Телефонные системы удаленного офиса: характеристики, стоимость и преимущества

Пандемия COVID-19 вынудила многие предприятия работать удаленно. И, как мы выяснили, многим сотрудникам просто не нужно работать в офисном здании, чтобы быть продуктивными, но им нужно подходящее оборудование для эффективного выполнения работы.

Теперь, в среде поиска работы, многие потенциальные сотрудники хотят знать, есть ли у вас льготы по работе на дому. Компании, которые быстро адаптируются к изменениям на рынке, как правило, опережают тех, кто этого не делает. Итак, что вы можете сделать, чтобы ваша команда была готова работать из дома? Одним из решений является внедрение телефонной системы удаленного офиса, чтобы ваша команда могла общаться из любого места.

Наш недавний опрос по деловым коммуникациям показывает, что более 38% компаний имеют членов команды, которые работают удаленно, а те, кто физически не посещает офис , более склонны общаться со своим начальством по электронной почте или телефону.

Итак, пришло время дать им то, что они хотят — рабочий телефон, к которому можно получить доступ из любого места. Пришло время приобрести телефонную систему удаленного офиса для вашей команды .

Давайте углубимся в примечательные функции, затраты и убедительные преимущества, которые вы можете ожидать от телефонной системы удаленного офиса:

• Обязательные функции удаленной телефонной системы
• Стоимость удаленных телефонных систем
• Преимущества удаленной телефонной системы
  • Используйте свой рабочий номер телефона, чтобы работать из дома
  • Оставайтесь на связи с клиентами и коллегами
  • Все используют одну офисную телефонную систему
  • Доступность на ходу
  • Голосовые и видеоконференции
  • Будьте организованы и сосредоточены
  • Создание настраиваемых, детализированных разрешений пользователей
  • Не требующий обслуживания подход к обеспечению безопасности телефонной системы
  • Защитите личную конфиденциальность
• Будущее телефонной системы удаленного офиса

Что я должен искать в телефонной системе удаленного офиса? 12 обязательных функций

Инструменты и стратегии удаленной работы играют важную роль в достижении большей гибкости на рабочем месте. Лучший способ создать телефонную систему удаленного офиса — начать с качественной телефонной системы VoIP.

Телефонные системы VoIP предоставляют пользователям функциональные возможности, которые когда-то были зарезервированы для передовых колл-центров. Эти функции теперь являются стандартными для большинства современных офисных телефонных систем.

Вот 12 основных функций VoIP, на которые следует обращать внимание при выборе телефонной системы для удаленного офиса:

1. Автоматическое распределение вызовов . Если вы управляете колл-центром любого типа, например колл-центром службы поддержки клиентов или колл-центром, автоматическое распределение вызовов (ACD) — ваш лучший друг. С помощью ACD вы можете установить правила и критерии, чтобы входящие вызовы автоматически распределялись и направлялись на доступные добавочные номера или группы.
2. Автосекретарь . Сторонние телефонные системы VoIP делают звонки более эффективными и профессиональными с помощью автосекретаря. Виртуальный помощник приветствует вызывающих абонентов меню и направляет их на добавочный или местный номер.
3. Идентификатор вызывающего абонента . Ничто в работе вне офиса не должно включать в себя игру в угадайку. Идентификация вызывающего абонента позволяет удаленным агентам видеть, кто звонит, даже если они находятся вдали от своего рабочего телефона.
4. Переадресация вызовов . Если оператор получает входящий вызов и находится вдали от своего рабочего телефона, он может принимать вызовы на свой мобильный телефон. Эта функция и перевод вызова делают переход быстрым и плавным.
5. Очередь вызовов . Автоматическая организация очереди вызовов удерживает абонентов, когда ваша команда занята. В случае большого количества вызовов эта функция снижает вероятность того, что звонящие повесят трубку. Это необходимо, если ваша телефонная система получает всплеск звонков.
6. Визуальная голосовая почта . Стандартные системы голосовой почты удобны и просты. Однако управление голосовой почтой неэффективно. Телефонная система удаленного офиса позволяет вашей команде прослушивать сообщения голосовой почты на своих компьютерах, воспроизводить их с помощью мобильного приложения и быстро обрабатывать их.
7. Голосовая почта на электронную почту — что может быть эффективнее голосовой почты? Система, которая автоматически расшифровывает вашу голосовую почту и доставляет ее в ваш почтовый ящик. Эта возможность экономит время вашей команды на прослушивании сообщений голосовой почты и сокращает время отклика. Как и электронное письмо, их также можно пересылать.
8. Переадресация голосовой почты . Иногда маленькие вещи значительно повышают концентрацию. Рассмотрим типичный сценарий: член команды получает звонок, но не может сразу ответить. Используйте эту функцию, чтобы переслать сообщение коллеге, чтобы вы могли сосредоточиться на своем проекте.
9. Расширенное управление вызовами . Возможно, не все ваши сотрудники находятся под одной крышей, но вы все равно можете управлять еще более эффективно. Благодаря VoIP вы получаете доступ к более мощным функциям вызовов, таким как N-Way вызовы, конференц-мосты и одновременный звонок. Все они могут быть настроены в соответствии с потребностями вашего офиса.
10. Аналитика звонков . Облачные офисные системы идеально подходят для сбора невероятных объемов данных. Когда у вас пик звонков? Откуда исходят звонки? Отслеживание индивидуальной и командной эффективности поможет вам лучше обслуживать своих клиентов. Аналитика звонков предоставляет объективные отчеты на удобной для чтения панели инструментов. Вы даже можете отображать метрики и ключевые показатели эффективности вместе со своей командой.
11. Запись звонков . Внедрите автоматическую запись звонков и запись звонков по требованию, чтобы обучать своих специалистов по продажам и поддержке. Бизнес-лидеры ценят возросшую ответственность. Поскольку телефонные звонки записываются в облаке, вам никогда не понадобится дополнительное оборудование или провода.
12. Мобильное приложение . Выйдите за рамки типичной офисной среды, предоставив своим сотрудникам полнофункциональное мобильное приложение. Для удаленной команды они никогда не упустят ни одной детали с приложением для iPhone или Android, которое подключено к той же телефонной системе предприятия.

Сколько стоит удаленная телефонная система?

Это справедливый вопрос — сколько вы потратите на телефонную систему удаленного офиса ?

Цена варьируется (в зависимости от необходимых вам функций, это может стоить менее 20 долларов за линию), но почти всегда дешевле, чем установка стационарного телефона. Есть несколько причин, почему.

Во-первых, вы не привязаны к дорогостоящему оборудованию. Безаппаратные компьютерные приложения, называемые программными телефонами, являются лучшим вариантом для удаленных телефонов. Замена стационарных телефонов помогает компаниям значительно сэкономить. Ваши удаленные сотрудники могут загрузить приложение для софтфона на телефоны Android и Apple, а также настольную программу для компьютеров Mac и Windows.

Во-вторых, он многофункциональный. Удаленная телефонная система предоставляет намного больше функций телефона, чем традиционная телефонная линия. Поскольку большинство этих функций обычно включены в одну фиксированную ставку, вы не получите неожиданных комиссий.

В-третьих, быстрее и дешевле добавить новые телефонные линии к телефонной системе удаленного офиса. Вам не нужно будет устанавливать дополнительные телефонные линии и проводку к традиционным системам АТС. Добавление дополнительных линий VoIP осуществляется всего за несколько кликов.

Наконец, вы можете сэкономить еще больше с годовым соглашением, а не с ежемесячными платежами.

Когда дело доходит до стоимости, телефонная система удаленного офиса с поддержкой VoIP — это ваша лучшая инвестиция. Но как насчет преимуществ? Как это по сравнению с традиционной телефонной системой?

Каковы преимущества удаленной телефонной системы?

Удаленный доступ означает гибкость, а гибкость является ключом к первоклассному обслуживанию клиентов. В конце концов, потребностей клиентов столько, сколько клиентов. И чем больше у вас ресурсов, тем лучше ваш персонал будет подготовлен для удовлетворения этих потребностей.

Вот основные преимущества, которые ваш бизнес может получить от телефонной системы удаленного офиса:

1. Используйте свой рабочий номер телефона, чтобы работать из дома.

Хотите знать, как вы можете использовать свой офисный телефон из дома? VoIP и телефонная система удаленного офиса — это то, что вам нужно. Теперь вы больше не привязаны к своему рабочему столу, чтобы ответить на звонок, телефонная линия VoIP может принимать и принимать звонки из любого места, где есть Интернет. Не нужно переадресовывать вызов со своего стационарного телефона, вы можете принять вызов из приложения и работать из любого места, то есть из любого места, где есть интернет.

2. Оставайтесь на связи с клиентами и коллегами

Когда вы находитесь вне офиса, это почти как если бы вы взяли больничный. Когда вас не видят, вашей команде и клиентам трудно связаться с вами. Система удаленной телефонной связи позволяет вашей команде оставаться в сети и быть доступной, где бы они ни работали.

Для еще большего удобства подключения облачная телефонная система содержит управляемый каталог и адресную книгу, поэтому оставаться на связи еще никогда не было так просто.

3. Все используют одну офисную телефонную систему

При работе из дома может быть проблематично общаться с остальными членами команды. С телефонной системой удаленного офиса, предназначенной для поддержки удаленных сотрудников, у вас не будет этой проблемы.

Когда на кону время и деньги, вы не хотите отслеживать личные сотовые телефоны. Благодаря одной телефонной системе VoIP переадресация вызовов позволяет вашей команде оставаться на связи как в офисе, так и за его пределами.

Системы виртуальной АТС также предоставляют местные и бесплатные номера. Системы АТС позволяют сотрудникам оставаться доступными, используя их офисные номера.

4. Доступность на ходу

Работа дома сильно отличается от работы в офисе. Удаленные работники часто лучше контролируют свое расписание, особенно если они путешествуют.

Преобладающим преимуществом здесь является то, что офисная телефонная система никогда не жертвует функциями, если сотрудники находятся за пределами офиса. С помощью надежного приложения для рабочего телефона сотрудники могут получить доступ к своей телефонной линии с любого компьютера или смартфона. Все, что нужно, это подключение к Интернету — он может адекватно работать даже через Wi-Fi.

Удаленные сотрудники не должны рисковать пропустить важные телефонные звонки, находясь в пути. Мобильность укрепляет ваш бизнес, гарантируя надежность агентов на каждом устройстве.

5. Голосовые и видеоконференции

Коммуникация — основа любой успешной команды. От Fortune 500 до морских котиков. Установление регулярного ритма и доверие к командному общению — вот что делает их успешными.

Вы не можете оставлять разговоры до устного перевода. Общение с вашей командой в прямом эфире с помощью видео и презентация в прямом эфире бесценны. Это позволяет быстро прояснить и выразить тон и нюанс. Это даже укрепляет вашу удаленную команду в целом.

Если вы обнаружите, что сотрудники вашего офиса прыгают между разными приложениями, чтобы поговорить, это созрело для коммуникационного кризиса . Чтобы оставаться сосредоточенным, ограничьте количество движений, необходимых для выполнения простых задач, таких как общение в чате с вашей командой.

Телефонная система удаленного офиса обеспечивает унифицированные коммуникации , которые позволяют легко переключаться между голосовой связью, видео, чатом и электронной почтой. Независимо от ситуации, ваша команда защищена.

Ищите возможности видео, которые предлагают видеочаты один на один, а также совместное использование экрана. Эти функции дополняют повседневную работу менеджеров и их отчеты. Персональные приложения, такие как Skype или Google Hangouts, не подходят для бизнеса.

В конце концов, вам не нужна неопределенность. Видеоконференции идеально подходят для презентаций, коммерческих предложений или демонстраций продуктов.

6. Оставайтесь организованным и сосредоточенным

Знаете ли вы, что облачная телефонная система помогает поддерживать продуктивную рабочую среду? Это невоспетый герой офиса. С удаленной командой ваша телефонная система должна быть там, чтобы помочь им оставаться организованными и продуктивными.

В постоянно обновляемом каталоге компании сотрудники могут найти друг друга и завязать разговор. Это экономит время на решение вопросов клиентов и способствует более прямому общению.

Точно так же, когда приходит время сосредоточиться, ваша телефонная система управляет вашим присутствием в сети, чтобы сообщить другим, что вы находитесь на собрании, в отъезде или просто не в сети.

В любом случае вам нужна телефонная система, простая в использовании и получившая широкое распространение с первого дня.

7. Создавайте настраиваемые детализированные разрешения пользователей

Как вы защищаете телефонную систему вашей компании от внутренних ошибок или злоупотреблений? Модель с нулевым доверием позволяет назначать разрешения на выбор функций VoIP по мере необходимости.

Разрешения для пользователей и местоположений предоставляют организациям контроль над тем, кто управляет настройками системы. Эти параметры безопасности позволяют вам поддерживать доступ к функциям связи, не подвергая риску непрерывность вашего бизнеса .

ИТ-руководители могут вздохнуть с облегчением, зная, что их телефонная система размещена в облаке, что делает ее устойчивой к стихийным бедствиям и даже к саботажу.

8. Не требующий обслуживания подход к обеспечению безопасности телефонной системы.

Крайне важно понимать, как провайдеры VoIP контролируют и поддерживают все протоколы безопасности вашей телефонной системы. Эта концепция означает, что вашей компании не нужно поддерживать инфраструктуру безопасности.

Поскольку ваша телефонная система использует VoIP, это означает, что она также использует SIP для установления каждого телефонного звонка и сообщения. Подобно тому, как веб-сайты защищают весь трафик между пользователем и сервером, ваша телефонная система может предлагать те же функции.

Мощная телефонная система удаленного офиса позволяет активировать повышенную безопасность вызовов между пользователями. Это не приводит к дополнительной задержке, и вы можете быть уверены, что другие не смогут подслушать разговор. Шифрование вызовов возможно благодаря протоколу Transport Layer Security ( TLS ) и безопасному транспортному протоколу реального времени (SRTP).

Обратитесь к своему провайдеру VoIP, чтобы подтвердить его настройки безопасности для вашей компании.

9. Защитите личную конфиденциальность

Даже штатный персонал общается с клиентами и коллегами за пределами офиса. Когда это происходит, они часто используют личную контактную информацию для делового звонка.

К сожалению, это также провоцирует нежелательные контакты по каналу связи, которым ваша компания не управляет. Люди очень осторожны, когда дело доходит до их личного номера мобильного телефона.

С точки зрения бизнеса такие ситуации могут значительно подорвать доверие. Дозвониться до клиента по личному сотовому или домашнему телефону непрофессионально.

Облачная система VoIP разделяет рабочие телефонные номера и личные номера.

Доступ к электронной почте с домашнего или персонального компьютера достаточно прост. Почему бы вашей телефонной системе не быть столь же гибкой? Лучше всего, если все ваши деловые сообщения будут регистрироваться и документироваться для дальнейшего использования.

Связанный: Плюсы и минусы работы на дому по сравнению с работой в офисе

Как настроить телефонную систему удаленного офиса

1. Проверьте подключение к Интернету, чтобы убедиться, что оно поддерживает все функции VoIP.

Во-первых, у вас должно быть подключение к Интернету, которое может поддерживать все интересующие вас функции VoIP. Общее эмпирическое правило заключается в том, что вам требуется около 100 кбит/с для загрузки и выгрузки на линию.

Пройдите этот тест скорости VoIP, чтобы узнать, готово ли ваше интернет-соединение к работе с VoIP.

2. Выберите провайдера VoIP и план.

Конечно, мы хотим, чтобы вы выбрали нас — Nextiva — вашего поставщика услуг VoIP, но вы должны выбрать поставщика, который имеет функции, необходимые вашему бизнесу.

Во-первых, рассмотрите наиболее важные функции VoIP для вашего бизнеса. Знание вашего списка предпочтительных функций поможет вам выбрать лучшего поставщика для вашего бизнеса.

3. Получите рабочий номер телефона.

Если у вас уже есть служебный номер телефона, многие провайдеры VoIP могут использовать ваш существующий номер телефона при настройке телефонной системы удаленного офиса.

Если у вас еще нет рабочего номера телефона, многие провайдеры VoIP включат номер телефона в ваш пакет. Все, что вам нужно знать, чтобы получить служебный номер телефона , — это тип номера, который вам нужен — местный, бесплатный, специальный или виртуальный.

4. Настройте телефон удаленного офиса.

Когда у вас есть провайдер и оборудование, пришло время завершить настройку в вашем офисе. Конкретные шаги зависят от оборудования и количества сотрудников. Посмотрите это видео от Nextiva со всеми подробностями.

Будущее телефонной системы удаленного офиса

По мере того, как сотрудники становятся независимыми от местоположения, телефонная система компании становится такой же. Лидеры бизнеса увидят доказанные преимущества облачной телефонной системы .

Компании уже осознали преимущества облака. Миллионы компаний отправляют и получают электронную почту с помощью Google и Office 365, избавляя их от обслуживания дорогостоящих серверов.

Следующим большим шагом станет переход на телефонную систему удаленного офиса.

Предприятия будут продолжать развивать свои технологии и платформы для поддержки своих сотрудников. Upwork планирует, что к 2028 году почти три четверти работодателей будут иметь удаленную команду.

Одним из примеров такого резкого изменения является факсимильный аппарат. Когда-то считавшиеся одним из основных продуктов типичного офиса, теперь они встречаются довольно редко. Сегодня вы можете отправлять и получать факсы с помощью онлайн-службы факсов, как и по электронной почте. Онлайн-факс избавляет предприятия от громоздкого оборудования, тонера и улучшает внутренний рабочий процесс.

Поддержание гибкости в ваших телекоммуникациях помогает компаниям подготовиться к непредвиденным обстоятельствам. Перенос вашей телефонной системы в облако поможет вашей организации внедрять инновации и противостоять любым изменениям на рынке.