เทมเพลตอีเมล 10 แบบที่ช่วยให้คุณพูดว่า "ขอโทษ" สำหรับการตอบกลับล่าช้า

อย่ากดดันตัวเองมากเกินไปหากบางครั้งคุณลืมตอบอีเมลทันที

ทุกคนรู้ดีว่าชีวิตต้องวุ่นวาย แต่เมื่อเป็นเรื่องของอีเมลระดับมืออาชีพที่ได้รับจากเพื่อนร่วมงานหรือลูกค้า คุณจะต้องจัดการกับความล่าช้าในบางครั้ง

ไม่ใช่ทุกบริษัทที่สามารถจัดการการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณทำงานโดยตรงกับลูกค้าหรือผู้ขายภายนอก

ดังนั้น หากคุณถูกผูกมัดกับอีเมล มีวิธีหนึ่งในการตอบกลับล่าช้าในแบบที่จริงใจและมีไหวพริบ หากคุณเพิ่งจำอีเมลที่คุณปิดเสียงเตือนชั่วคราวเมื่อสัปดาห์ที่แล้ว (หรือเดือนที่แล้ว!) พยายามอย่าหงุดหงิด ต่อไปนี้คือเทมเพลตอีเมลบางส่วนที่คุณสามารถใช้เพื่อช่วยให้คุณพูดว่า "ขอโทษ" สำหรับการตอบกลับล่าช้า

1. อธิบายว่าคุณไม่ว่าง
2. แสดงความห่วงใย
3. แจ้งข่าวร้าย
4. ขอโทษล่วงหน้า
5. ไม่ต้องขอโทษ

“ขอโทษสำหรับการตอบกลับล่าช้า; ฉันยุ่งกับ X”

หากคุณได้รับอีเมลจากเพื่อนร่วมงาน แม้กระทั่งหัวหน้างาน หรือลูกค้าคนสำคัญ คุณไม่จำเป็นต้องออกจากงานเพื่อหลีกเลี่ยงความอึดอัดในการตอบกลับล่าช้า แม้ว่าคุณจะลืมส่งเอกสารเร่งด่วนหรือให้ข้อมูลที่จำเป็นมาก แต่ก็ดีกว่าไม่ส่งช้า หากโปรเจ็กต์มีส่วนที่เคลื่อนไหวได้หลายส่วน และในการสับเปลี่ยน อีเมลถูกปิดเสียงเตือนชั่วคราวนานเกินไปหรือถูกลืม ให้ยอมรับและลองใช้วิธีใดวิธีหนึ่งต่อไปนี้

ฉันขอโทษที่ตอบช้า ฉันยุ่งอยู่กับการค้นหา [เอกสาร ข้อมูล ไฟล์ ฯลฯ] ที่คุณร้องขอ และข้อความของคุณก็หายไปในการสับเปลี่ยน ในที่สุดทุกอย่างก็ติดอยู่ โปรดแจ้งให้เราทราบหากฉันพลาดอะไรไป

ขออภัยที่ตอบกลับล่าช้า [ใส่ชื่อเพื่อนร่วมงานหรือหัวหน้างาน] ของเราออกเดินทางในสัปดาห์นี้ และฉันอยากจะขอตรวจสอบเอกสารที่คุณขออีกคู่เพื่อให้แน่ใจว่าคุณภาพนั้นอยู่ในระดับสูงสุด ฉันจะติดตามผลกับคุณเมื่อเขากลับมาในสัปดาห์หน้า ขอโทษที่กลับมาหาคุณช้าไป โครงการใช้เวลานานกว่าที่ฉันคาดไว้เล็กน้อย และฉันต้องการให้แน่ใจว่าได้ส่งเวอร์ชันที่ดีที่สุดให้กับคุณ ตอนนี้ติดแล้ว ฉันสัญญาว่าสิ่งนี้จะไม่เกิดขึ้นอีก!

ในการเร่งกระบวนการ ให้ตอบกลับโดยตรงในเครื่องมือแบบซิงโครนัส เช่น แพลตฟอร์มการส่งข้อความที่ใช้ร่วมกันของคุณ วิธีนี้จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าการตอบสนองจะลงจอดบนตักโดยตรงและไม่ถูกมองข้าม

“ขออภัยสำหรับการตอบกลับของฉันล่าช้า; ทุกอย่างดำเนินไปอย่างไรกับ X”

หากคุณได้รับอีเมลที่เป็นมิตรจากเพื่อนร่วมงานหรือลูกค้าที่คุณให้ความสำคัญและลืมตอบกลับ ให้ลองขอโทษโดยแสดงให้พวกเขาเห็นว่าคุณห่วงใยพวกเขาและสานต่อความสัมพันธ์ต่อไป แทนที่จะพูดว่าคุณขอโทษและพูดพล่ามว่าทำไมคุณถึงละเลยที่จะตอบเร็วกว่านี้ ให้นึกถึงบางสิ่งที่เฉพาะเจาะจงที่พวกเขาบอกคุณหรือสิ่งที่พวกเขาอาจต้องการแสดงว่าคุณมีความสนใจในใจ ลองอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

ขอบคุณสำหรับบันทึกที่รอบคอบเมื่อสองสาม [วัน สัปดาห์ เดือน] ที่แล้ว สิ่งต่างๆ จบลงด้วยความวุ่นวาย แต่ฉันก็ยังอยากที่จะตามทัน คุณยังคง [ทำงานในโครงการ X / เปิดตัว X แคมเปญ / เดินทางไป X] หรือไม่? แทบรอไม่ไหวที่จะได้ยินเรื่องนี้มากขึ้นเมื่อเราได้พบกัน

ขออภัยในความเงียบของวิทยุ มีหลายอย่างเกิดขึ้นที่ [บริษัท] หากคุณมีเวลาในสัปดาห์นี้ ฉันอยากจะ [grab coffee, hop on a call] และติดตาม [project, Initiative, Promotion, trip] ของคุณ แทบรอไม่ไหวที่จะพูดคุยเพิ่มเติมในเร็ว ๆ นี้!

ฉันหวังว่าฉันจะส่งให้คุณก่อนหน้านี้ แต่ขอแสดงความยินดีกับ [โปรโมชั่น แคมเปญที่ประสบความสำเร็จ การเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่ ฯลฯ]! ฉันอยากพาคุณออกไปดื่ม [กาแฟ อาหารกลางวัน เครื่องดื่ม] เพื่อเฉลิมฉลอง สัปดาห์นี้เวลาไหนดี?

“ฉันหวังว่าจะตอบกลับเร็วกว่านี้ แต่ฉันกลัวว่าจะมีข่าวร้าย”

บางทีการผัดวันประกันพรุ่งของคุณอาจเป็นความหวังลับๆ ที่สถานการณ์จะกระจายไปในอีเธอร์ ดังนั้นคุณจึงไม่ต้องตอบโต้เลย บางครั้งอีเมลที่ยังไม่ได้ตอบอาจต้องการคำตอบที่คุณไม่อยากตอบ ไม่ว่าคุณจะต้องบอกใครสักคนว่าโปรเจกต์ล่มสลายหรือแจ้งผู้สมัครงานว่าตำแหน่งนั้นถูกคนอื่นกรอกไปแล้ว ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด ข่าวร้ายต้องได้รับและต้องได้รับจากคุณ หากคุณปล่อยให้ใครซักคนต้องระแวงและตอนนี้ต้องทำให้พวกเขาผิดหวัง ต่อไปนี้คือวิธีการอย่างกรุณา:

ขออภัยที่ตอบกลับล่าช้า ฉันหวังว่าจะตอบกลับเร็วกว่านี้ แต่ฉันเกรงว่าจะมีข่าวร้าย [คุณไม่ได้งาน/เราตัดสินใจไม่ทำโปรเจ็กต์ X] อย่างไรก็ตาม ฉันมีความหวังสูงที่จะ [นำคุณไปสู่/เห็นโปรเจ็กต์นี้มีชีวิต] ดังนั้นฉันจึงจะจดจำคุณไว้เสมอหากมีการเปลี่ยนแปลงในอนาคตอันใกล้นี้ ขอบคุณมากสำหรับความอดทนของคุณและฉันหวังว่าเส้นทางของเราจะข้ามอีกครั้ง

ขออภัยสำหรับการตอบกลับล่าช้า ในที่สุดทุกอย่างก็คลี่คลายลงได้ น่าเสียดาย ตั้งแต่ที่เราคุยกันครั้งสุดท้าย บริษัทได้ตัดสินใจ [ไปร่วมกับเอเจนซี่อื่น เพื่อนำความพยายามของเราภายในบริษัท เลื่อนการจ้างงานสำหรับบทบาทนี้] เรารู้สึกยินดีเป็นอย่างยิ่งที่ได้รับโอกาสในการพูดคุยกับคุณและเรียนรู้ว่าคุณจะช่วยเหลือเราในโครงการ X ได้อย่างไร ฉันชอบที่จะติดต่อกลับในกรณีที่มีโอกาสอื่น ๆ เกิดขึ้นในอนาคต

ฉันขอโทษอย่างสุดซึ้งที่ตอบช้า ฉันหวังว่าทุกอย่างเป็นไปด้วยดีกับคุณตั้งแต่ที่เราคุยกันครั้งล่าสุด! หลังจากคิดทบทวนแล้ว ทีมของเราไม่คิดว่าสิ่งนี้จะใช้ได้ผลสำหรับ [บทบาท โครงการ] ปัจจุบัน—เรากำลังมองหา [คนที่สามารถเข้ามาในสำนักงานได้ ซึ่งเป็นหน่วยงานที่สามารถรองรับ X] อย่างไรก็ตาม เรามี [การเปิดรับบทบาท X ความต้องการบริการ X] นี่คือสิ่งที่คุณเปิดให้สำรวจกับเราหรือไม่?

ขอโทษล่วงหน้า

หากคุณได้รับอีเมลแต่รู้ว่าต้องใช้เวลาพอสมควรในการตอบกลับหรือให้ข้อมูลที่ร้องขอ คุณควรขออภัยล่วงหน้า ลองตอบกลับแบบนี้:

ฉันแค่ต้องการยืนยันการรับอีเมลของคุณ อาจใช้เวลาสักครู่เพื่อ [ตอบกลับ/ระบุสิ่งที่คุณร้องขออย่างเหมาะสม] และเราขออภัยสำหรับสิ่งนั้น โปรดอดทนกับฉัน แล้วฉันจะติดต่อกลับโดยเร็วที่สุด

ความซื่อสัตย์เชิงรุกแบบนั้นจะพาคุณไปได้ไกล

บางทีคุณไม่จำเป็นต้องพูดว่าคุณขอโทษ

แน่นอนว่า การตอบกลับอีเมลล่าช้าทุกครั้งไม่จำเป็นต้องมีการขอโทษ หากคนรู้จักติดต่อเครือข่ายแต่คุณยุ่งเกินกว่าจะตอบได้ คุณอาจไม่จำเป็นต้องขอโทษ ขอบคุณผู้ส่งที่ติดต่อและแสดงความสนใจในการเชื่อมต่อนั้นดีพอหากคุณตอบกลับหลายวันหรือหลายสัปดาห์ต่อมา คุณอาจหลีกเลี่ยงที่จะยอมรับเวลาที่ล่วงเลยไป ด้วยบางสิ่งที่สอดคล้องกับ:

ขอบคุณมากที่ติดต่อมาเมื่อไม่กี่สัปดาห์ก่อน! หากคุณยังคงสนใจที่จะพูดคุยกันทางกาแฟ ฉันพร้อมให้บริการในเย็นวันอังคารและวันพฤหัสบดี ทำอย่างใดอย่างหนึ่งเหล่านี้ทำงานให้คุณ? แทบรอไม่ไหวที่จะได้ยินเกี่ยวกับ [โครงการ/ตำแหน่ง/บริษัทปัจจุบัน] ของคุณเมื่อเราพบกัน

ลองใช้อีเมลธุรกิจของ Titan!

ความน่าเชื่อถือคือทุกสิ่งสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก หากคุณกำลังเข้าถึงผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าและลูกค้าด้วยที่อยู่อีเมลฟรีสำหรับธุรกิจของคุณ คุณดูเหมือนมือสมัครเล่น ใช้เทมเพลตอีเมลเหล่านี้และทำให้ Titan ทำงานแทนคุณ