Сделайте свой маркетинг более эффективным с помощью повторяющихся процессов
Опубликовано: 2017-06-06Я из тех людей, которые много успевают. Мне нравится составлять списки, и я люблю делать . Люди всегда думают, что это из-за того, что я пью много кофе, и это правда. Но это только часть того, что делает меня плодовитым.
Я нашел способ быть эффективным — делать много — путем оптимизации работы, которую я делаю снова и снова. Выделение времени для предварительной настройки шаблонов и повторяющихся процессов на самом деле делает меня быстрее. Это мой секретный трюк. Давайте заглянем за кулисы, чтобы увидеть, как я использую эти процессы для экономии времени.
Что такое повторяемый процесс?
Повторяемый процесс — это, по сути, все, что вы делаете снова и снова и вам нужен аналогичный результат. Когда вы пишете регулярные информационные бюллетени, ежедневно публикуете информацию в своей CMS или извлекаете данные каждый месяц, вы повторяете элементы работы. Почему бы не формализовать процесс? Конечно, не все можно повторить дословно, но когда ваши общие практические шаги каждый раз одинаковы, вы на пути к тому, о чем я говорю.
Зачем нужен повторяемый процесс
Естественная причина, по которой вы должны рассматривать повторяющиеся процессы, заключается в экономии времени и денег. И это то, что все — вы, ваш начальник, ваш клиент — всегда хотят услышать. Да, это займет некоторое время, как я объясню. Но результат может сэкономить вам время в долгосрочной перспективе.
Как я использую повторяющиеся процессы
Раньше я создавал информационный бюллетень для моей клиентской команды. Это был инструмент внутренней коммуникации, который собирал данные и результаты за месяц.
Но – если серьезно – я не хотел тратить на это слишком много времени. У меня было много другой работы на моей тарелке. К счастью, мой клиент согласился. «Не тратьте на это больше часа каждый месяц», — посоветовала она. Она тоже хотела, чтобы я работал более разумно — в конце концов, она платила за мое время и предпочитала, чтобы оно использовалось на проектах с высокой рентабельностью инвестиций.
Тем не менее, задача информационного бюллетеня все еще должна была быть выполнена. Мы хотели поделиться своей работой с нашей командой.
Итак, я создал шаблон. Во-первых, я провел мозговой штурм с клиентом относительно того, какой тип контента мы хотели бы включать каждый месяц. Затем я определил структуру информационного бюллетеня, включая сегменты контента. Наконец, я работал с дизайнером, чтобы отполировать его.
Эти первоначальные усилия требовали времени? Абсолютно. Я, вероятно, потратил 10 или более часов на то первое издание. Но с тех пор это действительно стало гораздо более простой задачей plug-and-play.
Двигаясь вперед, я каждый месяц выделяю время в своем календаре для выполнения работы. Я заблокировал пару часов ( тссс , не говорите моему клиенту, что я потратил два часа, а не один). Затем я просто использовал это выделенное время, чтобы получить данные, перечислить выигрыши, написать, отредактировать и опубликовать. Сделанный.
Чему я научился и почему это была победа
Этот шаблон и процесс помогли сэкономить огромное количество времени. Я знал, что мне нужно сделать, и я точно знал, какое окно времени у меня было для работы над этим информационным бюллетенем. Я избавил свой мозг от бесконечного вращения и беспокойства о том, что включить в каждое издание. Я уже знал, какие данные собираю, какие победы должен освещать, как будет выглядеть информационный бюллетень и сколько места у меня будет для освещения моих историй. Самое главное, я знал, что у меня есть время, чтобы поработать над этим. Как только напоминание в моем календаре прозвенело, предупредив меня о задаче, я смог сразу приступить к работе, вместо того, чтобы ерзать и возиться с дизайном и контентом.
Мои товарищи по команде и клиенты тоже заметили отдачу от предварительных усилий. Они обратили внимание на единообразный внешний вид информационного бюллетеня. Они рассматривали эту работу не как единичную отправку — одноразовое электронное письмо, которое нужно игнорировать, — а скорее как настоящий «информационный бюллетень». Они на самом деле с нетерпением ждали его получения, и в конечном итоге это сообщение стало ценным инструментом внутреннего маркетинга. Люди даже спрашивали, как отправить на него контент. Бонус!
Так почему же я трачу так много времени на рассуждения о новостях, если это блог о повторяющихся процессах? Потому что, проще говоря, шаблон информационного бюллетеня — это повторяемый процесс. Это то, что я должен был делать каждый месяц – это повторялось.
Типы повторяющихся процессов
Метрики — это еще один повторяемый процесс, на котором вы можете сэкономить время. Если честно, я борюсь с интеллектуальным анализом данных. Я не знаком с Excel и базами данных, несмотря на то, что знаю, что они являются неотъемлемой частью моей работы маркетолога. Правда в том, что я в первую очередь содержательный и словесный человек. То же самое было и со многими членами моей бывшей маркетинговой команды, которых наняли в качестве мастеров слов. Когда пришло время доказать, что эти слова сработали для нас, что ж… это было немного катастрофично. Мы определенно произвели мешанину результатов. У каждого из нас был свой способ отображения данных и обмена ими с руководителем нашей команды и клиентами.

К счастью, в нашей команде был эксперт по базам данных, который пришел на помощь. (Кроме того, это одно из замечательных преимуществ работы в команде. Вы можете признать, что не работаете в рамках своей основной компетенции, и попросить о помощи, когда она вам понадобится. Вы можете делегировать полномочия.) Для начала, мы как команда точно определили, какие данные нам всем нужно проверять ежедневно, еженедельно и ежемесячно. Затем наш гуру баз данных отправился в город, чтобы настроить запросы Excel — тип повторяемого процесса — который помог получить данные. Все, что нам нужно было сделать, это нажать кнопку «обновить данные» на нашем листе Excel, и — вуаля — появились новые данные. Это сэкономило огромное количество времени и многих головных болей.
Выставление счетов может быть повторяемым процессом, как и отслеживание отправки контента в PR-фирмы, проверка вашего контента и даже создание повестки дня для собраний команды.
Повторное использование контента в различных маркетинговых каналах также может претендовать на повторяемость процесса. Это не столько процесс, сколько акт повторного использования и повторного использования того, что вы уже сделали — перепрофилирование для других целей — это тип повторяющейся работы. И это может абсолютно сэкономить ваше время и деньги.
Использование повторяющихся процессов для внутреннего обучения
Вы постоянно обучаете новых сотрудников тому, как все работает в вашем офисе, например, показывая им, как создать веб-страницу или опубликовать ее в вашей CMS? Если эти процессы используются регулярно, почему бы не задокументировать их и не создать внутреннее руководство? Это тип повторяемого процесса, который может помочь вам сэкономить время на внутреннем обучении.
Внутренняя документация помогает с планированием на случай непредвиденных обстоятельств во время простоев (или если ваша команда внезапно сокращается, и отстающим людям приходится брать на себя работу, которую раньше выполняли другие). И, конечно же, эти записи также помогают, когда кто-то просто уходит — и у вас появляется новое лицо.
Когда ваши процессы задокументированы, вам не нужно тратить уйму времени на разовые тренинги и инструкции. Вместо этого вы можете поделиться документацией по процессу, а затем встретиться с сотрудниками, чтобы ответить на любые вопросы.
Не забывайте тестировать свои процессы
И последнее, прежде чем мы закроемся. Если и когда вы решите создать шаблоны или задокументировать инструкции, не забудьте протестировать. Последнее, что вы хотите сделать, — это создать документ процесса, изобилующий ошибками, которые в конечном итоге вызывают больше стресса — и работы — для вас и вашей команды. Проведите пробную версию, шаг за шагом, чтобы убедиться, что ваши инструкции ясны, а процесс налажен.
Что ты можешь сделать?
Итак, что лично вы можете превратить в повторяемый процесс? Скорее всего, у вас есть хотя бы одна задача, которую вы можете поставить на автопилот. Возможно, это то, как вы запрашиваете свои показатели. Или то, как вы подталкиваете свою команду к добавлению контента для вашего информационного бюллетеня. Или то, как вы создаете колоду. Составление календаря также может быть повторяющимся процессом, как моя ежегодная традиция планирования на январь.
Моя просьба: выделите немного времени, чтобы подумать о задачах, которые вы выполняете снова и снова — каждый день, каждую неделю, каждый месяц, каждый год. Первым шагом является их перечисление. Тогда смотри сурово. Какой из них может стать кандидатом в процесс? Можете ли вы написать краткий пошаговый план, в котором задокументировано, что необходимо сделать, чтобы в следующий раз, когда вы вернетесь к нему, вы могли сразу же приступить к делу? Спросите также своих товарищей по команде. Есть ли что-то, что они делают регулярно, но с чем, кажется, борются, или даже что-то, что просто занимает много времени? Эти рутинные работы также являются кандидатами на включение в повторяемые технологические документы.
Затем, после того как вы настроили свой процесс, его относительно просто выполнить — промыть и повторять снова и снова для максимальной эффективности.
Act-On придает большое значение «времени окупаемости». Быть быстрым — быстро вставать и бежать — это одна из ключевых вещей, которая отличает нас от других. Точно так же повторяющиеся процессы в вашем заднем кармане могут помочь вам быстрее начать работу со своим списком дел. Даже не выпив литрами кофе.
Вернуться к вам
Как вы оптимизировали эффективность за счет повторяющихся процессов в своей работе? Поделитесь своими советами здесь.