Küçük İşletme Bordronuzu Nasıl Ayarlayabilirsiniz?

Bordroda (varsa) insan hatasına çok az yer vardır. Ücreti ödenmeyen çalışanlar, hoşnutsuz çalışanlardır ve ödenmemiş bir İç Gelir Servisi (IRS) düpedüz korkutucu olabilir.

Daha büyük işletmeler, bordro hizmetlerine ayrılmış tüm bir departmana sahip olabilir veya bordro sorumluluklarını üçüncü bir tarafa dış kaynak sağlayabilirken, küçük işletme sahipleri genellikle daha az kaynağa sahiptir.

Küçük bir işletmeniz varsa ve bir bordro hizmeti sağlayıcısına dış kaynak sağlamak için bütçeniz yoksa, yalnız değilsiniz. Ulusal Bağımsız İşletmeler Federasyonu'nun 2021 Vergi Anketi ^[1] 'e göre, küçük işletmelerin %54'ü üçüncü taraf bordro hizmeti sağlayıcısı kullanmıyor.

Bordro sürecini dahili olarak yönetmek mümkün olsa da, zorlukların adil payıyla birlikte gelir. Bu makalede, küçük işletmeniz için bordro oluştururken atmanız gereken adımları, yaygın zorlukları nasıl azaltacağınızı ve küçük işletme bordro yazılımının bordro işlemenin en külfetli yönlerini azaltmaya nasıl yardımcı olabileceğini ele alacağız.

Küçük işletmenizde maaş bordrosu oluşturmak ve sorunsuz çalışmak için 3 adım

Bordro kurulumu, nihayetinde personel yönetimi ve vergi formu navigasyonunun bir karışımıdır. Bordro ^[2] oluşturmanın bazı kısımları açık görünebilirken, diğerleri o kadar sezgisel olmayabilir. Bordro yönetimi için zemin hazırlamak için atılması gereken üç temel adım.

1. Çalışanlarınızdan doğru evrakları alın

Sorunsuz bir bordro sistemi, vergi hazırlığı için çalışanlarınızdan doğru evrakları almanıza bağlıdır: Evrak işleri ve bordro el ele gider. Çalışanlarınızdan doğru evrakları alabilmek için öncelikle ne tür bir çalışan olduklarını bilmelisiniz.

Burası işlerin zorlaşabileceği yer.

↛ Zorluk : Yanlış sınıflandırmayı önlemek için çalışanlarınızı doğru bir şekilde tanımlayın.

Çalışanları işe alırken, ne tür bir çalışan olacağını bilmek önemlidir. Tam zamanlı çalışan mı yoksa sözleşmeli çalışan mı sayılacaklar? Bu önemlidir çünkü onlara nasıl ödeme yapacağınızı ve bordro vergilerinizi nasıl yapacağınızı belirleyecektir.

Bazen, çalışanların yanlış sınıflandırılması, şirketin fazla mesai veya işçi tazminatı ödemekten kaçınması için bilerek yapılır. Bu, işletmeniz için para cezalarına neden olabilir.

Bununla birlikte, daha sık olarak, çalışanların yanlış sınıflandırılması bir kazadır.

Nasıl önlenir:

IRS kendinize şunu sormanızı önerir: "İş olarak işçi üzerinde ne kadar kontrole sahibim?" Genel bir kural olarak, bir işçi üzerinde daha fazla kontrol, bir müteahhitten daha fazla tam bir çalışan oldukları anlamına gelir.

Kişiye işini nerede ve nasıl yapacağını söylerseniz, belirli bir iş yapıldıktan sonra onları elinizde tutmaya devam ederseniz ve onlara fayda sağlıyorsanız, muhtemelen bir yükleniciyle değil, bir çalışanla uğraşıyorsunuz demektir.

Kişi işine göre gelip gidiyorsa, işi istediği şekilde yapabiliyorsa ve kendi menfaatinden sorumluysa, muhtemelen müteahhittir. Hâlâ emin değilseniz, kararlarını almak için hukuk danışmanınıza danışın veya Form SS-8'i IRS'ye gönderin.

2. Ödeme politikalarınızı belgeleyin

Ödeme anlaşmalarını ve politikalarını belgelemek için bir avukatla konuşmayı veya yasal bir web sitesinin yardımına başvurmayı düşünün.

Küçük işletme sahibi olarak, işe aldığınız herkesin kendilerine ne kadar ödendiğini, ne zaman ödendiğini, nasıl ödendiğini (örneğin, doğrudan depozito, nakit veya çek) net bir şekilde anlaması gerekir ve iş ile birlikte gelen çalışanlara sağlanan faydalar. Çoğu yasal belge gibi, belgelenmiş ödeme politikalarına sahip olmak ve bunlara ihtiyaç duymamak, bunlara ihtiyaç duymaktan ve bunlara sahip olmamaktan daha iyidir.

İstihdam koşulları, politikalar ve diğer insan kaynakları sorunlarıyla ilgili ayrıntılarla birlikte bunun bir kopyasına sahip olmanız, imzalayıp güvenli bir yerde saklamanız gerekir.

↛ Zorluk: Belgelerin korunmasını ve veri gizliliği yasalarına uygun olmasını sağlamak

Birden fazla eyaletten çalışanlarınız, yüklenicileriniz ve çalışanlarınız varsa, takip etmeniz ve saklamanız gereken çok sayıda belge ve formunuz olacaktır.

Bu belgeler hassas ve kişisel veriler (sosyal güvenlik numaraları gibi) içerdiğinden, fiziksel belgeler kilitli bir dosya dolabında ve dijital belgeler güvenli bir yazılım sisteminde güvenli bir şekilde saklandıklarından emin olmak isteyeceksiniz.

Bu önemlidir, çünkü çalışanların bilgileri konusunda size güvenmelerini istersiniz ve bu aynı zamanda kanundur. Amerika Birleşik Devletleri'nin Adil ve Doğru Kredi İşlemleri Yasası (FACT Yasası) ^[3] ve Adil Kredi Raporlama Yasası (FCRA) ^[4] veya Avrupa Birliği'nin GDPR'sine uyulmaması büyük cezalarla sonuçlanabilir.

Nasıl önlenir:

Dijital dosyaları, ilkeleri ve çalışanlarınızın kişisel verilerini güvende tutmak için, belgeleri güvende tutmak ve çalışanlarınızla ilgili veri gizliliği yasalarına uygunluğu sağlamanıza yardımcı olmak için tasarlanmış özelliklere sahip belge yönetim yazılımına yatırım yapmayı düşünün.

Bu özellikler, tüm departmanların verileri depolaması, departmanlar arası siloları azaltması, tekrarlayan görevleri otomatikleştirmesi ve belge tarama, depolama, alma ve arşiv süreçlerini basitleştirmesi için merkezi konumu içerir.

3. Bordro sürecini yönetmenize yardımcı olacak yazılımlara yatırım yapın

Hiçbir şey çalışanların moralini geç bir veya iki maaş çekinden daha hızlı azaltamaz. Bordro yazılımı, bordro sürecini kolaylaştırmaya, hata olasılığını en aza indirmeye, bordro kayıtlarını güvenli bir şekilde saklamaya ve bordro vergilerini ödemeyi çok daha kolay hale getirmeye yardımcı olabilir.

Birden fazla eyalette tam zamanlı çalışanlarınız, yüklenicileriniz ve çalışanlarınız varsa, bordro yazılımı, kayıtları düzenli ve güvenli tutarak ve hesaplamaları ve mevduatları otomatikleştirerek stresin bir kısmını hafifletmeye yardımcı olabilir. Elbette bu, iş ihtiyaçlarınız için en iyi bordro yazılımını seçmeye bağlıdır.

↛ Zorluk: Bordro yazılımı seçme

Kolaylaştırılmış bir bordro sürecine sahip olmak, iş odanızın büyümesini de sağlayabilir. Bir bordro vaka çalışmasında, bir girişim olan VYRL, bir bordro sistemine yatırım yapmanın, çalışanlarına ve yüklenicilerine daha hızlı ödeme yapmalarına, belgelerini düzenlemelerine ve onlara daha rekabetçi çalışanlara sağlanan fayda paketleri sunma olanağı sağladığını bildirdi. Bu, nihayetinde işlerini büyütmeye başlamalarına yardımcı oldu.

Ancak bir bordro sistemi için alışveriş yapmak, orada çok fazla seçenek varken zor olabilir. Farklı sistemler ve özellikler karşılaştırıldığında kolayca bunaltıcı hale gelebilir. Kendi kendinize “Doğru kararı mı veriyorum?” diye düşünebilirsiniz. ve yanlış seçtiğinizden endişe edin.

Nasıl önlenir:

Bordro yazılımı (veya gerçekten herhangi bir yazılım türü) için alışveriş yaparken, sizin için önemli olan özelliklere öncelik vermenize yardımcı olması için her zaman orijinal sorununuzu aklınızda tuttuğunuzdan emin olun.

Bordro yazılımının akılda tutulması gereken bazı önemli özellikleri şunlardır:

• Doğrudan mevduat
• Vergi beyanı (bordro vergisi, Medicare vergisi, vb.)
• Uyumluluk yönetimi
• Çalışan self servisi (ESS)
• Muhasebe ve zaman izleme entegrasyonları

Bordro yazılımının, temel bordro işlevlerinden daha karmaşık olanlara kadar bir dizi özellik sunduğunu unutmayın. Şirketinize uygun olduğundan emin olmak için deneme tekliflerinden yararlanarak ve resmi olarak piyasaya sürülmeden önce sistemin kuru çalışmasını yaparak yazılımı “denemek” asla zarar vermez.

Bordro stresinden kurtulun

Bordro, tüm hareketli parçaları ve yüksek bahisleri ile kolayca bunaltıcı hale gelebilir. Ancak başlangıçtan itibaren doğru belgelere, bordro kayıtları için güvenli ve düzenli bir belge depolama sistemine ve işletmeniz için doğru yazılıma sahip olmak, süreci çok daha kolay hale getirebilir.

Nereden başlayacağınızdan emin değilseniz, bazı seçenekleri daraltmanıza yardımcı olması için Capterra'nın kısa liste testini yapmayı düşünün.

Kaynaklar

1. Ulusal Bağımsız İşletmeler Federasyonu'nun 2021 Vergi Anketi, NFIB Araştırma Merkezi
2. Çalışanları işe alın ve yönetin, ABD Küçük İşletme Yönetimi
3. Adil ve Doğru Kredi İşlemleri Yasası, Federal Ticaret Komisyonu
4. Adil Kredi Raporlama Yasası Kapsamındaki Hakların Özetleri, Federal Kayıt