Siparişten Nakite (O2C) Sürecini Anlama ve İyileştirme

Yayınlanan: 2023-02-03

Müşteri siparişlerini almak, bunları yerine getirmek ve ödeme almak çoğu ticari operasyonun temelidir.

Nakit akışınız, dahili kaynaklarınız ve müşteri hizmetleriniz, verimli ve güvenilir olmakla ilgili süreçlere bağlıdır.

Bu nedenle, siparişten tahsilata (O2C) sürecini anlamak ve optimize etmek çok önemlidir.

Siparişten tahsilata (O2C) nedir?

Siparişten nakde (genellikle O2C veya OTC olarak anılır), müşteri siparişlerinin yerine getirilmesiyle ilgili süreçleri/süreçleri tanımlamak için kullanılan bir iş terimidir.

Temelde müşterileriniz sipariş verdiğinde başlar ve tamamlanan ve ödemesi yapılan siparişleri hesaplara kaydettiğinizde sona erer.

Arada birkaç adım yer alır (aşağıya bakın, 'Siparişten nakde çevirme döngüsünün adımları'). Ardından, veri analizi ve en iyi uygulamaların uygulanması, siparişten tahsilata sürecinizin devam eden optimizasyonunda size yardımcı olabilir.

Siparişten tahsilata süreci aynı zamanda diğer birçok süreç arasında yer alır ve bunlarla örtüşür. Örneğin, liderlik etmek için pazarlama (M2L) , tedarikten ödemeye (P2P) süreçleri ve diğer satış hunisi etkinlikleri.

O2C gibi, bu terimler de ekipleriniz tarafından dahili olarak raporlama ve strateji oluşturma amacıyla kullanılır.

Neden 'siparişten nakde çevirme' süreci olarak adlandırılıyor?

Siparişten nakde çevirme ifadesi, müşterinizin siparişinden işletmenizin nakit almasına kadar olan süreci özlü bir şekilde özetlediği için kullanılır.

Siparişten nakde, tekliften nakde (QTC) ve potansiyelden nakde süreç arasındaki fark nedir?

Siparişten nakde , tekliften nakde (QTC) ve potansiyelden nakde kadar süreçler arasındaki temel fark, ikincisinin sipariş girişinden önce müşterilere fiyat teklifleri oluşturmayı içermesi ve üçüncüsünün satış ve pazarlamayı içermesidir. bir teklif veya sipariş.

Tekliften nakde (QTC) süreci, müşterilerin satın alma işlemlerini yapmadan önce daha iyi anlamalarına olanak tanır. Belirli bir ürün veya hizmet için önceden belirlenmiş bir fiyat veya sipariş hacmi olmadığında da yararlıdır.

Lead to cash , hem QTC hem de O2C'den daha eksiksiz bir süreci tanımlamak için kullanılır. Erken satış ve pazarlama süreçleri ile O2C veya QTC süreci arasındaki bağlantıyı analiz etmek için kullanışlıdır.

İlgili her bir süreç arasındaki farklar, esas olarak odaklandıkları kesin süreç aralığında yatmaktadır. Her biri farklı bir departman, yazılım, optimizasyon adımları vb. içerebilir.

Siparişten tahsilata süreç neden önemlidir?

Siparişten tahsilata süreci, işinizin iki ana alanı için önemlidir:

  • Dahili: Nakit akışınızın, dahili kaynaklarınızın, tedarik zinciri yönetiminizin ve analitiğinizin verimliliği ile bağlantılıdır.
  • Dış: Ne kadar sorunsuz olursa, müşteri deneyiminiz o kadar iyi olur. Bu, müşteri ilişkilerinize ve kısa ve uzun vadede elde tutmanıza yardımcı olur.

Birçok iş süreci birbirine bağlıdır. O2C süreci bir istisna değildir.

İlgili aşamaların herhangi birindeki hatalar (aşağıya bakın, 'Siparişten nakit döngüsüne kadar olan adımlar'), işletmenizin diğer işlevleri üzerinde zincirleme bir etkiye sahip olabilir.

Örneğin, geç ödemeler veya yavaş fatura işleme, işletme sermayenizi azaltabilir. Bu da, önemli malzeme veya ekipmanın satın alınmasını engelleyebilir.

Birçok iş sürecinde olduğu gibi, otomasyon , siparişten tahsilata süreçteki hataları hızlandırabilir ve hata sayısını azaltabilir. Bununla birlikte, gerçekten optimal bir süreç için insan gözetimi ve katılımı da önemlidir.

O2C sürecinizi iyileştirmek isteyebileceğiniz nedenler nelerdir?

İşiniz üzerinde akut (yani anında) veya kronik (yani kalıcı ve uzun vadeli) olumsuz etkisi olduğu için siparişten tahsilata sürecinizi iyileştirmek isteyebilirsiniz.

Her iki sorun kategorisinin nedenleri değişebilir ve hatta örtüşebilir.

Örneğin, ani birnakit akışı eksikliği yaşayabilirsiniz.Bu, personele ödeme yapamama veya diğer temel maliyetleri karşılayamama gibi hemen olumsuz sonuçlar doğurabilir .

Veya iş tahminlerinize belirsizlik ekleyerek , belirli projeleri hedefleme veya üstlenme olasılığınızı azaltarak vb. zaman içinde daha ince bir olumsuz etkiye sahip olabilir.

Siparişten tahsilata çevrimin 6 adımı

O2C süreci başlamadan önce, birkaç önemli nokta vardır. Bunlara envanter yönetimi, POS sistemi entegrasyonu, müşteri katılımı ve daha fazlası dahildir.

Bunlar yerleştirildikten sonra, aşağıdaki adımlar gerçekleşir.

Altı adımlı siparişten tahsilata süreç madde işaretleri

1. Müşterinin siparişini alırsınız

Müşteriniz sipariş verdiğinde, O2C süreci resmi olarak başlar.

Sipariş, bir form veya e-posta yoluyla çevrimiçi olarak, telefonla ve hatta şahsen yapılabilir.

Bu adımı olabildiğince verimli hale getirmek için, sipariş kanallarını izlemek ve sipariş onaylarını anında yanıtlamak, hatta otomatikleştirmek çok önemlidir.

Detaylara gösterilen özen bu aşamada müşteri memnuniyetine katkı sağlar. Örneğin, stokta olmayan bir ön onay gönderilmemeli, yalnızca siparişin iptali ile takip edilmelidir.

Bir sipariş yönetim sistemi, O2C sürecinin bu ve sonraki aşamalarını optimize etmeye yardımcı olur.

Bu aşama, birçok sektörde fatura indirimi veya fatura faktoringini de içerebilir.

2. Müşterinin siparişini yerine getirirsiniz

Bir siparişin yerine getirilmesi, siparişin işlenmesini (sipariş spesifikasyonlarının kontrol edilmesi, envanter kontrolleri ve yetkilendirme dahil) ve teslimatının veya nakliyesinin düzenlenmesini içerir.

Tahmini teslimat süreleriyle ilgili daha fazla iletişim, özellikle bir gecikme olasılığı varsa, burada yararlı olabilir.

Yerine getirme sürecini izleyen gerçek zamanlı verilere sahip olmak, tüm ekibinizin aynı sayfada olmasını sağlamaya yardımcı olur. Bu, geç, cevapsız veya tekrarlanan siparişlerin şansını azaltır.

3. Ürününüz kargoya verilir veya müşteriye hizmet verilir.

Nakliye , deponuzdan ayrılan ve müşterinize giden ürünleri tanımlamak için kullanılan ifadedir. Gerçek gemileri içermek zorunda değildir, ancak genellikle uluslararası siparişler için geçerlidir.

Hizmetler için bu adım, fiziksel bir hizmet vermeyi veya bir yazılıma veya platforma erişim vermeyi içerir. Hizmetlerin hızlı ve kolay bir şekilde teslim edilmesi veya kullanıma sunulması da önemlidir.

4. Müşteriye bir fatura düzenlersiniz

Müşterilerinize anında fatura kesmeniz, zamanında ödeme alma şansınızı artırır.

Faturanızın ayrıntılarının doğru olduğundan emin olmanız gerekir. Buna değer, fatura numarası, sipariş ayrıntıları, ödeme koşulları vb. dahildir.

Sipariş yönetim sisteminizin güncellenmiş bir CRM ile entegre olması, faturanın ve müteakip hatırlatmaların doğru kişiye gönderildiğinden emin olmanıza yardımcı olacaktır.

5. Müşterinin ödemesini siz tahsil edersiniz

Ödeme tahsilatları, her işletmenin sağlığının önemli bir parçası olan kredi yönetiminin büyük bir parçasıdır.

Geç ödemeler birçok sektörde yaygındır. Örneğin, 6 küçük işletmeden 1'i geç ödeme yapıldığını bildiriyor.

Tahsilatlar için en iyi uygulamalar uygulanarak zamanında ödeme alma şansınız artırılır. Bu, ihtar çekme veya alacak hesapları yönetimi için uzman araçlar kullanma gibi uygulamaları optimize etmeyi veya otomatikleştirmeyi içerebilir.

6. Ödemeyi kaydedersiniz

Bir sipariş teslim edildikten ve ödemesi yapıldıktan sonra, ödemeleri defteri kebire doğru bir şekilde kaydetmek, muhasebe ve veri yönetimine ayak uydurmanıza yardımcı olur.

Bu aşamadaki raporlama hataları, işletmenizdeki satış, alacak hesapları ve muhasebe departmanları gibi farklı taraflar için sorun yaratabilir.

Fatura yönetimi yazılımı, eksiksiz ve güncel bir muhasebe kaydı tutmanıza yardımcı olabilir. Ayrıca veri yönetimi konusunda size yardımcı olur.

Yeni nesil siparişten tahsilata sistemleri ve teknolojisi

Veri ve teknoloji, O2C sürecinde yeniliklere öncülük ediyor.

Üçüncü taraf teknolojisiyle entegrasyon, yüklenim ve finans tekliflerini dış kaynak kullanarak yardımcı olabilir.

Örneğin, fatura yönetimi yazılımını kullanmak, faturalama sürecinizi iyileştirebilir. CRM'inizle entegrasyon, O2C sürecine dahil olan tüm departmanların aynı sayfada olmasına da yardımcı olur.

'The Innovating Order to Cash Playbook: Üreticilere ve Distribütörlere Nakit Akışlarını Kontrol Etmek' adlı teknik incelememizde açıkladığımız gibi:

[O2C ürünleri], CRM hizmetleriyle eşleştirildiğinde, üreticilere ek büyüme fırsatlarını belirlemek ve daha geniş müşteri tabanlarına ulaşmak için ihtiyaç duydukları içgörüleri sunabilir, bu da doğru entegrasyonların genişleme çabalarına gerçekten odaklanmalarına yardımcı olabileceği anlamına gelir.

Çözüm

Siparişten tahsilata çevrim, birbiriyle bağlantılı birkaç süreci içerir.

Müşteri siparişlerinin alınmasıyla başlar ve ödemelerin tahsil edilmesiyle sona erer. Arada, sipariş yönetimi süreciniz, sipariş karşılama, nakliye ve fatura düzenleme dahil olmak üzere birkaç adımı devretmeli ve kaydetmelidir.

Bir O2C sürecinin ilk adımı sipariş almaktır. Bu talebe hızlı ve doğru bir şekilde cevap verebilmek için iletişim kanallarının izlenmesi ve envanter yönetimi gerekmektedir.

Bu süreç, fatura finansmanı veya ticari kredi gibi finansman seçeneklerini de içerebilir.

Ardından, siparişin yerine getirilmesi gerekiyor. Bu, şirket içi ve müşteri ile iletişim yoluyla daha etkili hale getirilir.

Bir siparişi gönderdikten , bir hizmet sağladıktan veya bir hizmete erişim sağladıktan sonra bir fatura düzenlemeniz gerekir.

Bir ödeme tahsil edildiğinde , bunu defteri kebire kaydetmeniz gerekir.

O2C sürecinin her bir bölümünü optimize etmek, nakit akışınızı, kaynaklarınızın performansını ve müşteri memnuniyetini artırmanıza yardımcı olacaktır.