Из чего состоит выигрышный стек финансовых технологий?

То, что вы поместите в свой стек финансовых технологий, поможет вашей команде. Правильный набор инструментов может стать решающим фактором между успехом и неудачей — вам нужна быстрая верная информация, и вы не хотите, чтобы ваши технологии мешали выполнению работы. Мы поговорили с Йоханом Стридом, директором FP&GA в Juni, чтобы узнать, из чего состоит технический стек финансовой команды и что вы должны включить в него при создании своего.

‍

Как создать правильный стек технологий для вашего бизнеса

Сопоставление потребностей вашего бизнеса — ключ к созданию успешного стека финансовых технологий. Тип бизнеса, с которым вы работаете, и его сложность будут напрямую влиять на то, в какое программное обеспечение вам следует инвестировать.

Вы управляете простой организацией, если у вас есть простые потребности в бухгалтерском учете и структура юридического лица, например, одно юридическое лицо, продающее один или два продукта. Вы должны выбрать решение, которое подходит для этого, будет простым в настройке и будет более экономичным для вашего бизнеса. По мере роста вам потребуется обслуживать больше процессов и требовать больше функций.

Для сравнения, вы смотрите на совершенно другой технологический стек, если у вас есть несколько организаций, много разных продуктов, несколько потоков доходов или несколько валют. Вам потребуется более продвинутое решение, которое потребует больше времени для реализации и будет более сложным в эксплуатации, но в конечном итоге предоставит вам более полный набор функций для удовлетворения ваших потребностей.

Короче говоря, то, что сделает ваш технологический стек выигрышным, зависит от вашего бизнеса. Вот наше мнение о том, что включать в стек технологий на разных этапах бизнеса — и что есть у нас.

‍

Управляйте повседневными процессами с помощью ERP

Планирование ресурсов предприятия (ERP) — это программное обеспечение, которое управляет повседневными процессами, собирая и систематизируя ключевую бизнес-информацию для удовлетворения потребностей бухгалтерского учета. ERP необходима для растущего бизнеса, поскольку она объединяет финансовую информацию со всей компании в одном месте. Понимание того, как бизнес функционирует в разных отделах, имеет решающее значение для успешного финансового планирования, и ваша ERP может помочь в этом.

Мы используем Oracle NetSuite, потому что он лучше всего соответствует нашим потребностям в качестве комплексного масштабируемого продукта. Вы можете воспользоваться ERP-системами, такими как Quickbooks, Xero в Великобритании или Fortnox в Швеции, если у вас есть более простые бизнес-потребности.

Ваша ERP-система — это сердце вашего стека финансовых технологий, независимо от размера вашего бизнеса. По мере роста вашего бизнеса рассмотрите возможность приобретения ERP-системы, которая интегрируется с другими компонентами вашего технического стека, такими как кредиторская задолженность и программное обеспечение FP&A, чтобы упростить совместное использование и централизацию ваших данных. ERP может поддерживать управление запасами, управление заказами и выставление счетов клиентам либо в самой ERP, либо путем интеграции с другими инструментами.

Имейте в виду, что программное обеспечение ERP обычно не предназначено для визуализации и анализа. Вы можете захотеть использовать второе программное обеспечение, например, решение FP&A, если это является серьезной необходимостью.

‍

Смотрите в будущее с FP&A

Финансовое планирование и анализ (FP&A) необходимы при управлении финансами компании, тем более в нынешних экономических условиях.

В качестве простого бизнеса может быть достаточно загрузить ваши данные, объединить их в Excel и использовать их. Но если вы хотите получить выгоду от автоматизации, расширенных возможностей прогнозирования и лучшей визуализации, вы можете инвестировать в программное обеспечение FP&A.

Правильная технология может помочь вам управлять своими данными и использовать их для моделирования будущих сценариев для вашего бизнеса. Как и в большинстве случаев финансовой автоматизации, правильное программное обеспечение FP&A может помочь вам освободить время от ручной обработки ваших данных и вместо этого позволить вам сосредоточиться на анализе.

Мы выбрали Pigment, который предлагает удобные отчеты, визуализацию и моделирование вместе с возможностями совместной работы. Это также помогает нам комбинировать данные из нашей ERP с показателями из других источников. При выборе программного обеспечения FP&A ищите такое, которое интегрируется с другими вашими платформами, чтобы обеспечить бесперебойный рабочий процесс данных для анализа и работы.

Главное преимущество отличного инструмента FP&A — моделирование. Вы хотите увидеть свою финансовую историю, как она выглядит сейчас и как она может выглядеть в будущем при различных сценариях.

Одним из типичных вариантов использования, который выигрывает от FP&A, является бюджетная работа. С помощью правильного инструмента вы можете просматривать исторические данные вместе с перспективными представлениями вашей модели. Кроме того, вы можете пригласить коллег из разных команд, чтобы они высказали свое мнение при формировании бюджета. Аспект сотрудничества и единый источник достоверной информации ограничивают количество ошибок и делают процесс более эффективным.

Инструмент FP&A также может помочь визуализировать финансы с помощью определенных таблиц или представлений, что полезно для команд с особыми потребностями, которые хотят видеть свои данные определенным образом.

‍

Управляйте кредиторской задолженностью в масштабе

Кредиторская задолженность (AP) — это обычно то, чем вы управляете в своей ERP. Но есть интеграции или функции, которые облегчат процесс.

Отслеживание кредиторской задолженности в масштабе может потребовать времени и усилий, которые увеличиваются по мере роста бизнеса или диверсификации предлагаемых продуктов. По мере увеличения объема счетов поставщиков растет и рабочая нагрузка. Программное обеспечение для расчета кредиторской задолженности, которое может автоматизировать процесс, является отличным инструментом, который можно добавить в ваш технический стек.

Мы используем Fast Four, интеграцию точки доступа для NetSuite. Fast Four автоматизирует обработку счетов поставщиков, сканируя их детали с помощью OCR, который преобразует изображение текста в другой формат. Преобразование счета в документ, понятный нашей системе ERP, снижает риск ошибок и экономит драгоценное время, которое в противном случае было бы потрачено на ввод информации вручную. Fast Four также обеспечивает лучший контроль, предоставляя матрицу утверждения для утверждений счетов поставщиков. Каждый счет-фактура утверждается одним или несколькими руководителями в зависимости от характера, отдела или суммы.

Прежде чем выбрать, как обрабатывать кредиторскую задолженность, вам нужно выбрать свою ERP. Если у вас небольшой бизнес, использующий ERP, например Xero или Fortnox, и у вас небольшой объем счетов, обрабатывать их там относительно просто. Однако для компаний с более сложным ERP-решением использование OCR для перевода ваших счетов уменьшит вашу ручную нагрузку.

Ключом к успешному использованию инструмента OCR для обработки кредиторской задолженности является правильная организация основных данных в вашей ERP. В дополнение к этому создайте хорошие процессы при регистрации поставщика, чтобы помочь получить правильную банковскую и налоговую информацию в счете-фактуре, что обеспечит бесперебойный рабочий процесс.

‍

Оценивайте производительность с помощью бизнес-аналитики

Бизнес-аналитика (BI) помогает выявлять тенденции в данных. Программное обеспечение для бизнес-аналитики — ценный инструмент, но если вы работаете с небольшим предприятием, вы можете начать с выбора простого решения.

Бизнес может иметь разные данные, поступающие из многих источников. Одно программное обеспечение, которое объединяет все это в полезную информацию, может помочь вам в анализе данных. При правильном использовании программное обеспечение BI — отличный способ всесторонне понять производительность, от цепочки поставок до продаж.

Мы используем Metabase для обработки бизнес-аналитики, которая помогает нам визуализировать данные и создавать простые для понимания информационные панели, которые используются во всем бизнесе.

Juni Insights — это еще один способ просмотреть данные вашей электронной торговли. От денежных потоков и расходов на рекламу до аналитики Amazon и Shopify, Juni может выступать в качестве единственного источника достоверной информации обо всех ваших финансах электронной коммерции, помогая вам принимать более взвешенные решения.

Хотя вы можете моделировать и создавать перспективные представления, большинство инструментов бизнес-аналитики обычно не предназначены для этого. Вместо этого хороший инструмент бизнес-аналитики поможет вам отслеживать текущие тенденции данных и отслеживать цели. Если у вас есть сложные потребности в финансовом моделировании, вам следует рассмотреть инструмент FP&A.

‍

Заполните пробелы с помощью Excel

Excel нельзя недооценивать. Это основной продукт для каждой финансовой команды, независимо от того, на какой стадии роста вы находитесь.

Для небольших команд Excel может быть достаточным инструментом для FP&A и отличным дополнением к вашей ERP. Для больших команд он по-прежнему универсален и идеально подходит для глубокого анализа ваших чисел. От FP&A до управления расходами Excel может занять свое место в вашем техническом стеке.

‍

Оптимизация управления контрактами

Контракты необходимы для повседневных операций, но управление ими не должно быть сложным.

Вы можете легко обрабатывать контракты вручную, если у вас небольшой бизнес. По мере роста компании растет и число заинтересованных сторон, которые должны следовать надлежащим юридическим процедурам. Наличие инструмента, помогающего оптимизировать рабочие процессы и координировать действия заинтересованных сторон, может сэкономить время и упростить совместную работу.

PandaDoc упрощает создание, управление и подписание контрактов. Легко обмениваться документами и получать цифровые подписи. Наличие библиотеки шаблонов контрактов упрощает совместную работу и соблюдение требований.

‍

Улучшите управление денежными потоками с Juni

Juni создан, чтобы помочь финансовым командам повысить прозрачность и производительность за счет большего контроля. Наши виртуальные карты, мультивалютные счета, а также интеграция с бухгалтерией и рекламой дают вам единое представление о ваших финансах. Кроме того, получите более полную информацию о своих денежных потоках и транзакциях с помощью аналитических инструментов и инструментов аналитики. Получите контроль над своими транзакциями с помощью пользовательских настроек уведомлений и обзоров транзакций, назначив карты менеджерам. Juni может помочь вам увеличить ваш денежный поток за счет кэшбэка на все ваши приемлемые расходы и получить доступ к гибкому капиталу с расширенными условиями*.

Что бы вы ни выбрали для своего стека технологий, потребности вашего бизнеса — это самое важное, что нужно учитывать. По мере развития вашего бизнеса важно постоянно оценивать, работают ли ваши технологии на вас или вам нужно инвестировать в новые программы. В конце концов, технологии существуют, чтобы облегчить вашу работу и сделать ее проще.

*В настоящее время доступно только для компаний, зарегистрированных в Великобритании. Право на участие, кредитная линия и увеличение кредитной линии подлежат применению, проверке и финансовым обстоятельствам. Гарантированные 37-дневные условия оплаты, доступно до 60 дней. Применяются положения и условия.