Общий регламент по защите данных (GDPR): что нужно знать, если вы работаете в сфере PR

В течение мая вы, возможно, заметили поток электронных писем от компаний, запрашивающих ваше согласие или одобрение на продолжение получения сообщений. Если вы не слышали, в этом виноват новый закон об Общем регламенте ЕС по защите данных (GDPR). Это также причина, по которой многим компаниям пришлось удалить множество личных данных пользователей. Угроза потенциального штрафа до 20 миллионов евро является движущей силой того факта, что компании кричат ​​с крыш, чтобы привлечь ваше внимание, пытаясь оценить, чьи данные они могут хранить, изменять или удалять.

Вы можете спросить себя , как это напрямую влияет на вашу повседневную деятельность в области PR или коммуникаций . В этой статье мы хотели бы затронуть эту тему, чтобы вы, как профессионал в области PR, ушли с четким пониманием юридических ограничений, касающихся электронных писем, приглашений и т. д., а также важности правильного управления вашими контактами, включая те из прессы, VIP-персон или влиятельных лиц.

Электронная почта в PR: затрагивает ли GDPR и меня?

Закон GDPR затрагивает любой бизнес, который имеет дело с личными данными, принадлежащими гражданам Европы . Это означает, что независимо от того, где вы находитесь, будь то США, Япония или Аргентина, вы должны помнить об ограничениях, наложенных этим законом. Во многих случаях у нас нет истории того, откуда пришли наши данные, а это означает, что нам повезло, если мы даже знаем, на каком языке говорит контакт. Если у вас достаточно большая база данных, вы должны признать тот факт, что невозможно контролировать 100% информации о ваших контактах.

Поэтому, если ваш отдел маркетинга и коммуникаций работает с длинным списком контактов журналистов, влиятельных лиц или партнеров, но не содержит информации о том, как вы получили эти контакты или откуда они взялись, вы должны соблюдать ограничения GDPR, даже если вы не находитесь в ЕС. .

Одно из требований, которое этот новый закон предъявляет к бизнесу, связано с «контролем» личных данных. Другими словами, мы как компании должны знать, какой тип данных мы храним, как, когда и почему мы это делаем, а также гарантировать, что эти данные никоим образом не могут быть отфильтрованы или потеряны. Это означает, что при работе с листами Excel, электронными таблицами на Google Диске, списками в Word и т. д. или при их создании их необходимо очень хорошо контролировать; особенно потому, что это деликатные системы, в которых вы можете легко потерять или неправильно организовать информацию.

Теперь, когда вы это знаете, мы уверены, что вы поймете, почему ответ на поставленный выше вопрос — решительное «да» — даже если вы работаете в сфере PR и ваша повседневная деятельность не имеет ничего общего с юридическими или отделы электронного маркетинга. Помните об этих ограничениях и требованиях, чтобы следовать закону GDPR при обработке персональных данных и общении с вашими контактами.

Электронная почта в качестве журналиста: могу ли я продолжать связываться с ними и хранить их данные в нашем отделе по связям с модой или стилем жизни ?

База данных журналиста, очевидно, включает в себя сбор и обработку персональных данных, принадлежащих другим профессионалам в этой области, на которые также распространяется действие GDPR. Не помешает отправить электронное письмо на групповой адрес, например [email protected] , поскольку в этом случае вы обращаетесь к медиа-команде, а не к отдельному человеку. Тем не менее, при работе с любым контактом в вашей базе данных с именем и фамилией и адресом электронной почты (даже если это их рабочий адрес электронной почты) вступает в действие закон GDPR.

Есть три варианта или альтернативы, которые ваша компания может рассмотреть в этой ситуации:

• Прибегайте к внешней базе данных: существуют поставщики внешних баз данных, которые могут избавить вас от любых потенциальных головных болей, связанных с получением согласия ваших контактов. Работа с одним из этих поставщиков услуг означает, что вы будете действовать осторожно, поскольку именно они несут ответственность за любое неправильное обращение с личными данными. С другой стороны, использование инструментов, подключенных к профессиональному сообществу журналистов (таких как GPS Radar) , также может быть отличным способом обеспечить соблюдение GDPR при общении с другими журналистами — переписка на такой платформе также кажется более естественной.
  .
• Примените стратегию получения согласия . Лучшее, что можно сделать, если у вас есть собственная база данных, чтобы быть на 100% уверенным в том, что вы соблюдаете ограничения GDPR, — это получить согласие от ваших контактов, чтобы вы могли продолжать хранить их личные данные. и отправлять им сообщения. Рассмотрите прогрессивную стратегию, в которой вы отправляете электронное письмо всем своим контактам с журналистами по отдельности с просьбой дать их согласие или направляете их на страницу, где они могут дать согласие одним щелчком мыши, как в примерах Stradivarius или Bershka, которые вы увидите ниже.
  .
  .
• Воспользуйтесь правовым основанием «законных интересов» : многие компании в настоящее время используют исключение «законные интересы» для оправдания взаимодействия, например, между отделами коммуникаций и журналистами. Исключение «законные интересы» не требует, чтобы ваши контакты давали вам согласие на хранение их данных или отправку им сообщений, если сообщения включают «передачу информации в рамках бизнеса» и что это представляет интерес для приемник, когда дело доходит до их профессиональной жизни . Это исключение довольно неоднозначно, и ваша компания должна решить, стоит ли его использовать, исходя из типов сообщений, которые вы планируете рассылать. Просто убедитесь, что если вы в конечном итоге запрыгнете на подножку «законных интересов», вы отправляете своим контактам ТОЛЬКО информацию, которая принесет им пользу, когда дело доходит до их журналистской работы, и что она не представляет коммерческого интереса.

Управление контактами: 3 правила, которые помогут вам навести порядок

Новый регламент требует, чтобы компании не только ответственно и уважительно управляли коммуникациями, но и строго контролировали персональные данные . Это означает точное знание того, какой тип личной информации вы храните, наличие реестра согласия от ваших контактов, а также постоянное обновление и контроль вашей базы данных.

Вот почему наличие цифрового инструмента, который поможет вам централизовать все личные данные (включая данные журналистов, влиятельных лиц, VIP-контактов и т. д.) , на данный момент является обязательным, чтобы помочь вам выполнить требования закона GPDR.

Хотите знать, как вы должны организовать свои контакты с этого момента? Вот три способа:

1. На основании их согласия : вы столкнетесь с временными контактами (теми, кого вы пригласили на мероприятие, а после указанного мероприятия вы удалите, потому что у вас нет их согласия на сохранение их данных) или постоянными (теми, кто либо дал согласие или контакты, подпадающие под исключение «законных интересов»).
2. В зависимости от их деятельности: Регламент GDPR устанавливает обязательство, которое до сих пор игнорировалось многими компаниями. Это требует постоянного контроля вашей базы данных, и это когда наличие четкого реестра активности ваших контактов имеет основополагающее значение . Когда дело доходит до контактов с прессой, довольно часто в медиакомпаниях наблюдается высокая текучесть кадров (журналисты уходят или переходят в другой отдел и т. д.), поэтому использование системы базы данных, в которой можно использовать фильтры «деятельности» (например, нажимали ли они на какие-либо ваши сообщения за последние пару лет), будет иметь ключевое значение для того, чтобы оставаться впереди игры GDPR.
3. На основе типологии: будьте осторожны с типом личной информации, которую вы храните, потому что она должна быть обоснованной . Это означает, что вы должны избегать хранения такой информации, как размеры, если только ваши отношения с этим контактным лицом не предполагают отправку им образцов одежды или аксессуаров, которые они будут носить. Будьте осторожны с любыми примечаниями об их семейном положении, потребностях в питании или даже днях рождения , потому что на данный момент они должны быть обоснованными, и если это так, использование персонализированных полей в вашем инструменте управления контактами поможет вам быстро найти этот тип информации.

Сделайте так, чтобы пользователям было легко отписаться, изменить данные или прочитать политику конфиденциальности.

Этот новый регламент ЕС также включает в себя спецификации, касающиеся сообщения о праве «отказаться от подписки» или быть удаленным из базы данных компании. Отныне это должно присутствовать в каждом сообщении , которое рассылают ваши команды по маркетингу и коммуникациям моды, предметов роскоши или косметики. Вот почему очень важно, чтобы при массовой рассылке электронных писем — будь то сообщения для прессы, приглашения на мероприятия, объявления о запуске продукта и т. д. — с помощью автоматизированного инструмента (CRM, платформы электронного маркетинга и т. д.) вы включали ссылки на свою политику конфиденциальности, страницы отписки и «изменения данных».

Существуют инструменты электронной почты, которые автоматически предоставляют целевые страницы, на которых пользователи могут легко запросить удаление или изменение своих данных.

Не забудьте указать доступ к этим целевым страницам в нижней части ваших электронных писем или использовать систему, которая автоматически интегрирует эти ссылки.

Когда дело доходит до электронной почты в PR или коммуникациях, всегда возникает нависшее сомнение: могу ли я отправлять электронные письма со своего личного адреса электронной почты? Ответ «да», если они носят личный или даже профессиональный характер, не являются частью массовой рассылки и не предполагают хранения персональных данных; в этом случае вам не нужно явное согласие.

Установите протокол для удаления данных

Еще один момент, который касается GDPR, — это право пользователя на доступ ко всем личным данным, хранящимся в компании . Если бы вы получили запрос такого типа от контактного лица, вам нужно было бы сделать это как можно быстрее, поскольку закон устанавливает 72-часовой срок для предоставления такого типа информации.

В любом случае, если вы получите запрос от контакта на удаление из вашей базы данных, у вас есть до 72 часов, чтобы удалить всю информацию, относящуюся к этому пользователю. Помните, как мы указывали ранее, настоятельно рекомендуется централизовать все данные ваших контактов в системе, которая может предложить вам гибкость, необходимую для работы с личными данными .

Не стесняйтесь просматривать слайды ниже, которые включают в себя моменты, которые вы должны учитывать при использовании инструментов управления контактами, которые облегчают вашу жизнь с новым законом GDPR.

Как видите, GDPR — это не то, что имеет отношение только к вашим юридическим отделам или отделам электронного маркетинга, а то, о чем должны знать все специалисты по связям с общественностью при выполнении повседневных задач . Если у вас все еще есть какие-либо сомнения по поводу рассылки по электронной почте в PR, мы рекомендуем вам ознакомиться с нашим руководством: PRLike a Pro: рассылка по электронной почте, что можно и чего нельзя делать для брендов моды, предметов роскоши и косметики. И не стесняйтесь оставлять комментарии ниже!

* Хотя содержание этой статьи предназначено для того, чтобы помочь командам по связям с общественностью понять влияние GDPR на их повседневную деловую деятельность, информация, содержащаяся в ней, не может рассматриваться как юридическая консультация, и вам следует проконсультироваться со своим собственным юрисконсультом в отношении интерпретации. ваши уникальные обязательства в соответствии с законом GDPR и использование продуктов и услуг компании для обработки персональных данных.