Systemy telefoniczne do zdalnego biura: funkcje, koszty i korzyści

Pandemia COVID-19 zmusiła wiele firm do pracy zdalnej. Jak się dowiedzieliśmy, wielu pracowników po prostu nie musi pracować w budynku biurowym, aby być produktywnym — ale potrzebują odpowiedniego sprzętu, aby wydajnie wykonywać swoją pracę.

Teraz, w środowisku poszukującym pracy, wielu potencjalnych pracowników chce wiedzieć, czy otrzymujesz świadczenia z tytułu pracy z domu. Firmy, które szybko dostosowują się do zmian na rynku, osiągają lepsze wyniki niż te, które tego nie robią. Co więc możesz zrobić, aby Twój zespół był gotowy do pracy w domu? Jednym z rozwiązań jest zastosowanie zdalnego systemu telefonicznego w biurze, aby Twój zespół mógł komunikować się z dowolnego miejsca.

Z naszego ostatniego badania dotyczącego komunikacji biznesowej wynika, że ​​ponad 38% firm ma członków zespołów pracujących zdalnie, a ci, którzy nie przychodzą fizycznie do biura , są bardziej skłonni do komunikowania się ze swoimi szefami za pośrednictwem poczty elektronicznej lub telefonu.

Czas więc dać im to, czego chcą — telefon biznesowy, do którego można uzyskać dostęp z dowolnego miejsca. Nadszedł czas, aby uzyskać zdalny system telefoniczny dla Twojego zespołu .

Przyjrzyjmy się godnym uwagi funkcjom, kosztom i przekonującym korzyściom, jakich można oczekiwać od zdalnego systemu telefonicznego w biurze:

• Niezbędne funkcje zdalnego systemu telefonicznego
• Koszty zdalnych systemów telefonicznych
• Zalety zdalnego systemu telefonicznego
  • Użyj numeru telefonu do pracy, aby pracować z domu
  • Pozostań w kontakcie z klientami i współpracownikami
  • Każdy ma jeden system telefonii biurowej
  • Dostępność w podróży
  • Konferencje głosowe i wideo
  • Bądź zorganizowany i skoncentrowany
  • Twórz niestandardowe, szczegółowe uprawnienia użytkownika
  • Bezobsługowe podejście do bezpieczeństwa systemu telefonicznego
  • Chroń prywatność osobistą
• Przyszłość zdalnego systemu telefonicznego w biurze

Czego powinienem szukać w zdalnym systemie telefonicznym w biurze? 12 niezbędnych funkcji

Narzędzia i strategie pracy zdalnej odgrywają znaczącą rolę w osiąganiu większej elastyczności w miejscu pracy. Najlepszym sposobem na stworzenie zdalnego systemu telefonicznego w biurze jest rozpoczęcie od wysokiej jakości systemu telefonicznego VoIP.

Systemy telefoniczne VoIP zapewniają użytkownikom funkcjonalność, która kiedyś była zarezerwowana dla zaawansowanych call center. Te funkcje są obecnie standardem w większości nowoczesnych biurowych systemów telefonicznych.

Oto 12 najważniejszych funkcji VoIP, których należy szukać przy wyborze zdalnego systemu telefonicznego w biurze:

1. Automatyczna dystrybucja połączeń — jeśli prowadzisz jakiekolwiek centrum telefoniczne, takie jak centrum obsługi klienta lub centrum obsługi klienta, automatyczna dystrybucja połączeń (ACD) jest Twoim najlepszym przyjacielem. Dzięki ACD możesz ustawić reguły i kryteria, dzięki którym połączenia przychodzące będą automatycznie dystrybuowane i kierowane do dostępnych numerów wewnętrznych lub grup.
2. Automatyczna sekretarka — systemy telefoniczne VoIP innych firm sprawiają, że połączenia są bardziej wydajne i profesjonalne dzięki automatycznej sekretarce. Wirtualny asystent wita dzwoniących menu i kieruje ich na numer wewnętrzny lub lokalny.
3. Caller ID — nic w pracy poza siedzibą firmy nie powinno wiązać się z grą w zgadywanie. Identyfikator dzwoniącego pozwala zdalnym agentom zobaczyć, kto dzwoni, nawet gdy znajdują się z dala od telefonu służbowego.
4. Przekierowanie połączeń — jeśli agent odbiera połączenie przychodzące i znajduje się z dala od telefonu służbowego, może odbierać połączenia na swój telefon komórkowy. Ta funkcja i transfer połączeń sprawiają, że przejście jest szybkie i bezproblemowe.
5. Kolejkowanie połączeń — automatyczne kolejkowanie połączeń wstrzymuje dzwoniących, gdy zespół jest zajęty. W przypadku dużej liczby połączeń ta funkcja zmniejsza szanse na rozłączanie się dzwoniących. Jest to konieczne, jeśli Twój system telefoniczny odbiera nagły wzrost połączeń.
6. Wizualna poczta głosowa — standardowe systemy poczty głosowej są pomocne i proste. Jednak zarządzanie pocztą głosową jest nieefektywne. System telefoniczny w zdalnym biurze umożliwia zespołowi odsłuchiwanie wiadomości głosowych na swoich komputerach, odtwarzanie ich za pomocą aplikacji mobilnej i szybką ich obsługę.
7. Poczta głosowa na e-mail — co jest bardziej wydajne niż poczta głosowa? System, który automatycznie transkrybuje Twoją pocztę głosową i dostarcza ją do Twojej skrzynki odbiorczej. Ta funkcja oszczędza czas Twojego zespołu na odsłuchiwaniu wiadomości głosowych i poprawia czas reakcji. Podobnie jak e-mail, również mogą być przekazywane dalej.
8. Przekazywanie poczty głosowej — czasami to małe rzeczy w dużym stopniu zwiększają koncentrację. Rozważ typowy scenariusz — członek zespołu odbiera telefon, ale nie może od razu odpowiedzieć. Użyj tej funkcji, aby przekazać wiadomość do członka zespołu, dzięki czemu możesz skupić się na swoim projekcie.
9. Zaawansowane zarządzanie połączeniami — Twoi pracownicy mogą nie być pod jednym dachem, ale nadal możesz zarządzać jeszcze efektywniej. Dzięki VoIP zyskujesz dostęp do bardziej zaawansowanych funkcji połączeń, takich jak połączenia N-Way, mostki konferencyjne i jednoczesne dzwonienie. Wszystkie można dostosować do potrzeb Twojego biura.
10. Analiza połączeń — systemy biurowe oparte na chmurze są idealne do agregowania niewiarygodnych ilości danych. Kiedy masz szczytowe godziny połączeń? Skąd pochodzą połączenia? Śledzenie wydajności indywidualnej i zespołowej pomaga lepiej służyć klientom. Analityka połączeń zapewnia obiektywne raporty w czytelnym panelu. Możesz nawet wyświetlać metryki i KPI ze swoim zespołem.
11. Nagrywanie rozmów — Wdróż automatyczne nagrywanie rozmów na żądanie, aby szkolić zespoły sprzedaży i wsparcia. Liderzy biznesu doceniają zwiększoną odpowiedzialność. Ponieważ rozmowy telefoniczne są nagrywane w chmurze, nigdy nie potrzebujesz dodatkowego sprzętu ani przewodów.
12. Aplikacja mobilna — wyjdź poza typowe środowisko biurowe, udostępniając swoim pracownikom w pełni funkcjonalną aplikację mobilną. Dzięki aplikacji na iPhone'a lub Androida, która jest podłączona do tego samego biznesowego systemu telefonicznego, zespół zdalny nigdy nie traci rytmu.

Ile kosztuje zdalny system telefoniczny?

To uczciwe pytanie — ile wydasz na zdalny system telefoniczny w biurze ?

Cena jest różna (w zależności od potrzebnych funkcji może kosztować mniej niż 20 USD za linię), ale prawie zawsze jest tańsza niż konfiguracja z telefonem stacjonarnym. Jest kilka powodów.

Po pierwsze, nie jesteś przywiązany do drogiego sprzętu. Aplikacje komputerowe bez sprzętu, zwane telefonami programowymi, to najlepsza opcja dla telefonów zdalnych. Wymiana telefonów stacjonarnych pomaga firmom uzyskać znaczne oszczędności. Twoi zdalni pracownicy mogą pobrać aplikację softphone na telefony z systemem Android i Apple, a także program komputerowy na komputery Mac i Windows.

Po drugie, jest pełen funkcji. Zdalny system telefoniczny zapewnia znacznie więcej funkcji telefonu niż tradycyjna linia telefoniczna. Ponieważ większość z tych funkcji jest zazwyczaj dostępna w ramach jednej stawki ryczałtowej, nie zaskoczą Cię opłaty niespodzianki.

Po trzecie, dodanie nowych linii telefonicznych do systemu telefonicznego w zdalnym biurze jest szybsze i bardziej ekonomiczne . Nie musisz instalować dodatkowych linii telefonicznych i okablowania do tradycyjnych systemów PBX. Dodanie większej liczby linii VoIP to tylko kilka kliknięć.

Wreszcie, możesz zaoszczędzić jeszcze więcej dzięki umowie rocznej, w przeciwieństwie do płatności miesięcznych.

Jeśli chodzi o koszty, najlepszą inwestycją jest zdalny system telefoniczny z obsługą VoIP. Ale co z korzyściami? Jak wypada w porównaniu z tradycyjnym systemem telefonicznym?

Jakie są zalety zdalnego systemu telefonicznego?

Zdalny dostęp oznacza elastyczność, a elastyczność jest kluczem do najwyższej jakości obsługi klienta. W końcu jest tyle potrzeb klientów, ile jest klientów. A im więcej posiadasz zasobów, tym lepiej przygotowani będą Twoi pracownicy do zaspokojenia tych potrzeb.

Oto najważniejsze korzyści, jakie Twoja firma może odnieść z uzyskania systemu telefonicznego w zdalnym biurze:

1. Używaj swojego numeru telefonu do pracy w domu.

Zastanawiasz się, jak korzystać z telefonu biurowego w domu? VoIP i system telefoniczny w zdalnym biurze to rozwiązanie, którego potrzebujesz. Teraz nie musisz już siedzieć przy biurku, aby odebrać połączenie, linia telefoniczna VoIP może przyjmować i odbierać połączenia z dowolnego miejsca, w którym masz dostęp do Internetu. Nie musisz przekierowywać połączenia z telefonu stacjonarnego, możesz odebrać połączenie z aplikacji i pracować z dowolnego miejsca, z dowolnego miejsca, w którym masz dostęp do Internetu.

2. Pozostań w kontakcie z klientami i współpracownikami

Kiedy jesteś poza biurem, to prawie tak, jakbyś wziął dzień chory. Gdy Cię nie widać, Twój zespół i klienci mają trudności z dotarciem do Ciebie. Zdalny system telefoniczny pozwala Twojemu zespołowi pozostać w trybie online i dostępnym w każdym miejscu, w którym pracuje.

Aby zapewnić jeszcze lepszą łączność, system telefoniczny w chmurze zawiera zarządzaną książkę telefoniczną i książkę adresową, dzięki czemu utrzymywanie kontaktu nie było łatwiejsze.

3. Wszyscy współdzielą jeden system telefoniczny w biurze

Podczas pracy w domu komunikacja z resztą zespołu może być kłopotliwa. Dzięki systemowi telefonicznemu w zdalnym biurze, zaprojektowanemu do obsługi pracowników zdalnych, nie będziesz mieć tego problemu.

Kiedy czas i pieniądze są na linii, nie chcesz szukać osobistych telefonów komórkowych. Dzięki jednemu systemowi telefonicznemu VoIP przekazywanie połączeń zapewnia łączność Twojego zespołu w biurze i poza nim.

Wirtualne systemy PBX udostępniają również numery lokalne i bezpłatne. Systemy PBX pozwalają pracownikom pozostać dostępnymi za pomocą ich rozszerzeń biurowych.

4. Dostępność w ruchu

Praca w domu bardzo różni się od pracy w biurze. Pracownicy zdalni często mają większą kontrolę nad swoimi harmonogramami, zwłaszcza jeśli podróżują.

Dominującą korzyścią jest to, że system telefonii biurowej nigdy nie poświęca funkcji, jeśli pracownicy są z dala od biura. Dzięki niezawodnej biznesowej aplikacji telefonicznej pracownicy mogą uzyskać dostęp do swojej linii telefonicznej z dowolnego komputera lub smartfona. Potrzebne jest tylko połączenie internetowe — może działać prawidłowo nawet przez Wi-Fi.

Zdalni pracownicy nie powinni ryzykować utraty ważnych połączeń telefonicznych, gdy są poza domem. Mobilność wzmacnia Twoją firmę, zapewniając, że agenci są niezawodni na każdym urządzeniu.

5. Konferencje głosowe i wideo

Komunikacja to podstawa każdego odnoszącego sukcesy zespołu. Od Fortune 500 do Navy SEALS. Ustanowienie regularnej kadencji i zaufanie do komunikacji zespołowej jest tym, co sprawia, że ​​odnoszą sukcesy.

Nie możesz zostawiać rozmów tłumaczeniu. Rozmowa z zespołem na żywo za pośrednictwem wideo i prezentacja na żywo jest nieoceniona. Pozwala na szybkie doprecyzowanie i ekspresję tonów i niuansów. To nawet ogólnie wzmacnia Twój zdalny zespół.

Jeśli zauważysz, że członkowie Twojego biura przeskakują między różnymi aplikacjami, aby rozmawiać, oznacza to kryzys komunikacyjny . Aby pozostać skoncentrowanym, ogranicz liczbę ruchów potrzebnych do wykonania prostych zadań, takich jak rozmowa z zespołem.

System telefoniczny w zdalnym biurze zapewnia ujednoliconą komunikację , która ułatwia przełączanie między głosem, wideo, czatem i pocztą e-mail. Bez względu na sytuację Twój zespół jest objęty ochroną.

Poszukaj funkcji wideo, które oferują czaty wideo jeden do jednego, a także udostępnianie ekranu. Funkcje te uzupełniają codzienną rutynę współdzieloną przez menedżerów i ich raporty. Aplikacje osobiste, takie jak Skype czy Google Hangouts, nie nadają się do użytku biznesowego.

Pod koniec dnia nie chcesz niepewności. Konferencje wideo są idealne do prezentacji, prezentacji sprzedażowych lub demonstracji produktów.

6. Pobyt zorganizowany i skupiony

Czy wiesz, że system telefoniczny w chmurze pomaga utrzymać produktywne środowisko pracy? To niedoceniony bohater biura. Dzięki zdalnemu zespołowi Twój system telefoniczny musi być dostępny, aby pomóc im zachować porządek i produktywność.

Dzięki zawsze aktualizowanemu katalogowi firmy pracownicy mogą się odnaleźć i nawiązać rozmowę. Oszczędza to czas na rozwiązywanie pytań klientów i zachęca do bardziej bezpośredniej komunikacji.

Podobnie, gdy nadejdzie czas na głęboką koncentrację, Twój system telefoniczny zarządza Twoją obecnością online, aby poinformować innych, że jesteś na spotkaniu, jesteś poza domem lub po prostu jesteś offline.

Tak czy inaczej, potrzebujesz systemu telefonicznego, który jest łatwy w użyciu i jest powszechnie stosowany od pierwszego dnia.

7. Twórz niestandardowe, szczegółowe uprawnienia użytkownika

Jak chronić system telefoniczny swojej firmy przed błędami wewnętrznymi lub nadużyciami? W modelu z zerowym zaufaniem możesz w razie potrzeby przypisywać uprawnienia do wybranych funkcji VoIP.

Uprawnienia użytkownika i specyficzne dla lokalizacji zapewniają organizacjom kontrolę nad tym, kto zarządza ustawieniami systemu. Te ustawienia zabezpieczeń pozwalają zachować dostęp do funkcji komunikacyjnych bez narażania ciągłości biznesowej .

Liderzy IT mogą trochę łatwiej odetchnąć, wiedząc, że ich system telefoniczny jest hostowany w chmurze, dzięki czemu jest odporny na klęski żywiołowe, a nawet sabotaż.

8. Bezobsługowe podejście do bezpieczeństwa systemu telefonicznego

Niezwykle ważne jest, aby zrozumieć, w jaki sposób dostawcy VoIP kontrolują i utrzymują wszystkie protokoły bezpieczeństwa systemu telefonicznego. Ta koncepcja oznacza, że ​​Twoja firma nie musi utrzymywać infrastruktury bezpieczeństwa.

Ponieważ Twój system telefoniczny korzysta z VoIP, oznacza to, że wykorzystuje również SIP do nawiązywania każdego połączenia telefonicznego i wiadomości. Podobnie jak strony internetowe zabezpieczają cały ruch między użytkownikiem a serwerem, Twój system telefoniczny może oferować tę samą funkcjonalność.

Zaawansowany system telefoniczny w zdalnym biurze umożliwia aktywację zwiększonych zabezpieczeń połączeń między użytkownikami. Nie powoduje to dodatkowych opóźnień i możesz mieć pewność, że inni nie będą mogli podsłuchiwać rozmowy. Szyfrowanie połączeń jest możliwe dzięki zabezpieczeniom TLS (Transport Layer Security) i protokołowi SRTP (Secure Real-Time Transport Protocol).

Skontaktuj się z dostawcą VoIP, aby potwierdzić ustawienia zabezpieczeń dla Twojej firmy.

9. Chroń prywatność osobistą

Nawet personel na miejscu komunikuje się z klientami i współpracownikami poza biurem. Kiedy tak się dzieje, często używają osobistych informacji kontaktowych do rozmowy biznesowej.

Niestety, prowadzi to również do niechcianych kontaktów za pośrednictwem kanału komunikacji, którym nie zarządza Twoja firma. Ludzie są dość opiekuńczy, jeśli chodzi o osobisty numer telefonu komórkowego.

Z biznesowego punktu widzenia takie sytuacje mogą znacznie nadszarpnąć wiarygodność. Dotarcie do klienta przez osobisty telefon komórkowy lub numer telefonu domowego jest nieprofesjonalne.

Oparty na chmurze system VoIP oddziela numery telefonów służbowych od numerów osobistych.

Dostęp do poczty e-mail z domu lub komputera osobistego jest dość prosty. Dlaczego Twój firmowy system telefoniczny nie miałby być równie elastyczny? Najlepiej, jeśli cała Twoja komunikacja biznesowa jest rejestrowana i dokumentowana do późniejszego wykorzystania.

Powiązane: Plusy i minusy pracy w domu a praca w biurze

Jak skonfigurować zdalny system telefoniczny w biurze?

1. Przetestuj swoje połączenie internetowe, aby upewnić się, że obsługuje wszystkie funkcje VoIP.

Po pierwsze, powinieneś mieć połączenie internetowe, które obsługuje wszystkie funkcje VoIP, którymi jesteś zainteresowany. Ogólna zasada jest taka, że ​​potrzebujesz około 100 kb/s wysyłania i pobierania na linię.

Wykonaj ten test prędkości VoIP, aby sprawdzić, czy Twoje połączenie internetowe jest gotowe do obsługi VoIP.

2. Wybierz dostawcę VoIP i plan.

Oczywiście chcemy, abyś wybrał nas — Nextiva — jesteś dostawcą usług VoIP, ale powinieneś wybrać dostawcę, który ma funkcje, których potrzebuje Twoja firma.

Najpierw rozważ najważniejsze funkcje VoIP dla Twojej firmy. Znajomość listy preferowanych funkcji pomoże Ci określić najlepszego dostawcę dla Twojej firmy.

3. Uzyskaj firmowy numer telefonu.

Jeśli masz już firmowy numer telefonu, wielu dostawców VoIP może użyć go podczas konfigurowania systemu telefonicznego w zdalnym biurze.

Jeśli nie masz jeszcze numeru telefonu służbowego, wielu dostawców VoIP dołącza go do Twojego pakietu. Wszystko, co musisz wiedzieć, aby uzyskać numer telefonu do firmy, to jaki typ numeru chcesz — lokalny, bezpłatny, próżny lub wirtualny.

4. Skonfiguruj telefon w biurze zdalnym.

Gdy masz już dostawcę i sprzęt, nadszedł czas, aby zakończyć konfigurację w Twoim biurze. Konkretne kroki zależą od sprzętu i liczby pracowników. Obejrzyj ten film z Nextiva ze wszystkimi szczegółami.

Przyszłość zdalnego systemu telefonicznego w biurze

W miarę jak pracownicy stają się niezależnymi od lokalizacji, system telefoniczny firmy również. Liderzy biznesu dostrzegą sprawdzone zalety systemu telefonicznego opartego na chmurze .

Firmy już zdały sobie sprawę z zalet chmury. Miliony firm wysyłają i odbierają e-maile za pomocą Google i Office 365, oszczędzając im konieczności utrzymywania kosztownych serwerów.

Przejście na zdalny system telefoniczny w biurze to kolejny duży krok.

Firmy będą nadal rozwijać swoje technologie i platformy, aby wspierać swoich pracowników. Projekty Upwork, które do 2028 r. prawie trzy czwarte pracodawców będzie miało zdalny zespół.

Jednym z przykładów tej dramatycznej zmiany jest faks. Niegdyś uważany za podstawę typowego biura, obecnie jest dość rzadki. Obecnie możesz wysyłać i odbierać faksy za pomocą usługi faksowania online, podobnie jak e-mail. Faksowanie online oszczędza firmom nieporęczny sprzęt, toner i usprawnia wewnętrzny przepływ pracy.

Utrzymanie wszechstronności w swojej telekomunikacji pomaga firmom przygotować się na nieprzewidziane okoliczności. Przeniesienie systemu telefonicznego do chmury pomoże Twojej organizacji wprowadzić innowacje i wytrzymać wszelkie zmiany na rynku.