8 เคล็ดลับการทำงานร่วมกันจากระยะไกลเพื่อเพิ่มผลผลิตสูงสุด

สำหรับพนักงาน การทำงานร่วมกันทางไกลถือเป็นบรรทัดฐานใหม่ แต่หลายองค์กรกำลังดิ้นรนเพื่อให้ได้ผลิตภาพในระดับก่อนรีโมต

เป็นที่คาดหวัง เมื่อพนักงานคุ้นเคยกับการประชุมแบบตัวต่อตัว หรือเพียงแค่แวะไปที่โต๊ะอื่นเพื่อพูดคุยปัญหา แม้แต่งานเล็กๆ

แต่ไม่จำเป็นต้องเป็นแบบนี้ ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับ 8 ข้อที่จะช่วยคุณปรับปรุงการทำงานร่วมกันทางไกล

8 เคล็ดลับการทำงานร่วมกันระยะไกล

1. ลดระยะความสัมพันธ์

สำหรับใครก็ตาม ระยะทางสามารถแยกจากกัน แต่โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับสมาชิกในทีมที่อยู่ห่างไกล นอกจากการเว้นระยะห่างทางกายภาพ ยังมีอีกสองประเภทที่ทีมต้องเอาชนะเพื่อให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ:

• ระยะการปฏิบัติงาน (ขนาดทีม แบนด์วิธ และระดับทักษะ)
• ระยะความสัมพันธ์ (ค่า ความไว้วางใจ และการพึ่งพาระหว่างกัน)

จากบทความ HBR โดย Erica Dhawan และ Tomas Chamorro-Premuzic ทีมระยะไกลจะได้รับผลกระทบมากที่สุดจากระยะสัมพรรคภาพ หากไม่มีปฏิสัมพันธ์แบบเห็นหน้ากันอย่างสม่ำเสมอและการทำงานเป็นทีมเพื่อสร้างความไว้วางใจ พนักงานที่อยู่ห่างไกลจะรู้สึกเหมือนเป็นส่วนหนึ่งของทีมน้อยลง และรู้สึกเหมือนผู้คนโต้ตอบกับอวตารอีเมลมากขึ้น การขาดภาษากาย ข้อความที่ไม่ชัดเจน และขอบเขตที่ลดลงระหว่างที่ทำงานและที่บ้าน ล้วนเป็นภัยคุกคามต่อการทำงานร่วมกันทางไกล

แต่แม้ว่าคุณจะไม่สามารถกำจัดระยะสัมพรรคภาพได้ Dhawan และ Chamorro-Premuzic แนะนำว่ามีวิธีง่ายๆ ในการลด:

ลองเปลี่ยนการสื่อสารทางไกลส่วนใหญ่ไปใช้การสนทนาทางวิดีโอปกติ ซึ่งเป็นวิธีที่ดีกว่ามากสำหรับการสร้างสายสัมพันธ์และการสร้างความเห็นอกเห็นใจมากกว่าอีเมลหรือการโทรด้วยเสียง และออกแบบพิธีกรรมการสร้างทีมเสมือนจริงที่ช่วยให้ผู้คนมีปฏิสัมพันธ์อย่างสม่ำเสมอและสัมผัสกับทักษะการทำงานร่วมกันในการดำเนินการ

วิดีโอแชทนั้นง่ายต่อการทำงานในช่องทางการสื่อสารของคุณ สำหรับการสร้างทีม มีแนวคิดมากมายสำหรับการรวมตัวกันเสมือนจริงโดยมีศูนย์กลางอยู่ที่วันที่มีธีมหรือการออกกำลังกายที่สนุกสนาน

ยิ่งคุณพยายามต่อสู้กับการแยกตัวจากการทำงานระยะไกลมากเท่าไร ระยะห่างระหว่างกันที่น้อยลงก็จะส่งผลเสียต่อทีมของคุณ

2. กำหนดขอบเขตและปฏิบัติตาม

สำหรับทีมที่อยู่ห่างไกล แทบจะไม่เคยเริ่มงานในเวลา 9.00 น. หรือสิ้นสุดเวลา 17.00 น. แม้ว่าจะเคยทำในสำนักงานก็ตาม เมื่อพื้นที่อยู่อาศัยของคุณเหมือนกับพื้นที่ทำงานของคุณ ขอบเขตจะไม่ชัดเจน แต่สิ่งสำคัญคือต้องกำหนด Dhawan และ Chamorro-Premuzic นำเสนอสองสถานการณ์ที่แสดงให้เห็นว่าเหตุใด:

เวลา 22.00 น. ทนายความของบริษัทได้รับข้อความจากเพื่อนร่วมงานและสงสัยว่า (ไม่ใช่ครั้งแรก) ว่ามีโปรโตคอลเกี่ยวกับข้อความที่เกี่ยวข้องกับงานหรือไม่หลังจากผ่านไปหนึ่งชั่วโมง

หลังจากอาหารค่ำลูกค้าที่ยาวนานและเหลวไหล ผู้บริหารฝ่ายโฆษณาเปิดอีเมลจากเจ้านายของเขาเพื่อเตือนให้เขาส่งค่าใช้จ่ายให้ตรงเวลา รำคาญกับการจัดการเล็ก ๆ น้อย ๆ นี้ เขาตอบสนองทันทีด้วยความคิดที่ไม่ถูกเซ็นเซอร์

เป็นเรื่องง่ายที่จะเห็นว่าเหตุใดการโต้ตอบทั้งสองนี้อาจทำให้พนักงานที่อยู่ห่างไกลไม่พอใจ นอกจากนี้ยังเข้าใจได้ง่ายว่าหัวหน้าของผู้บริหารโฆษณาไม่มีทางรู้ว่าเขากำลังทานอาหารเย็น และเจ้านายของทนายความของบริษัทอาจเสียเวลาหรือคิดว่าเพื่อนร่วมงานของเธอทั้งหมดเป็นคนบ้างาน

นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมขอบเขตจึงสำคัญมากสำหรับทีมที่อยู่ห่างไกล พวกเขาลดความเป็นไปได้ของสมมติฐานและการสื่อสารที่ผิดพลาดที่สามารถทำลายความสัมพันธ์ในทีม ไม่น่าแปลกใจเลยที่การสำรวจจาก FYI แสดงให้เห็นว่าปัญหาใหญ่ที่สุดสองประการที่พนักงานทางไกลต้องเผชิญนั้นเกี่ยวข้องกับการสื่อสารและการกำหนดขอบเขต:

วิธีกำหนดขอบเขต

วิธีสำคัญสองวิธีในการกำหนดขอบเขตเหล่านี้คือเวลาและประเภทของการสื่อสาร:

• เวลา : หากชั่วโมงที่คุณทำงานในสำนักงานคือ 9 ถึง 5 โมงเย็น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทีมงานทางไกลของคุณทราบว่าการสื่อสารใดๆ หลัง 5 โมงเย็นอาจไม่ได้รับคำตอบจนกว่าจะถึงเวลา 9 โมงเช้าของวันถัดไป แม้ว่านี่จะไม่ใช่นโยบายเมื่อคุณอยู่ในสำนักงาน แต่สิ่งที่คล้ายกันก็เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องตั้งค่าเมื่อพนักงานที่อยู่ห่างไกลรู้สึกว่าพวกเขาทำงานอยู่ตลอด นอกจากนี้ยังช่วยรับประกันว่าจะไม่เกิดเหตุการณ์ต่างๆ เช่นข้างต้น
• ประเภท : หากเพื่อนร่วมงานส่งอีเมล คุณจะไม่รู้สึกว่าต้องตอบในทันที ในทางกลับกัน หากพวกเขาส่งข้อความ Slack คุณน่าจะตอบกลับเร็วกว่าเล็กน้อย ไม่ว่าเราจะรับรู้หรือไม่ก็ตาม ประเภทการสื่อสารมีระดับความเร่งด่วนแนบมาด้วย

ในบรรดาสิ่งที่เราใช้ทุกวัน อีเมลมีลำดับความสำคัญต่ำสุด การส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีจะสูงกว่านั้นเล็กน้อย การส่งข้อความจะสูงกว่านั้นเล็กน้อย และการโทรศัพท์มีลำดับความสำคัญสูงสุด แต่ละอย่างควรใช้ตามนั้น อย่าโทรหาเรื่องที่ไม่เร่งด่วน และอย่าส่งอีเมลถึงเรื่อง ที่ สำคัญเช่นเดียวกัน

หากคุณเป็นคนประเภทที่จะติดต่อผ่านหลายแพลตฟอร์ม ลำดับชั้นของการสื่อสารนี้เหมาะสำหรับคุณ ควรสงวนข้อความและโทรศัพท์ไว้สำหรับปัญหาเร่งด่วนและไม่ควรนำไปใช้ในทางที่ผิด พยายามรักษาการสื่อสารทางธุรกิจทั้งหมดภายในเวลาทำการ เว้นแต่จะเกี่ยวกับสิ่งที่สำคัญพอที่จะรับประกันข้อความหรือการโทร

เมื่อที่ทำงานและที่บ้านมักเป็นสถานที่เดียวกัน พนักงานที่ทำงานจากระยะไกลต้องการเวลาและพื้นที่ในการปิดและเติมพลัง ไม่ว่าจะเป็นบนโซฟาคนเดียวหรือที่ร้านอาหารกับเพื่อนๆ หากไม่มีขอบเขตที่ชัดเจน ทีมที่อยู่ห่างไกลจะไม่รู้ว่างานเสร็จสิ้นเมื่อใด และผู้จัดการจะไม่รู้ว่าเมื่อใดที่พวกเขาล้ำเส้น

3. สร้างเวลาสำหรับความผิดพลาด

Microsoft Teams พัง แฮงเอาท์ไม่รองรับการแชร์หน้าจอ จอมวายร้ายวางระเบิดการประชุม Zoom ของคุณ...

เราทุกคนเคยประสบปัญหาทางเทคนิคกับเครื่องมือการทำงานร่วมกันจากระยะไกล ดังนั้น ณ ตอนนี้ เราควรเตรียมพร้อมสำหรับปัญหาเหล่านั้น ถึงกระนั้นทีมระยะไกลบางทีมก็ไม่เป็นเช่นนั้น และการแก้ปัญหามักจะเกี่ยวข้องกับการคลำหาแพลตฟอร์ม เปลี่ยนไปใช้อีกงานหนึ่ง เลื่อนกิจกรรมตามกำหนดการอื่นๆ ออกไป หรือแม้กระทั่งระงับกิจกรรมเหล่านั้นไว้จนกว่าจะถึงวันที่กำหนด

แล้วคุณวางแผนสำหรับพวกเขาอย่างไร? จากข้อมูลของ Bob Sutton ผู้เชี่ยวชาญด้านพฤติกรรมองค์กร คุณควรคาดหวังให้การนำเสนอเสมือนจริงมีอายุการใช้งานยาวนานกว่าการนำเสนอต่อหน้าถึง 25% หากเนื้อหาคล้ายกัน กล่าวอีกนัยหนึ่ง สำหรับทุก ๆ ชั่วโมงที่คุณคาดว่าการประชุมจะกินเวลา ให้เพิ่มเวลาดำเนินการ 15 นาที หากกำหนดเวลาเป็นครึ่งชั่วโมง ให้คาดไว้ประมาณ 40 นาที คุณมีโอกาสน้อยที่จะพบว่าตัวเองไม่มีระเบียบหรือตื่นตระหนกในการแก้ไขปัญหาในทันที

4. ทำให้องค์กรสามารถเข้าถึงข้อมูลได้

หนึ่งในปัญหาใหญ่ที่สุดในการทำงานร่วมกันทางไกลคือระยะทางทำให้เกิดความห่างเหิน มันไม่ง่ายเลยที่จะรับข้อมูลจากผู้คนเมื่อพวกเขาไม่ได้อยู่ในที่แห่งเดียว

หากนักออกแบบของคุณไม่ตอบสนองอีเมลและ Slack และคุณต้องการไฟล์ภาพที่อยู่ในฮาร์ดไดรฟ์ คุณไม่สามารถเดินไปตามโถงไปยังสำนักงานของพวกเขาได้ คุณถูกบังคับให้รอ

เมื่อผู้เขียนต้องการภาพเพื่อเขียนพาดหัว นักพัฒนาต้องการโครงลวดเพื่อทำให้เพจทำงานได้ และลูกค้ากำลังรอให้ผู้จัดการอนุมัติผลิตภัณฑ์ที่เสร็จสมบูรณ์ เป็นเรื่องง่ายที่จะเห็นว่าสิ่งกีดขวางบนถนนเพียงอันเดียวสามารถทำให้โครงการทั้งหมดช้าลงได้อย่างไร อย่างมีนัยสำคัญ

เพื่อให้แน่ใจว่าสิ่งนี้จะไม่เกิดขึ้น ข้อมูลควรไหลผ่านองค์กรได้อย่างอิสระ

• จัดเก็บข้อมูล ออนไลน์ในตำแหน่งศูนย์กลางที่ทุกคนสามารถเข้าถึงได้
• ให้แผนกต่างๆ เข้าถึงไฟล์และโฟลเดอร์ที่เกี่ยวข้อง
• แบ่งปันตารางเวลา ระหว่างพนักงานเพื่อให้พวกเขามีความคิดเกี่ยวกับเวลาว่าง

แม้ว่าหลายองค์กรได้ทำการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้แล้ว แต่องค์กรแบบดั้งเดิมบางแห่งก็สามารถหลีกหนีจากการดำเนินการแบบเดิมได้ แต่ปัจจุบันคนส่วนใหญ่ทำงานจากระยะไกล หากการเข้าถึงข้อมูลไม่ได้รับการจัดลำดับความสำคัญ การทำงานร่วมกันจากระยะไกลจะต้องประสบอย่างแน่นอน

5. อย่าละเลยการจัดการโครงการ

การจัดการงานระยะไกลไม่เหมือนกับการจัดการงานด้วยตนเอง แม้ว่าคุณอาจสามารถดำเนินการได้โดยไม่ต้องใช้เครื่องมือการจัดการโครงการเมื่อทีมของคุณอยู่ในสำนักงาน แต่จะเห็นได้อย่างรวดเร็วว่าคุณไม่สามารถทำงานจากระยะไกลได้

ด้วยเหตุผลเดียวกัน ธุรกิจที่อยู่ห่างไกลจำเป็นต้องจัดระเบียบข้อมูลให้สามารถเข้าถึงได้ คุณไม่ควรละเลยซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ เครื่องมือเช่น Trello และ Asana ช่วยให้ทีมบรรลุกำหนดเวลาโดยให้สมาชิกมีความรับผิดชอบและทำให้ผู้จัดการสามารถจัดระเบียบโครงการเป็นงานเดี่ยวที่เล็กลง งานเหล่านี้เขียนโดยละเอียดและมอบหมายให้สมาชิกในทีมเฉพาะ:

หากทีมในตัวอย่างด้านบนใช้ Trello ผู้จัดการสามารถระบุให้นักออกแบบอัปโหลดไฟล์ไปยังซอฟต์แวร์หรือแพลตฟอร์มการแชร์ไฟล์ เช่น Dropbox ภายในวันที่ระบุ ด้วยวิธีนี้ เมื่อการออกแบบเสร็จสิ้น นักออกแบบจะรู้ว่างานของเขายังไม่เสร็จสมบูรณ์จนกว่าเขาจะอัปโหลดไฟล์ไปยังโฟลเดอร์ที่ใช้ร่วมกัน ผู้ออกแบบสามารถทำเครื่องหมายว่างานเสร็จสิ้นแล้ว และซอฟต์แวร์จะแจ้งให้ผู้เขียนคำโฆษณาเริ่มเขียนพาดหัวสำหรับหน้านั้น กระบวนการนี้ช่วยลดการเช็คอินผ่านการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีและการสนทนาทางวิดีโอที่นานขึ้น ทำให้มีเวลาว่างไปโฟกัสที่โครงการ

อาจฟังดูง่าย แต่สิ่งกีดขวางที่จบลงด้วยการพลาดกำหนดเวลาไม่จำเป็นต้องมีวิธีแก้ปัญหาที่ซับซ้อน พวกเขาต้องการโซลูชันที่มีการจัดระเบียบ เมื่อผู้ปฏิบัติงานทางไกลทุกคนมีเครื่องมือและเวิร์กโฟลว์ของตนเอง เขตเวลาที่แตกต่างกัน โซลูชันการจัดการงานเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อให้ทีมจากระยะไกลทำงานตามเป้าหมายได้

6. การลงทุนในเครื่องมือการทำงานร่วมกันทางไกล

ตั้งแต่พวกเขาเริ่มทำงานจากที่บ้าน คนทำงานด้านความรู้เกือบสองในสามได้เพิ่มการใช้เครื่องมือในการทำงานร่วมกัน แต่การค้นหาซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันที่เหมาะสมสำหรับงานนั้นไม่ใช่เรื่องง่ายเสมอไป

ตัวอย่าง

ในแผนกที่ต้องการการประชุมเชิงลึกแบบตัวต่อตัว การลงทุนในโซลูชันการประชุมผ่านวิดีโอประสิทธิภาพสูงอย่าง Zoom นั้นสมเหตุสมผล สำหรับผู้ที่พึ่งพาเนื้อหามากขึ้น เครื่องมือที่คล้ายกับ Google เอกสารที่อนุญาตให้แสดงความคิดเห็นและแก้ไขกลุ่มจะมีประโยชน์มากกว่า

แต่แผนกโฆษณาที่มุ่งเน้นไปที่การออกแบบซึ่งต้องใช้ข้อมูลจากนักเขียน นักออกแบบ นักพัฒนา นักยุทธศาสตร์ และแม้แต่ผู้จัดการเพื่อให้โครงการเสร็จสมบูรณ์

โดยปกติแล้ว การทำงานร่วมกันเป็นทีมในการออกแบบเพจอาจหมายถึงกลุ่มอีเมลที่ยุ่งเหยิงและภาพหน้าจอที่มาร์กอัป ไม่ใช่กับ Instapage

เมื่อคุณต้องการสร้างแลนดิ้งเพจหลังการคลิกกับทีม โซลูชันการทำงานร่วมกันของ Instapage ช่วยให้สมาชิกทุกคนทำงานในหน้าเดียวกันแบบเรียลไทม์ ออกแบบองค์ประกอบของหน้า เขียนสำเนา แก้ไขโค้ด แสดงความคิดเห็น และส่งขออนุมัติต่อผู้จัดการ เรียนรู้เพิ่มเติมที่นี่ว่าโซลูชันการทำงานร่วมกันของ Instapage สามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณได้อย่างไร

7. ประเมินมาตรฐานการผลิตของคุณอีกครั้ง

สภาพแวดล้อมการทำงานระยะไกลในปัจจุบันเป็นผลมาจากปรากฏการณ์เฉพาะที่ไม่มีใครเตรียมพร้อม ทีมงานไม่ได้รับการฝึกอบรมสำหรับการทำงานจากระยะไกล ไม่มีการวางระบบ และด้วยเหตุนี้ จึงไม่สมจริงเลยที่จะคิดว่าประสิทธิภาพการทำงานของทีมระยะไกลจะไปถึงระดับที่เคยทำก่อนการเปลี่ยนแปลง อย่างน้อยก็ในระยะสั้น

การชดเชยช่องว่างในการผลิตโดยทีมงานที่ทำงานหนักเกินไปจะให้ผลลัพธ์ตรงกันข้าม สิ่งที่น่าจะเกิดขึ้นคือ คุณจะเผามันทิ้งหรือสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่ไม่เป็นมิตร ระดับการผลิตในปัจจุบันนั้นไม่ง่ายเลยที่จะปรับปรุง ผู้จัดการน่าจะดีกว่าหากประเมินประสิทธิภาพการทำงานปัจจุบันของตนอีกครั้ง และทำงานเพื่อสนับสนุนพนักงานทางไกลด้วยสิ่งที่พวกเขาต้องการในการทำงาน

8. ถามพนักงานของคุณว่าพวกเขาต้องการอะไรจากคุณ

ความคาดหวังของผู้จัดการของพนักงานทางไกลนั้นแตกต่างจากผู้จัดการสำนักงานทั่วไปมาก ในฐานะตำแหน่งที่เน้นคน ผู้จัดการอาจมีปัญหาในการเปลี่ยนไปใช้สภาพแวดล้อมที่แยกจากกันซึ่งการสื่อสารไม่ง่ายและไม่ค่อยเผชิญหน้ากัน

หากคุณพบว่าตัวเองกำลังควบคุมทีมทางไกลชุดใหม่และคุณไม่แน่ใจว่าจะสนับสนุนพวกเขาอย่างไร สิ่งที่แย่ที่สุดที่คุณสามารถทำได้คือแสร้งทำเป็นว่าคุณรู้ว่าคุณกำลังทำอะไรอยู่ หรือสมมติว่าคุณรู้ว่าพนักงานของคุณต้องการอะไร ทุกธุรกิจมีความแตกต่างกัน

ในที่ที่คนหนึ่งอาจได้ประโยชน์จากซอฟต์แวร์ใหม่ อีกคนหนึ่งอาจต้องการขอบเขตที่เข้มงวดมากขึ้นเพื่อเติมพลังอีกครั้งเมื่อเสร็จสิ้นกับวันทำงาน ไม่มีอะไรผิดที่จะไม่รู้ว่าทีมของคุณต้องการอะไร การถามพวกเขาดีกว่าการสิ้นเปลืองทรัพยากรไปกับโซลูชันที่จะไม่เปลี่ยนเข็มไปสู่การทำงานร่วมกันทางไกลที่ดีขึ้น

รับการสาธิตระดับองค์กรจาก Instapage

วิธีหนึ่งที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดในการสนับสนุนทีมทางไกลคือการทำให้แน่ใจว่าคุณมีเครื่องมือการทำงานร่วมกันทางไกลที่เหมาะสม Instapage มาพร้อมกับโซลูชันการทำงานร่วมกันในตัวเพื่อทำลายไซโลที่เกิดจากระยะทางทั้งสามประเภท ค้นหาวิธีทำให้ทั้งทีมของคุณเข้าใจตรงกัน สร้างหน้า Landing Page หลังการคลิกได้เร็วกว่าที่เคย โดยอ้างสิทธิ์การสาธิตสำหรับองค์กรฟรี