7 простых шагов для настройки телефонной системы VoIP дома или в офисе

Все больше и больше предприятий рассматривают возможность перехода на VoIP.
Более дешевые ежемесячные счета и более продвинутые функции привлекательны, но некоторые компании все еще не решаются довести дело до конца.
Они считают, что затраты на оборудование слишком высоки, или что установка всего будет трудоемким и сложным процессом.
Но если вы подготовитесь и выберете правильного провайдера, ваш переход на облачную телефонную систему может быть плавным.
Мы покажем вам, как именно настроить VoIP для вашего бизнеса, снизить первоначальные затраты и получить максимальную отдачу от вашей новой телефонной системы VoIP.
Узнайте, как настроить телефонную систему VoIP, шаг за шагом.

1. Проверьте свою сеть и подключение к Интернету
2. Инвестируйте в правильное оборудование VoIP
3. Найдите провайдера VoIP с нужными функциями
4. Как получить рабочий номер телефона
5. Настройте свою телефонную систему VoIP
6. Протестируйте свои новые линии VoIP
7. Обучите свой персонал, чтобы получить максимальную отдачу от функций VoIP

Чем отличается телефонная система VoIP?

Прежде чем мы перейдем к деталям, нам нужно установить, что отличает телефон с передачей голоса по Интернет-протоколу ( VoIP ) от аналогового телефона.
Аналоговый телефон напрямую подключается к коммутируемой телефонной сети общего пользования (ТСОП) через выделенные стационарные телефоны. Телефонные звонки обслуживаются местной телефонной компанией и требуют прямого подключения к телефонной розетке.

IP-телефоны подключаются к телефонной сети через провайдера VoIP через Интернет . Он превращает звук в пакеты данных и передает их с использованием Интернет-протокола (IP). Затем центр обработки данных провайдера преобразует сигналы в аналоговые и передает их в телефонную сеть общего пользования.
Поскольку SIP-телефонам не нужны выделенные стационарные телефоны, с помощью VoIP проще масштабировать офис. В традиционной телефонной системе для совместного использования телефонных услуг несколькими сотрудниками требуется локальная УАТС ( PBX ).

Теперь, когда вы знаете, что такое VoIP, давайте обсудим, как вы можете начать настройку своей телефонной системы VoIP. Если вы научитесь лучше через.

1) Проверьте свою сеть и подключение к Интернету

Вы можете быть обеспокоены тем, какая пропускная способность используется VoIP , но эмпирическое правило составляет около 100 кбит/с для загрузки и выгрузки на линию.
Большинство интернет-провайдеров теперь предлагают гигабитные скорости в своих бизнес-планах. Таким образом, ваше текущее соединение, скорее всего, достаточно быстрое для телефонной системы VoIP. Одно предостережение заключается в том, что некоторые домашние соединения имеют гораздо более медленную скорость загрузки , например, некоторые соединения DSL.
Помимо скорости, проблемы, влияющие на качество вызовов VoIP, часто связаны с нестабильностью соединения. Джиттер и потеря пакетов — это две метрики, которые необходимо изучить. Проводное подключение к Интернету, такое как оптоволокно или кабель, предпочтительнее. Микроволновка и другие варианты слишком нестабильны.
И ваше сетевое оборудование также может стать узким местом. Если маршрутизатор или сеть не могут справиться с пиковым трафиком, вы можете столкнуться с прерывистым звуком или другими проблемами, такими как пропущенные вызовы. Wi-Fi работает нормально в большинстве случаев, но проводное соединение всегда лучше.
Пройдите тест скорости VoIP, чтобы протестировать сеть и выявить потенциальные проблемы. Результаты дадут вам хорошее представление о том, может ли ваше соединение поддерживать установку VoIP.
Вы также можете изучить настройку качества обслуживания (QoS) для определения приоритетов пакетов и данных VoIP. Таким образом, голосовой трафик размещается выше трафика, такого как YouTube или Netflix, что обеспечивает меньшую задержку и потерю пакетов.

2) Инвестируйте в правильное оборудование VoIP

Если у вас уже есть провайдер VoIP, следующим шагом вашей настройки VoIP будет вложение средств в оборудование VoIP. Поскольку за последние несколько лет VoIP стал стандартом для бизнеса, существует множество передовых вариантов. Посмотрите видео ниже, в котором кратко описаны типы оборудования, которое вам понадобится для настройки и работы вашей системы VoIP.

Если вы хотите, чтобы ваши телефонные звонки звучали великолепно, вам следует инвестировать в высококачественный настольный телефон VoIP , такой как Polycom VVX601. Есть также менее дорогие варианты для обоих настольных телефонов, если все, что вам нужно, это совершать и принимать телефонные звонки.
Гарнитуры VoIP прекрасно дополняют ваш рабочий телефон, чтобы вы могли ходить во время разговора по телефону. У агентов будут свои руки, чтобы искать информацию о клиентах, общаться со своей командой или добавлять заметки в CRM.

Хотите сохранить свои старые настольные телефоны? Используйте VoIP-адаптер

Если вы хотите использовать существующее офисное телефонное оборудование, вы все равно можете использовать его с VoIP. С помощью аналогового телефонного адаптера (ATA) вы можете переключиться на VoIP и сохранить все свои аналоговые телефоны. Адаптер VoIP функционирует между телефонами и вашей сетью , оцифровывая аналоговые сигналы.
Поскольку вы не меняете никакого оборудования, все сотрудники уже знают, как работать с телефонами. Вам не нужно будет обучать персонал.

Минимизируйте затраты на оборудование с помощью софтфонов

Еще один способ снизить расходы — рассмотреть возможность использования приложения для рабочего телефона вместо стационарного телефона. Эти приложения также известны как софтфоны. Вы можете загрузить софтфон на свой компьютер или смартфон.
Поскольку VoIP использует Интернет, вам не нужно специальное оборудование. Таким образом, вы можете пропустить некоторые этапы установки офисного телефона .
Программный телефон — это часть программного обеспечения или мобильное приложение, которое позволяет вам принимать и совершать телефонные звонки. Он работает как обычный телефон для обработки телефонных звонков. С услугой VoIP вы можете набирать номера в любой телефонной или мобильной сети.
С приложением Nextiva для настольных ПК все, что вам нужно для эффективной обработки вызовов, — это качественная гарнитура USB или Bluetooth. Если вы сидите за ноутбуком, у вас уже есть микрофон и динамики, готовые к мгновенным телефонным звонкам. Приложение Nextiva также доступно для любого устройства Android или iOS, поэтому ваша команда может принимать деловые звонки со своих мобильных телефонов.

3) Найдите провайдера VoIP с нужными функциями

Переход на VoIP не просто означает, что вы можете заменить свой стационарный телефон. Кроме того, это возможность перенести ваши деловые коммуникации в 21 век без дополнительных затрат.
В конце 2019 года мы опросили более 1000 специалистов по вопросам делового общения и использовали полученные данные для создания Отчета о состоянии делового общения в 2020 году. Одним из ключевых выводов было то, что более чем каждая третья компания потеряла клиентов из-за ошибок внутренней коммуникации.
Правильный провайдер VoIP поможет вам преодолеть такие проблемы. Ваша компания получит функции, необходимые для устранения разрозненности и создания эффективных коммуникаций между отделами.
Вы можете получить CRM, аналитику звонков и унифицированные коммуникации, а не только телефонную службу. Поэтому, прежде чем сделать свой выбор, убедитесь, что у поставщика есть те функции, которые нужны вашему бизнесу.
Ниже перечислены некоторые функции VoIP, которые вы получаете с Nextiva:

• Расширенная маршрутизация вызовов : маршрутизируйте входящие вызовы доступным агентам в вашем бизнесе с помощью гибких политик.
• Автосекретарь : приветствуйте входящие звонки записанным сообщением и опциями, которые помогут направить их в нужный отдел.
• Аналитика вызовов : доступ к подробным отчетам, в которых показана производительность отдельных операторов и центров обработки вызовов.
• Всплывающие вызовы: автоматическое отображение актуальной информации о вызывающих абонентах при ответе на входящие вызовы.
• Встроенная CRM : поддержите своих клиентов и предоставьте своим отделам продаж единое представление о клиенте.
• IVR : Интерактивный голосовой ответ использует распознавание речи, чтобы помочь клиентам связаться с нужным отделом и решить простые проблемы.
• Голосовая почта в текст : повысьте эффективность ответа на голосовую почту, получая их через SMS.
• Недорогие международные звонки : Тарифы Nextiva на международные звонки начинаются с 0,01 доллара за минуту.

Для предприятий мы также предлагаем унифицированные коммуникации и более продвинутые функции, такие как шифрование вызовов. В частности, в сети Nextiva имеется множество резервных центров обработки данных, которые обеспечивают вашей организации высокую надежность и производительность, необходимые для масштабирования.

4) Как получить рабочий номер телефона

В зависимости от вашего провайдера VoIP, местный номер телефона может быть включен в любой тарифный план VoIP, который вы выберете. Это в случае с Nextiva.
У вас есть несколько способов получить номер телефона для вашего бизнеса. Если у вас уже есть один, вы бы перенесли его. В противном случае вы можете выбрать доступный местный номер или выбрать бесплатный номер.

Различные типы телефонных номеров:

• Местные телефонные номера. Местный телефонный номер идеально подходит для малого бизнеса и компаний с ограниченным рынком сбыта. Местные номера обычно бесплатны, но могут стоить до 10 долларов в месяц.
• Бесплатные телефонные номера. Бесплатный номер — это номер 800, не привязанный к местоположению, и он может показаться вашим клиентам более профессиональным и заслуживающим доверия. Вашим клиентам не придется платить за звонки в вашу службу поддержки. Бесплатный номер обычно стоит около 10 долларов в месяц.
• Тщеславные номера: Тщеславные номера обычно представляют собой запоминающиеся бесплатные номера, которые обозначают определенные слова, например, 1-800-ЦВЕТЫ. Эти номера обычно стоят где-то между $ 10-50 / месяц. Чтобы защитить узнаваемый номер, вам также может потребоваться купить номер у стороннего поставщика.

Nextiva предоставляет местные телефонные номера для бизнеса во всех штатах США, а также предлагает бесплатные и виртуальные телефонные номера.
Связанный: Как мне получить рабочий номер телефона?
Если вам не нужен новый номер, Nextiva предлагает бесплатный перенос, чтобы вы могли сохранить свои существующие телефонные номера без каких-либо дополнительных затрат.

Сохраните свой существующий бизнес-номер с переносом

Перенос номера — это способ переноса телефонных номеров от существующего поставщика услуг к новому. Мы занимаемся переносом номера бесплатно для всех клиентов Nextiva.
Чтобы перевести любой номер в Nextiva, выполните три простых шага ниже.

1. Выберите тарифный план для бизнеса. Выберите план, который подходит для вашего бизнеса и предлагает мощные функции.
2. Запрос временных номеров. Сообщите нам, что вам нужны временные номера, и мы подготовим их в первый же день. Вы можете настроить переадресацию звонков у своего старого провайдера и сразу же начать пользоваться Nextiva.
3. Заполните агентское письмо (LOA). Предоставьте все необходимые данные, чтобы наши сотрудники могли справиться с процессом переноса с вашим старым провайдером.

После того, как вы завершите этот процесс, наша команда выполнит перенос в течение 10–20 рабочих дней. Мы будем держать вас в курсе его статуса, чтобы переход на VoIP был простым и беспроблемным.

5) Настройте свою телефонную систему VoIP

Когда у вас есть провайдер и оборудование, пришло время завершить настройку в вашем офисе. Конкретные шаги зависят от оборудования и количества сотрудников.

Мы продаем только те телефоны и мобильные телефоны, которые готовы к работе по принципу plug-and-play. Итак, ниже мы описываем простой процесс настройки и работы вашего VoIP с нами. Если вы пользуетесь услугами других поставщиков или покупаете телефоны у третьих лиц, процесс может потребовать дополнительных действий.

Как настроить VoIP настольные телефоны и трубки

Необходимые шаги зависят от приобретенной модели и настройки вашей сети. При наличии стандартного сетевого коммутатора процесс настройки прост. Если у вас есть Power over Ethernet (PoE), электрический сигнал передается по одному проводу, что избавляет вас от необходимости адаптера переменного тока.

Настольные телефоны или трубки VoIP без PoE:

• Подключите адаптер переменного тока к розетке, затем подключите его к телефону или базе трубки.
• Подключите IP-телефон к коммутатору или маршрутизатору с помощью кабеля CAT5e или CAT6.
• Подождите, пока телефон инициализируется, затем проверьте гудок.

Если у вас есть маршрутизатор с поддержкой Power over Ethernet (PoE), процесс немного отличается, но выполняется еще быстрее.

Настольные телефоны VoIP к маршрутизаторам с поддержкой PoE:

• Подключите телефоны к коммутатору или маршрутизатору с поддержкой PoE с помощью кабелей Ethernet. Оставайтесь в пределах рекомендованной максимальной длины кабеля витой пары, составляющей 328 футов.
• После подключения телефон должен включиться. Он должен автоматически установить соединение с вашим провайдером VoIP.

Как настроить VoIP-гарнитуры

Не все гарнитуры предлагают функцию ответа в одно касание. Чтобы использовать его, вам понадобится современная гарнитура с поддержкой функции «в одно касание» и ее подключение с помощью кабелей Electronic Hook Switch (EHS).

Беспроводные VoIP-гарнитуры и телефоны с поддержкой кабеля EHS:

1. Подключите адаптер переменного тока к ближайшей розетке и к базовому блоку гарнитуры.
2. Подсоедините кабель EHS к базовому блоку гарнитуры.
3. Подключите другой конец к настольному телефону, к сетевому порту гарнитуры и порту EHS. Для получения более подробных инструкций следуйте руководству по эксплуатации EHS.
4. Наденьте гарнитуру и нажмите кнопку управления вызовами, чтобы проверить соединение.

Для проводных гарнитур, использующих обычный телефонный разъем, процесс еще более прост.

Гарнитуры и настольные телефоны с разъемами/портами для наушников:

1. Подключите разъем кабеля наушников к отмеченному порту гарнитуры с помощью кабеля прямого подключения. Многие модели отмечают порт гарнитуры небольшим значком слева.
2. Наденьте гарнитуру и нажмите кнопку управления вызовами, чтобы проверить гудок.
3. Сделайте тестовый звонок, чтобы проверить громкость и качество звонка. Если громкость гарнитуры низкая, вам может понадобиться усилитель.

6) Проверьте свои новые линии VoIP

Если вы все сделали правильно и у вас есть быстрое соединение, у вас не будет никаких проблем. Лучше перестраховаться, чем потом сожалеть.
На что следует обратить внимание при совершении звонков:

• Качество звука : Являются ли звонки четкими и последовательными? Есть ли статические помехи или другие признаки некачественного звука?
• Задержка: есть ли значительные задержки между тем, когда вы что-то говорите, и получателем, который это слышит?
• Стабильность соединения. Какие-либо вызовы временно прервались? Некоторые настройки брандмауэра могут привести к полному прекращению вызовов через 11 минут, поэтому стоит протестировать хотя бы 15-30 минут.

Вы также должны попытаться проверить свои линии, когда есть много другой сетевой активности. Перегрузка сети может привести к различным проблемам с линией, от пропущенных вызовов до прерывистого звука и многого другого.
Совет для профессионалов: проводное прямое подключение всегда предпочтительнее использования Wi-Fi. Для минимальной задержки и других проблем с VoIP используйте соединение Ethernet, а не Wi-Fi.
Вы также можете позвонить в службу диагностики, чтобы подтвердить свой идентификатор вызывающего абонента, позвонив по номеру (800) 444-4444.
Связанный: 10 распространенных проблем с VoIP (+ простые решения)

7) Обучите свой персонал, чтобы получить максимальную отдачу от функций VoIP

Для многих малых предприятий переход на VoIP представляет собой первый случай, когда у них появляются значимые функции бизнес-телефона.
Эти функции звонков обычно не включены в традиционные тарифные планы. С Nextiva вы можете интегрировать телефоны напрямую в CRM , создавать собственные политики маршрутизации, пересылать голосовые сообщения на электронную почту, переадресовывать звонки, записывать звонки в облаке и многое другое.
Чтобы ваши сотрудники могли использовать эти функции, вы должны выделить время для обучения своей команды.
Вы можете подумать, что это не обязательно. Но это. 63% руководителей ответили, что внедрение новых технологий в их офисе происходит слишком медленно. Сотрудники хотят использовать оборудование для деловой связи, чтобы они могли сосредоточиться на обслуживании клиентов и заключении сделок.
С Nextiva вам не нужно создавать собственные учебные материалы или презентации. Вы можете использовать нашу обширную библиотеку обучающих видеороликов , руководств пользователя и онлайн-руководств. Они облегчают понимание нового интерфейса CRM и всех его функций.
Кроме того, вы также можете связаться с нашей службой поддержки клиентов, если вам нужны индивидуальные рекомендации и помощь по любым вопросам.

Простая настройка VoIP с Nextiva

Одна из причин, по которой наши клиенты любят нас, заключается в том, что с Nextiva очень легко начать работу. Мы все протестировали и подобрали каталог качественных телефонов и оборудования. Мы предоставляем все наши телефоны, поэтому все, что вам нужно сделать, это подключить их.
Вам не нужно получать доступ к телефонам по их IP-адресу или возиться с прошивкой, чтобы назначить их вашей учетной записи VoIP. Вместо этого вам просто нужно назначить телефоны своим сотрудникам из удобного онлайн-интерфейса.
Наш базовый план VoIP для малого бизнеса начинается всего с 20 долларов за пользователя в месяц. Он имеет все функции, необходимые для работы растущего бизнеса. Все наши планы включают безлимитные звонки в США, Канаду и Пуэрто-Рико. Это идеальная телефонная система для удаленных команд . Работает в офисе и дома.
Мы получили множество наград за наш удивительный сервис. Мы поможем вам на каждом этапе пути. Они помогут вам с установкой, решат любые проблемы и расскажут о наиболее полезных функциях для вашей компании.