Etkili Bir Proje Risk Yönetimi Süreci Oluşturmak İçin 4 Adım

Proje yöneticisi olarak ne kadar deneyimli olursanız olun veya proje görevlerini ne kadar iyi planlarsanız planlayın, işler yine de ters gidebilir. Tamamen kaçınamayacağınız veya yönetemeyeceğiniz bazı riskler vardır. Ve bu, hedeflere ulaşmak için projeleri yolda tutma temel işinize ek olarak.

Peki, beklenmedik proje riskleriyle nasıl başa çıkıyorsunuz? Çözüm, risk planlamasıdır.

Riskleri planlamak, proje başarısının anahtarıdır. Her sorunu durduramazsınız, ancak proje programınızın bozulmaması için önceden hazırlayabilirsiniz.

Proje risk yönetimine nereden başlayacağınızı bilmiyorsanız doğru yerdesiniz. Bu blogda, projelerinizin zamanında ve en yüksek verimlilikle tamamlanmasını sağlamaya yardımcı olacak etkili bir risk yönetimi süreci oluşturmak için dört adımı listeliyoruz. Ama önce, temelleri öğrenelim!

Risk yönetimi süreci nedir ve neden gereklidir?

Risk yönetimi süreci, proje yönetiminde kritik bir adımdır. Potansiyel riskleri belirlemeye ve ciddi sorunlara ve nihai proje başarısızlığına neden olmadan önce bunları ele almak için bir plan oluşturmaya yardımcı olur.

Bu süreç tipik olarak risk tanımlama, değerlendirme, yanıt, izleme ve raporlamayı içerir. Çoğu proje için risk yönetimi süreci üç tür riskin üstesinden gelmeye yardımcı olur: teknik, organizasyonel ve harici.

• Teknik riskler: Bunlar, projenizde yer alan teknolojiyle ilişkili risklerdir. Tasarım veya yapımdaki başarısızlıkları, yazılım veya donanımla ilgili sorunları veya veri güvenliğiyle ilgili sorunları içerebilir.
• Organizasyonel riskler : Bu riskler şirketinizin içinden gelir; örneğin, bir proje ekibi üyesi ayrıldığında veya işletmenizde yeterli fon olmadığında.
• Dış riskler: Bu riskler kuruluşunuzun dışından gelir. Bazı örnekler doğal afetler, piyasa dalgalanmaları, ekonomik istikrarsızlık ve pandemilerdir.

Projelerinizin iyi çalışmasını ve hedeflerine ulaşmasını sağlamak için bir risk yönetimi stratejisine sahip olmak önemlidir. Risklerin sahip olabileceği olumsuz etkilerden kaçınmanıza veya azaltmanıza yardımcı olacaktır.

Her proje bazı riskler içerir. Projenizi etkileyebilecek riskleri anlamak ve belirlemek ve üstesinden gelinemeyecek kadar büyük hale gelmeden önce bunları yönetmek ve azaltmak için adımlar atmak önemlidir. Riskleri belirlemenin birçok farklı yolu vardır, ancak projenize uyan bir teknik kullanmak en iyisidir.

Potansiyel proje risklerini belirlemek ve değerlendirmek için bazı risk tanımlama teknikleri şunlardır:

• Beyin fırtınası seansları yapın. Risk senaryoları üzerinde beyin fırtınası yapmak için proje ekibi ve ilgili paydaşlarla bir araya gelin. Bu şekilde herkes aynı fikirde olur ve projede neyin yanlış gidebileceğini anlar. Potansiyel bir risk gerçekleşirse, çoğu durumda bunu düzeltmek için zaten bir plan düşündünüz.
• Bir risk matrisi kullanın. En olası sorunlara odaklanmanıza ve risk azaltma adımlarını planlamanıza yardımcı olmak için her bir riskin olasılığını (düşük, orta, yüksek) ve etkisini (düşük, orta, yüksek) derecelendiren bir araçtır.
• Bir risk kaydı tutun. Bir risk kaydı, her bir riskle ilgili bilgileri (tanımı, potansiyel etkisi ve olasılığı gibi) kaydederek, hangi tehditlerin tanımlandığını ve bunları azaltmak için hangi eylemlerin gerçekleştirildiğini izlemeye yardımcı olur.
• SWOT analizi yapın . Projenizin güçlü, zayıf yönleri, fırsatları ve tehditlerini değerlendirerek, oluşabilecek tüm olası riskleri göz önünde bulundurabilir ve bunları önlemek veya azaltmak için adımlar planlayabilirsiniz.
• Neden-sonuç diyagramından yararlanın. Her olası riskin nedenlerini ve etkilerini değerlendirerek, aksi halde dikkate almamış olabileceğiniz potansiyel proje sorunlarını belirleyebilirsiniz.

Tüm olası riskleri belirledikten sonra, bunların projenizi nasıl etkileyebileceğini değerlendirmenin zamanı geldi. Bu adıma risk analizi denir ve hangi proje tehditlerine öncelik verilmesi gerektiğini ve hangi eylemlerin yapılması gerektiğini anlamaya yardımcı olur. Her potansiyel risk olayının sonuçlarını anlamayı içerir.

Niteliksel risk analizine karşı niceliksel risk analizi

---

Niteliksel risk analizi, proje krizlerini bir olasılık ve etki ölçeğinde değerlendirmeye yardımcı olan öznel bir süreçtir. Proje risklerini önceliklendirmek için kullanılır ve genellikle çok az risk verisi bulunduğunda veya tehditlerin ölçülmesinin zor olduğu durumlarda kullanılır.

Nicel risk analizi, büyük ölçüde verilere dayanır ve genellikle riskleri ölçmenin kolay olduğu durumlarda kullanılır. Proje risklerine yanıt verme konusunda kararlar almak için genellikle uzmanlar tarafından yürütülür. Bu risk analizi yaklaşımı, olasılık ve etkiye sayısal değerler atar ve ardından toplam proje riskini hesaplamak için matematiksel modeller kullanır.

Riskleri doğru bir şekilde değerlendirmenin dört yolu:

1. Risk olasılığı ve etki matrisi: Bu matris, risklerin ne kadar olası olduğunu ve projenize ne kadar zarar verebileceklerini değerlendirerek risklerin önceliklendirilmesine yardımcı olur.
2. Risk sıralaması: Bu yöntem, riskleri önem derecelerine göre sıralar, böylece ilk önce en kritik proje konularına odaklanabilirsiniz.
3. Risk ısı haritası: Bu harita, projenizi olumsuz etkileme olasılığı en yüksek olan riskleri görselleştirir.
4. Risk döküm yapısı: Bu, riskleri kategorilere ve alt kategorilere ayırmanıza yardımcı olur, böylece onları daha iyi anlayabilir ve değerlendirebilirsiniz.

Riskleri belirleyip değerlendirdikten sonraki adım, bunları azaltmak için bir müdahale planı oluşturmaktır. Açık ve ayrıntılı bir müdahale planı, potansiyel riskleri belirleyecek ve her birinin nasıl ele alınacağını tanımlayacaktır. Ayrıca, yanıt sürecindeki her adımdan kimin sorumlu olduğunu belirleyecektir. Bu şekilde, dahil olan herkes rolünü bilir ve hızlı bir şekilde harekete geçebilir.

Aşağıdaki resim, risk olaylarını verimli bir şekilde yönetmek için bir müdahale planı kullanmaya yönelik ipuçlarını vurgulamaktadır:

Risk yönetimi süreci bir “kur ve unut” görevi değildir, bu nedenle onu düzenli olarak izlemelisiniz. Bu sürecin son adımı, tanımlanan tüm proje güvenlik açıklarının farkında olmanızı ve bunların kontrolünün sizde olmasını sağlamaktır. Bu, risk azaltma önlemlerinin uygulanmasını, risk durumunun izlenmesini ve raporlanmasını ve daha fazla tehdidin önlenmesini içerir.

Düzenli risk izleme ve kontrol, müdahale planının planlandığı gibi yürütülmesine yardımcı olur. Ayrıca yeni risklerin muhasebeleştirilmesini ve mevcut risklerin kontrol altında tutulmasını sağlar.

Riskleri izlemek ve kontrol etmek için birkaç önlemi tartışalım:

• Trend analizi yapın. Risk verilerindeki kalıpları veya eğilimleri tespit edin ve gözden kaçmış olabilecek olası tehlikeleri belirleyin.
• Risk denetimleri yapın. Risk yönetimi sürecinizin genel etkinliğini değerlendirin ve iyileştirme alanlarını belirleyin.
• Risk simülasyonunu kullanın. Farklı proje risk senaryolarını test edin (örneğin, bir tedarikçi kritik bir bileşeni teslim edemezse ne olur) ve bunların projenizin sonucunu nasıl etkilediğini kontrol edin.
• Bir risk yönetim planı uygulayın. Ortaya çıkabilecek proje belirsizliklerini azaltın.
• Risk kontrolünü ayarlayın. Proje ilerledikçe, proje risk ortamındaki değişikliklere dayalı olarak izleme sıklığını artırma veya azaltma gibi risk kontrol önlemlerini ayarlayın.

Projelerinizi risksiz hale getirmek için her şeyi bir araya getirin

Proje risklerinin gerçek sorunlara dönüşmesini önlemenin en iyi yolu, iyi yürütülen bir risk yönetimi sürecine sahip olmaktır. Tartıştığımız adımlar, proje yol haritanızdaki kötü sürprizlerin olasılığını azaltmaya yardımcı olabilir. Ayrıca projenizin yolunda kalmasını ve istenen sonuçları vermesini sağlayabilirler. Öyleyse devam edin, risk yönetimi sürecinizi eyleme geçirin ve proje başarısını kutlayın!