8 wskazówek dotyczących współpracy zdalnej, aby zmaksymalizować produktywność

Dla pracowników współpraca zdalna jest nową normą. Jednak wiele organizacji ma trudności z osiągnięciem wcześniej odległych poziomów produktywności.

To oczekiwane. Kiedy pracownicy są przyzwyczajeni do osobistych spotkań lub po prostu wpadają do innego biurka, aby omówić problem, nawet drobne zadania mogą przerodzić się w długie łańcuchy wiadomości e-mail, niedotrzymane terminy i zapomniane komunikatory, gdy wymagają współpracy zdalnej.

Ale to nie musi być w ten sposób. Oto 8 wskazówek, które pomogą Ci usprawnić zdalną współpracę.

8 wskazówek dotyczących współpracy zdalnej

1. Zmniejsz odległość powinowactwa

Dla każdego odległość może izolować, ale jest to szczególnie prawdziwe w przypadku zdalnych członków zespołu. Poza dystansem fizycznym istnieją jeszcze dwa inne typy, które zespoły muszą pokonać, aby wydajnie pracować:

• Odległość operacyjna (wielkość zespołu, przepustowość i poziomy umiejętności)
• Odległość pokrewieństwa (wartości, zaufanie i współzależność)

Zgodnie z artykułem HBR autorstwa Erici Dhawan i Tomasa Chamorro-Premuzica, na zdalne zespoły największy wpływ ma odległość powinowactwa. Bez spójnej interakcji twarzą w twarz i pracy zespołowej w celu budowania zaufania zdalni pracownicy mogą czuć się mniej jak część zespołu, a bardziej jak ludzie wchodzący w interakcje z awatarami e-mailowymi. Brak języka ciała, niejednoznaczny tekst i zmniejszająca się granica między pracą a domem stanowią zagrożenie dla współpracy zdalnej.

Ale nawet jeśli nie możesz wyeliminować odległości powinowactwa, Dhawan i Chamorro-Premuzic sugerują, że istnieją proste sposoby na jej zmniejszenie:

Spróbuj zamienić większość komunikacji zdalnej na zwykłe rozmowy wideo, które są znacznie lepszym narzędziem do nawiązywania relacji i tworzenia empatii niż e-maile lub rozmowy głosowe. I zaprojektuj wirtualne rytuały budowania zespołu, które pozwolą ludziom regularnie wchodzić w interakcje i doświadczać swoich umiejętności współpracy w działaniu.

Czat wideo można łatwo zintegrować z kanałami komunikacji. Jeśli chodzi o budowanie zespołu, istnieje wiele pomysłów na wirtualne spotkania skupione wokół dni tematycznych lub zabawnych ćwiczeń.

Im więcej pracujesz, aby walczyć z nieodłączną izolacją pracy zdalnej, tym mniejsza odległość koligacji negatywnie wpłynie na Twój zespół.

2. Wyznacz granice i trzymaj się ich

W zespołach zdalnych praca rzadko zaczyna się o 9:00 i kończy o 17:00, nawet jeśli kiedyś tak było w biurze. Kiedy przestrzeń życiowa jest taka sama jak przestrzeń do pracy, granice nie są oczywiste, ale ich wyznaczenie jest bardzo ważne. Dhawan i Chamorro-Premuzic przedstawiają dwa scenariusze, które pokazują, dlaczego:

O 22:00 prawnik korporacyjny dostaje SMS-a od kolegi i zastanawia się (nie po raz pierwszy), czy po określonej godzinie obowiązuje protokół dotyczący SMS-ów związanych z pracą.

Po długiej i płynnej kolacji z klientem dyrektor ds. reklamy otwiera e-mail od swojego szefa przypominający mu o terminowym przedstawieniu wydatków. Zirytowany tym mikrozarządzaniem, natychmiast odpowiada swoimi nieocenzurowanymi myślami.

Łatwo zrozumieć, dlaczego obie te interakcje mogą zdenerwować pracownika zdalnego. Łatwo też zrozumieć, że szef dyrektora ds. reklamy nie ma sposobu, by wiedzieć, że jest na obiedzie, a szef prawnika korporacyjnego może stracić poczucie czasu lub założyć, że wszyscy jej współpracownicy to pracoholicy.

Dlatego granice są tak ważne dla zdalnych zespołów. Zmniejszają prawdopodobieństwo założeń i nieporozumień, które mogą zepsuć relacje w zespole. Nic dziwnego, że ankieta przeprowadzona przez FYI pokazuje, że dwa największe problemy, z jakimi borykają się pracownicy zdalni, są związane z komunikacją i wyznaczaniem granic:

Jak wyznaczać granice

Dwa ważne sposoby wyznaczania tych granic dotyczą czasu i rodzaju komunikacji:

• Godzina : jeśli pracujesz w biurze od 9 do 17, upewnij się, że Twój zdalny zespół wie, że na wszelkie wiadomości po 5 możesz odpowiedzieć dopiero o 9 rano następnego dnia. Nawet jeśli nie było to zasadą, gdy byłeś w biurze, coś podobnego jest ważne, aby ustawić, gdy pracownicy zdalni już czują się, jakby zawsze byli w pracy. Zapewni to również, że scenariusze takie jak ten powyżej nie wystąpią.
• Wpisz : jeśli współpracownik wyśle ​​wiadomość e-mail, nie będziesz musiał od razu odpowiadać. Z drugiej strony, jeśli wyślą wiadomość Slack, prawdopodobnie odpowiesz trochę szybciej. Niezależnie od tego, czy zdajemy sobie z tego sprawę, czy nie, z typami komunikacji wiąże się pewien poziom pilności.

Spośród tych, z których korzystamy na co dzień, e-mail ma najniższy priorytet, wiadomości błyskawiczne są nieco wyższe, SMS-y nieco wyższe, a rozmowa telefoniczna jest najwyższa. Każdy powinien być odpowiednio używany. Nie dzwoń w sprawie, która nie jest pilna, i na tej samej zasadzie nie wysyłaj e-maili w sprawach ważnych.

Jeśli jesteś typem, który kontaktuje się na wielu platformach, ta hierarchia komunikacji jest dla Ciebie. Rozmowy tekstowe i telefoniczne należy rezerwować na pilne sprawy i nie należy ich nadużywać. Staraj się utrzymywać wszelką komunikację biznesową w godzinach pracy, chyba że dotyczy ona czegoś na tyle krytycznego, by uzasadnić wysłanie SMS-a lub telefon.

Kiedy praca i dom to często to samo miejsce, pracownicy zdalni potrzebują czasu i przestrzeni, aby się wyłączyć i naładować akumulatory, niezależnie od tego, czy jest to samotna kanapa, czy w restauracji z przyjaciółmi. Bez wyraźnych granic zdalne zespoły nie będą wiedziały, kiedy praca się skończyła, a menedżerowie nie będą wiedzieć, kiedy przekroczyli granicę.

3. Przygotuj się na usterki

Microsoft Teams się psuje, Hangouts nie obsługuje udostępniania ekranu, łobuz bombarduje Twoje spotkanie Zoom…

Wszyscy doświadczyliśmy problemów technicznych z narzędziami do zdalnej współpracy, więc powinniśmy być już na nie przygotowani. Mimo to niektóre zdalne zespoły nie są. Rozwiązywanie ich często wiąże się z grzebaniem w platformie, przełączaniem się na inną, odsuwaniem innych zaplanowanych wydarzeń, a nawet zawieszaniem ich na późniejszy termin.

Jak więc je zaplanować? Według Boba Suttona, eksperta ds. zachowań organizacyjnych, należy oczekiwać, że prezentacje wirtualne będą trwać o 25% dłużej niż prezentacje osobiste, jeśli treść będzie podobna. Innymi słowy, za każdą oczekiwaną godzinę spotkania dodaj 15 minut do czasu działania. Jeśli zaplanowane jest pół godziny, spodziewaj się około 40 minut. Jest mniej prawdopodobne, że znajdziesz się zdezorganizowany lub wpadniesz w panikę, aby rozwiązać problemy w locie.

4. Udostępnij dane organizacji

Jednym z największych problemów związanych ze współpracą zdalną jest to, że odległość z natury tworzy silosy. Po prostu nie jest tak łatwo uzyskać informacje od ludzi, gdy nie wszyscy są w jednym miejscu.

Jeśli twój projektant nie odpowiada na przykład na e-maile i Slack, a potrzebujesz pliku obrazu, który znajduje się na jego dysku twardym, nie możesz iść korytarzem do jego biura. Jesteś zmuszony czekać.

Kiedy autor potrzebuje obrazu do napisania nagłówka, programista potrzebuje szkieletu, aby strona działała, a klient czeka, aż kierownik zatwierdzi gotowy produkt, łatwo jest zobaczyć, jak jedna blokada na wyłączność może spowolnić cały projekt znacznie.

Aby tak się nie stało, informacje powinny swobodnie przepływać przez organizację.

• Przechowuj dane online w centralnej lokalizacji, gdzie są dostępne dla wszystkich.
• Zapewnij działom dostęp do odpowiednich plików i folderów.
• Udostępniaj harmonogramy pracownikom, aby mieli pojęcie o dostępności.

Chociaż wiele organizacji już wprowadziło te zmiany, niektórym tradycyjnym udało się uciec od działania w stary sposób. Ale teraz, gdy większość pracuje zdalnie, jeśli dostęp do informacji nie jest priorytetowy, współpraca zdalna z pewnością ucierpi.

5. Nie oszczędzaj na zarządzaniu projektami

Zarządzanie pracą zdalną to nie to samo, co zarządzanie pracą osobistą. Chociaż możesz być w stanie działać bez narzędzia do zarządzania projektami, gdy Twój zespół jest w biurze, bardzo szybko stanie się oczywiste, że nie możesz zdalnie.

Z tego samego powodu zdalne firmy muszą organizować dane w przystępny sposób; nie powinieneś oszczędzać na oprogramowaniu do zarządzania projektami. Narzędzia takie jak Trello i Asana pomagają zespołom dotrzymywać terminów, rozliczając członków i umożliwiając menedżerom organizowanie projektu w mniejsze indywidualne zadania. Te zadania są szczegółowo opisane i przypisane do konkretnego członka zespołu:

Jeśli zespół w powyższym przykładzie korzystał z Trello, kierownik mógłby określić, że projektant przesyła swój plik do oprogramowania lub platformy udostępniania plików, takiej jak Dropbox, w określonym terminie. W ten sposób po ukończeniu projektu projektant będzie wiedział, że jego zadanie nie zostało ukończone, dopóki nie prześle pliku do udostępnionego folderu. Projektant może oznaczyć zadanie jako zakończone, a oprogramowanie poinformuje copywritera, aby zaczął pisać nagłówek strony. Proces ten ogranicza do minimum liczbę zgłoszeń za pośrednictwem komunikatorów internetowych i dłuższych rozmów wideo, co pozwala skupić się na projekcie.

Może się to wydawać proste, ale przeszkody, które kończą się niedotrzymaniem terminu, nie wymagają skomplikowanego rozwiązania. Potrzebują zorganizowanego rozwiązania. Kiedy każdy pracownik zdalny ma własne narzędzia i przepływy pracy, różne strefy czasowe, rozwiązania do zarządzania zadaniami są koniecznością, aby zespoły zdalne były na bieżąco.

6. Inwestowanie w narzędzia do zdalnej współpracy

Odkąd zaczęli pracować z domu, prawie dwie trzecie pracowników umysłowych częściej korzysta z narzędzi do współpracy. Jednak znalezienie odpowiedniego oprogramowania do współpracy nie zawsze jest łatwe.

Przykład

W działach, które wymagają dogłębnych, bezpośrednich spotkań, warto zainwestować w wydajne rozwiązanie do wideokonferencji, takie jak Zoom. Dla tych, którzy bardziej polegają na treści, bardziej przydatne są narzędzia podobne do dokumentów Google, które umożliwiają komentowanie i edycję grupową.

Ale co z działami reklamowymi skoncentrowanymi na projektowaniu, w których do ukończenia projektu wymagany jest wkład pisarzy, projektantów, programistów, strategów, a nawet menedżerów?

Zwykle współpraca zespołowa nad projektami stron może oznaczać chaotyczne łańcuchy e-maili i oznaczone zrzuty ekranu. Nie z Instapage.

Kiedy musisz stworzyć strony docelowe po kliknięciu z zespołem, rozwiązanie do współpracy Instapage pozwala każdemu członkowi pracować na tej samej stronie w czasie rzeczywistym. Projektuj elementy strony, pisz kopie, edytuj kod, zostawiaj komentarze i przesyłaj do zatwierdzenia menedżerowi. Dowiedz się więcej o tym, jak rozwiązanie do współpracy Instapage może natychmiast zwiększyć Twoją produktywność.

7. Ponownie oceń swój standard produktywności

Obecne środowisko pracy zdalnej jest wynikiem szczególnego zjawiska, na które nikt nie był przygotowany. Zespoły nie zostały przeszkolone do pracy zdalnej, nie wdrożono systemów. Z tego powodu nierealistyczne jest myślenie, że produktywność zdalnego zespołu osiągnie poziom sprzed przejścia. Przynajmniej na krótką metę.

Nadrabianie tej luki w produktywności przez przepracowane zespoły przyniesie odwrotny do zamierzonego skutek. Bardziej prawdopodobne jest, że je wypalisz lub stworzysz wrogie środowisko pracy. Obecny poziom wydajności nie zawsze jest łatwy do poprawy. Menedżerowi byłoby lepiej, gdyby ponownie ocenił swoją obecną miarę produktywności i pracował nad wspieraniem zdalnych pracowników w tym, czego potrzebują do wykonywania pracy.

8. Zapytaj swoich pracowników, czego od Ciebie potrzebują

Oczekiwania kierownika pracowników zdalnych znacznie różnią się od przeciętnego kierownika biura. Jako stanowisko zorientowane na ludzi, menedżer może mieć problem z przejściem do izolowanego środowiska, w którym komunikacja nie jest łatwa i rzadko spotyka się twarzą w twarz.

Jeśli okaże się, że kierujesz nowym zdalnym zespołem i nie wiesz, jak go wspierać, najgorsze, co możesz zrobić, to udawać, że wiesz, co robisz, lub zakładać, że wiesz, czego chcą Twoi pracownicy. Każdy biznes jest inny.

Tam, gdzie jeden może odnieść korzyści z nowego oprogramowania, inny może potrzebować bardziej rygorystycznych ograniczeń, aby naładować baterie po zakończeniu dnia pracy. Nie ma nic złego w tym, że nie wiesz dokładnie, czego potrzebuje Twój zespół. Zapytanie ich jest lepsze niż marnowanie zasobów na rozwiązanie, które nie przesunie igły w kierunku lepszej współpracy zdalnej.

Uzyskaj wersję demonstracyjną dla przedsiębiorstw z Instapage

Jednym z najskuteczniejszych sposobów wspierania zdalnych zespołów jest zapewnienie odpowiednich narzędzi do współpracy zdalnej. Instapage ma wbudowane rozwiązanie do współpracy, które pozwala rozbijać silosy spowodowane wszystkimi trzema rodzajami odległości. Dowiedz się, jak sprawić, by cały Twój zespół znalazł się na tej samej stronie, tworząc strony docelowe po kliknięciu szybciej niż kiedykolwiek wcześniej, korzystając z bezpłatnej wersji demonstracyjnej dla przedsiębiorstw.