มความคิดเห็นก่อนการประชุม: ให้ทุกคนมีโอกาสเท่าเทียมกันในการมีส่วนร่วมในการประชุม คุณสามารถทำได้ผ่านเครื่องมือการจัดการเอกสาร เช่น Google ไดรฟ์ ไม่ว่าจะเป็นสไลด์โชว์ วิดีโอ หรือรายงานประจำปี การใช้เครื่องมือแชร์ไฟล์อย่าง Dropbox และ Box จะช่วยให้ทุกคนอยู่ในเหตุการณ์

• ให้ความคาดหวังเกี่ยวกับวิธีการจัดการพื้นที่เสมือน: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมดอยู่ในหน้าเดียวกันเกี่ยวกับวิธีการดำเนินการประชุมเสมือนจริง ตัวอย่างเช่น ผู้เข้าร่วมควรปิดเสียงวิดีโอของตนในขณะที่คนอื่นกำลังพูดอยู่หรือไม่ การอภิปรายคาดหวังหรือการประชุมนำโดยผู้นำเสนอเป็นหลักหรือไม่?

เคล็ดลับ #2: กำหนดเวลาล่วงหน้า

การประสานงานเวลาสำหรับผู้เข้าร่วมประชุมที่มีตารางเวลาและโซนเวลาต่างกันอาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย ด้านล่างนี้คือคำแนะนำบางส่วนเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนอยู่ในหน้ากำหนดการเดียวกัน:

• เลือกกรอบเวลาที่ใช้ได้กับเขตเวลาของทุกคน: ตัวอย่างเช่น หากคุณคาดว่าจะมีผู้เข้าร่วมในนิวยอร์กและลอนดอน เวลาที่เหมาะสมที่สุดในการจัดกำหนดการประชุมคือ 10.00 น. ในนิวยอร์ก และ 13.00 น. ในลอนดอน

• ใช้เครื่องมือที่ช่วยคุณเลือกกรอบเวลาที่เหมาะสม: พิจารณา ว่าใครว่างในช่วงเวลาใดที่อาจสร้างความสับสน แทนที่จะปล่อยให้เขตเวลาเป็นของคุณดีกว่า ให้พิจารณาใช้ซอฟต์แวร์การจัดตารางเวลาการนัดหมายเพื่อช่วยในการตรวจหาเขตเวลาอัตโนมัติของผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมด

• จัดกำหนดการประชุมล่วงหน้า: ยิ่งผู้เข้าร่วมประชุมมีเวลาในการประชุมมากเท่าใด โอกาสที่พวกเขาจะมีความขัดแย้งในการจัดกำหนดการก็จะน้อยลงเท่านั้น ถ้าคุณต้องกำหนดเวลาการประชุมในนาทีสุดท้าย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมดเปิดกรอบเวลาไว้

เคล็ดลับ #3: สร้างมารยาทสำหรับการประชุมเสมือนจริง

การปฏิบัติตามมารยาทที่เหมาะสมเป็นจุดเริ่มต้นของการประชุมเสมือนจริงที่ราบรื่นและมีประสิทธิภาพ ต่อไปนี้คือมารยาทที่เป็นประโยชน์สำหรับผู้จัดและผู้เข้าร่วมที่ต้องทำก่อนการประชุมเสมือนจริงทุกครั้ง เพื่อให้แน่ใจว่าจะได้รับประสบการณ์การประชุมที่ราบรื่น:

• ทดสอบเทคโนโลยีทั้งหมดก่อนการประชุม: ตรวจสอบการเชื่อมต่อการประชุมของคุณล่วงหน้า ซึ่งรวมถึงวิดีโอ, Wi-Fi และการแชร์หน้าจอของคุณ หากเป็นไปได้ ให้สร้างการเชื่อมต่อประมาณสิบนาทีก่อนเริ่มการประชุม

• พบปะแบบเห็นหน้ากันทางวิดีโอ: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสมาชิกทุกคนในการประชุมเสมือนสามารถเห็นกันและกันได้ จากการวิจัยพบว่า 55% ของการสื่อสารเป็นภาษากาย ในขณะที่อีก 38% เป็นน้ำเสียง การประชุมแบบเห็นหน้าทางวิดีโอเป็นเรื่องส่วนตัวมากกว่าการประชุมทางโทรศัพท์แบบไร้เสียง และยังช่วยสร้างความสามัคคีอีกด้วย นอกจากนี้ยังช่วยให้ผู้เข้าร่วมสามารถรับภาษากายและตัวชี้นำ เช่น เมื่อมีคนพูดจบหรือเพียงแค่หยุดพัก

• ละสิ่งรบกวนทั้งหมด: ผู้เข้าร่วมประชุมมากถึง 83% กล่าวว่าพวกเขาตรวจสอบอีเมลในการประชุมหรือการนำเสนอแบบตัวต่อตัว และกับแขกคนอื่นๆ ในห้องเพื่อให้พวกเขารับผิดชอบ เตือนผู้เข้าร่วมประชุมให้ให้ความสนใจอย่างเต็มที่กับผู้เข้าร่วมและลดการรบกวน เช่น อีเมลและข้อความระหว่างการประชุม

เคล็ดลับ #4: ให้ผู้เข้าร่วมมีส่วนร่วม

การตั้งเวลาและการวางแผนทั้งหมดจะไม่มีประโยชน์หากผู้ชมของคุณไม่ได้มีส่วนร่วม ต่อไปนี้คือคำแนะนำของเราในการรักษาทีมของคุณให้เข้าร่วมและมีส่วนร่วมในการประชุมเสมือนจริง:

• ให้พื้นที่สำหรับการสนทนาแบบเป็นกันเอง: อย่าด่วนสรุปการพูดคุยเล็กๆ น้อยๆ ที่เกิดขึ้นตามธรรมชาติเมื่อเริ่มการประชุม ช่วยให้ทีมที่อยู่ห่างไกลมีโอกาสเชื่อมต่อในระดับส่วนตัวก่อนลงมือทำธุรกิจ เช่นเดียวกับที่ติดต่อด้วยตนเอง

• แนะนำวิธีขับเคลื่อนการมีส่วนร่วม: ส่งเสริมให้ทุกคนทำตัวเหมือนอยู่แถวหน้าโดยสร้างโอกาสในการมีส่วนร่วม ตัวอย่างเช่น ผู้เข้าร่วมจะได้รับโอกาสในการส่งคำถามก่อนเริ่มการประชุมเสมือนจริง หากจำเป็น คุณยังสามารถใช้โพลหรือสนับสนุนคำถามเพิ่มเติมผ่านแชทสด

• ถามคำถามบ่อย: เช็คอินตลอดเวลาตลอดการประชุมเพื่อให้ผู้เข้าร่วมมีโอกาสแบ่งปันและให้แน่ใจว่าพวกเขากำลังติดตาม แทนที่จะถามคำถามปลายเปิด ให้ชัดเจนในสิ่งที่คุณถาม ตัวอย่างเช่น แทนที่จะพูดว่า “คุณคิดอย่างไรกับเครื่องมือนี้” คุณควรเลือกใช้แทน: “คุณคิดว่าเครื่องมือนี้จะช่วยเพิ่มประสิทธิผลหรือไม่”

เคล็ดลับ #5: ติดตามผล

เช่นเดียวกับการประชุมในสำนักงาน การอภิปรายที่ตามมาที่เครื่องทำน้ำเย็นสามารถบอกได้เหมือนกับในเซสชั่นนั้น ๆ นี่คือสิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อให้แน่ใจว่าการสื่อสารมีความชัดเจนและไม่มีความสับสน:

• ปิดท้ายด้วยการสนทนาเกี่ยวกับเครื่องทำน้ำเย็น: ประมาณห้าถึงสิบนาทีก่อนการประชุมสิ้นสุดลง ให้ถามทีมของคุณว่าพวกเขามีคำถามหรือข้อกังวลใดๆ เพิ่มเติมหรือไม่ นี่คือเวลาที่ผู้เข้าร่วมเปิดกว้างเพื่อแชร์สิ่งที่จองไว้หรือข้อสงสัย สรุปและซักถามกับทีมของคุณหลังจาก: คุณสามารถทำเช่นนั้นได้ด้วยอีเมลติดตามผลทั้งเกี่ยวกับสิ่งที่กล่าวถึงในการประชุม การตัดสินใจที่สำคัญและการดำเนินการใด ที่จำเป็นสำหรับทีมของคุณ

• ถามว่าการประชุมจะดีกว่านี้ได้อย่างไร: สต็อกตัวเอง ทำงานอะไร อะไรที่ขาดหายไป? คุณไม่จำเป็นต้องนำหลักการทั้งหมดข้างต้นไปใช้ในเซสชันที่ไม่เป็นทางการเหล่านี้ แต่การใช้เวลาฟัง ประเมิน และแก้ไขอย่างตรงไปตรงมาจะช่วยให้การประชุมประสบความสำเร็จสูงสุดในอนาคต

เลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมสำหรับการประชุมเสมือนของคุณ

ไม่ว่าจะเป็นซอฟต์แวร์การประชุมทางเว็บหรือซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ มีเครื่องมือเทคโนโลยีมากมายที่สามารถช่วยคุณจัดการประชุมเสมือนจริงที่มีประสิทธิผลและประสิทธิผล

สิ่งสำคัญคือการพิจารณาว่าเครื่องมือใดเหมาะสมกับทีมของคุณ เมื่อเลือกเครื่องมือ ให้ถามตัวเองว่า:

• การทำงานที่สำคัญของการประชุมเสมือนของฉันต้องการเพื่อให้ประสบความสำเร็จคืออะไร? ตัวอย่างเช่น คุณต้องการให้ทุกคนทำงานร่วมกันในเอกสารพร้อมกันหรือไม่ ถ้าอย่างนั้น Google เอกสารก็เป็นทางออกที่เป็นไปได้ คุณต้องการให้สมาชิกในทีมดูการสาธิตแบบเรียลไทม์หรือไม่? ซอฟต์แวร์แชร์หน้าจอเหมาะสำหรับคุณ

• จำนวนผู้เข้าร่วมในการประชุมเสมือนของคุณโดยเฉลี่ยคือเท่าใด ซอฟต์แวร์การประชุมที่คุณต้องการสำหรับการประชุมเสมือนจริงแบบตัวต่อตัวอาจแตกต่างกันอย่างมากกับซอฟต์แวร์ที่อนุญาตให้คุณจัดการประชุมกับพนักงานมากกว่า 15 คน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการประชุมทางเว็บหรือการประชุมที่คุณกำลังพิจารณามีความยืดหยุ่นนั้น

กลยุทธ์การประชุมเสมือนจริงของคุณคืออะไร?

บอกเราเกี่ยวกับกลยุทธ์การประชุมเสมือนจริงของคุณ แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดใดบ้างที่คุณสามารถแชร์เพื่อจัดการประชุมเสมือนจริงที่ประสบความสำเร็จได้ วิธีใดดีที่สุดในการเชื่อมต่อผู้เข้าร่วมประชุมในห้องต่างๆ หรือทวีปต่างๆ แบ่งปันในความคิดเห็นด้านล่าง