تتبع الوقت أثناء إمساك الدفاتر

سواء كنت شركة محاسبة أو مديرًا ماليًا لشركة أو لشركتك الصغيرة ، فإن مسك الدفاتر مهمة ضخمة. تتبع الوقت هو مجرد واحدة من المسؤوليات ، ويجب أن تكون واحدة من تلك التي تشدد عليها على أقل تقدير. باستخدام هذه النصائح البسيطة ، يمكن أن يصبح تتبع الوقت أثناء مسك الدفاتر عادة تبدأ في ممارستها تلقائيًا. في الوقت نفسه ، ستندمج بسلاسة مع المسؤوليات الأخرى ، مما يجعل عملك أكثر سلاسة وسهولة.

أكبر العقبات أمام المحاسبين (وأولئك الذين يحتاجون إلى أن يصبحوا واحداً)

قد تتساءل ما الذي تحتاج إلى تتبعه بالضبط. أو أنك تقرأ هذا ببساطة للتأكد من تغطية جميع السبل.

حسنًا ، الإجابة المختصرة هي ، على نحو غير مفاجئ: كل شيء.

الإجابة الأطول إلى حد ما هي أن الكثير من العمل يذهب في مسك الدفاتر والمحاسبة بشكل عام. هناك الكثير من الأعمال الورقية ، واستشارة المكالمات ، والاجتماعات ، وحتى التنقل ، في بعض الحالات. وعندما يتطلب مجال عملك هذا النوع من التنوع ، فمن المنطقي فقط أن تراقب أين يذهب وقتك.

بهذه الطريقة ، ستعرف ما إذا كانت هناك أي عمليات يمكن تقصيرها أو إلغاؤها أو تتطلب مزيدًا من الوقت. لا يمنح تتبع الوقت نقطة انطلاق قوية لتحليل سير عملك وتحسينه فحسب ، بل يوضح أيضًا ما إذا كنت سريعًا مرهقًا.

في هذا القسم ، سنلقي نظرة على بعض العمليات الشائعة التي قد لا تكون متأكدًا مما إذا كان عليك تتبعها.

العمل في عدة مشاريع / مع عدة عملاء في نفس الوقت

ليس من غير المألوف أن تجد شركات المحاسبة أو الشركات الأخرى التي لديها عدد أكبر من العملاء نفسها تتعامل مع أكثر من حالة واحدة في اليوم. إن العمل بشكل متوازي في حالات مختلفة يعني تلقي مكالمة هاتفية غير متوقعة من العميل ، أو اجتماع طارئ ، وهي مشكلة ملحة تحتاج إلى حل الآن.

عندما يتعلق الأمر بهذه الأنواع من المهام ، سترغب في تتبع المهام لمجرد أنها توفر معلومات لا تقدر بثمن حول كيفية تصرف عقلك عندما يكون هناك تبديل في المهام. يتطلب إعداد الأعمال الورقية للتدقيق نوعًا واحدًا من التركيز ، وعندما ينقطع هذا العمل بمكالمة مذعورة من عميل تلقى للتو بريدًا إلكترونيًا من مصلحة الضرائب ، سوف تحتاج إلى تحويل عقلك إلى مسار مختلف. وهذا التحول وحده يستهلك الكثير من طاقة الدماغ ، صدق أو لا تصدق. يُعرف أيضًا في التطوير السريع باسم تبديل السياق. لذا ، بمعرفة مقدار الوقت الذي استغرقته بالضبط للتكيف مع نوع المهمة الجديد ، تحاول إيجاد حلول بديلة للحالات العاجلة مثل تلك.

قضاء الكثير من الوقت في استشارة المكالمات

هذا عامل كبير لكثير من المحاسبين. في الغالب بمعنى أن جزءًا من عبء العمل الفعلي يذهب للتشاور مع العملاء الحاليين أو العرضيين الذين يحتاجون فقط إلى المشورة. مع ذلك ، يعد تتبع الوقت طريقة جيدة لإبقاء هؤلاء المتصلين تحت المراقبة.

في نهاية الشهر ، يمكنك معرفة من اتصل بك أكثر من غيره ولأي أسباب وكم من الوقت استغرقت كل مكالمة. Clockify ، على سبيل المثال ، يمكن أن يساعدك في تخزين جميع المعلومات التي تحتاجها لتحليلها في المستقبل. إليك العملية في بضع خطوات بسيطة:

1. عندما يتصل العميل ، ابدأ الموقت على جهاز التعقب الرقمي الخاص بك ؛
2. في قسم الملاحظات ، أضف معلومات مهمة مثل الاسم والسبب الأولي للاتصال ؛
3. عند ظهور الأسئلة ذات الصلة ، يمكنك إضافتها كنقاط نقطية ؛
4. عندما تنتهي المكالمة ، ما عليك سوى إيقاف المؤقت ، ويكتمل إدخالك.
5. بعد مرور بعض الوقت ، يمكنك إنشاء تسميات لتصنيف الأسئلة الأكثر شيوعًا لتسهيل الأرشفة.

وبهذه الطريقة ، تلغي متتبعات الوقت الرقمية مثل Clockify أي حاجة لبرامج تدوين ملاحظات إضافية أو مستندات Google التي قد تفقد تعقبها. في مساحة مضغوطة واحدة ، يمكنك معرفة من المتصل ، ومدة المكالمة ، والأسئلة التي تم طرحها ، والمبلغ الذي يمكنك دفعه مقابل المكالمة.

"التنقل بين العملاء"

يعمل بعض الأشخاص بشكل أفضل عندما يقومون بتغطية عملاء مختلفين على مدار اليوم. وما لم يتتبعوا الوقت الذي يقضونه في مسك الدفاتر لكل عميل أو شركة صغيرة أو شركة ، فيمكنهم بسهولة أن يفقدوا الدقة عندما يتعلق الأمر بفواتير خدماتهم. يؤدي هذا حتمًا إلى تقريب الوقت ، والذي يعتمد في الغالب على التخمين.

عندما تختار متتبع الوقت الرقمي ، لا يوجد الكثير من الجهد من جانبك. خاصة تلك التي تتكامل بسهولة مع البرامج التي قد تستخدمها بالفعل ، مثل Trello و Zoho و Quickbooks وحتى كملحق متصفح. يبدأ تتبع وقتك وينتهي بنقرة واحدة. وفي المقابل ، لا مزيد من التخمين.

يمكن أن يصبح التنقل بين العملاء والمشاريع أسهل بكثير.

مثال على كيفية دمج Clockify للمؤقت الخاص به مع بطاقات Trello

قضاء الوقت في تسليم الأوراق والتوثيق وما إلى ذلك.

بينما تم رقمنة الكثير من العمليات في الوقت الحاضر ، لا يمكننا أن نغفل عن تلك البلدان التي لا تزال تقدم أعمالها الورقية شخصيًا. سيكون لدى معظم شركات المحاسبة موظفين تشمل مسؤولياتهم الذهاب إلى المكاتب العامة وكتاب العدل لأعمال العقود المختلفة.

لذلك ، بينما يتتبع أحد الأشخاص الوقت أثناء قيامهم بإعداد الأوراق للموافقة عليها أو معالجتها ، سيحتاج الآخر إلى تتبع وقت التسليم. يتضمن ذلك الوقت الذي تقضيه في التنقل ، والانتظار المحتمل في طوابير ، وحتى الوقوع في حركة المرور. تعمل متتبعات Tine المزودة بخيارات GPS بشكل رائع في هذه الحالات أيضًا ، لأنها تلغي الخطوة الإضافية المتمثلة في إدخال المواقع والأسماء يدويًا.

تتبع مسك الدفاتر مع Clockify

في القسم الثاني ، نود أن نوضح كيف يمكن لمتتبع الوقت مساعدتك في كل جانب من الجوانب المذكورة أعلاه.

تعامل مع كل عمل عميل على أنه "مشروع"

باستخدام متتبع الوقت الرقمي مثل Clockify ، لديك خيار إعداد مشروع واحد لكل عميل. ونظرًا لأن البرنامج يهدف إلى استيعاب الشركات الكبيرة وأصحاب الأعمال الحرة والشركات الصغيرة من مختلف الصناعات ، فإنه يحتوي على مجموعة واسعة من الميزات. يمنحك هذا وحده قدرًا كبيرًا من الحرية والمرونة في كيفية التعامل مع تتبع الوقت. علي سبيل المثال:

• يمكنك فتح مشروع جديد لكل عميل ثم إضافة العميل إلى صفحة المشروع ؛
• يمكنك إنشاء قوالب للمشاريع المتكررة ، خاصة للعملاء المتكررين ؛
• يمكن تقسيم كل مشروع إلى مهام بمواعيد نهائية خاصة بها ؛
• تضمن سجلات الدوام أن التقدم اليومي مرئي للجميع ؛
• تساعد العلامات المخصصة في تصنيف المهام في كل مشروع لتسهيل إعداد التقارير لاحقًا.

تعيين تقديرات المشروع والمواعيد النهائية وتتبع حالة المشروع

يتمثل الجانب الكبير الثاني في أداة تعقب وقت الجودة في القدرة على تعيين التقديرات وتتبع التقدم الإجمالي للمشروع.

تعد تقديرات المشروع طريقة رائعة لمعرفة مدى نجاح إنتاجيتك مع مهام محددة. إذا كنت تهدف إلى استخدام متتبع الوقت لتحسين سير عملك ، فهذا خيار رائع. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك استخدام البيانات لمعرفة ما إذا كنت تتقاضى رسومًا كافية مقابل خدماتك ، أو إذا كنت تبيع بسعر أقل.

يمكن أن يوضح لك Clockify مقدار الوقت الذي قضيته في مشروع ، والمبلغ الذي ربحته حتى الآن ، بالإضافة إلى الميزانية المقدرة. للحصول على عرض أسعار أفضل ، يمكن تصدير هذه التقارير كملفات PDF وتقديمها للعملاء كشاشة واضحة لوقتك.

إذا كان هناك المزيد من الأشخاص لكل عميل

عندما تكون شركة محاسبة ، سيكون لديك في الأساس أشخاص تحت إشرافك يتحملون مسؤوليات مختلفة. بطبيعة الحال ، لن تتمكن من مراقبة كل مهمة على حدة أو قراءة كل تقرير في نهاية اليوم قد يأتي في طريقك.

لهذا السبب ، يمكن أن تكون الجداول الزمنية نعمة مقنعة. يحتوي Clockify على نظام راسخ قائم على الثقة لا يراقب نشاط الشاشة ، بل يتيح للمستخدمين أن يكونوا مسؤولين عن إدخالات الوقت الخاصة بهم. ومع ذلك ، فإنها تخلق الشفافية وتؤيد المسؤولية ، لأن مسؤولي المشروع يمكنهم تعيين الجداول الزمنية لتكون مرئية للجميع في المشروع.

هذا يعني أن زملاء العمل في نفس المشروع يمكنهم رؤية مهام بعضهم البعض ومقدار الوقت الذي قضوه في إنجازها.

من خلال إبقاء بعضنا البعض تحت المراقبة ، فإنه يخفف الكثير من ضغط مراقبة كل شيء لضمان تسليم المهام في الوقت المحدد.

أسعار الساعة والفوترة

قد تتطلب المشاريع المختلفة ، والفرق المختلفة ، طرقًا مختلفة للفواتير. يوفر Clockify خيار اختيار ليس فقط معدل الفوترة الخاص بك ، ولكن أيضًا كيفية إعداد فاتورة لكل عميل / مشروع. لأنه ليس لكل مشروع أو مهمة نفس السعر لكل ساعة ، ولا يعمل كل موظف بنفس الأجر.

هذا هو السبب في أنه يمكنك في Clockify اختيار طريقة فاتورتك لكل مشروع ، وكل عضو في الفريق ، وحتى تحديد معدلات مختلفة لتكلفة العمالة.

أخيرًا ، يمنحك خيار تبديل المهام على أنها قابلة للفوترة أو غير قابلة للفوترة ، مما يساعد في إعداد التقارير اللاحقة ، وإعداد الفواتير والميزانيات بشكل أكثر دقة.

لمعرفة المزيد ، يمكنك إلقاء نظرة على قسم تكلفة العمالة والأرباح أو أسعار الساعة على موقعنا على الإنترنت.

التقارير

أخيرًا وليس آخرًا ، لدينا تقارير.

ستعتمد العلاقة الصحية مع العملاء بدرجة أقل على قابلية الوصول للفرد وسحره ، وستعتمد بشكل أكبر على مهنيتهم. جزء كبير من ذلك هو ضمان حصولهم على تقارير نظيفة ومفصلة عن الخدمات التي دفعوا مقابلها.

تقدم التقارير أيضًا مواد اجتماعات رائعة إذا طلبت مزيدًا من التفاصيل التفصيلية للتكلفة ، أو إذا كنت ترغب في السماح لهم بالدخول في تفاصيل مهام معينة للرجوع إليها في المستقبل. في الوقت الحاضر ، ستجد القليل من متتبعات الوقت التي لا تحتوي على هذا الخيار في قائمة الميزات الخاصة بها.

باستخدام Clockify ، يمكنك اختيار ما إذا كنت تريد تصدير ملخص أو تقارير مفصلة.

تعرض التقارير الموجزة جميع إدخالات الوقت ، وتجميعها حسب المشروع أو المستخدم أو العميل وحتى عن طريق علامات محددة. كل هذا يتوقف على جانب الوقت الذي ترغب في التركيز عليه.

التقارير المفصلة هي في الأساس تقارير موجزة مع الطوابع الزمنية المدرجة. هذا مفيد بشكل خاص للتحليلات الداخلية.

كيف يساعد تتبع الوقت في مسك الدفاتر - تقارير من المتخصصين

وككلمة أخيرة ، قررنا تضمين بعض الملاحظات التي تلقيناها من مستخدمينا المتخصصين في المحاسبة. إليك ما قالوه حول تتبع الوقت وكيف يساعدهم.

" أمتلك شركة محاسبة صغيرة متخصصة بها موظف واحد على بعد ثلاث مناطق زمنية. وعلى الرغم من أن معظم أتعابي ثابتة ، فإننا غالبًا ما نتولى "المشاريع" التي نصدر فاتورتها بالساعة. يتيح Clockify تتبع ساعاتنا وصولاً إلى أي "مستوى فرعي" أحتاجه. إنه مثالي بالنسبة لي لتتبع وقت الإدارة الخاص بي أيضًا ، لذلك أعرف متى يقترب مني الحاجة إلى تعيين شخص إضافي. إنه مثالي لما أحتاجه. "

- مايكل أ ، التوفيق بين مسك الدفاتر وحلول الأعمال

" كثير من الناس لا يدركون مدى الكفاءة (أو بالأحرى - عدم الكفاءة) في العمل ؛ نفقد الكثير من الوقت في الاجتماعات غير الضرورية أو في تولي مهام غير ذات صلة. أستخدم الأداة لتحديد المهام التي أقضي معظم الوقت فيها ، مما أدى إلى رؤى قابلة للتنفيذ: على سبيل المثال ، "قضاء وقت أقل في القيام بعمل غير مهم" ، "تخصيص المزيد من الوقت لعمل أقل إلحاحًا ولكنه مهم للغاية" ، إلخ. أداة رائعة إذا كنت تهتم بإنتاجيتك وتريد التحكم بقوة في جدولك الزمني. "

- هيذر أ ، متدربة تمهيدي ماجستير إدارة الأعمال في الشؤون المالية

" القدرة على عرض التقارير التفصيلية التي تخبرني عمن عمل على أي عميل وكم من الوقت خلال أسبوع معين. إنه يجعل حساب المدفوعات للمقاولين أسهل في القيام به حيث يتم الدفع للأشخاص مقابل الوقت الذي يقضونه في حالة اختيارهم. يمكنه تحديد الوقت الذي يستغرقه العمل على المهام المتكررة - وهو أمر جيد لتقدير المدة التي ستستغرقها المشاريع "

- Tina H ، Business in Balance Solutions

" عملت بالقطعة لبعض الوقت. لقد استخدمت هذا البرنامج لتتبع عملي حتى أتمكن من إجراء فواتير دقيقة. كما أنها ساعدتني حقًا في فهم المكان الذي كنت أقضي فيه وقتي ومواءمة نفسي بشكل أفضل مع الأنشطة المدرة للدخل. "

- اروى ان - معاون ضرائب

" أعمل بدوام جزئي لدى عميل يعمل كمساعد تنفيذي ومحاسب له. كنت أوقع نفسي في حالة من الفوضى فقط باستخدام جدول زمني تم إنشاؤه في MS Excel وعندما اكتشفت Clockify كنت على سطح القمر بفرح. أبقي Clockify مفتوحًا في الخلفية وأقوم بالتبديل بين المشاريع عندما أبدأ العمل وعندما أنهي العمل. اعتدت أن أكون تحت فاتورة عن وقتي وأخسر دخلاً ، لكن الآن يمكنني تحرير فاتورة مقابل كل ثانية أعمل فيها في مشاريعه. أيضًا ، لديها وظيفة إعداد تقارير رائعة ويمكنها إما الطباعة أو الحفظ كملف PDF أو Excel ، وما إلى ذلك ، لذلك لا أقوم فقط بإصدار فاتورة لعميلي ، ولكن لدي أيضًا بيانات دقيقة عن الوقت الذي أقوم فيه بتنفيذ كل مهمة من مهامه (المشاريع) . "

- روث إم ، مساعد تنفيذي ومحاسب حسابات