Cheia pentru munca de succes de la distanță: comunicare strategică și atentă

Pe măsură ce pandemia de coronavirus a forțat companiile și angajații să adopte munca de la distanță, atât managerii, cât și echipele lor încep să realizeze cât de drastică este schimbarea telecommutingului cu normă întreagă.

Multe companii au permis angajaților să lucreze de la distanță de ani de zile, iar mulți angajați sunt obișnuiți să lucreze de acasă de câte ori o dată sau de două ori pe săptămână. Din păcate, aceste practici nu se apropie de emularea unui mandat de lucru de acasă cu normă întreagă, la nivelul întregii companii.

Majoritatea celor care nu sunt familiarizați cu munca la distanță cu normă întreagă tind să vadă organizarea și comunicarea ca provocări centrale. Puteți găsi o mulțime de conținut online care oferă sfaturi pentru a rămâne organizat și motivat în timp ce lucrați de acasă, iar numărul de articole care discută despre utilizarea eficientă a Zoom, Slack și a altor instrumente de comunicare la locul de muncă a crescut vertiginos.

Aceste probleme sunt mari și trebuie luate în considerare, dar oamenii deseori trec cu vederea schimbările mai puțin evidente și adesea mai fundamentale pe care vor trebui să le facă pentru a lucra eficient de acasă.

Dincolo de problemele de rutină și de migrarea întâlnirilor la videoconferințe, mulți oameni presupun că, din punct de vedere funcțional, nu se vor schimba prea multe în rolul lor atunci când lucrează de la distanță. Dacă echipele își fac marea majoritate a muncii pe computer și au aceleași întâlniri săptămânale în calendare, de ce s-ar aștepta ca strategia lor existentă să nu mai fie eficientă?

Deși variază de la un rol la altul, această presupunere este de obicei incorectă – munca de la distanță de succes și eficientă necesită mai mult decât o echipă motivată și migrarea întâlnirilor ca de obicei la videoconferințe.

În domenii precum marketingul și designul, munca la distanță necesită adesea o regândire mai fundamentală a modului în care membrii echipei își comunică și își structurează cotidianul, deoarece rezultatele sunt mai abstracte și subiective.

Ghidul Zen pentru echipele de rețele sociale de la distanță

Aflați mai multe

Problemele mai profunde care vin cu munca de la distanță

Au fost necesare o mulțime de ajustări, deoarece oamenii trec la lucrul de la distanță. Dar acestea sunt câteva dintre problemele persistente care cauzează probleme de flux de lucru pe termen lung dacă nu sunt tratate:

Blocajele de productivitate  

Beneficiile comunicării deschise și ad-hoc sunt de obicei luate de la sine înțelese până când lucrați de la distanță.

În prima săptămână în afara biroului, mulți oameni vor începe să observe mici blocaje care apar în munca lor - probleme care ar fi rezolvate în mod normal printr-o conversație rapidă, dar acum necesită un schimb de mesaje Slack sau chiar programarea unui apel scurt.

În timp, aceste blocaje pot duce la zile de lucru fragmentate și mai puțin productive. Dar preocuparea mai mare este că acestea duc inevitabil la o creștere a ipotezelor făcute.

Întrucât lucrătorii au mai puține șanse de a obține clarificări și de a stabili un consens de grup, trebuie făcute mai multe ipoteze atunci când este vorba de sarcini ambigue care nu sunt suficient de esențiale pentru a justifica comunicarea. Astfel, coeziunea rezultatelor care implică mai multe persoane poate începe să sufere ușor, ceea ce ne duce la următoarea noastră problemă:

Când vine vorba de inițiative sau proiecte care se întind pe un interval de timp mai lung, devine mult mai dificil să se alinieze așteptările între membrii echipei atunci când aceștia nu au capacitatea de a interfața și de a nivela în afara întâlnirilor programate.

Dificultate în alinierea așteptărilor  

Alinierea așteptărilor între diferite echipe a fost întotdeauna unul dintre cele mai dificile lucruri de făcut atunci când gestionați un proiect interfuncțional. Când lucrați de la distanță, acea dificultate inerentă proiectelor interfuncționale se poate extinde și la propria echipă!

De exemplu, un scriitor UX și un designer UX lucrează în mod normal în armonie perfectă, dar munca de la distanță poate duce la o microcopie de redactare a scriitorului UX care nu se aliniază la fel de bine ca de obicei cu designul produsului.

O întrebare nerezolvată sau o singură presupunere făcută poate duce la deraiarea rezultatelor și poate duce la confuzie sau frustrare în cadrul unei echipe atunci când toate piesele puzzle-ului nu se potrivesc la fel de bine cum sunt obișnuite.

Chiar dacă nivelurile de motivație și efort rămân aceleași sau cresc, aceste probleme nu vor dispărea – ele necesită o schimbare mai mare în modul în care indivizii și echipele comunică și își structurează munca de zi cu zi.

Evident, aceste probleme există pe un spectru bazat pe natura rolului și industriei. Cu toate acestea, există multe echipe și unele organizații în ansamblu (cum ar fi Zapier) care pot prospera în timpul unui mandat de lucru la distanță la nivel de companie, chiar dacă își desfășoară activitatea în spații în care alte companii se luptă.

Ce putem învăța de la aceste organizații și cultura lor? Cum depășesc aceste companii provocările lucrului de la distanță?

Centrarea activității dvs. în jurul comunicării conștiente și strategice

Când ne uităm la o companie precum Zapier care a adoptat cu succes munca de la distanță la nivelul întregii companii de ani de zile, putem vedea că comunicarea este inclusă în nucleul culturii companiei. Au publicat chiar și o carte electronică întreagă despre cum gestionează comunicarea ca forță de muncă aproape 100% la distanță, merită citită.

Companiile și echipele care fac trecerea efectivă la munca la distanță au de obicei comunicarea ca componentă centrală a culturii lor. Prin extensie, aceștia sunt strategici și atenți atunci când comunică și își concentrează procesele și fluxurile de lucru în jurul comunicării. Cum poti sa faci la fel?

Organizarea și prioritizarea sarcinilor

Lucrul de la distanță înseamnă că va trebui să fiți mult mai atent la modul în care vă structurați ziua de lucru. Sarcinile care au mai multă ambiguitate și părți în mișcare ar trebui să fie lucrate înainte de întâlnirile cu membrii corespunzători ai echipei, astfel încât să puteți pune întrebări importante și să aveți conversații productive.

Acest lucru înseamnă, de asemenea, că trebuie luată în considerare mai multă atenție față de ceilalți în modul în care vă organizați și prioritizați munca, deoarece este important ca toată lumea să își structureze zilnic în jurul unor comunicări cruciale, astfel încât blocajele să poată fi evitate.

Organizarea și prioritizarea întâlnirilor

Este esențial să fii atent și strategic în timpul întâlnirilor, anticipând problemele și punctele de ambiguitate din timp, astfel încât să poți obține clarificarea de care ai nevoie pentru a minimiza ipotezele făcute. Toată lumea este familiarizată cu sentimentul de a părăsi o întâlnire cu mai multe întrebări decât ați avut la care intrați – aceste întâlniri pot deraia proiecte, mai ales când toată lumea lucrează de la distanță.

Pentru sarcinile recurente și sincronizările săptămânale, așteptați inițial erori de comunicare și sughițuri. Unele procese care implică mai multe persoane ar putea trece perfect la munca de la distanță, dar altele nu.

Când lucrurile nu merg la fel de bine cum vă așteptați, identificați zonele care au dus la probleme sau ambiguitate și faceți schimbări, astfel încât dvs. și echipa dvs. să găsiți în cele din urmă cadența, lungimea și structura perfectă a comunicării care să permită tuturor să execute.

The Takeaway

În cele din urmă, este aproape inevitabil ca persoanele care lucrează de acasă să aibă nevoie să solicite clarificări într-o manieră nestructurată. Numărul de mesaje trimise pe Slack și alte instrumente de productivitate la locul de muncă va crește vertiginos, dar va scădea treptat pe măsură ce oamenii se obișnuiesc cu munca de la distanță.

Deși poate părea ineficient și deranjant, nu este niciodată greșit să trimiți cuiva un mesaj instantaneu dacă ai nevoie de lămuriri cu privire la ceva. Dacă vă gândiți dacă merită sau nu întrebat, probabil că este!

Judecarea cu privire la locurile în care puteți face presupuneri și unde nu puteți este ceva pe care echipele îl vor dezvolta mult mai repede atunci când lucrează de la distanță. Dacă există un motiv de claritate pentru experimentul forțat de lucru la distanță la nivelul întregii companii înainte de a ne întoarce la birou după pandemie, este că vom fi forțați cu toții să învățăm cum să devenim comunicatori mai buni și mai atenți.