6 pași fără greșeală pentru a evalua software-ul potrivit pentru afacerea dvs

Tot ce trebuie să știe un proprietar de afaceri înainte de a lua o decizie de cumpărare

Pe măsură ce companiile apelează la soluții de lucru de la domiciliu mai durabile, pe termen lung, instrumente precum Flock au devenit din ce în ce mai vitale pentru a menține angajații conectați în timp ce îndeplinesc cerințele de zi cu zi ale afacerii.

Recent, am văzut un număr copleșitor de companii apelând la noi pentru ajutor cu comunicarea lor internă. Pentru mulți, acesta este încă un teritoriu neexplorat. Alegerea instrumentului potrivit de colaborare în afaceri rămâne o preocupare primordială pentru organizațiile mari care doresc să rezolve rapid problemele și să minimizeze întreruperile.

Dar și acest lucru necesită ca liderul să adopte o perspectivă complet nouă pentru gestionarea echipelor de la distanță, în special pentru afacerile în creștere cu echipe interfuncționale. Organizații precum Twitter și Shopify au condus sarcina în trecerea la lucrul la distanță în mod permanent, în timp ce alți giganți precum Google, Microsoft, Morgan Stanley, JPMorgan, Capital One, Zillow, Slack, Amazon, PayPal și Salesforce și-au extins, de asemenea, activitatea de la... capabilități de acasă.

Deci, întrebarea de un milion de dolari în acest moment este: cum evaluează organizațiile software-ul pentru a stimula colaborarea eficientă în întreaga lor organizație? Cum arată procesul de evaluare a software-ului pentru întreprinderi? Aceasta este o provocare recurentă pe care am identificat-o cu clienții noștri de-a lungul călătoriei lor pentru a găsi software-ul potrivit pentru afacerea lor. Așa că am vrut să abordăm acest lucru în general, pas cu pas, pentru oricine altcineva care navighează în acest proces.

Pasul 1. Definiți-vă obiectivele și așteptările

Scopul tău este îmbunătățirea comunicării interne sau îmbunătățirea managementului de proiect? Definiți exact ce doriți să realizați și ce punct dureros doriți să rezolvați.

Yuliya Pavlova, COO al popularului lanț de cafea Tasty Coffee din Rusia, ne-a împărtășit procesul ei, spunând: „Folosirea programelor gratuite a venit cu câteva restricții: numărul de utilizatori, lipsa unei aplicații mobile, incapacitatea de a transfera fișiere etc. În plus, aceste aplicații de comunicare au fost folosite numai de personalul de la birou. Pentru noi, asta nu a funcționat, deoarece majoritatea companiei noastre este formată din angajați din producție. De-a lungul timpului, am mai deschis două cafenele și un e-shop, așa că nevoia de a ne unifica toate eforturile de comunicare a devenit și mai critică.”

Echipa Tasty Coffee, Rusia

Pavlova spune că s-au uitat și la câțiva factori importanți în timp ce adoptau un nou instrument pentru toți părțile interesate:

Comoditatea și simplitatea interfeței cu utilizatorul
Interfață și funcționalitate intuitive
Suport instantaneu bun

Apoi, odată ce ați stabilit punctele dureroase, aruncați-vă mai adânc și continuați să puneți întrebările dificile până când vă epuizați toate opțiunile:

Instrumentul nostru existent oferă deja această funcție sau este doar un supliment?
Ce valoare vrei să conduci cu adevărat?
Ce instrumente pot rezolva această problemă mai bine decât cele pe care le folosim?

Pasul 2. Intră în buruienile proceselor tale organizaționale

Procesele organizaționale ale fiecărei companii pot fi dezordonate atunci când încearcă să le integreze cu un nou software. O modalitate de a rezolva acest lucru este să mențineți o listă detaliată de priorități cu toate cerințele și elementele care nu sunt negociabile și să o verificați de la un expert din echipa dumneavoastră.

Dacă într-adevăr doriți să le transmiteți până acasă, puteți prioritiza cerințele dvs. folosind un sistem de puncte precum modelul de scor RICE și le puteți nota în consecință. În cele din urmă, alegerea dvs. se va baza pe o serie de factori, dar datele de susținere vor fi cele mai utile atunci când vă prezentați opțiunile unui factor de decizie sau unei echipe de achiziții.

După ce a evaluat și implementat multe instrumente, Gaurang Sinha, șeful GTM al Flock, găsește valoare în schimbarea perspectivei. „Păstrați părțile interesate interne la curent”, spune el. „Este important să vă amintiți că, în timp ce sunteți cumpărător în acest proces, vindeți și în mod intern liderilor de echipă, inclusiv directorului financiar, justificând în cele din urmă costul față de dvs. oportunitate de venituri. Pe măsură ce rămân implicați în proces, vă va ajuta să obțineți aprobări și finanțare mai rapid decât dacă ați finaliza procesul și încercați să-l vândă intern într-o prezentare uriașă.”

Pasul 3. Cucerește-ți cercetarea

Cercetarea soluțiilor poate avea impresia că mergi într-o groapă de iepure, dar poți învinge totuși printr-o abordare mai inteligentă.

Google inteligent. La prima vedere, Google poate copleși cu rezultate. Cum verifici linkurile pompate de SEO în comparație cu conținutul util și autentic? Expertul intern SEO al lui Flock, Rohit Chavane , recomandă o modalitate ușoară de a naviga pe terenul căutării, căutând lucruri de bază, cum ar fi adrese URL de încredere, fragmente și previzualizări de conținut. Veți ști dacă trebuie să vă modificați interogarea de căutare în funcție de rezultate.

Site-uri de comparare software. Acestea sunt locuri bune pentru a verifica recenziile și pentru a obține o imagine realistă a modului în care instrumentul s-ar compara cu concurenții săi. Site-uri precum G2Crowd și Capterra fac acest lucru foarte bine. Puteți chiar să comparați și să contrastați specificațiile software-ului împreună cu recenziile utilizatorilor.

Cuvântul din gură. Cere-ți colegilor sau echipei tale recomandări și folosește-le ca punct de plecare. Ridicați-vă și chiar adunați ideile publicând-le pe rețelele sociale. La naiba, etichetează un influencer pentru răspunsuri! Ai fi surprins de disponibilitatea oamenilor de a oferi feedback.

Vă amintiți acea listă de cerințe pe care o păstrați? Adăugați o secțiune pro și contra și urmăriți funcțiile care se referă la cerințele dvs. S-ar putea să observi o tendință. Apoi, restrângeți preferințele dvs. de top.

Pasul 4. Încearcă-l înainte de a-l cumpăra

Testați singur software-ul. Mai bine, invită-ți membrii echipei și colegii să încerce împreună cu tine. Rezolvați problemele cu echipa dvs., astfel încât să fiți mai bine pregătiți cu întrebările cheie atunci când aveți acea discuție cu agentul de vânzări.

Echipa de internet POA, Kenya

Marundu Muturi, șeful departamentului de îmbunătățire a afacerilor la POA Internet (pronunțat Poh-Ah; se traduce prin „Bine” în argoul swahili), ne-a oferit informații excelente asupra modului în care acest proces a funcționat pentru ei. Fiind una dintre companiile de internet în bandă largă cu cea mai rapidă creștere din Kenya, care deservesc comunitățile defavorizate, POA căuta o alternativă la Whatsapp pentru a-și îmbunătăți comunicarea, echilibrul dintre viața profesională și viața privată și accesul la informații (de pe orice dispozitiv). O considerație cheie, în afară de caracteristici și prețuri, a fost calitatea și viteza asistenței clienților pentru a-i ajuta să accelereze aceste îmbunătățiri.

„Aveam nevoie de sprijin pentru a fi cât mai rapid posibil pentru a ne pune în funcțiune cu Flock”, a spus el. Unele dintre celelalte instrumente de comunicare pe care le-au testat aveau un suport foarte lent, ceea ce nu avea să funcționeze pentru ei, mai ales când treceau la un nou mediu de lucru de acasă.

Puncte ca acestea sunt critice pentru orice companie care adoptă un nou software de afaceri, așa că nu vă odihniți până nu testați.

Pasul 5. Apelul Demo

După ce ați reușit să discutați cu un expert, veți dori să mergeți mai departe și să rezervați o demonstrație live. Pentru a face experiența demo mai eficientă pentru compania dvs., implicați-vă șeful IT sau un manager senior și pregătiți un set de întrebări și preocupări.

Începeți cu prezentarea companiei și a rolului dvs., apoi continuați cu cazul dvs. de utilizare sau punctele dure ale apelului. Este timpul să puneți toate întrebările corecte și greșite, deoarece acestea se referă la nevoile dvs. specifice de afaceri.

„Fiecărui agent de vânzări îi este frică de moarte de un lucru: aerul mort. A pune întrebări este o modalitate excelentă de a obține mai mult [decât mai puțin] în apelul demonstrativ.”
—Gaurang Sinha, șeful GTM la Flock

O conversație cu un furnizor de soluții vă va oferi o perspectivă asupra a ceea ce funcționează pentru afacerea dvs. și a ceea ce nu. Și chiar dacă nu funcționează pentru tine, vei avea acea învățare pe care să o duci înainte la un alt demo care se poate dovedi neprețuit.

Pasul 6. Marele P: Prețuri

Nu în ultimul rând, dar cu siguranță nu în ultimul rând, este evaluarea prețurilor. „Se încadrează în bugetul meu?” este cu siguranță una dintre cele mai evidente întrebări pe care le veți pune în procesul de luare a deciziilor. Dar câteva întrebări la fel de importante pe care ar trebui să le puneți sunt:

Obțineți valoare reală pentru ceea ce plătiți?
Acest instrument rezolvă toate punctele dureroase?
Dacă nu, ce alte instrumente sunt disponibile în limita bugetului dvs.?
Puteți pilota instrumentul timp de câteva săptămâni înainte de a vă angaja pe termen lung?

Dacă, după cercetarea ta, încă te străduiești să găsești un instrument care să abordeze fiecare punct de durere, stabilește care priorități nu sunt negociabile și mergi cu cel care le rezolvă mai întâi.

O regulă de bază bună este să obțineți o zonă cu un mic subset al organizației dvs. pentru a vedea dacă software-ul se potrivește cu adevărat la scară. Dacă descoperiți că există nevoi conflictuale în organizația dvs., optați pentru instrumentul care are cel mai mult sens pentru afacerea dvs. de bază.

Amintiți-vă, vă străduiți să oferiți angajaților dvs. cea mai bună experiență posibilă de lucru de la domiciliu, așa că implicați-i devreme în acest proces și solicitați-le feedback. Un efort colaborativ de evaluare este cel mai bun și cel mai de succes mod de a face acest lucru.

---

Ai nevoie de mai mult ajutor pentru evaluarea instrumentelor pentru compania ta? Faceți clic pe „Chat Live” în dreapta acestui articol pentru a intra în legătură cu noi. Abia așteptăm să vorbim cu tine!