Perbedaan antara mengelola karyawan internal dan remote

Salah satu keuntungan utama bekerja di tempat adalah menghabiskan waktu bersama rekan kerja Anda, saling mengenal, dan belajar lebih banyak tentang kebiasaan kerja mereka. Untuk pemimpin tim, pengaturan ini memungkinkan mereka untuk mengelola karyawan mereka dengan mudah. Namun, ini tidak akan terjadi ketika memimpin tim jarak jauh.

Ketika dihadapkan dengan perubahan tertentu dalam lingkungan kerja, para pemimpin harus mengubah cara mereka bekerja. Misalnya, ketika manajer perlu beralih ke memimpin jarak jauh, alih-alih tim kantor. Menurut survei terbaru oleh perusahaan pelatihan VitalSmarts, 20% pemimpin tidak siap atau sangat tidak siap untuk memimpin tim kerja jarak jauh mereka.

Kedua pengaturan kerja ini biasanya mencakup seperangkat aturan yang beragam. Dalam artikel ini, kita akan menyelami topik ini lebih dalam dengan mengklarifikasi:

• perbedaan antara model in-house dan remote,
• perbedaan antara mengelola karyawan internal dan karyawan jarak jauh, dan
• tips untuk mengelola tim jarak jauh secara efektif.

Perbedaan antara model in-house dan remote

Sebelum kita mulai menjelajahi perbedaan antara mengelola tim internal dan tim jarak jauh, pertama-tama mari kita definisikan dua kategori lingkungan kerja ini.

Model tim internal

Model in-house adalah model di mana karyawan hanya bertanggung jawab atas kegiatan dan proyek organisasi tempat mereka bekerja . Dalam hal ini, pekerja menyelaraskan pekerjaannya dengan tujuan dan nilai perusahaan.

Manfaat mempekerjakan karyawan internal adalah:

• Kekayaan intelektual terjamin.

Di setiap perusahaan, ada beberapa data sensitif tentang operasi bisnis, klien, dll. Jika informasi ini dirilis, itu akan mempengaruhi reputasi perusahaan. Namun, situasi berisiko ini lebih kecil kemungkinannya terjadi ketika pemilik bisnis mempekerjakan pekerja internal.

• Komunikasi yang konsisten dalam organisasi.

Mampu berkomunikasi satu sama lain secara tatap muka dapat mempererat hubungan antara karyawan dan manajer. Selain itu, berbagi lingkungan kerja yang sama dapat mempermudah proses pelatihan setiap kali ada karyawan baru.

• Tanggung jawab yang lebih baik.

Saat memutuskan apakah akan mempekerjakan karyawan internal atau jarak jauh, banyak pemilik bisnis memilih tim kantor, karena model internal seringkali memastikan tingkat tanggung jawab karyawan yang lebih besar.

Di sisi lain, ada beberapa kelemahan dari model in-house juga:

• Memiliki biaya overhead.

Jika mereka memilih untuk menyewa tim internal, pemberi kerja harus membayar biaya wajib tambahan. Saat membuat perkiraan biaya karyawan, pemberi kerja juga harus memasukkan biaya overhead. Biaya overhead terdiri dari pembayaran seperti biaya bangunan dan peralatan.

• Mempekerjakan membutuhkan lebih banyak waktu dan usaha daripada mempekerjakan karyawan jarak jauh.

Karena pekerja internal dipekerjakan untuk jangka panjang, pemberi kerja akan berusaha keras untuk menemukan kandidat yang paling cocok. Oleh karena itu, proses ini terkadang akan memakan waktu lebih lama. Jadi, mempekerjakan tim internal tidak akan menjadi pilihan untuk proyek yang mendesak.

• Menemukan kandidat yang tepat terbatas.

Saat mempekerjakan pekerja jarak jauh, pemilik bisnis dapat mempertimbangkan kandidat dari seluruh dunia, selama mereka memenuhi kriteria yang telah ditentukan. Tapi, ketika datang ke tim internal, pengusaha harus menemukan seseorang dari kota yang sama atau negara yang sama.

Model tim jarak jauh

Selain mempekerjakan tim internal, pemberi kerja dapat memilih untuk mempekerjakan pekerja jarak jauh. Model tim jarak jauh adalah jenis outsourcing. Dalam hal ini, bisnis memilih untuk merekrut karyawan jarak jauh untuk membuat tim jarak jauh atau terdistribusi.

Keuntungan utama memiliki tim jarak jauh adalah:

• Mempekerjakan talenta di seluruh dunia.

Karena karyawan jarak jauh bekerja dari jarak jauh, pemberi kerja dapat memilih kandidat yang paling cocok dari seluruh dunia.

• Mempekerjakan orang dengan harga yang tepat.

Untuk mendapatkan manfaat biaya sumber daya yang lebih rendah, bisnis dapat menyewa sumber daya dari negara Tingkat 2 dan Tingkat 3. Sementara negara-negara terkaya termasuk dalam kategori Tier 1, Tier 2 adalah negara-negara dengan pendapatan rata-rata per orang yang lebih rendah. Sedangkan untuk kategori Tier 3 adalah negara berkembang dengan daya beli rendah.

• Lebih sedikit biaya per karyawan.

Saat memiliki tim jarak jauh, pemberi kerja tidak wajib menanggung asuransi kesehatan, biaya perjalanan, dan biaya lainnya. Dengan demikian, akan ada lebih sedikit biaya per pekerja. Plus, karena karyawan melakukan telecommuting, kantor tidak akan diperlukan, jadi tidak akan ada biaya overhead.

Namun, ada beberapa kelemahan mempekerjakan tim jarak jauh:

• Kurangnya komunikasi tatap muka.

Pekerja jarak jauh tidak punya pilihan selain berkomunikasi satu sama lain melalui email, obrolan, dan konferensi video. Tanpa komunikasi langsung, banyak orang mungkin merasa terisolasi dari rekan kerja mereka. Dan isolasi adalah salah satu tantangan paling umum yang dialami pekerja jarak jauh.

Selain itu, pengusaha dan manajer harus memimpin tim dengan cara yang sama, yang membutuhkan lebih banyak waktu dan usaha. Meskipun tim yang berpengalaman tidak akan memiliki masalah komunikasi, memiliki pendekatan tatap muka sangat penting selama proses pelatihan.

• Manajemen zona waktu

Jika karyawan berasal dari berbagai penjuru dunia, perbedaan waktu dapat menjadi kendala utama. Mengumpulkan anggota tim untuk panggilan harian atau mingguan akan selalu menjadi tugas yang sulit bagi seorang manajer.

• Potensi kegagalan proyek

Mempekerjakan karyawan jarak jauh untuk proyek tertentu bisa menjadi misi yang tidak pasti. Bahkan ketika pekerja jarak jauh memiliki tingkat pengalaman dan keahlian yang tinggi, ada kemungkinan mereka tidak akan menyelesaikan pekerjaan tepat waktu. Oleh karena itu, penundaan ini dapat berdampak pada keberhasilan proyek.

Singkatnya, setiap model hadir dengan kelebihan dan kekurangannya. Memutuskan model apa yang akan dipilih untuk perusahaan Anda sebagian besar bergantung pada kebutuhan dan tujuan perusahaan Anda.

Perbedaan antara mengelola karyawan internal dan remote

“Bekerja dari jarak jauh adalah masa depan, tetapi Anda membutuhkan kehadiran fisik setidaknya beberapa kali setahun untuk benar-benar menciptakan tim yang luar biasa.” – Ricardo Fernandez

Ricardo Fernandez, salah satu pembicara di TEDxIESEBarcelona, ​​telah bekerja dari jarak jauh selama lebih dari 10 tahun dengan beberapa perusahaan. Dalam pidato yang disampaikannya untuk Tedx Talks, Ricardo menunjukkan bahwa Anda dapat membangun semacam hubungan dengan tim Anda melalui konferensi video dan email. Tapi, dia mengklaim bahwa kehadiran fisik diperlukan "untuk menambah empati ke tim Anda."

Jika Anda pernah bertanya-tanya seperti apa memimpin tim jarak jauh, kami yakin jarak fisik adalah salah satu kendala utama yang muncul di benak Anda. Lagi pula, ketika tidak ada kedekatan fisik, bahkan sulit untuk mencapai kerja tim di tempat kerja.

Sekarang, jika kita membandingkan pengelolaan tim internal dengan tim jarak jauh, kita akan melihat tiga tantangan kritis terkait dengan yang terakhir:

1. Waktu,
2. ruang, dan
3. budaya.

Perbedaan waktu

Kami telah menyebutkan bahwa, dalam tim telecommuting, biasanya ada orang-orang dari zona waktu yang berbeda. Sebagai manajer tim seperti itu, Anda perlu menjadwalkan rapat tim dan panggilan lainnya selama periode yang sesuai untuk setiap anggota tim. Ini dikenal sebagai "keadilan waktu". Dan seperti yang dapat Anda bayangkan, ini tidak akan menjadi tugas yang mudah.

Selain rapat tim, Anda harus memikirkan perbedaan waktu saat menetapkan tenggat waktu. Rekan Anda yang tinggal di Singapura harus memiliki jumlah hari yang sama untuk menyelesaikan tugasnya sebagai rekan setimnya dari Seattle.

Di sisi lain, Anda mungkin tidak akan mengalami masalah ini saat memimpin tim internal. Tidak masalah apakah jam kerja Anda tetap atau fleksibel, Anda dan tim Anda akan menghabiskan setidaknya beberapa jam per hari bersama di kantor. Dengan demikian, sebagai pemimpin mereka, Anda dapat berkomunikasi dengan mereka secara langsung dan mengelola tugas dan tenggat waktu mereka dengan mudah.

Perbedaan ruang

Tantangan lain dari bekerja dari jarak jauh adalah jarak fisik antara anggota tim. Saat memimpin tim jarak jauh, perbedaan ruang sebagian besar memengaruhi:

• Komunikasi dalam tim.

Keuntungan bekerja dalam tim internal adalah Anda dapat menghubungi rekan kerja kapan pun Anda membutuhkan bantuan atau saran. Jika Anda seorang manajer, Anda dapat segera mengumpulkan tim setiap kali ada masalah mendesak atau pembaruan terbaru pada proyek.

Kemudian lagi, ini tidak akan terjadi dengan karyawan jarak jauh. Karena mereka tidak duduk bersebelahan, rekan satu tim tidak dapat berkomunikasi secara langsung. Jadi, mereka tetap berhubungan melalui alat komunikasi online.

Apalagi tidak ada pertemuan tatap muka seperti dengan tim internal. Jadi, sebagai pemimpin jarak jauh, Anda harus sering mengatur panggilan video dengan seluruh tim. Tapi, usahakan untuk tidak menjadwalkan terlalu banyak pertemuan. Menurut laporan Harvard Business School baru-baru ini, mulai April tahun ini ada peningkatan 13% pertemuan per orang, dibandingkan dengan kuartal pertama tahun ini.

(sebelum ada penguncian di seluruh dunia karena pandemi COVID-19). Untungnya, ada penurunan rata-rata lama pertemuan ini – sebesar 20%. Survei ini mengumpulkan 3,1 juta pekerja dari Amerika Utara, Eropa, dan Timur Tengah.

Untuk mempromosikan komunikasi dan kolaborasi yang lebih baik dalam tim, Anda harus mencoba menggunakan perangkat lunak manajemen tim. Misalnya, Twist adalah aplikasi komunikasi untuk tim jarak jauh, sementara Asana akan membantu Anda mengelola tugas.

• Proses pelacakan menggunakan kinerja.

Menganalisis kinerja karyawan adalah hal yang mudah saat memimpin tim internal. Karena Anda berada di lingkungan kerja yang sama dengan tim Anda, Anda memiliki gambaran umum tentang kebiasaan dan etika kerja mereka. Namun, dalam kasus tim terdistribusi, memantau pekerjaan mereka bisa jadi rumit.

Lantas, bagaimana menyikapi masalah ini? Salah satu solusi paling praktis adalah lembar waktu tim kantor. Mengisi absen cukup sederhana. Tim Anda perlu memasukkan jam kerja pada proyek tertentu selama seminggu. Kemudian, di Dasbor Tim, Anda dapat melihat perincian visual minggu mereka. Plus, ada laporan Mingguan, di mana Anda dapat melihat siapa yang mencatat berapa jam setiap hari.

Perbedaan budaya

Berbicara tentang perbedaan budaya, manajer jarak jauh perlu mengarahkan perhatian mereka pada:

• hambatan bahasa dan cara mengatasinya,
• memahami pesan dengan benar,
• mengidentifikasi dengan kerangka budaya dan konteks rekan lain, dan
• bagaimana menemukan kesamaan di antara latar belakang budaya yang beragam.

Dengan sering mengorganisir program pelatihan lintas budaya untuk seluruh tim, Anda akan lebih mengenal beragam budaya. Oleh karena itu, karyawan jarak jauh Anda juga akan merasa lebih nyaman. Namun, jika Anda adalah pemimpin tim internal yang anggotanya berasal dari berbagai budaya, pastikan juga untuk mengatur sesi pendidikan ini.

Sekarang, inilah fakta yang menarik – budaya yang berbeda dapat memiliki pemahaman yang berbeda tentang waktu. Misalnya, di Afrika Selatan, ada dua ekspresi yang umum digunakan:

• “Sekarang-sekarang” – itu akan segera terjadi, dan
• "baru saja" – itu akan terjadi dalam waktu dekat (dalam beberapa jam ke depan).

Jadi, ingatlah ini jika Anda memiliki rekan kerja dari Afrika Selatan.

Karena ada banyak norma budaya yang aneh di seluruh dunia, Anda harus menyediakan beberapa publikasi menarik tentang topik ini kepada karyawan Anda. Misalnya, Anda dapat memulai dengan The Culture Map , sebuah buku karya Erin Meyer. Bagian ini menekankan perbedaan budaya dan bagaimana pengaruhnya terhadap bisnis internasional.

Kiat ahli tentang cara mengelola tim jarak jauh secara efektif

Kami telah menghubungi beberapa pakar di bidang manajemen dan pengembangan organisasi, untuk mempelajari lebih lanjut tentang strategi favorit mereka untuk mengelola tim terdistribusi. Ini adalah saran mereka untuk siapa pun yang memimpin tim jarak jauh.

Buat anggota tim jarak jauh Anda merasa terhubung dan berkomitmen

Cristina Gibson adalah Dekan's Distinguished Professor of Management di Pepperdine Graziadio Business School, di Malibu, California. Selain itu, dia adalah salah satu penulis buku Tim Virtual yang Bekerja: Menciptakan Kondisi untuk Efektivitas Tim Virtual .

Dia percaya bahwa ada beberapa bahan dasar yang diperlukan baik untuk tim internal maupun tim jarak jauh. Ini adalah:

• tujuan yang jelas;
• peran dan tanggung jawab;
• umpan balik reguler; dan
• iklim terbuka dan inklusif.

Namun, Dr. Gibson menambahkan bahwa dalam tim jarak jauh, ada kebutuhan yang meningkat untuk memastikan bahwa anggota merasa terhubung dan berkomitmen.

“Bekerja dari jarak jauh dapat mengakibatkan perasaan terisolasi dan juga gangguan, mengingat pengaturan di mana kita sering bekerja saat tidak di rumah. Oleh karena itu, melakukan upaya ekstra agar rapat dan check-in menarik, mendukung, dan melibatkan interaksi sosial dan pribadi, serta aktivitas yang berfokus pada tugas adalah penting.”

Jauhi pendekatan 'satu ukuran cocok untuk semua'

Menurut Dr. Gibson, kesalahan yang sering dilakukan manajer adalah menerapkan pendekatan 'satu ukuran untuk semua' kepada pekerja jarak jauh.

“Setiap anggota tim kemungkinan besar memiliki situasi unik di lokasi terpencil mereka, sehingga manajer yang cerdas akan meluangkan waktu untuk memahami kebutuhan dan prioritas setiap anggota, untuk lebih mengetahui bagaimana mendukung mereka dengan cara yang paling kondusif. kontribusi mereka kepada tim.”

Dia menjelaskan bahwa untuk beberapa karyawan, ini mungkin berarti memaksimalkan fleksibilitas dalam hal jam kerja. Tetapi, bagi yang lain, ini mungkin berarti pertemuan yang lebih teratur dan rutin, sementara beberapa pekerja mungkin membutuhkan teknologi tertentu.

“Dalam tim internal, kebutuhan unik ini mungkin lebih jelas atau intuitif, tetapi memahami apa yang dibutuhkan setiap karyawan untuk menjadi produktif mungkin memerlukan proses penemuan yang lebih terpadu dari pihak manajer.”

Terhubung dengan pekerja jarak jauh Anda secara pribadi

Joe Hopkins memegang gelar Ph.D.in kepemimpinan dan pengembangan organisasi dengan fokus penelitian pada pekerjaan jarak jauh. Dia telah menghabiskan empat tahun terakhir untuk meneliti dan menulis tentang kepemimpinan di lingkungan kerja virtual.

Hopkins mengklaim bahwa ada banyak kesamaan antara anggota tim in-house tradisional terkemuka dan mereka yang bekerja dari jarak jauh. Namun, perbedaan yang paling signifikan adalah kesengajaan.

“Dengan pekerja internal, banyak hubungan terbentuk secara organik melalui percakapan “air mancur” dadakan dan rehat kopi. Pemimpin pekerja jarak jauh membutuhkan tingkat keterampilan komunikasi yang lebih tinggi yang membutuhkan kesengajaan. Pemimpin harus disengaja dalam memahami ciri-ciri kepribadian dan kebutuhan setiap individu dan apa yang mengilhami atau menguras mereka.”

Sama seperti Dr. Gibson, Hopkins menunjukkan bahwa satu ukuran tidak cocok untuk semua. Selain itu, ia menambahkan bahwa rapat tim terstruktur sangat penting, tetapi peluang untuk terhubung pada tingkat pribadi sama-sama dibutuhkan.

“Pekerja introvert, yang merupakan 40% dari populasi, tidak akan menemukan rehat kopi tim virtual atau latihan membangun tim yang memberi energi. Pekerja dengan tingkat introversi yang lebih tinggi membutuhkan kelompok kecil atau percakapan satu lawan satu.”

Jadi, menurut Dr. Gibson dan Joe Hopkins, manajer yang memimpin tim jarak jauh perlu sering berkomunikasi dengan tim. Dengan cara ini, para pemimpin akan mengenal pekerja mereka lebih baik. Selanjutnya, manajer akan memahami kebutuhan individu dan prioritas setiap anggota tim.

Membungkus

Memimpin tim yang anggotanya berasal dari seluruh dunia dan dari latar belakang budaya yang beragam mungkin merupakan tugas yang menantang. Tidak seperti pengaturan internal tradisional, komunikasi dan kolaborasi dengan tim terdistribusi harus melalui saluran online. Selain itu, melacak kemajuan karyawan perlu dilakukan secara berbeda dari saat memimpin tim internal.

Jadi, bagaimana seharusnya Anda mengelola karyawan jarak jauh dengan sukses? Pertama-tama, para ahli menyarankan agar Anda tidak memiliki pendekatan "satu ukuran cocok untuk semua" untuk tim jarak jauh Anda. Sebaliknya, kenali pekerja Anda, kebutuhan dan prioritas mereka, sehingga mereka merasa terhubung dengan tim.

Selain tip ini, Anda perlu terhubung dengan anggota tim Anda secara pribadi. Misalnya, Anda dapat mengatur pembangunan tim online atau rehat kopi untuk seluruh tim. Namun, pastikan tidak semua karyawan merasa nyaman menghadiri pertemuan virtual. Untuk beberapa dari mereka, panggilan satu-satu mungkin ide yang lebih baik.