Urmărirea timpului în timp ce faceți contabilitatea

Indiferent dacă sunteți o firmă de contabilitate sau un CFO pentru o companie sau propria afacere mică, contabilitatea este o activitate uriașă. Urmărirea timpului este doar una dintre responsabilități și ar trebui să fie una dintre cele pe care le subliniați cel mai puțin. Cu aceste sfaturi simple, urmărirea timpului în timpul evidenței contabile poate deveni un obicei pe care începi să-l faci automat. În același timp, se va combina perfect cu alte responsabilități, făcându-ți munca mult mai lină și mai ușoară.

Cele mai mari obstacole pentru contabili (și pentru cei care trebuiau să devină unul)

S-ar putea să vă întrebați ce anume trebuie să urmăriți. Sau pur și simplu citiți acest lucru pentru a vă asigura că aveți toate căile acoperite.

Ei bine, răspunsul scurt este, fără a fi surprinzător: totul.

Răspunsul oarecum mai lung este că se lucrează mult în contabilitate și contabilitate în general. Există o mulțime de documente, apeluri de consultare, întâlniri, chiar naveta, în unele cazuri. Și când activitatea dvs. necesită acest tip de versatilitate, este logic că veți dori să urmăriți unde vă duce timpul.

În acest fel, veți ști dacă există procese care pot fi scurtate, eliminate sau care necesită mai mult timp. Urmărirea timpului nu numai că oferă un punct de plecare solid pentru analiza și îmbunătățirea fluxului de lucru, dar arată și dacă devii rapid copleșit.

În această secțiune, vom arunca o privire asupra unor procese comune pe care este posibil să nu fiți sigur dacă ar trebui să le urmăriți.

Lucreaza la mai multe proiecte/cu mai multi clienti in acelasi timp

Nu este neobișnuit ca firmele de contabilitate sau alte companii cu un număr mai mare de clienți să se trezească cu mai mult de un caz pe zi. A lucra în paralel la diferite cazuri înseamnă a primi un apel telefonic neașteptat al clientului, sau o întâlnire de urgență, o problemă urgentă care trebuie rezolvată acum.

Când vine vorba de aceste tipuri de sarcini, veți dori să urmăriți sarcinile pur și simplu pentru că oferă informații neprețuite despre modul în care se comportă creierul dvs. atunci când există o schimbare a sarcinilor. Pregătirea documentelor pentru un audit necesită un singur tip de concentrare, iar atunci când această activitate este întreruptă de un apel de panică de la un client care tocmai a primit un e-mail de la IRS, va trebui să vă mutați mintea pe o altă bandă. Și doar această schimbare necesită multă energie a creierului, crezi sau nu. Cunoscut și în dezvoltarea agilă ca schimbare de context. Așadar, știind cât timp exact v-a luat să vă adaptați la noul tip de sarcină, încercați să găsiți soluții pentru cazuri urgente ca acestea.

Petrecând mult timp apelurilor de consultare

Acesta este un factor important pentru mulți contabili. Mai ales în sensul că o parte din volumul lor real de muncă este destinată consultării apelurilor cu clienți stabili sau ocazionali care au nevoie doar de sfaturi. Totuși, urmărirea timpului este o modalitate bună de a-i ține sub control.

La sfârșitul lunii, puteți vedea cine v-a contactat cel mai mult, din ce motive și cât timp a durat fiecare apel. Clockify, de exemplu, vă poate ajuta să stocați toate informațiile de care aveți nevoie pentru analize viitoare. Iată procesul în câțiva pași simpli:

1. Când clientul sună, porniți cronometrul pe tracker-ul digital;
2. În secțiunea de note, adăugați informații importante precum numele și motivul inițial al apelului;
3. Pe măsură ce apar întrebări asociate, le puteți adăuga ca puncte marcate;
4. Când apelul se termină, pur și simplu opriți cronometrul și introducerea dvs. este completă.
5. După ceva timp, puteți crea etichete pentru a clasifica cele mai frecvente întrebări pentru o arhivare mai ușoară.

În acest fel, instrumentele digitale de urmărire a timpului, cum ar fi Clockify, elimină orice nevoie de programe suplimentare de luare de note sau de documente Google pe care le puteți pierde evidența. Într-un spațiu compact, puteți vedea cine a sunat, cât a durat apelul, ce întrebări au fost puse și cât puteți factura pentru apel.

„Client salt”

Unii oameni pur și simplu lucrează mai bine atunci când acoperă diferiți clienți pe parcursul zilei. Și dacă nu urmăresc timpul petrecut cu evidența contabilă a fiecărui client, a întreprinderii mici sau a companiei, își pot pierde cu ușurință acuratețea atunci când vine vorba de facturarea serviciilor. Acest lucru duce inevitabil la rotunjirea timpului, care se bazează în mare parte pe presupuneri.

Când optați pentru un instrument digital de urmărire a timpului, nu aveți prea mult efort din partea dvs. Mai ales unul care se integrează cu ușurință cu software-ul pe care îl utilizați deja, cum ar fi Trello, Zoho, Quickbooks și chiar ca extensie de browser. Urmărirea timpului începe și se termină cu un clic. Și în schimb, nu mai există nicio ghicire.

Schimbarea între clienți și proiecte poate deveni mult mai ușoară.

Un exemplu despre cum Clockify își integrează cronometrul cu cardurile Trello

Petrecerea timpului cu livrarea documentelor, legalizarea etc.

Deși multe procese au fost digitalizate în zilele noastre, nu putem pierde din vedere acele țări care încă își livrează documentele personal. Majoritatea firmelor de contabilitate vor avea angajați ale căror responsabilități includ mersul la birouri publice și notari pentru diferite lucrări contractuale.

Deci, în timp ce o persoană urmărește timpul în timp ce pregătește documentele pentru aprobare sau procesare, cealaltă va trebui să urmărească timpul pentru livrare. Aceasta include timpul petrecut în navetă, posibil așteptarea la cozi și chiar blocarea în trafic. Trackerele Tine cu opțiuni GPS funcționează excelent și în aceste cazuri, deoarece elimină pasul suplimentar de introducere manuală a locațiilor și a numelor.

Urmărirea contabilității cu Clockify

În a doua secțiune, am dori să detaliem modul în care un instrument de urmărire a timpului vă poate ajuta cu fiecare aspect enumerat mai sus.

Tratați fiecare lucrare a clientului ca pe un „proiect”

Cu un tracker digital de timp precum Clockify, aveți opțiunea de a configura un proiect pentru fiecare client. Și, deoarece software-ul își propune să găzduiască întreprinderi mari, liber profesioniști și întreprinderi mici din diverse industrii, are o gamă largă de caracteristici. Numai acest lucru oferă o mare libertate și flexibilitate cu privire la modul în care puteți aborda urmărirea timpului. De exemplu:

• Puteți deschide un nou proiect pentru fiecare client și apoi adăugați clientul pe pagina proiectului;
• Puteți crea șabloane pentru proiecte repetate, în special pentru clienții recurenți;
• Fiecare proiect poate fi împărțit în sarcini cu propriile termene limită;
• Foile de pontaj asigură că progresul zilnic este vizibil pentru toată lumea;
• Etichetele personalizate ajută la clasificarea sarcinilor pentru fiecare proiect pentru o raportare mai ușoară mai târziu.

Stabiliți estimări ale proiectului, termene limită și urmăriți starea proiectului

Al doilea aspect important al unui instrument de urmărire a timpului de calitate este capacitatea de a seta estimări și de a urmări progresul general al proiectului.

Estimările de proiect sunt o modalitate excelentă de a vedea cum se descurcă productivitatea cu anumite sarcini. Dacă doriți să utilizați un instrument de urmărire a timpului pentru a vă îmbunătăți fluxul de lucru, aceasta este o opțiune excelentă. În plus, puteți utiliza datele pentru a vedea dacă taxați suficient pentru serviciile dvs. sau dacă vindeți mai puțin.

Clockify vă poate arăta cât timp ați alocat unui proiect, cât ați câștigat până acum, precum și bugetul estimat. Pentru o mai bună cotare, aceste rapoarte pot fi exportate ca fișiere PDF și oferite clienților ca o afișare clară a timpului dvs.

Daca sunt mai multi oameni pentru fiecare client

Când ești o firmă de contabilitate, vei avea în esență oameni sub tine cu diverse responsabilități. Desigur, nu veți putea să monitorizați fiecare sarcină sau să citiți fiecare raport de la sfârșitul zilei care vă poate veni.

Din acest motiv, foile de pontaj pot fi o binecuvântare deghizată. Clockify are un sistem stabilit, bazat pe încredere, care nu monitorizează activitatea pe ecran, ci mai degrabă permite utilizatorilor să fie răspunzători pentru propriile lor intrări de timp. Cu toate acestea, creează transparență și susține responsabilitatea, deoarece administratorii de proiect pot seta foile de pontaj pentru a fi vizibile pentru toată lumea din proiect.

Aceasta înseamnă că colegii din același proiect pot vedea sarcinile celuilalt și cât timp au petrecut cu acestea.

Menținându-se unul pe celălalt, atenuează o mare parte a presiunii de a monitoriza totul pentru a se asigura că sarcinile sunt livrate la timp.

Tarife orare și facturabilitate

Diferite proiecte, diferite echipe, pot necesita moduri diferite de facturare. Clockify oferă opțiunea de a alege nu numai rata de facturare, ci și modul în care veți factura pentru fiecare client/proiect. Pentru că nu fiecare proiect sau sarcină are același preț pe oră și nici fiecare angajat nu lucrează pentru același salariu.

Acesta este motivul pentru care în Clockify puteți alege modul în care facturați pentru fiecare proiect, fiecare membru al echipei și chiar puteți stabili tarife diferite pentru costul forței de muncă.

În cele din urmă, vă oferă opțiunea de a comuta sarcinile ca facturabile sau nefacturabile, ceea ce ajută la raportarea ulterioară, facturarea mai precisă și bugetarea.

Pentru a afla mai multe, puteți arunca o privire la secțiunea Costul muncii și profitul sau Tarifele orare de pe site-ul nostru.

Rapoarte

Nu în ultimul rând, avem rapoarte.

O relație sănătoasă cu clienții se va baza mai puțin pe accesibilitatea și farmecul cuiva și mai mult pe profesionalismul lor. O mare parte a acestui lucru este să se asigure că primesc rapoarte curate și detaliate despre serviciile pentru care au plătit.

Rapoartele sunt, de asemenea, un material excelent pentru întâlniri, dacă cer o defalcare mai detaliată a costurilor sau dacă doriți să le prezentați specificul anumitor sarcini pentru referințe viitoare. În prezent, veți găsi puține instrumente de urmărire a timpului care nu au această opțiune în lista lor de funcții.

Cu Clockify, puteți alege dacă să exportați rapoarte Rezumat sau detaliate.

Rapoartele rezumative arată toate intrările de timp, grupându-le după proiect, utilizator sau client și chiar după etichete specifice. Totul depinde de aspectul asupra timpului pe care doriți să vă concentrați.

Rapoartele detaliate sunt, practic, rapoarte rezumative cu marcaje de timp incluse. Acest lucru este util în special pentru analizele interne.

Cum ajută urmărirea timpului la evidența contabilă – rapoarte de la profesioniști

Ca ultim cuvânt, am decis să includem câteva dintre feedback-urile primite de la utilizatorii noștri specializați în contabilitate. Iată ce au avut de spus despre urmărirea timpului și cum îi ajută.

„ Dețin o firmă mică de contabilitate de nișă, cu un angajat la trei fusuri orare distanță. Și în timp ce majoritatea onorariilor mele sunt fixe, deseori ne asumăm „proiecte” pentru care facturăm la oră. Clockify îmi permite să urmăresc orele noastre până la orice „subnivel” de care am nevoie. Este perfect pentru mine să-mi urmăresc și timpul de administrare, așa că știu când se apropie de mine nevoia să angajez o persoană suplimentară. Este perfect pentru ceea ce am nevoie. ”

– Michael A, Reconcilie Bookkeeping and Business Solutions

„ Mulți oameni nu realizează cât de eficienți (sau mai degrabă – ineficienți) sunt la locul de muncă; pierdem atât de mult timp în întâlniri inutile sau ne asumăm sarcini irelevante. Folosesc instrumentul pentru a delimita sarcinile pe care le petrec cel mai mult timp, ceea ce a condus la informații utile: de exemplu, „petrece mai puțin timp făcând lucrări neimportante”, „alocați mai mult timp unei lucrări mai puțin urgente, dar extrem de importante” etc. Este un instrument excelent dacă îți pasă de productivitatea ta și vrei să-ți controlezi agresiv propriul program. ”

– Heather A, stagiar Pre-MBA în Finanțe

„ Să pot vizualiza rapoarte detaliate care îmi spun cine a lucrat la ce client cât timp într-o anumită săptămână. Face calculul plăților către antreprenori mai ușor de făcut, deoarece persoanele sunt plătite pentru timpul pe care îl acordă, dacă cineva alege. Poate determina cât timp este nevoie pentru a lucra la sarcini recurente – ceea ce este bun pentru estimarea cât timp ar dura proiectele .”

– Tina H, Business in Balance Solutions

„ Am lucrat ca freelancer o perioadă. Am folosit acest software pentru a ține evidența muncii mele, astfel încât să pot face facturări precise. De asemenea, m-a ajutat cu adevărat să înțeleg unde îmi petrec timpul și să mă aliniez mai bine la activitățile generatoare de venituri. ”

– Arwa N, asociat fiscal

„ Lucrez cu jumătate de normă pentru un client care lucrează ca asistent executiv și contabil. Eram în mizerie doar folosind o foaie de pontaj creată în MS Excel și când am descoperit Clockify, eram plin de bucurie. Țin Clockify deschis în fundal și schimb proiectele când încep munca și când termin lucrul. Obișnuiam să fac sub factura pentru timpul meu și să pierd venituri, dar acum pot factura pentru fiecare secundă în care lucrez la proiectele lui. De asemenea, are o funcție grozavă de raportare și poate fie tipări, fie salva ca PDF sau Excel, etc. Așa că nu numai că îmi fac facturi clientului, dar am și date exacte pentru timpul în care îndeplinesc fiecare dintre sarcinile lui. (Proiecte) ”.

– Ruth M, asistent executiv și contabil