如何优化中小型企业的计费利用率

作为企业主，您的利润已经很薄弱，资源也很有限。 因此，优化现有资源并通过减少损失和低效率来实现利润最大化至关重要。

这就是计算、跟踪和提高计费利用率的用武之地。

如果您不熟悉这个术语，它只是衡量您的员工在直接产生收入的工作上花费了多少时间。 提高计费利用率可以提高公司的整体效率，并帮助您在无需投资额外资源的情况下产生更多收入。

在本文中，我们将详细解释计费利用率，并向您展示为您的业务改进计费利用率的方法。

什么是计费使用率，为什么它很重要？

可计费利用率是您的员工和团队成员花费在产生收入的工作上的时间的百分比。 您可以在整个团队和单个员工中进行计算。

换句话说，员工的计费利用率分数显示了他们的总工作时间有多少花在产生收入的业务成果上。

高计费利用率表明您正在有效地利用资源并将时间投入到最关键的项目中。 另一方面，较低的计费利用率分数意味着您必须优化流程并通过容量规划重新评估资源计划。

例如，假设一家营销机构聘请了一位昂贵的文案人员来从事一个新项目。 他们希望通过确保文案撰稿人只从事可计费的客户项目来最大限度地提高其可计费利用率。

但如果撰稿人将大量时间花在会议上、处理瓶颈或技术任务（例如配置登陆页面工具或安装 WordPress），他们的计费时间将会减少，因为代理机构无法向客户收取这些时间的费用。

因此，该机构必须确保文案撰稿人的总可用工作时间中，几乎没有可用时间花在文案写作流程之外的工作上。

测量计费利用率的好处

了解团队的计费利用率有几个好处。 通过跟踪该指标，您可以：

• 将您的效率和功能与行业基准进行比较并进行调整
• 确保为正确的工作分配正确的资源
• 无需投入额外资源即可提高盈利能力
• 清楚地了解您承担未来项目的资源能力
• 告知您计费项目的项目规划和资源分配

什么是好的计费利用率？

100%的计费利用率是不可能或不可取的。 即使您最高效的员工也需要时间来进行培训、技能发展和不直接计费的管理任务。 理想的分数还因工作性质而异，因为某些角色比其他角色更适合直接计费。

一般来说，专业服务型公司的计费率目标应高于 80%。 然而，每个行业都有不同的基准，因此有必要在特定行业的背景下查看分数。

如果您的分数低于行业基准，则表明您的可用资源利用不足，必须优化您的计费利用率。 另一方面，如果您明显领先于行业平均水平，那么您就过度利用了资源，从长远来看，这可能会导致倦怠并降低员工的生产力和效率。

计费利用率与资源利用率

尽管这两个术语经常被混淆，但它们传达了您业务的不同方面。 资源利用率代表团队的所有任务和活动，包括非计费时间。 可计费利用率是一个更具体的指标，表示团队在可计费任务和活动上花费的时间百分比。

如何计算计费利用率

计算计费利用率非常简单。 您可以将计费小时总数除以总可用小时数（不包括假期和非计费活动等） 。

然后将该百分比乘以 100 即可得出您的计费利用率。

可计费利用率= (可计费小时数/总可用小时数) x 100

例如，如果您的企业每年有 1,200 个计费小时，而您的总可用小时数（减去假期）为 2,000，则您的计费利用率将为 (1,200 / 2,000) x 100 = 60%。

您可以使用相同的公式来计算单个员工的利用率。

如何跟踪计费时间

跟踪计费时间的最可靠方法是使用集中式全自动时间跟踪系统，该系统记录团队的活动、管理全面的时间表，并让您清楚地了解他们的日常活动。

当然，挑战在于确保团队中的每个人都诚实、定期地记录自己的时间。

以下是实现这一目标的一些技巧：

• 向您的团队解释时间跟踪的好处以及它如何帮助您的业务提高效率。
• 阐明记录所有内容如何有助于突出团队的绩效。
• 让时间追踪变得轻松无忧。
• 分享提醒。
• 在不同级别上进行每日或每周审核，以确保您的团队记录工作时间和日常任务。

提高企业计费利用率的 5 种方法

持续优化计费利用率是提高盈利能力和加速业务增长的最佳方法之一。

以下是具体操作方法。

1. 投资项目管理和 CRM 工具

您需要一个集成的项目管理系统，该系统不仅可以跟踪时间，还可以为您提供项目及其分配资源的 360 度视图。

通过将其与Act! 等 CRM 系统连接起来！ 您可以获得整个销售和营销渠道的更多可见性，使您能够更有效地规划工作负载和资源可用性。

将 CRM 与资源管理系统相结合会向您展示：

• 您团队的总可用时间
• 当前的计费时间和效用
• 已准备好在下个月或下季度加入的销售和营销线索
• 具有高或低效用分数的个人团队成员。

这种透明度和实时洞察力可以简化您的决策并帮助您提高效率。

2. 转移或最小化非计费任务

仔细评估团队的工作量，以确保他们不会不必要地参与任何不计费的任务。 通过将非生产性任务转移到更便宜的资源并最大限度地减少损害生产力的干扰来优化其计费效用。

3. 培训和提高员工技能

有时，提高计费效率的最简单方法是投资于团队的培训和发展。 通过及时的技能升级，他们可以以更高的效率执行相同的任务，从而获得更高的盈利能力。

4. 升级你的技术

评估您的业务设备和技术，确保它们处于最佳状态并且不会导致运营延误。 如果您看到需要，请投资更先进的技术，以帮助您的团队在更短的时间内完成相同的任务。

5.利用自动化

每个企业都必须评估他们可以自动化的任务和操作。 这可以释放您的资源，提高效率，并帮助您用更少的资源获得更好的结果。

例如，行动！ 可以通过自动登录页面、电子邮件活动和潜在客户评分等工具自动化您的销售、支持和营销工作流程。

对于中小型企业来说，优化计费时间是轻而易举的事情

中小企业并不总是有足够的流动性来投资业务增长。 优化计费时间是无需大量支出即可提高盈利能力的绝佳方法。 通过使用集成资源管理系统以及类似 Act! 的 CRM！ 您可以获得计算、跟踪和增加计费工作所需的所有信息，从而提高效率和增长。

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