Зачем и как создавать стандарты эффективности в организации (плюс примеры)

Каждая работа имеет свое описание того, что необходимо делать при работе на этой должности. Кроме того, существуют стандарты производительности. Они доказывают , как выполнять эти задачи , чтобы хорошо выполнять работу.

Таким образом, оценивая своих сотрудников, вы будете сравнивать их работу с заранее установленными стандартами — стандартами производительности. Убедитесь, что эти стандарты основаны на конкретных должностях, а не на отдельных лицах.

Эта статья проведет вас через все подробности о стандартах производительности, таких как:

• цель стандартов производительности,
• три уровня производительности,
• что следует учитывать при установлении стандартов эффективности,
• как создать стандарт производительности и
• примеры норм исполнения.

Какова цель стандартов производительности?

Прежде чем мы рассмотрим цель стандартов производительности, давайте сделаем шаг назад и дадим определение управлению производительностью.

Управление эффективностью – это процесс коммуникации между работодателями и работниками.

Этот процесс также включает предоставление обратной связи работникам. Чтобы знать, как успешно выполнять свою работу, сотрудники сначала должны увидеть стандарты производительности для этой должности.

Цель стандартов производительности состоит в том, чтобы гарантировать, что и работодатели, и работники находятся на одной странице в отношении ожиданий от работы. Вот почему менеджеры должны предоставить своим новым сотрудникам стандарты производительности в течение первого месяца работы.

Стандарты производительности также предоставляют сотрудникам конкретные перспективы производительности для каждого навыка.

Кроме того, стандарты эффективности способствуют общению между менеджерами/работодателями и работниками.

Когда дело доходит до оценок, менеджеры руководствуются стандартами производительности. Затем они сравнивают производительность сотрудников с этим фиксированным шаблоном. Таким образом, все сотрудники на одной и той же должности получают одинаковую оценку.

Что касается стандартов производительности, все работники равны, и с ними следует обращаться одинаково. По данным Комиссии США по равным возможностям при трудоустройстве, как работники с инвалидностью, так и без нее «должны соответствовать одним и тем же производственным стандартам, количественным или качественным».

Стандарты производительности должны быть:

• конкретный,
• достижимый,
• Легко понять,
• соответствующие занимаемой должности и
• легко измерить.

После того, как работодатель или менеджер оценил сотрудников, их ожидания могут быть следующими:

1. Соответствует – если сотрудник показал достаточную производительность,
2. Exceeded – если производительность выходит за рамки хорошо, и
3. Не выполнено – если производительность ниже уровня стандартов производительности.

Таким образом, в случае недостаточной производительности работодатель или руководитель должен выдать План повышения эффективности (PIP). Цель этого документа — помочь сотруднику улучшить свою работу.

PIP происходит на последнем этапе цикла управления эффективностью — этапе обзора. Короче говоря, это этап, когда менеджеры отслеживают работу сотрудников, проводя оценки. Ранее мы упоминали, что этот цикл начинается с установления стандартов производительности.

Теперь управление эффективностью включает в себя три уровня внутри организации.

Каковы три уровня производительности?

Управление эффективностью может быть сосредоточено на всей организации или ее отделах. Кроме того, это может подчеркнуть производительность отдельных сотрудников. Таким образом, может быть три уровня управления эффективностью:

1. стратегическое управление эффективностью,
2. оперативное управление эффективностью и
3. индивидуальное управление эффективностью.

Стратегическое управление эффективностью

Целью этого уровня является достижение общих организационных целей. Таким образом, это высший ранг использования стандартов управления эффективностью в организации.

Для достижения этих целей руководство компании стремится ответить на следующие вопросы:

• Есть ли у этой компании стратегия достижения своих целей? Если да, то реализует ли компания эту стратегию?
• Приносит ли организация ожидаемые результаты?

Оперативное управление эффективностью

Намерение здесь состоит в том, чтобы получить операционные цели. Этот уровень фокусируется на процессах внутри организации, таких как проекты или действия. Таким образом, цель состоит в том, чтобы выяснить, работают ли эти конкретные проекты/мероприятия.

Для достижения этих целей руководство компании должно ответить на следующие вопросы:

• Достигает ли каждый отдел или проект свои цели?
• Соответствует ли операционная деятельность организационной стратегии? Если да, то как эти действия способствуют организационной стратегии?
• Достаточно ли эффективны проекты или мероприятия или их следует изменить?

Индивидуальное управление эффективностью

Наконец, этот уровень подчеркивает производительность каждого сотрудника в компании. Этот процесс начинается с установления рабочих целей и стандартов, анализа результатов работы сотрудников и улучшения навыков обучения каждого сотрудника.

Для достижения этих целей руководству компании необходимо получить ответы на следующие вопросы:

• Как работают физические лица?
• Как они могут повысить свою производительность?

При анализе работы сотрудника стандарты производительности являются вашей точкой отсчета. Эти стандарты жизненно важны, потому что они анализируют различные области деятельности. Давайте посмотрим, как правильно определить стандарты производительности и что при этом учитывать.

Что следует учитывать при установлении стандартов производительности?

Чтобы убедиться, что стандарты подходят для конкретной должности, вот четыре момента, которые вы должны учитывать:

1. Стандарты должны быть мотивирующими.
2. Стандарты не должны быть ни слишком простыми, ни слишком сложными для достижения.
3. Сообщите своим сотрудникам, что вы анализируете их работу.
4. Установите испытательный срок.

Стандарты должны быть мотивирующими

Наличие мотивационных стандартов производительности побудит работников лучше выполнять свою работу. Кроме того, если они смогут увидеть свой прогресс в рамках проекта, это также будет их движущей силой. Таким образом, у них будет больше шансов достичь исключительного уровня производительности.

Как лидер, вы можете поощрять своих работников отслеживать свое рабочее время. Отслеживание рабочего времени сотрудников также полезно для ваших сотрудников, поскольку они смогут отслеживать ход своего проекта. Таким образом, они узнают, какую часть проекта они завершили, а что еще нужно сделать. Более того, работники будут продолжать выполнять свои задачи как можно лучше.

Если вам нужно отслеживать, кто работал над какими задачами и как долго, вы можете использовать Clockify в качестве бесплатного трекера посещаемости сотрудников.

Стандарты не должны быть слишком простыми или слишком сложными для достижения

Если стандарты производительности содержат слишком простые задачи, их будет слишком легко выполнить. Таким образом, сотрудники не будут мотивированы, потому что им не будет брошен вызов для завершения конкретной задачи.

С другой стороны, стандарты производительности не должны быть слишком сложными. Если это так, работники будут изо всех сил пытаться выполнить почти каждое задание. Поэтому уровень их производительности может снизиться.

Но как найти правильный баланс между этими двумя? Будьте уверены, что стандарты производительности должны быть достаточно смелыми. Таким образом, работникам придется искать идеальную стратегию для выполнения своих задач. Всякий раз, когда они добиваются успеха, сотрудники будут чувствовать, что они работают для достижения своих целей. Таким образом, они будут с большим энтузиазмом относиться к своей работе.

Сообщите своим сотрудникам, что вы анализируете их эффективность

В случае появления нового работника руководитель должен проинформировать работника о нормативах, регулирующих его/ее должность. Точно так же все остальные работники должны знать, что компания оценивает их работу.

Таким образом, менеджер должен быть прозрачным в отношении стандартов производительности. В течение года руководители должны напоминать сотрудникам об этих мерах. Если работникам требуется объяснение какой-либо части стандарта, менеджеры должны предоставить им разъяснения.

Установить испытательный срок

Как менеджер, вы не должны самостоятельно устанавливать стандарты производительности. Позвольте сотрудникам отдела кадров помочь вам записать эти меры.

Помимо HR-команды, вы также можете включить членов своей команды. Этот шаг имеет решающее значение, поскольку у ваших сотрудников могут быть некоторые опасения по поводу текущих мер. Если это так, скорректируйте эти части стандарта производительности.

Затем вы должны начать тестирование этих новых мер, установив пробный период, который может длиться от шести до восьми недель. Таким образом, вы получите прямую обратную связь от своих сотрудников. После завершения пробного периода спросите своих сотрудников, подходят ли им эти стандарты. Опять же, если есть какие-либо текущие проблемы, обязательно немного измените меры.

Привлечение ваших сотрудников к разработке стандартов производительности повысит доверие между вами и ними. Более того, когда работники принимают участие в таком процессе, они чувствуют себя ценными членами компании. Кроме того, это повысит производительность труда сотрудников.

Мы рассмотрели некоторые общие соображения по созданию стандарта производительности. Теперь давайте рассмотрим некоторые практические правила написания этих показателей.

Как создать стандарт производительности?

Допустим, вы и ваша команда хотите создать новый стандарт производительности для нескольких должностей в команде. Если вы все еще не знаете, с чего начать и какие требования вы должны соблюдать, вот несколько простых шагов, которые облегчат этот процесс.

Сосредоточьтесь на позиции, а не на личности

Помните, что показатели, которые вы пишете, должны относиться к должности, а не к отдельному человеку. Таким образом, если на одной должности четыре сотрудника, стандарты производительности для них должны быть одинаковыми.

Если одну и ту же задачу выполняют несколько сотрудников, стандарты для выполнения этой конкретной задачи должны быть одинаковыми. Это правило применяется, даже если эти работники занимают разные должности в компании.

Решите, какие задачи должны быть включены в стандарт

Вы не должны включать каждое задание в показатели эффективности. Определите, какие задачи являются наиболее важными для каждой должности. Затем напишите стандарты производительности только для этих задач.

Выбрав наиболее значимые, вы получите краткий стандарт.

Выберите параметры, которые сделают выступление успешным

Для успешного выполнения работы сотрудники должны соответствовать определенным критериям. Вот некоторые показатели эффективной работы:

• точность,
• выполнение должностных обязанностей в срок,
• удовлетворенность клиентов,
• проявляя признаки лидерства,
• быть продуктивным,
• проявление инициативы,
• проявление творчества и
• качество работы.

Но есть еще кое-что. Сотрудник с производительностью, превышающей ожидания, будет обладать такими качествами, как:

• профессионализм,
• постоянное соблюдение профессиональных протоколов,
• их производительность постоянно улучшается,
• всегда выкладываются на все сто,
• быть дотошным,
• иметь дальновидные идеи и решения, и
• высказывание собственного мнения.

Подумайте о частоте ошибок

Стандарты производительности всегда должны быть четкими и конкретными, чтобы сотрудники могли легко работать в соответствии с этими стандартами. Если вы хотите оценить эффективность отдельных сотрудников или команд, вы также можете сделать это с помощью ключевых показателей эффективности (KPI).

Вообще говоря, KPI может помочь вам узнать, как работает ваша компания и движется ли она к достижению своих целей. Как вы понимаете, все работники должны согласовывать свою работу с целями компании. Кроме того, они должны выполнять свою работу в соответствии со стандартами производительности.

Но что происходит, когда сотрудник демонстрирует низкую производительность, ниже приемлемых стандартов? Вышеупомянутый План повышения производительности является одним из решений.

Прежде чем приступить к этому плану, во-первых, вам нужно решить, сколько ошибок является слишком большим. Например, сотрудник может иметь производительность ниже подходящего уровня дважды. Но, если это произойдет снова, вы можете поставить ему/ей оценку «Требуется улучшение».

У вас может быть другой план установки коэффициента ошибок. Что бы вы ни выбрали, просто придерживайтесь этого плана.

Сначала создайте стандарты для надежной работы, а затем остальные

При создании стандартов производительности начните с положительных аспектов. Итак, вы можете начать с записи качеств хорошей работы. Затем продолжите с качествами ожидаемой производительности.

Когда у вас есть эти две категории, сосредоточьтесь на индикаторах, которые находятся ниже сплошных уровней. Вы можете использовать такие фразы:

1. Сотрудник демонстрирует стабильную работу , когда…
2. Сотрудник демонстрирует результаты, превышающие ожидаемые , когда…
3. Сотрудник доказывает ненадлежащую работу , когда…

Подробное объяснение каждого предложения будет зависеть от должности сотрудника.

Если вам не терпится увидеть, как эти стандарты производительности выглядят на практике, продолжайте читать.

Каковы примеры стандартов производительности?

Стандарты производительности могут варьироваться в зависимости от должности и должностных инструкций. Единственное, что является общим для всех стандартов производительности, это то, что они демонстрируют, как нужно хорошо выполнять свою работу.

Стандарты производительности для учителей

Давайте выясним, как будут выглядеть стандарты эффективности для учителей.

Как видно из таблицы выше, каждая мера имеет подробное объяснение. Таким образом, каждый новый учитель должен будет ознакомиться с этими стандартами в первый месяц работы.

Цель этих мер - найти надлежащие способы представления учебного плана учащимся. Для этого учителя могут использовать все доступные ресурсы, чтобы учащиеся могли легко все понять. Кроме того, учителя должны поддерживать хорошие отношения с родителями или опекунами учащихся.

Стандарты производительности помощников по административным вопросам

Вот пример стандартов производительности для помощников по административным вопросам.

Когда дело доходит до помощников по административным вопросам, их стандарты работы включают надзор за вспомогательными функциями, организацию корреспонденции и обеспечение того, чтобы все файлы и базы данных были хорошо организованы и обновлены. Кроме того, помощники по административным вопросам должны следить за тем, чтобы организация поездки не выходила за рамки бюджета и чтобы в проездных документах была указана точная информация.

Стандарты производительности для поставщиков технической поддержки

Теперь давайте рассмотрим пример стандартов производительности для поставщиков технической поддержки.

Как вы можете видеть из этой таблицы, стандарты производительности для этой профессии - это поддержание технической поддержки, предоставление рекомендаций пользователям и отслеживание последних тенденций в этой области. Целью этих мер является обеспечение того, чтобы поставщики технической поддержки предоставляли пользователям только достоверную информацию. Кроме того, поставщики технической поддержки должны вести себя дружелюбно и быть максимально отзывчивыми.

Стандарты производительности, связанные с целями компании

Теперь, по словам Ленни Поллака, профессора практики Университета штата Пенсильвания, вы также можете связать стандарты производительности с обязанностями и целями компании.

Так, например, одной из целей компании является улучшение обслуживания клиентов. Возьмем отель в качестве примера этой компании. Первый человек, которого вы видите при входе, это администратор. Естественно, в обязанности администратора входит встречать посетителей.

Но важно то, как администратор будет встречать посетителей. Чтобы повысить качество обслуживания клиентов, администратор должен быть дружелюбным и встречать посетителей с улыбкой. Кроме того, администратор должен предоставить им столько информации об отеле, сколько им нужно. Более того, если у посетителей есть какие-либо проблемы, портье должен найти способ решить эти проблемы.

Следуя этим стандартам производительности, администратор продемонстрирует отличную работу и достигнет цели компании.

Вывод

Для сотрудников стандарты производительности являются ориентиром того, как правильно выполнять свою работу. Для менеджеров эти показатели являются точкой сравнения, когда они оценивают эффективность работы сотрудников.

Стандарты производительности должны быть конкретными, простыми для понимания и достижимыми. Таким образом, сотрудники будут мотивированы на то, чтобы привести свою работу в соответствие с установленными показателями.

В зависимости от того, как сотрудники работали за последний период, руководители могут оценивать их работу как стабильную, выше ожидаемой или ниже надлежащей. Менеджер должен решить, каков предел неудовлетворительной работы.

В этой статье подчеркнуты наиболее важные аспекты стандартов производительности. Кроме того, мы рассмотрели несколько примеров этих мер. Всякий раз, когда вы пытаетесь создать стандарты производительности, вы можете повторить это еще раз.