Cum să faci gestionarea timpului ușoară

Cu cât sunt mai multe sfaturi de gestionare a timpului, cu atât mai multe vom crede că asta este tot ceea ce există – sfaturi rapide, ușor de acționat. Tot ce este nevoie este să citim niște ghiduri, cărți de autoajutorare și bloguri până când găsim câteva care rezonează cu noi și suntem gata! Din păcate, realitatea este mai puțin atractivă. Gestionarea timpului necesită dedicare, efort, consecvență și sacrificii. Este o muncă grea, smulgerea obiceiurilor proaste. Dar pentru a cultiva abilități bune, va trebui să aprofundezi metode dincolo de a învăța cum să faci sarcini de făcut și programe perfecte.

Astăzi, analizăm modul în care gestionarea timpului se referă mai mult la modul în care gândiți și simțiți despre timp și cum să folosiți acele idei pentru pași specifici către îmbunătățire.

Adevărul incomod despre gestionarea timpului

Nu poți niciodată să-ți gestionezi timpul cu adevărat. Nu putem să facem mai mult timp, să-l salvăm sau să-l furăm din alte aspecte ale vieții noastre. Nu este o unealtă, nici o resursă care poate fi pusă la îndoială ca un cal sălbatic. În schimb, ne schimbăm prioritățile și programele și luăm decizii dificile.

Singurul lucru pe care îl poți face cu adevărat este să schimbi modul în care îl percepi și să înveți cum să te gestionezi pe tine și energia ta și să lași timpul să fie doar asta. Gestionarea timpului ar trebui să fie mai degrabă ca învățarea cum să manevrezi un râu, cunoașterea bărcii tale, tehnicile potrivite de canotaj, cum să te echilibrezi corect și să te pregătești mental pentru repezirile ocazionale din față; mai degrabă decât să te gândești cum poți încetini râul sau cum îi poți modifica cursul.

Cu timpul limitat pe care îl avem cu toții, este important să învățăm cum să ne concentrăm asupra sarcinilor care contează pe termen lung (în carieră și viață) și cum să-ți investești energia cu înțelepciune.

De ce managementul timpului poate fi dificil pentru tine

Întâmpinați dificultăți în a vă respecta lista de lucruri de făcut? Ajungi la sfârșitul zilei și simți că ai fi putut face mai mult? Ați încercat fiecare aplicație sub soare și niciuna dintre ele nu durează mai mult de o săptămână pe telefon înainte de a renunța?

Vestea bună este că nu e nimic în neregulă cu tine. Vestea proastă este că va trece ceva timp până când te vei face mai bine. Și sunt pe cale să vă spun de ce.

Cât de bun ești la gătit?

M-am întrebat adesea de ce partenerul meu a fost prea intimidat pentru a găti de cartea de bucate. Tot ce trebuie să facă este să urmeze rețeta: are măsurile scrise, instrumentele, ingredientele... nu e nimic. Dar o dată, în timp ce pregătea o masă, m-a întrebat cum ar fi trebuit să arate carnea atunci când era „pe măsură”, ca să poată arunca restul ingredientelor.

Și apoi m-a lovit.

Nicio cantitate de detalii din rețetă sau instrumente specifice nu îi poate oferi încredere atunci când vine vorba de abilitățile și cunoștințele de bază. Pentru mine, după ani de experiență, gătitul vine ușor: știu de ce unelte am nevoie fără să mă gândesc, pot urmări timpul de gătit și măsurătorile bazate pe o bănuială. Pentru a găti o masă de succes, trebuie să știți cum ar trebui să arate felul de mâncare în timpul procesului, cum ar trebui să miroasă, cât timp trebuie să gătească fiecare ingredient și când să fie introdus.

Fără aceste abilități și experiență anterioară, partenerul meu a rămas blocat. În ciuda faptului că ai cartea de bucate și instrumentele (în cazul nostru, toate acele articole și videoclipuri de productivitate).

Aceeași idee poate fi aplicată la orice: pictură, prelucrarea lemnului, programare, editare video, ce-i spune. Fiecare dintre aceste activități necesită anumite seturi de abilități de bază. Fără ele, nicio cantitate de instrumente sau metode fanteziste nu vă poate ajuta să vă îmbunătățiți.

Poate de aceea fiecare cronometru Pomodoro din magazinul de aplicații, lista de activități bazată pe browser sau jurnalul bullet nu vă ajută să vă țineți evidența timpului și să rămâneți productiv.

Să aruncăm o privire la ce abilități trebuie să le dezvolți mai întâi, înainte de a căuta instrumente și ghiduri de gestionare a timpului care să te ajute cu specificul.

Managementul timpului are nevoie de trei calități cheie pentru a funcționa

Stăpânirea abilităților de management necesită o schimbare în înțelegerea timpului. Pentru a realiza acest lucru, Erich C. Dierdorff recomandă să lucrați la trei lucruri:

1. Conștientizarea timpului – realizarea acestuia este limitată, păstrând o perspectivă realistă asupra timpului;
2. Aranjare – gestionarea programului, planificarea și prioritizarea pentru a utiliza cât mai bine timpul;
3. Adaptare – observați și analizați utilizarea timpului pentru îmbunătățiri suplimentare și învățați cum să vă adaptați la schimbările din programul dvs.

Într-o cercetare, Dierdorff a observat 1200 de participanți și cum au gestionat aceste trei abilități într-un test de 30 de minute. El a observat că aranjarea le-a fost mult mai ușoară decât conștientizarea și adaptarea – adică oamenii au obținut un scor mai bun la organizarea programelor, dar gestionarea turelor, anulărilor, prelungirilor excesive și a oricărei perturbări a termenului limită a fost gestionată mai rău.

Din aceasta, Dierdorff a concluzionat că conștientizarea și adaptarea sunt mult mai greu de stăpânit. S-ar putea explica de ce ne luptăm mereu cu amânarea și menținerea obiceiurilor sănătoase, chiar și atunci când planurile noastre par a fi sigure.

La fel ca și participanții săi, și tu s-ar putea să fii mai bun în doar una sau două treimi din aceste abilități. Să vedem cum se poate practica fiecare dintre ele până ajungi la un echilibru sănătos între cele trei.

Cum să îmbunătățiți conștientizarea timpului

Atitudinea ta generală față de timp trebuie să se schimbe, deoarece chiar și cu cea mai bună organizație te poți simți stresat că vrei să fii mai productiv sau te temi că vei scăpa.

Exersați conștientizarea jucându-vă

Cercetările lui Dierdorff au făcut ca participanții să efectueze o microsimulare care a durat o jumătate de oră. În același mod, vă puteți testa gestionarea timpului, organizarea și prioritizarea fără instrumente sofisticate, acasă.

Jocuri video!

Există o mulțime de jocuri video care se bazează pe managementul timpului și al resurselor, cu atâta sau cât de puțină poveste și bibelouri pe cât doriți. Aceste jocuri oferă microsimulări proprii, în care trebuie să jonglați cu resurse, timp, sarcini, angajați și evenimente aleatorii care apar. Obiectivele sunt de obicei fie să câștigi suficienți bani pentru a-ți menține magazinul/restaurantul/afacerea pe linia de plutire, fie să obții cele mai bune rezultate posibile pentru fiecare zi și să crești succes.

Jocurile de gestionare a timpului sunt cea mai simplă, dar și cea mai distractivă modalitate de a vedea cum gestionați timpul și ce aspecte ale muncii acordați prioritate. Doar asigurați-vă că acordați atenție stilului dvs. de joc, altfel veți juca doar jocuri video, în loc să îl tratați ca pe o oportunitate de învățare.

Schimbă-ți atitudinea față de timp cu o mantră

Căutând percepțiile despre timp ale antreprenorilor de succes în cercetarea mea, am întâlnit una de Rosie Guagliardo, de la Inner Brilliance Coaching . Ea a spus asta:

„Este important să-ți cunoști prioritățile și să aliniezi activitățile cu acestea, dar te poți simți totuși stresat. Din moment ce nu poți schimba timpul pe care îl ai, schimbă cum te simți în legătură cu el. Dacă crezi că nu ai suficient timp, te vei simți stresant. Spune-ți „Am tot timpul din lume”. Te vei simți mai calm, mai prezent și deschis către soluții noi și diferite, permițându-ți să faci mai multe.”

Merge chiar la miezul schimbării conștientizării despre ce este timpul și cum ar trebui să simțiți despre el. Există mii de vorbe despre timp, iar una dintre ele cu siguranță va rezona cu tine. Este o acțiune atât de mică, dar semnificativă – alegerea citatului va spune multe despre cele mai mari nesiguranțe, preocupări sau speranțe despre timp.

Menținerea ei în minte sau repetarea în fiecare zi va arde mantra în conștiința ta.

Obțineți feedback extern

Este de la sine înțeles că avem tendința de a fi prea subiectivi în ceea ce privește propria noastră muncă. Autoevaluarea noastră va fi întotdeauna greșită într-un fel, indiferent dacă ne judecăm prea aspru sau prea blând.

În funcție de locul de muncă, dacă ești student, liber profesionist sau manager, sursele tale de feedback vor diferi. De obicei sunt:

• Colegi de serviciu (colegii a căror părere o prețuiești);
• Manageri sau lideri de echipă;
• Prietenii si familia;

Trebuie să-ți împărtășești ideile și obiectivele cu persoana care oferă feedback-ul și să-i spui ce fel de comentarii aveți nevoie. Există, de asemenea, opțiunea de a crea un tip de șablon pe care le puteți oferi. Cu cât împărtășiți mai multe informații, cu atât îi va fi mai ușor pentru persoana să dea observații precise și care pot fi acționate.

Petreceți ceva timp introspectând

Un lucru pe care l-am făcut și l-am găsit personal cel mai benefic a fost să creez o reprezentare vizuală a conștientizării mele timpului. În acest fel, am putut să identific ce era în neregulă cu percepțiile mele și ce m-a împiedicat să devin mai productiv. Iată cum am făcut-o:

• Am identificat mai întâi cea mai mare problemă

Necazul a fost amânarea mea – îmi doream să duc treaba la bun sfârșit, dar nu puteam să mă dezvolt fizic.

• Am notat tiparele de comportament

De obicei, era în căutarea muzicii potrivite pe care să se concentreze (și apoi să fie distras), amintindu-mi că trebuia să sun un prieten pentru ceva important, o anumită corvoadă etc.

• Am notat sentimentele care au venit cu comportamentul

Ca și în cazul oricărei amânări, sentimentul era de obicei de vinovăție, teamă de întârziere și sentiment de incompetență. Chiar dacă le cunoșteam, le-am notat totuși lângă fiecare comportament. Așa am văzut ce mi-a provocat cea mai mare suferință și aș fi putut să mă gândesc la o posibilă soluție.

• Am tot intrebat „de ce”

Alături de sentimente, am încercat să răspund și la întrebarea „de ce”. De ce am ales să pierd timpul alegând muzică? De ce am simțit nevoia să-l sun pe acel prieten acum? De ce nu aș putea să fac treaba într-o jumătate de oră, după ce am terminat cu sarcina?

• Am analizat grila

Această activitate funcționează similar cu jurnalizarea – puneți luptele pe hârtie și le explorați în detaliu chinuitor, deoarece vizualizarea vă oferă o perspectivă diferită a problemei. În cele din urmă, mi-am dat seama că toate distragerile mele au fost evitarea de a scrie un articol slab și teama de a nu se ridica la nivelul așteptărilor. Pentru că, dacă nu încep să scriu un articol, nu poate fi rău, nu?

A fost ceva ce credeam că este cauza principală, dar nu am fost niciodată sigur de asta. Obținerea acestui tip de închidere s-a dovedit a fi foarte bună și pentru sănătatea mea mintală. Activitatea m-a forțat să examinez tot ce am făcut sau am simțit și, într-un fel, am acționat ca propriul antrenor de productivitate.

Cum să îmbunătățiți aranjamentul

Îmbunătățirea aranjamentului înseamnă a învăța cum să planificați și să prioritizați mai bine, astfel încât bazele pe care se află gestionarea timpului dvs. să rămână solide și neclintite. La urma urmei, acesta este cel mai concret mod prin care poți relua controlul asupra timpului tău.

Încercați să reinventați lista de lucruri de făcut

Peter Bregman de la Bregman Partners a spus cum:

„Pentru mulți dintre noi, lista noastră de lucruri de făcut a devenit mai mult o listă de vinovăție: un inventar a tot ceea ce dorim să facem, planificăm să facem, ar trebui să facem cu adevărat, dar nu ajungem niciodată. Seamănă mai degrabă cu o listă „Nu voi ajunge niciodată la asta.”

Și face o idee foarte bună. De multe ori, scriem o listă de sarcini care trebuie făcute, fără a ține cont de cât timp sau energie vor lua. Și până la sfârșitul zilei de lucru, suntem blocați să regretăm că nu am făcut tot ce am pus pe platoul nostru.

În același articol pentru Harvard Business Review , Bregman propune ca în loc de o listă vagă de lucruri de făcut, să adoptăm mai puține puncte marcate, dar cu timpi de lucru mai stricti. Acest lucru se realizează cel mai bine prin utilizarea casetelor de timp, în care stabiliți o perioadă fixă ​​de timp pentru fiecare sarcină, cu un avertisment: începeți și încheiați sarcina exact în minutul stabilit.

Un exemplu de timeboxing în Clockify

Când orele de lucru sunt flexibile, riscați să vă alunecați într-o zi de lucru de 12 ore. A avea un cadru strict vă va ajuta să realizați mai mult pe parcursul zilei și să terminați la timp.

Cum să îmbunătățești adaptarea

După cum am menționat anterior, adaptarea este arta subtilă de a fi suficient de flexibil pentru a-ți salva programul de orice i-ar putea arunca viața. Urgențe, întâlniri neașteptate, întâlniri uitate, termene limită încălcate... ce-i spune.

Cu toate acestea, în loc să învățăm cum să gestionăm stresul sau să învățăm să planificăm mai bine (ceea ce am făcut), ce-ar fi să arătăm ce înseamnă de fapt îmbunătățirea adaptabilității?

Recunoaște că vei avea zile proaste, dar nu te exagera cu ele

Destul de des, m-am întâlnit cu diverse videoclipuri și articole YouTube care scriau despre cum să vă permiteți să trăiți zile proaste, când gestionarea timpului pur și simplu nu vă merge. Și deși acest lucru este adevărat, m-am simțit adesea vinovat dacă două sau trei astfel de zile se aliniază. Mai mult decât atât, aceste resurse par puțin scrise, într-un fel, și nu prea mă pot raporta la autor.

Asta a fost, până când am dat de un videoclip de Matt D'Avella, al cărui canal YouTube de productivitate numără milioane de spectatori. Videoclipurile sale se concentrează pe productivitate, auto-îmbunătățire și evitarea culturii burnout/hustle. Pentru un videoclip intitulat Cum rămân productiv toată ziua , în mod surprinzător, el nu a făcut-o. Să văd montajul cu el trecând peste zi luptându-se cu unele sarcini, eșuând în unele locuri și reușind în altele, pentru a termina în cele din urmă amânarea unora mai mari a fost – revigorant.

Văzându-l pe D'Avella înfruntându-se cu neplăcerea de a nu termina niște sarcini importante, doar pentru a face pace cu ea, a dat din umeri și a merge la sala de sport la sfârșitul zilei, a făcut-o ciudat de reconfortant. Mi-a arătat că avem nevoie de o cantitate egală de înțelegere, eliberare și încredere că vom putea termina acele sarcini data viitoare, pentru a fi cu adevărat adaptabili.

Pentru că cu cât te îngrijorezi mai mult de programul tău, de timpul pierdut sau de ceea ce nu a funcționat, cu atât devii mai rigid.

Nu planifica fiecare zi în detaliu

Forbes a publicat nu cu mult timp în urmă un articol despre miturile managementului timpului, iar un sfat al unui intervievat mi-a rămas bine:

„”Planifică-ți ziua” a fost odinioară mantra managementului timpului. Cu toate acestea, dacă tot ce faci este să-ți planifici ziua, obiectivele pe termen lung nu se vor apropia niciodată. Închei ziua cu sarcini suplimentare care sunt adăugate pe lista de mâine până când în cele din urmă renunți la ele. Pot fi sarcini neimportante, dar de cele mai multe ori sunt sarcini cu un orizont de timp mai lung. Includeți timp în săptămâna dvs. pentru obiective strategice pe termen lung.”

Jim Vaselopulos, Rafti Advisors, Inc.

Dacă te concentrezi prea mult pe fiecare zi, riști să devii miop. Oricare ar fi obiectivele pe termen lung pe care le-ați avut, toate rămân pe marginea drumului. Aceasta deschide o problemă cu totul nouă de a face sarcini zilnice fără niciun alt motiv decât „a face termenul limită”.

Pune deoparte o zi pe săptămână în care vei revizui obiectivele pe termen lung și vei schimba sau adapta programul zilnic în funcție de modul în care aceste sarcini se aliniază cu acestea. Veți descoperi că este mai ușor să vă adaptați la schimbări neașteptate. Cunoașterea care sunt obiectivele tale pe termen lung te va ajuta să faci alegeri mai informate cu privire la modul de adaptare.

Un sistem de suport bun merge mult

Unul dintre motivele pentru care managementul timpului tău are de suferit este lipsa de sprijin. Unora le place să aibă oameni în jurul lor care lucrează pentru același scop. Un fel de a face un curs de limbă și de a vedea aceiași oameni de două ori pe săptămână în sala de clasă, depunând efortul de a ajunge la același nivel de limbă.

Dar cum funcționează când vine vorba de managementul timpului?

Vom arunca o privire la câteva lucruri pe care le puteți face pentru a face mediul înconjurător mai „prietenos pentru elevi”, în timp ce încercați să cultivați o mentalitate și o relație mai sănătoasă cu timpul.

Sprijin în rândul familiei și prietenilor tăi

Descărcarea unei aplicații zilnice de gestionare a timpului, de exemplu. Există câteva dintre care să alegeți în magazinele de aplicații și consolidează programul fiecărui membru al familiei cu activitățile și obligațiile mai mari pe care le aveți împreună.

În plus, pentru cei care au copii, există aplicații și exerciții pentru a preda copiilor gestionarea timpului. Oferă o oportunitate unică de a reveni la elementele de bază și de a reevalua ceea ce știi.

Sprijin în rândul colegilor tăi

Dacă faci parte dintr-o echipă sau dintr-un departament și relația ta cu colegii/colegii de echipă este în general bună, poți oricând să apelezi la ei pentru sprijin. Pur și simplu să vă împărtășiți provocările, să cereți sfaturi sau să verificați de două ori o metodă pe care doriți să o implementați va face deja un drum lung.

Pentru a face un pas mai departe, puteți organiza un grup mic cu un scop comun. Sprijinul dintre cei care cunosc compania și munca la fel de bine ca tine este excelent pentru validare și înțelegere.

Asistență online

Aplicația de formare și urmărire a obiceiurilor Habitica poate fi folosită ca un exemplu în care comunitatea online servește ca un sistem de sprijin excelent. Aplicația în sine are un forum robust în interior, unde utilizatorii se pot reuni în jurul obiectivelor și experiențelor comune și pot căuta comentarii, opinii și sfaturi.

În mod similar, site-urile web bazate pe forum și forumurile de discuții precum Reddit , de exemplu, oferă numeroase fire și subiecte pentru discuții gratuite. Acest tip de asistență poate fi, de asemenea, cel mai bun tip, văzând cum aveți un bazin de cunoștințe de sute – dacă nu mii – de oameni din întreaga lume. Sunteți obligat să întâlniți niște tehnici, metode și lucruri noi de gândit.

panoul de mesaje r/productivitate pe reddit.com

Bazează-te pe persistență, nu pe motivație

Nu în ultimul rând, unul dintre cele mai bune și cel mai adesea trecute cu vederea sfaturi este să nu te bazezi pe motivația de a lucra, ci pe persistența pură.

Nu este surprinzător de ce deseori respingem noțiunea de „începe cu încăpățânare o sarcină chiar dacă nu avem chef”. Este neplăcut, preferăm să facem orice altceva și nu avem nicio idee dacă rezultatul va merita efortul. Ca bonus, ne vom simți îngrozitor tot timpul, nu?

Ei bine, oricât de ciudat poate fi, uneori trebuie să fim părinți și să impunem disciplina. Pe de o parte, poate deveni o unitate stabilă după ceva timp.

Pe de altă parte, după cum ne-a spus artistul și antrenorul de productivitate Katy Arrington, uneori avem nevoie doar de obiectivul potrivit pentru a ne gestiona amânarea. Nu pentru a ne bate pe noi înșine din cauza lipsei de disciplină, ci pentru a găsi obiective reale, tangibile, care să ne scoată din coca atunci când avem cea mai mare nevoie.

A concluziona

Înțelegerea gestionării timpului este o muncă grea, obositoare. Dar poate fi mai ușor dacă te pui în mentalitatea corectă și începi să privești timpul diferit. Este o constantă, nu o resursă pe care trebuie să înveți să o folosești. A învăța cum să dezvolți o atitudine sănătoasă față de programe, timpul petrecut, timpul pierdut și ceea ce este important pentru tine în viață, crește foarte mult șansele de a respecta obiceiurile bune de gestionare a timpului.