如何設置您的小型企業工資單

工資單中幾乎沒有（如果有的話）人為錯誤的餘地。 無薪員工是心懷不滿的員工，無薪國稅局 (IRS) 可能非常可怕。

雖然大型企業可能有一個專門負責工資服務或將工資責任外包給第三方的整個部門，但小企業主通常擁有的資源較少。

如果您擁有一家小型企業並且沒有預算外包給薪資服務提供商，那麼您並不孤單。 根據全國獨立企業聯合會 2021 年稅務調查^[1] ，54% 的小企業不使用第三方工資單服務提供商。

雖然內部管理工資單流程是可能的，但它也帶來了相當多的挑戰。 在本文中，我們將介紹為小型企業設置工資單時應採取的步驟，如何緩解常見挑戰，以及小型企業工資單軟件如何幫助減少工資單處理中最繁重的方面。

3 個步驟讓您的小型企業的工資單正常運行

工資單設置最終是人事管理和稅表導航的組合。 設置工資單^[2]的某些部分可能看起來很明顯，而其他部分可能不那麼直觀。 以下是為工資管理奠定基礎的三個基本步驟。

1. 從您的員工那裡獲得正確的文書工作

一個順暢的工資系統取決於從您的員工那裡獲得正確的報稅文書工作：文書工作和工資單齊頭並進。 要從您的員工那裡獲得正確的文書工作，您首先必須知道他們是什麼樣的員工。

這就是事情變得棘手的地方。

↛ 挑戰：正確識別您的員工以避免錯誤分類。

入職員工時，重要的是要知道他們將成為什麼樣的員工。 他們會被視為全職員工還是合同工？ 這很重要，因為它將決定您如何支付和繳納工資稅。

有時，員工的錯誤分類是故意的，這樣公司就可以避免支付加班費或工傷補償金。 這可能會導致您的企業被罰款。

然而，更多的時候，員工的錯誤分類是偶然的。

如何避免：

美國國稅局建議問問自己，“作為一家企業，我對工人有多少控制權？” 作為一般經驗法則，對工人的更多控制意味著他們更像是一名正式員工而不是承包商。

如果你告訴這個人在哪里以及如何做他們的工作，如果你在完成特定工作後繼續留住他們，如果你給他們福利，那麼你可能是在與員工打交道，而不是與承包商打交道。

如果這個人根據工作來來去去，可以以任何他們認為合適的方式完成工作，並且對自己的利益負責，那麼他們可能是承包商。 如果您仍然不確定，請諮詢您的法律顧問或向 IRS 提交表格 SS-8 以獲得他們的決定。

2. 記錄您的薪酬政策

考慮與律師交談或尋求法律網站的幫助來記錄薪酬協議和政策。

作為小企業主，您僱用的每個人都應該清楚地了解他們的報酬是多少、何時支付、如何支付（例如，直接存款、現金或支票），以及工作帶來的員工福利。 像大多數法律文件一樣，最好有記錄的薪酬政策而不需要它們，而不是需要它們而不擁有它們。

您應該有一份副本，連同有關僱傭條款、政策和其他人力資源問題的詳細信息，簽署並存儲在安全的地方。

↛ 挑戰：保護文件並遵守數據隱私法

如果您同時擁有來自多個州的員工、承包商和員工，那麼您將有大量文檔和表格需要跟踪和存儲。

由於這些文檔包含敏感數據和個人數據（例如社會保險號），因此您需要確保它們被安全地存儲——物理文檔在上鎖的文件櫃中，數字文檔在安全的軟件系統中。

這很重要，因為您希望員工信任您的信息，而且這是法律。 未能遵守美國的公平和準確信用交易法 (FACT Act) ^[3]和公平信用報告法 (FCRA) ^[4]或歐盟的 GDPR 可能會導致重大處罰。

如何避免：

為確保數字文件、政策和員工個人數據的安全，請考慮投資文檔管理軟件，其功能旨在確保文檔安全並幫助您確保遵守與員工相關的數據隱私法。

這些功能包括所有部門存儲數據的集中位置、減少部門間孤島、自動執行重複性任務以及簡化文檔掃描、存儲、檢索和歸檔流程。

3.投資軟件來幫助您管理工資流程

沒有什麼比遲到的一兩次薪水更能降低員工的士氣了。 薪資軟件可以幫助簡化薪資流程，最大程度地減少出錯的可能性，安全地存儲薪資記錄，並使支付薪資稅更加容易。

如果您有多個州的全職員工、承包商和員工，工資單軟件可以通過保持記錄的組織和安全以及自動計算和存款來幫助減輕一些壓力。 當然，這取決於為您的業務需求選擇最佳薪資軟件。

↛ 挑戰：選擇薪資軟件

簡化的薪資流程也可以為您的業務提供發展空間。 在工資單案例研究中，初創公司 VYRL 報告稱，投資工資系統可以讓他們更快地支付員工和承包商的工資，整理文件，並讓他們能夠提供更具競爭力的員工福利方案。 這最終幫助他們開始發展業務。

但是，由於有這麼多的選擇，購買工資系統可能具有挑戰性。 比較不同的系統和功能很容易讓人不知所措。 你可能會想，“我做出正確的決定嗎？” 並擔心你選錯了。

如何避免：

在購買工資單軟件（或者實際上是任何類型的軟件）時，請確保始終牢記最初的問題，以幫助您優先考慮哪些功能對您很重要。

要記住的工資單軟件的一些重要功能包括：

• 直接存款
• 報稅（工資稅、醫療保險稅等）
• 合規管理
• 員工自助服務 (ESS)
• 會計和時間跟踪集成

請記住，工資單軟件提供了一系列功能，從基本工資單功能到更複雜的功能。 通過利用試用優惠來“試用”軟件以確保它非常適合您的公司並在正式啟動之前對系統進行試運行，這永遠不會有什麼壞處。

減輕工資壓力

工資單的所有活動部件和高風險很容易變得不堪重負。 但是從一開始就擁有正確的文檔、用於工資記錄的安全且有組織的文檔存儲系統以及適合您業務的正確軟件可以使流程變得更容易。

如果您不確定從哪裡開始，請考慮參加 Capterra 的候選名單測驗，以幫助您縮小一些選擇範圍。

來源

1. 全國獨立企業聯合會 2021 年稅務調查，NFIB 研究中心
2. 僱用和管理員工，美國小企業管理局
3. 聯邦貿易委員會公平和準確信貸交易法
4. 公平信用報告法下的權利摘要，聯邦公報