ตั้งค่าทีมระยะไกลของคุณเพื่อความสำเร็จ—สร้างนโยบายการทำงานระยะไกลที่มีประสิทธิภาพ

เมื่อคุณพิจารณารูปแบบการทำงานระยะไกลสำหรับธุรกิจของคุณและเริ่มจ้างร็อคสตาร์จากระยะไกลแล้ว คุณต้องกำหนดแนวทางสำหรับการทำงานร่วมกันเพื่อให้บรรลุเป้าหมายทางธุรกิจ

พนักงานระยะไกลของคุณจะมีคำถามซึ่งไม่ใช่ทุกคนในทีมที่รู้คำตอบในทันที ฉันคาดว่าจะออนไลน์เมื่อใด ฉันสามารถใช้อุปกรณ์ของตัวเองได้หรือไม่? ฉันจะได้รับเงินค่าล่วงเวลาหรือไม่?

นโยบายการทำงานระยะไกลที่ครอบคลุมตอบคำถามเหล่านี้สำหรับพนักงานใหม่และทำหน้าที่เป็นผู้คำนวณที่พร้อมสำหรับทั้งบริษัท กำหนดกฎเกณฑ์การมีส่วนร่วมและช่วยกำหนดความคาดหวังที่ถูกต้องสำหรับนายจ้างและลูกจ้าง

ต่อไปนี้คือหกสิ่งที่ต้องแก้ไขในนโยบายการทำงานระยะไกลของบริษัทของคุณ:

• ระบุชั่วโมงการทำงานที่มีเขตเวลาทับซ้อนกัน
• จัดทำข้อกำหนดสำหรับการทำงานร่วมกันแบบอะซิงโครนัส
• เพิ่มแนวทางการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล
• กำหนดความคาดหวังที่ชัดเจนเกี่ยวกับค่าตอบแทนและผลประโยชน์
• กำหนดจรรยาบรรณองค์กร
• ปฏิบัติตามข้อกำหนดและข้อกำหนด

ระบุชั่วโมงการทำงานที่มีเขตเวลาทับซ้อนกัน

ปริมาณและความจำเพาะเป็นสองไดนามิกที่เล่นที่นี่ คุณคาดหวังให้พนักงานทางไกลของคุณทำงานกี่ชั่วโมงในแต่ละวัน? ที่สำคัญกว่านั้น คุณคาดหวังให้พวกเขาทำงานกี่โมง

คุณสามารถกำหนดตารางเวลาที่เข้มงวดหรือให้พนักงานตัดสินใจเองได้ว่าจะทำงานกี่ชั่วโมงทั้งนี้ขึ้นอยู่กับข้อกำหนดทางธุรกิจ บริษัทที่อยู่ห่างไกลบางแห่งถึงกับเพิกเฉยต่อจำนวนชั่วโมงที่ทำงานเพื่อวัดผลลัพธ์แทน

Amin Yazdani จาก AY Technologies ถือว่าคำถามที่สองมีความท้าทายมากขึ้น: “ฉันควรพร้อมเมื่อใด เป็นเขตเวลาของฉันเอง หรือเป็นเขตเวลากลางสำหรับบริษัทหรือทั้งรวมกัน”

_{ที่มา: Pixabay}

ความพร้อมใช้งานในเวลาที่กำหนดอาจเป็นปัญหาสำหรับทีมที่กระจายอยู่ทั่วโลก และการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์อาจเป็นสิ่งที่ท้าทาย ยิ่งไปกว่านั้น หากสมาชิกในทีมของคุณห่างกัน 12+ ชั่วโมง ตัวอย่างเช่น ในทีมที่มีสมาชิกในนิวยอร์กและเซี่ยงไฮ้ บางคนจะเข้านอนเมื่อเวลาที่เหลือเริ่มต้นวันใหม่!

Alex Turnbull ที่ GrooveHQ มีวิธีแก้ปัญหาง่ายๆ สำหรับความท้าทายนี้ ค้นหาเวลาที่เฉพาะเจาะจงอย่างน้อยวันละครั้งเมื่อสมาชิกในทีมทุกคนสามารถทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์

นโยบายการทำงานระยะไกลของบริษัทของคุณควรระบุชั่วโมงที่พนักงานทางไกลควรทำงาน กลุ่มงานอาจมีจังหวะของตัวเอง แต่คุณต้องให้ทุกคนออนไลน์พร้อมกันเป็นเวลาสองสามชั่วโมงทุกวัน (บางครั้งก็ท้าทายแม้ในทีมที่ทำงานจากสำนักงานเดียวกัน!) หรือให้แน่ใจว่าการส่งต่อระหว่างพนักงานเป็นไปอย่างราบรื่นในเวลาที่ต่างกัน โซน

ระบุชั่วโมงการทำงานของทีมงานทางไกลของคุณให้ชัดเจน หากมีการกระจายข้ามเขตเวลา ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีเวลาทำงานทับซ้อนกันอยู่บ้าง

จัดทำข้อกำหนดสำหรับการทำงานร่วมกันแบบอะซิงโครนัส

ในทีมที่อยู่ห่างไกลจากเขตเวลามากเกินไป การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ถือเป็นเรื่องหรูหรา แม้ว่าการสร้างกำหนดการที่มีเขตเวลาทับซ้อนกันจะช่วยได้ แต่ก็ไม่สามารถทำได้เสมอไป การแก้ไขปัญหา? มุ่งเน้นไปที่การทำงานร่วมกันแบบอะซิงโครนัส (อะซิงโครนัส) ภายในทีมผ่านการวางแผนและการสื่อสาร

เนื่องจากการรอการขึ้นต่อกันเนื่องจากความแตกต่างของโซนเวลาอาจทำให้หงุดหงิด นโยบายการทำงานระยะไกลของคุณควรกำหนดความคาดหวังที่ชัดเจนเกี่ยวกับการจัดการงานและการติดตามผลที่ไม่ตรงกัน สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับการกำหนดกฎพื้นฐานสำหรับความพร้อมใช้งานและไม่พร้อมใช้งาน และเคารพเวลาของสมาชิกในทีมแต่ละคน

นอกจากนี้ นโยบายการทำงานระยะไกลของคุณควรระบุเครื่องมือที่ใช้สำหรับการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์และแบบอะซิงโครนัส—แชทเป็นทีม การประชุมทางวิดีโอ การจัดการโครงการ การติดตามปัญหา ฯลฯ

Jordan Wan ผู้ก่อตั้งและซีอีโอของ CloserIQ เน้นย้ำถึงความสำคัญของแพลตฟอร์มแชทเฉพาะทีม:

“มันเป็นหนึ่งในเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพที่สุดสำหรับงานทางไกล เครื่องมือเช่นนี้ทำให้การทำงานเป็นทีมเป็นไปได้แม้ในขณะที่สมาชิกบางคนอยู่อีกซีกโลก”

_{ที่มา: Flock}

ที่ Trello และ AY Technologies การประชุมทางวิดีโอมีบทบาทสำคัญในการเปิดใช้งานการสื่อสารแบบตัวต่อตัว Amin Yazdani อ้างถึงการขาดปฏิสัมพันธ์แบบเห็นหน้ากันเป็นเหตุผลว่าทำไมการสนทนาทางวิดีโอจึงดีกว่าการแชทหรืออีเมลในสถานการณ์เหล่านี้

กำหนดความคาดหวังที่ชัดเจนในการจัดการงานและติดตามผลแบบอะซิงโครนัส ระบุเครื่องมือที่ใช้สำหรับการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์และแบบอะซิงโครนัส

เพิ่มแนวทางการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล

เนื่องจากทีมที่อยู่ห่างไกลทำงานจากทั้งเครือข่ายส่วนตัวและสาธารณะ (บ้าน ร้านกาแฟ พื้นที่ทำงานร่วมกัน ฯลฯ) การปกป้องระบบข้อมูลของบริษัทจากการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาตจึงเป็นสิ่งที่ท้าทายอยู่เสมอ ในการแก้ไขปัญหานี้ ให้สร้างแนวทางการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลและเพิ่มลงในนโยบายการทำงานระยะไกลของคุณ

_{ที่มา: Pexels}

GitHub มีนโยบาย BYOD (นำอุปกรณ์ของคุณมาเอง) แต่ยืนยันในการรักษาความปลอดภัยและการป้องกันเฉพาะ เช่น รหัสผ่านที่ปลอดภัยและไฟร์วอลล์ที่เปิดใช้งานตลอดเวลา ในทางกลับกัน LiquidSpace และ SitePen มอบอุปกรณ์ที่ปลอดภัยให้กับพนักงานที่อยู่ห่างไกล ไม่ว่าคุณจะเลือกเส้นทางใด การให้รายละเอียดในนโยบายการทำงานระยะไกลจะช่วยให้ทุกคนรู้ว่าต้องทำอย่างไร

สร้างแนวทางการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการจัดเตรียมฮาร์ดแวร์ที่ปลอดภัยให้กับพนักงานที่อยู่ห่างไกลทุกคน หรือยืนกรานให้มีการป้องกันเฉพาะเพื่อบังคับใช้กับอุปกรณ์ที่พนักงานเป็นเจ้าของ

กำหนดความคาดหวังที่ชัดเจนเกี่ยวกับค่าตอบแทนและผลประโยชน์

บริษัทใหญ่ๆ ที่เสนอทางเลือกในการทำงานทางไกล เช่น PwC, USDA, Xerox และ Sodexo กล่าวว่าไม่ควรมีการจ่ายเงินหรือผลประโยชน์ที่แตกต่างกันมากระหว่างบทบาทที่ทำงานในสำนักงานกับคู่หูทางไกล

แต่คุณมีความยืดหยุ่นในการกำหนดมาตราส่วนการจ่ายเงินสำหรับทีมที่อยู่ห่างไกล ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตั้งค่าเผื่อตำแหน่งทางภูมิศาสตร์ของพนักงานที่อยู่ห่างไกลของคุณได้ ค่าครองชีพในนิวยอร์กหรือแอลเอนั้นสูงกว่าค่าครองชีพอย่างริชมอนด์ (อินเดียน่า) หรือฮาร์ลิงเจน (เท็กซัส) อย่างเห็นได้ชัด

ต่อไปนี้เป็นปัจจัยบางประการที่ควรพิจารณา:

• ค่าตอบแทนสำหรับชั่วโมงการทำงานหลัก
• นโยบายการทำงานล่วงเวลา
• สวัสดิการพนักงาน
• หนี้สินของบริษัท
• นโยบายการชำระเงินคืนสำหรับบิลอินเทอร์เน็ต อุปกรณ์ไอที โคเวิร์กกิ้งสเปซ ฯลฯ

Remote.co มีข้อเสนอแนะที่น่าสนใจบางประการเกี่ยวกับผลประโยชน์ที่พนักงานทางไกลต้องการ รวมถึงการลาพักร้อนโดยได้รับค่าจ้างและลาพักร้อนของบริษัท ผลประโยชน์ของพนักงานที่น่าดึงดูดช่วยให้ธุรกิจสามารถรักษาพนักงานระยะไกลที่มีทักษะไว้ได้

ความรับผิดเกี่ยวกับการบาดเจ็บจากการทำงานอาจนำไปใช้กับธุรกิจต่างๆ หากพนักงานที่อยู่ห่างไกลได้รับบาดเจ็บที่สำนักงานที่บ้านของตน ในรัฐเพนซิลเวเนีย ศาลได้ยึดถือสิทธิ์ของพนักงานที่อยู่ห่างไกลในการชดเชยการบาดเจ็บที่เกิดขึ้นขณะทำงานจากที่บ้าน ปรึกษาทีมกฎหมายของคุณเพื่อทราบขอบเขตความรับผิดทั้งหมดของคุณเมื่อสร้างบริษัทระยะไกล

กำหนดความคาดหวังที่ชัดเจนเกี่ยวกับค่าตอบแทนและผลประโยชน์สำหรับพนักงานที่อยู่ห่างไกล ในการดึงดูดและรักษาผู้มีความสามารถระดับสูงไว้ คุณอาจต้องทุ่มสุดตัวเพื่อมอบสิทธิประโยชน์ที่ปรับให้เหมาะกับความต้องการของพนักงานที่อยู่ห่างไกล

กำหนดจรรยาบรรณองค์กร

ความแตกต่างในภูมิหลังทางวัฒนธรรมและความอ่อนไหวมักจะเป็นจุดแข็งสำหรับทีมที่อยู่ห่างไกล อย่างไรก็ตาม พวกเขายังสามารถนำไปสู่ความเข้าใจผิดและความขัดแย้ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อการสื่อสารส่วนใหญ่ไม่ตรงกัน การกำหนดหลักจรรยาบรรณสำหรับการสื่อสารภายในและภายนอกสามารถลบล้างความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นจาก 'ระยะห่างเสมือน' ไว้ล่วงหน้า

ตัวอย่างเช่น หลักจรรยาบรรณของอินโฟซิสครอบคลุมทุกอย่างตั้งแต่พฤติกรรมในที่ทำงานและความสัมพันธ์ไปจนถึงการแก้ไขผลประโยชน์ทับซ้อน Workable.com มีเทมเพลตที่เรียบง่ายกว่าซึ่งอาจเหมาะสำหรับคุณ

กำหนดจรรยาบรรณสำหรับองค์กร (รวมถึงพนักงานที่อยู่ห่างไกล) เพื่อขจัดความเข้าใจผิดทางวัฒนธรรม

ปฏิบัติตามข้อกำหนดและข้อกำหนด

งานทางไกลอาจไม่ครอบคลุมถึงกฎหมายการจ้างงานในพื้นที่ของคุณอย่างชัดเจน ดังนั้น คุณจะต้องปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมายเกี่ยวกับระเบียบข้อบังคับ นอกจากนี้ยังมีปัญหาในการพัฒนากฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการสื่อสารออนไลน์ เช่น GDPR ของสหภาพยุโรป เนื่องจากการสื่อสารโทรคมนาคมเป็นหัวใจสำคัญของการทำงานทางไกล บทบัญญัติจากกฎหมายเหล่านี้จึงอาจมีผลบังคับใช้กับธุรกิจของคุณ

ทำงานร่วมกับทีมกฎหมายของคุณเพื่อรวบรวมเอกสารที่ช่วยให้พนักงานที่อยู่ห่างไกลของคุณรู้ว่าต้องคำนึงถึงสิ่งใดเมื่อสร้าง ใช้ และแบ่งปันข้อมูลระหว่างกัน และ/หรือนอกธุรกิจ

ตรวจสอบกฎหมายท้องถิ่นเพื่อให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามเมื่อกำหนดนโยบายการทำงานระยะไกลของคุณ กฎหมายข้อมูลออนไลน์และความเป็นส่วนตัว เช่น GDPR ของสหภาพยุโรปล่าสุดมีความเกี่ยวข้องอย่างมากกับงานทางไกล

ปรับแต่งแนวทางการทำงานระยะไกลของคุณ

นโยบายการทำงานระยะไกลของคุณจะต้องปรับให้เข้ากับความต้องการทางธุรกิจเฉพาะของคุณ การจัดการประเด็นเหล่านี้ในช่วงเวลาทำงาน เครื่องมือในการทำงานร่วมกัน แนวทางความปลอดภัย ค่าตอบแทนและผลประโยชน์ จรรยาบรรณ และข้อกำหนดในการปฏิบัติตามข้อกำหนด เป็นวิธีที่ดีในการเริ่มต้นทำอย่างนั้น!