Calculator de buget de formare: iată ce ar trebui să cheltuiți pentru formarea angajaților

Sezonul de bugetare este aici – cât de mult ați alocat pentru formarea angajaților?

Asta e marea întrebare, nu-i așa? În calitate de șef al departamentului de resurse umane pentru o întreprindere mică sau mijlocie (IMM), știți deja că pregătirea angajaților are nevoie de o mulțime de sprijin financiar.

Știți deja că lucrătorii sunt dornici de mai multă pregătire de la angajatorul lor, că învățarea și dezvoltarea sunt o componentă vitală a experienței angajaților și că, din punct de vedere istoric, companiile care investesc mai mult în formarea angajaților obțin recompense sub forma unor venituri mai mari și marje de profit. .

Ceea ce nu știi este cum să transformi această nevoie într-un anumit număr. Asta e provocarea.

Gândul de a renunța la totul pentru a scrie o propunere de buget poate fi suficient de descurajantă pentru a vă convinge să evitați cu totul sarcina. Nu e ca și cum un buget detaliat de formare este obligatoriu pentru a conduce o afacere, nu?

Dar iată de ce ar trebui să o faci oricum: IMM-urile care nu creează un buget de formare pentru elemente rând vor cheltui pentru formare doar atunci când au un surplus, determinându-le să investească mai puțin în raport cu ceea ce este necesar pentru a angaja și a reține talentele de top.

Dacă vă puneți banii acolo unde sunt, ca să spunem așa, vă va asigura că afacerea dvs. rămâne angajată financiar în învățarea și dezvoltarea angajaților, pentru a vă păstra cei mai buni lucrători și pentru a le crește implicarea și productivitatea.

În acest articol, vom acoperi categoriile de cost majore pe care ar trebui să le țină cont fiecare buget de instruire a angajaților și vom oferi două instrumente simple pe care le puteți folosi pentru a calcula un buget de formare rapid și murdar chiar acum . Vom încheia cu sfaturi despre cum puteți economisi bani pe formarea angajaților.

Cele 4 categorii majore de costuri pe care trebuie să le ia în considerare fiecare buget de formare

Pentru IMM-uri, instruirea angajaților nu mai înseamnă doar bifarea casetelor de conformitate. Din ce în ce mai mult, formarea este văzută ca o pârghie strategică pe care o pot trage nu numai pentru a-și dezvolta abilități importante și a angaja lucrătorii în activitatea lor de zi cu zi, ci și pentru a atrage talente de top dornice de organizații cu accent pe dezvoltare.

Drept urmare, costurile de formare a angajaților au crescut vertiginos anul trecut:

Date din Raportul anual al industriei de instruire al revistei Training. Întreprinderea mică este definită ca având între 100 și 1.000 de angajați (Sursa)

Dacă sunteți un IMM conștient de costuri, acest număr poate fi uimitor. La ce se îndreaptă toți acești bani?

Răspunsul va varia de la o afacere la alta, dar, în general, iată cele patru tipuri de costuri pe care ar trebui să le țineți cont în bugetul de formare a angajaților:

1. Formarea personalului (~50% din buget)

Indiferent dacă decideți să externalizați nevoile personalului de formare sau să angajați oameni pe plan intern, aveți nevoie de oameni care să dețină componenta de formare a angajaților a organizației dumneavoastră.

Această echipă este responsabilă de dezvoltarea materialelor de instruire, de furnizarea de cursuri pentru cursanți (fie în persoană, fie prin intermediul tehnologiei de formare) și de raportarea rezultatelor către conducere.

Nu există un raport stabilit între formatori și angajați care să se aplice pentru fiecare companie, dar a avea un formator corporativ la fiecare 50 de lucrători este un bun punct de plecare. Adăugați orice personal în scopuri IT sau de asistență, iar costurile cu personalul vor consuma rapid jumătate din bugetul de formare.

2. Instrumente și tehnologii de instruire (~25% din buget)

Cum oferiți instruire angajaților dvs.?

Dacă este într-o sală de clasă, trebuie să închiriați o unitate adecvată sau să creați una singur cu articole precum birouri, table albe și un proiector. Dacă instruiți lucrători la distanță, aveți nevoie de un fel de platformă de clasă virtuală. Dacă te antrenezi printr-un curs online, ai nevoie de computere, un sistem de management al învățării (LMS) și un instrument de creare a cursurilor.

Dacă vă numărați printre cele 42 % dintre întreprinderile mici care folosesc învățarea combinată cu elemente de formare atât în ​​persoană, cât și în ritm propriu — care s-a dovedit a fi cea mai eficientă metodă de instruire — trebuie să luați în considerare costurile instrumentelor care le susțin pe ambele .

Dacă anul viitor este anul în care veți cumpăra în sfârșit un LMS sau veți plăti un upgrade extrem de necesar de la sistemul pe care îl aveți, există multe opțiuni accesibile, construite ținând cont de bugetele micilor afaceri. Asigurați-vă că țineți cont de lucruri precum asistența și întreținerea sistemului.

3. Conținut de formare (~20% din buget)

Un curs de formare fără conținut de formare este ca o mașină fără motor - în orice caz, nu mergi nicăieri.

Când bugetați conținutul de formare, trebuie să evaluați cu atenție toate subiectele pe care le acoperiți în anul următor. Apoi va trebui să decideți dacă este mai bine să creați conținutul pentru fiecare subiect intern (care este mai costisitor, dar și mai personalizat) sau să îl cumpărați gata făcut dintr-o sursă externă (care este mai ieftin, dar și mai mult). generic).

Pentru antrenamentele la clasă, conținutul instruirii poate consta în materiale de hârtie și evaluări, prezentări de diapozitive, videoclipuri sau prelegeri de la experți externi în domeniu (IMM-uri).

Pentru cursurile online, cursurile eLearning trebuie să fie create de la zero intern sau achiziționate de la un furnizor terță parte.

De asemenea, aici ar trebui să luați în considerare costurile pentru conținut și evaluări necesare pentru a rămâne la curent cu certificările din industrie.

4. Diverse (~5% din buget)

Această ultimă categorie bugetară acoperă lucruri care pot apărea pe parcursul anului, cum ar fi:

• Costuri de călătorie și diurnă pentru ateliere și conferințe
• Rambursări de școlarizare
• Consultanță în domeniul taxelor

Este posibil să aveți și costuri de traducere sau localizare dacă conduceți o afacere multinațională. Totuși, aceasta este frumusețea unei categorii diverse: puteți personaliza elementele rând aici în funcție de situația unică a companiei dvs.

2 metode pentru a calcula un buget de antrenament rapid și murdar

Acum că aveți o înțelegere a diferitelor costuri pe care trebuie să le luați în considerare în bugetul dvs. de formare, este timpul să rulați cifrele.

Dacă compania dvs. a pregătit bugete de formare în trecut, aveți deja un șablon grozav din care să lucrați. Pur și simplu comparați costurile de la începutul anului cu bugetul predeterminat și ajustați în sus sau în jos pentru anul următor în consecință.

Dar dacă începi complet de la zero? Nu vă faceți griji. Ne uităm la două metode pe care le puteți folosi pentru a calcula un buget de antrenament rapid și murdar chiar acum.*

*Aceste instrumente sunt menite să ofere numere de referință. Orice estimări ar trebui ajustate la circumstanțele și nevoile dumneavoastră unice.

Metoda 1: Utilizarea salariului total

O regulă generală bună este că companiile ar trebui să cheltuiască între 1 și 5% din costul salarial total pentru formare, în funcție de cât de mult doresc să pună accentul pe formarea în organizația lor.

Așadar, dacă aveți o estimare a ceea ce va fi costul total al salariului pentru anul viitor, puteți veni cu o estimare de bună credință pentru bugetul dvs. de antrenament.

PROFESORI CU ACEASTA METODĂ: legarea bugetului de formare de costurile salariale vă va asigura că nu veți cheltui prea mult pentru formare în raport cu salariile. Această metodă vă oferă, de asemenea, mai multă flexibilitate pentru a arunca buget în grupurile care au nevoie de mai multă pregătire decât altele.

CONTRA CU ACEASTA METODĂ: Când costul total al salariului se ridică la milioane, diferența dintre a investi 1% și 5% în formare poate fi mare. În perioadele de fluctuație mare de afaceri, poate fi dificil de estimat costul total al salariului.

Utilizați instrumentul nostru de calcul pentru a încerca această metodă acum:

Metoda #2: Utilizarea numărului de angajați

Cu raportul anual al industriei de instruire al Revistei Training, puteți analiza costul mediu de formare pe cursant de anul trecut pentru dimensiunea afacerii dvs. și îl puteți înmulți cu numărul de angajați pe care vă așteptați să îi pregătiți anul viitor pentru a ajunge la un număr bugetar total.

În 2017, întreprinderile mici au cheltuit 1.886 USD per cursant pentru formare.

PROMOȚII CU ACEASTA METODĂ: Dacă doriți să vă asigurați că niciun cursant nu este lăsat în urmă, această metodă leagă efectiv o anumită sumă de dolari pentru fiecare angajat. Spre deosebire de salariul total, vă puteți estima numărul de angajați pentru anul viitor cu o cantitate suficientă de încredere.

CONTRA CU ACEASTA METODĂ: Această metodă presupune că toți angajații ar trebui să fie investiți în mod egal, ceea ce nu este cazul (de exemplu, mai mulți bani ar trebui să meargă către angajații noi sau cei care primesc formare pentru abilități specializate). Costul pe cursant scade, de asemenea, pe măsură ce companiile cresc, astfel încât această estimare va fi mai mare decât este necesar pentru companiile mai mari.

Utilizați instrumentul nostru de calcul pentru a încerca această metodă acum:

Cum să economisiți bani pe formarea angajaților

În ciuda eforturilor tale și a argumentelor tale pasionale, știi deja ce se va întâmpla cel mai probabil în continuare: CFO-ul tău va arunca o privire asupra propunerii tale de buget de formare și îți va spune că este prea mare și că trebuie să faci niște reduceri.

Chiar dacă C-suite aprobă în mod miraculos bugetul la prima trecere, este important să identificați zonele din buget pentru potențiale economii de costuri și câștiguri de eficiență. Acest lucru vă va oferi flexibilitate în viitor atunci când apar alte nevoi sau priorități.

Având în vedere acest lucru, să analizăm câteva oportunități în care puteți economisi potențial din formarea angajaților:

• Utilizați conținutul generat de utilizatori (UGC). Proprii tăi angajați se bazează pe o mulțime de cunoștințe care pot beneficia de întreaga organizație. Folosind ceea ce știu ei pentru cursurile de formare reutilizabile, nu numai că vă va împuternici cei mai buni lucrători, ci vă va economisi și bani pe costurile de creare a conținutului. Aflați mai multe aici.

• Lansați un program de mentorat. Creșterea programelor de mentorat în afacerile mari și mici nu este doar o poveste de bine. Mentoratul oferă un mediu pentru a oferi instruire informală rentabilă și pentru a dezvolta abilități importante de conducere în același timp.

• Antrenament, acum pe iPhone. Potrivit Gartner, până în 2022, peste 75% dintre smartphone-urile folosite în afaceri vor fi deținute de angajați (cercetare completă disponibilă clienților Gartner). Profitați prin crearea de formare având în vedere dispozitivele mobile, astfel încât lucrătorii să se poată antrena acasă și să puteți economisi bani la costurile tehnologiei.