6 خطوات مضمونة لتقييم البرنامج المناسب لعملك

كل ما يحتاج صاحب العمل إلى معرفته قبل اتخاذ قرار الشراء

مع تحول الشركات إلى حلول عمل من المنزل أكثر استدامة وطويلة الأجل ، أصبحت أدوات مثل Flock حيوية بشكل متزايد لإبقاء الموظفين على اتصال أثناء تلبية متطلبات العمل اليومية.

لقد رأينا مؤخرًا عددًا هائلاً من الشركات تتواصل معنا للحصول على المساعدة في اتصالاتها الداخلية. بالنسبة للكثيرين ، لا تزال هذه منطقة مجهولة. يظل اختيار أداة التعاون التجاري المناسبة مصدر قلق رئيسي للمؤسسات الكبيرة التي تتطلع إلى حل المشكلات بسرعة وتقليل التعطيل.

لكن هذا يتطلب أيضًا أن تتبنى القيادة منظورًا جديدًا تمامًا لإدارة الفرق عن بُعد ، خاصةً للشركات النامية مع فرق متعددة الوظائف. قادت منظمات مثل Twitter و Shopify المسؤولية في الانتقال إلى العمل عن بُعد بشكل دائم ، بينما قام عمالقة آخرون مثل Google و Microsoft و Morgan Stanley و JPMorgan و Capital One و Zillow و Slack و Amazon و PayPal و Salesforce بتمديد عملهم أيضًا من - قدرات المنزل.

إذن ، السؤال المليون دولار الآن هو: كيف تقيم المنظمات البرامج لتعزيز التعاون الفعال عبر مؤسستهم بأكملها؟ كيف تبدو عملية تقييم برامج المؤسسة؟ هذا تحدٍ متكرر حددناه مع عملائنا طوال رحلتهم للعثور على البرنامج المناسب لأعمالهم. لذلك أردنا معالجة هذا الأمر بشكل عام - خطوة بخطوة - لأي شخص آخر يتنقل في هذه العملية.

الخطوة 1. حدد أهدافك وتوقعاتك

هل هدفك تحسين الاتصال الداخلي أو تحسين إدارة المشروع؟ حدد بالضبط ما الذي تتطلع إلى تحقيقه وما هي نقطة الألم التي تبحث عن حل لها.

شاركت يوليا بافلوفا ، مديرة العمليات في سلسلة القهوة الشهيرة Tasty Coffee في روسيا ، عمليتها معنا ، قائلة: "جاء استخدام البرامج المجانية مع عدد غير قليل من القيود: عدد المستخدمين ، وعدم وجود تطبيق جوال ، وعدم القدرة على نقل الملفات ، وما إلى ذلك. بالإضافة إلى ذلك ، تم استخدام تطبيقات الاتصال هذه فقط من قبل موظفي المكتب. بالنسبة لنا ، لم ينجح ذلك ، لأن معظم شركتنا تتكون من موظفين من الإنتاج. بمرور الوقت ، افتتحنا مقهيين آخرين ومتجرًا إلكترونيًا ، لذا أصبحت الحاجة إلى توحيد جميع جهود الاتصال لدينا أكثر أهمية ".

فريق القهوة اللذيذ ، روسيا

يقول بافلوفا إنهم كانوا يبحثون أيضًا في بعض العوامل المهمة أثناء تبني أداة جديدة لجميع أصحاب المصلحة:

ملاءمة وبساطة واجهة المستخدم
واجهة ووظائف بديهية
دعم فوري جيد

بعد ذلك ، بمجرد تحديد نقاط الألم لديك ، تعمق أكثر واستمر في طرح الأسئلة الصعبة حتى تستنفد جميع خياراتك:

هل توفر أداتنا الحالية هذه الوظيفة بالفعل أم أنها مجرد وظيفة إضافية؟
ما هي القيمة التي تتطلع إلى قيادتها حقًا؟
ما الأدوات التي يمكنها حل هذه المشكلة بشكل أفضل من تلك التي نستخدمها؟

الخطوة 2. ندخل في أعشاب العمليات التنظيمية الخاصة بك

يمكن أن تشعر العمليات التنظيمية لكل شركة بالفوضى عند محاولة دمجها مع برنامج جديد. تتمثل إحدى طرق معالجة ذلك في الاحتفاظ بقائمة مفصلة بالأولويات مع جميع متطلباتك وغير القابلة للتفاوض ، والحصول عليها من خبير في فريقك.

إذا كنت تريد حقًا نقل البيانات إلى المنزل ، فيمكنك تحديد أولويات متطلباتك باستخدام نظام النقاط مثل نموذج نقاط RICE ، وتسجيلها وفقًا لذلك. في النهاية ، سيعتمد اختيارك على عدد من العوامل ، لكن البيانات الداعمة ستكون مفيدة للغاية عندما تقدم خياراتك إلى صانع القرار أو فريق المشتريات.

بعد تقييم وتنفيذ العديد من الأدوات ، يجد Gaurang Sinha ، رئيس Flock لـ GTM ، قيمة في تغيير المنظور. "أبقِ أصحاب المصلحة الداخليين على اطلاع دائم" ، كما يقول. "من المهم أن تتذكر أنه أثناء قيامك بشراء فرصة الإيرادات. نظرًا لأنهم يظلون مشاركين في العملية ، فسوف يساعدك ذلك في الحصول على الموافقات والتمويل بشكل أسرع مما لو كنت ستكمل العملية وتجربهم لبيعها داخليًا في عرض تقديمي ضخم واحد ".

الخطوة 3. قهر البحث الخاص بك

قد تشعر بأنك تبحث عن حلول وكأنك تنزل في حفرة أرنب ، لكن لا يزال بإمكانك الانتصار باتباع نهج أكثر ذكاءً.

جوجل بذكاء. للوهلة الأولى ، يمكن أن ترهق Google بالنتائج. كيف يمكنك فحص الروابط التي يتم ضخها بواسطة مُحسنات محركات البحث مقابل المحتوى المفيد والأصلي؟ يوصي خبير تحسين محركات البحث في Flock ، Rohit Chavane ، بطريقة سهلة للتنقل في تضاريس البحث من خلال البحث عن أشياء أساسية مثل عناوين URL الموثوقة والمقتطفات ومعاينات المحتوى. ستعرف ما إذا كنت بحاجة إلى تعديل استعلام البحث بناءً على النتائج.

مواقع مقارنة البرامج. هذه أماكن جيدة للتحقق من المراجعات والحصول على صورة واقعية لكيفية تكديس الأداة ضد منافسيها. تقوم مواقع الويب مثل G2Crowd و Capterra بعمل ذلك بشكل جيد حقًا. يمكنك حتى مقارنة مواصفات البرامج وتباينها مع مراجعات المستخدم.

كلمة إيجابية. اطلب من زملائك أو فريقك التوصيات واستخدمها كنقطة انطلاق. اغتنم الفرصة وقم حتى بالتعهيد الجماعي للأفكار من خلال نشرها على وسائل التواصل الاجتماعي. هيك ، ضع علامة على المؤثر للحصول على إجابات! ستندهش من رغبة الناس في إبداء الرأي.

تذكر قائمة المتطلبات التي كنت تحتفظ بها؟ أضف قسمًا للإيجابيات والسلبيات وتتبع الميزات التي تتعلق بمتطلباتك. قد تلاحظ وجود اتجاه. ثم قم بتضييق نطاق تفضيلاتك العليا.

الخطوة 4. جربها قبل شرائها

اختبر البرنامج بنفسك. والأفضل من ذلك ، قم بدعوة أعضاء فريقك وزملائك لتجربتها معك. اكتشف مكامن الخلل مع فريقك حتى تكون مستعدًا بشكل أفضل للأسئلة الرئيسية عندما يكون لديك هذا النقاش مع مندوب المبيعات.

فريق POA للإنترنت ، كينيا

قدم لنا ماروندو موتوري ، رئيس تحسين الأعمال في POA Internet (تُنطق Poh-Ah ، ويُترجم إلى "Good" باللغة السواحيلية العامية) ، رؤى رائعة حول كيفية نجاح هذه العملية بالنسبة لهم. باعتبارها واحدة من شركات الإنترنت ذات النطاق العريض الأسرع نموًا في كينيا التي تخدم المجتمعات المحرومة ، كانت POA تبحث عن بديل لتطبيق Whatsapp لتحسين الاتصال والتوازن بين العمل والحياة والوصول إلى المعلومات (من أي جهاز). كان أحد الاعتبارات الرئيسية ، بصرف النظر عن الميزات والأسعار ، هو جودة وسرعة دعم العملاء لمساعدتهم على تسريع هذه التحسينات.

قال: "لقد احتجنا إلى الدعم لنكون سريعًا قدر الإمكان حتى نتمكن من العمل مع Flock". بعض أدوات الاتصال الأخرى التي قاموا باختبارها كانت تتمتع بدعم بطيء جدًا ، والذي لن يعمل معهم ، خاصة عند الانتقال إلى بيئة عمل جديدة من المنزل.

تعتبر مثل هذه النقاط بالغة الأهمية لأي شركة تتبنى برنامجًا تجاريًا جديدًا ، لذلك لا ترتاح حتى تختبر.

الخطوة 5. نداء العرض

بمجرد أن تتمكن من الدردشة مع خبير ، سترغب في المضي قدمًا وحجز عرض توضيحي مباشر. لجعل التجربة التجريبية أكثر كفاءة لشركتك ، احصل على رئيس قسم تكنولوجيا المعلومات أو أحد كبار المديرين المشاركين وقم بإعداد مجموعة من الأسئلة والمخاوف.

ابدأ بتقديم شركتك ودورك ، ثم انتقل إلى حالة الاستخدام أو نقاط الألم المحددة الخاصة بك في المكالمة. هذا هو الوقت المناسب لطرح جميع الأسئلة الصحيحة والخاطئة من حيث صلتها باحتياجات عملك المحددة.

"كل مندوب مبيعات يخاف بشدة من شيء واحد: الهواء الميت. يعد طرح الأسئلة طريقة رائعة لتحقيق أكثر [من أقل] في المكالمة التجريبية ".
—Gaurang Sinha ، رئيس GTM في Flock

ستمنحك المحادثة مع مزود الحلول نظرة ثاقبة لما يصلح لعملك وما لا يصلح. وحتى إذا لم ينجح الأمر معك ، فستتعلم كيفية المضي قدمًا في عرض توضيحي آخر قد يكون ذا قيمة كبيرة.

الخطوة 6. الصفحة الكبيرة: التسعير

أخيرًا وليس آخرًا ، تقييم الأسعار. "هل تناسب ميزانيتي؟" هو بالتأكيد أحد الأسئلة الأكثر وضوحًا التي ستطرحها في عملية اتخاذ القرار. لكن بعض الأسئلة التي لا تقل أهمية والتي يجب أن تطرحها هي:

هل تحصل على قيمة حقيقية مقابل ما تدفع مقابله؟
هل هذه الأداة تحل جميع نقاط الألم؟
إذا لم يكن كذلك ، فما هي الأدوات الأخرى المتاحة في حدود ميزانيتك؟
هل يمكنك تجربة الأداة لبضعة أسابيع قبل الالتزام بها على المدى الطويل؟

إذا كنت لا تزال تكافح ، بعد إجراء البحث ، للعثور على أداة تعالج كل نقطة ألم ، فحدد الأولويات غير القابلة للتفاوض واذهب مع تلك التي تحلها أولاً.

تتمثل القاعدة الأساسية الجيدة في الحصول على وضع الأرض مع مجموعة فرعية صغيرة من مؤسستك لمعرفة ما إذا كان البرنامج يناسب حقًا الفاتورة على نطاق واسع. إذا وجدت أن هناك احتياجات متضاربة عبر مؤسستك ، فاختر الأداة الأكثر منطقية لعملك الأساسي.

تذكر أنك تسعى جاهدًا لتزويد موظفيك بأفضل تجربة عمل من المنزل ممكنة ، لذا أشركهم مبكرًا في هذه العملية واطلب ملاحظاتهم. الجهد التعاوني للتقييم هو أفضل وأنجح طريقة للقيام بذلك.

---

هل تحتاج إلى مزيد من المساعدة في أدوات التقييم لشركتك؟ انقر على "الدردشة المباشرة" على يمين هذه المقالة للتواصل معنا. لا يسعنا الانتظار للتحدث معك!