La clave para el trabajo remoto exitoso: comunicación estratégica y consciente

A medida que la pandemia de coronavirus ha obligado a las empresas y empleados a adoptar el trabajo remoto, tanto los gerentes como sus equipos están comenzando a darse cuenta de cuán drástico es el cambio del teletrabajo a tiempo completo.

Muchas empresas han permitido que los empleados trabajen de forma remota durante años, y muchos empleados están acostumbrados a trabajar desde casa una o dos veces por semana. Desafortunadamente, estas prácticas no se acercan a emular un mandato de trabajo desde casa a tiempo completo para toda la empresa.

La mayoría de los que no están familiarizados con el trabajo remoto a tiempo completo tienden a ver la organización y la comunicación como desafíos centrales. Puede encontrar una gran cantidad de contenido en línea que brinda consejos sobre cómo mantenerse organizado y motivado mientras trabaja desde casa, y la cantidad de artículos que analizan el uso efectivo de Zoom, Slack y otras herramientas de comunicación en el lugar de trabajo se ha disparado.

Estos problemas son importantes y deben tenerse en cuenta, pero las personas a menudo pasan por alto los cambios menos aparentes y, a menudo, más fundamentales que deberán realizar para trabajar de manera efectiva desde casa.

Más allá de cuestiones de rutina y la migración de reuniones a videoconferencias, mucha gente asume que funcionalmente, no cambiará mucho su rol al trabajar de forma remota. Si los equipos hacen la gran mayoría de su trabajo en la computadora y tienen las mismas reuniones semanales en sus calendarios, ¿por qué esperarían que su estrategia existente dejara de ser efectiva?

Aunque varía de un rol a otro, esta suposición suele ser incorrecta: el trabajo remoto exitoso y eficiente requiere más que un equipo motivado y la migración de las reuniones habituales a las videoconferencias.

En campos como el marketing y el diseño, el trabajo remoto a menudo requiere un replanteamiento más fundamental de cómo los miembros del equipo se comunican y estructuran su día a día, ya que los resultados son más abstractos y subjetivos.

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Los problemas más profundos que vienen con el trabajo remoto

Se han necesitado muchos ajustes a medida que las personas cambian al trabajo remoto. Pero estos son algunos de los problemas persistentes que causan problemas de flujo de trabajo a largo plazo si no se solucionan:

Cuellos de botella de productividad  

Los beneficios de la comunicación abierta y ad-hoc generalmente se dan por sentado hasta que trabaja de forma remota.

La primera semana fuera de la oficina, muchas personas comenzarán a notar pequeños cuellos de botella que surgen en su trabajo, problemas que normalmente se resolverían con una conversación rápida, pero que ahora requieren un intercambio de mensajes de Slack o incluso la programación de una llamada breve.

Con el tiempo, estos cuellos de botella pueden resultar en días de trabajo fragmentados y menos productivos. Pero la mayor preocupación es que inevitablemente conducen a un aumento en las suposiciones realizadas.

Como los trabajadores tienen menos oportunidades de obtener aclaraciones y establecer un consenso grupal, se deben hacer más suposiciones cuando se trata de tareas ambiguas que no son lo suficientemente cruciales como para justificar la comunicación. Por lo tanto, la cohesión de los entregables que involucran a varias personas puede comenzar a sufrir un poco, lo que nos lleva a nuestro siguiente problema:

Cuando se trata de iniciativas o proyectos que abarcan un período de tiempo más largo, se vuelve mucho más difícil alinear las expectativas entre los miembros del equipo cuando no tienen la capacidad de interactuar y nivelarse fuera de las reuniones programadas.

Dificultad para alinear las expectativas  

Alinear las expectativas entre diferentes equipos siempre ha sido una de las cosas más difíciles de hacer cuando se gestiona un proyecto multifuncional. ¡Cuando trabaja de forma remota, esa dificultad inherente a los proyectos multifuncionales puede extenderse a su propio equipo!

Por ejemplo, un escritor de UX y un diseñador de UX normalmente trabajan en perfecta armonía, pero el trabajo remoto puede dar como resultado que la microcopia de redacción del escritor de UX no se alinee tan bien como suele hacerlo con el diseño del producto.

Una pregunta no resuelta o una sola suposición hecha pueden descarrilar los resultados y generar confusión o frustración dentro de un equipo cuando todas las piezas del rompecabezas no encajan tan bien como solían hacerlo.

Incluso si los niveles de motivación y esfuerzo se mantienen iguales o aumentan, estos problemas no desaparecerán: requieren un cambio mayor en la forma en que las personas y los equipos se comunican y estructuran su trabajo diario.

Obviamente, estos problemas existen en un espectro basado en la naturaleza del rol y la industria. Sin embargo, hay muchos equipos y algunas organizaciones en su conjunto (como Zapier) que pueden prosperar durante un mandato de trabajo remoto en toda la empresa, aunque operen en espacios donde otras empresas tienen dificultades.

¿Qué podemos aprender de estas organizaciones y su cultura? ¿Cómo superan estas empresas los desafíos del trabajo remoto?

Centrar su trabajo en torno a la comunicación consciente y estratégica

Cuando observamos una empresa como Zapier que ha adoptado con éxito el trabajo remoto en toda la empresa durante años, podemos ver que la comunicación está integrada en el núcleo de la cultura de su empresa. Incluso publicaron un libro electrónico completo sobre cómo administran la comunicación como una fuerza laboral casi 100% remota, vale la pena leerlo.

Las empresas y los equipos que realizan una transición efectiva al trabajo remoto suelen tener la comunicación como un componente central de su cultura. Por extensión, son estratégicos y conscientes cuando se comunican, y centran sus procesos y flujos de trabajo en torno a la comunicación. ¿Cómo puedes hacer lo mismo?

Organización y priorización de tareas

Trabajar de forma remota significa que tendrá que ser mucho más consciente de cómo estructura su jornada laboral. Las tareas que tienen más ambigüedad y partes móviles deben trabajarse antes de las reuniones con los miembros del equipo correspondientes para que pueda hacer preguntas importantes y tener conversaciones productivas.

Esto también significa que se debe tener en cuenta una mayor consideración por los demás en la forma en que organiza y prioriza su trabajo, ya que es importante que todos estructuren su día a día en torno a comunicaciones cruciales para evitar cuellos de botella.

Organización y priorización de reuniones

Es crucial ser consciente y estratégico durante las reuniones, anticipando problemas y puntos de ambigüedad con anticipación para que pueda obtener la aclaración que necesita para minimizar las suposiciones hechas. Todo el mundo está familiarizado con la sensación de salir de una reunión con más preguntas de las que tenía al entrar: estas reuniones pueden descarrilar proyectos, especialmente cuando todos trabajan de forma remota.

Para tareas recurrentes y sincronizaciones semanales, espere errores de comunicación y contratiempos inicialmente. Algunos procesos que involucran a varias personas pueden pasar perfectamente al trabajo remoto, pero otros pueden no hacerlo.

Cuando las cosas no salgan tan bien como se esperaba, identifique las áreas que generaron problemas o ambigüedad y realice cambios para que usted y su equipo finalmente encuentren la cadencia, la duración y la estructura de comunicación perfectas que les permitan a todos ejecutar.

la comida para llevar

Al final, es casi inevitable que las personas que trabajan desde casa necesiten pedir aclaraciones de manera no estructurada. La cantidad de mensajes enviados en Slack y otras herramientas de productividad en el lugar de trabajo se disparará, pero disminuirá gradualmente a medida que las personas se acostumbren más al trabajo remoto.

Si bien puede parecer ineficiente y molesto, nunca está mal enviarle a alguien un mensaje instantáneo si necesita una aclaración sobre algo. Si está sopesando si vale la pena o no preguntar, ¡probablemente lo sea!

El juicio sobre dónde puede hacer suposiciones y dónde no es algo que los equipos desarrollarán mucho más rápido cuando trabajen de forma remota. Si hay un lado positivo en el experimento forzado del trabajo remoto en toda la empresa antes de regresar a la oficina después de la pandemia, es que todos nos veremos obligados a aprender cómo convertirnos en comunicadores mejores y más conscientes.