Importanța jurnalelor de audit pentru echipele de marketing digital

Panica lovește la vederea unui tablou de bord de analiză la trei zile după lansarea campaniei clientului dvs. Conform cifrelor, anunțurile dvs. au generat 50.000 de clicuri, dar pagina de destinație corespunzătoare după clic? Are doar 10.000 de vizite înregistrate.

Unde sunt cei 40.000 de vizitatori care lipsesc?

Frenet, dai de urma reclamelor și faci o descoperire zguduitoare: fiecare dintre ele indică o pagină 404.

La un moment dat, cineva din organizația dvs. a dat peste cap - și fără un jurnal de audit detaliat, nu aveți de unde să știți cine sau cum. Acum, agenția dvs. este în criză pentru mii de dolari în reclame irosite și nu știți cum să preveniți problema în viitor. Ce îi vei spune clientului tău?

Ce este un jurnal de audit (cunoscut și sub numele de pista de audit)?

Un jurnal de audit (sau pista de audit) este o înregistrare detaliată, cronologică, a acțiunilor întreprinse într-o procedură sau a ajustărilor aduse unui proiect. Sunt comune și în domenii precum medicină, contabilitate, IT și design digital, mai ales atunci când colaborarea este cheia succesului. Cu umor, Lysa Myers de la WeLiveSecurity subliniază de ce:

Dacă ați fost administrator de mult timp, știți că utilizatorii pot fi remarcabil de creativi în ceea ce privește a face lucruri la care nu v-ați aștepta. Dacă nu știi ce nu știi despre ce se întâmplă în rețeaua ta, ar putea duce la multe nopți nedormite. Dar acest lucru nu trebuie să fie acceptat ca inevitabil; jurnalul de audit vă poate oferi acea vedere asupra a ceea ce se întâmplă, astfel încât să puteți încerca să reveniți pe pașii utilizatorului dacă se întâmplă ceva ciudat.

Cu alte cuvinte, jurnalele de audit vă oferă o detaliere pas cu pas a cine a făcut ce când - la campania dvs., site-ul dvs. web sau orice proiect la care lucrați - pentru a vă ajuta să maximizați succesele în procesul dvs. și să minimizați eșecurile.

De ce fiecare echipă de marketing ar trebui să țină un jurnal de audit (sau să folosească un software de jurnal de audit)

Utilizarea software-ului de jurnal de audit prezintă mai multe beneficii atât pentru agențiile de marketing, cât și pentru echipe. Iată de ce ar trebui să urmăriți acțiunile cheie la fiecare pas.

1. Ține-ți echipa la răspundere

Este adevărat că, urmărind activitățile echipei tale, vei putea vedea când greșesc după ce aceasta s-a întâmplat, apoi vei putea să le adresezi în consecință. Dar, cercetările arată că păstrarea unui jurnal de audit ar putea ajuta, de asemenea, la prevenirea erorilor înainte ca acestea să apară.

Luați în considerare un experiment de la Universitatea Washington, în care trei cercetători și-au propus să reducă furtul angajaților la restaurantele obișnuite din întreaga țară, cum ar fi Applebee's, Olive Garden și Chili's.

După cum au remarcat cercetătorii, furtul angajaților poate veni sub diferite forme în industria serviciilor alimentare. Nu este doar furtul din registru - furtul poate fi și oferirea unei runde gratuite de băuturi în schimbul unui bacșiș mai mare. Personalul este de încredere pentru a introduce fiecare tranzacție într-un sistem POS, dar acest lucru nu se întâmplă întotdeauna.

Așadar, în 392 de restaurante din 39 de state, experimentatorii au instalat un software de monitorizare a furtului pentru a vedea dacă ar putea prinde angajați intrigători. Nu numai că i-ar alerta pe manageri atunci când unitatea a fost furată, ci și atunci când a identificat modele suspecte care ar putea indica un comportament nefast al angajaților.

Rezultatul?

Economii de peste 2.000 USD pe săptămână pentru restaurante. Acest articol din New York Times face o treabă excelentă de a rezuma motivul pentru care:

Impactul, spun cercetătorii, nu a provenit din concedierea lucrătorilor implicați în furturi, ci mai ales din comportamentul lor schimbat. Știind că sunt monitorizați, serverele nu numai că au renunțat la orice practică lipsită de etică, dar și-au canalizat eforturile pentru a-i determina pe clienți să bea acel desert sau o a doua bere, sporind veniturile pentru restaurant și bacsisuri pentru ei înșiși.

În cele din urmă, software-ul nu a prins mulți hoți, dar a făcut ca angajații să respecte protocolul pentru că știau că sunt urmăriți.

Un alt studiu de la Universitatea Newcastle a arătat că chiar și iluzia de a privi cineva poate schimba comportamentul oamenilor. Când cercetătorii au atârnat postere cu ochi umani într-o cantină publică, de două ori mai mulți oameni au făcut curățenie după ei înșiși decât atunci când postere cu flori atârnau pe pereți.

Folosind un jurnal de audit, puteți afecta comportamentul în același mod. A le face angajaților să știe că comportamentul lor poate fi urmărit înseamnă să vă asigurați că protocolul este întotdeauna respectat. În acest fel, nu va trebui să vă faceți griji pentru greșelile leneșe sau pentru orice încercare de a submina o campanie.

2. Ține-ți clienții la răspundere

Permiterea accesului clienților la conținut cheie are avantajele sale, cum ar fi capacitatea de a obține feedback-ul părților interesate înainte de finalizarea unui proiect. În același timp, are și potențialul de a cauza mai multe probleme decât rezolvă.

Dacă te integrezi cu afacerea clientului tău folosind un model de colaborare, similar modului în care o face agenția 85SIXTY, există întotdeauna potențialul de a arăta cu degetul între echipa ta și a lor atunci când ceva nu merge bine.

Ce se întâmplă atunci când, în calitate de liber profesionist, trimiteți un design pentru o pagină de destinație post-clic care dispare cumva după ce este transmis managerului de marketing de conținut? Ce se întâmplă când clienții potențiali pe care i-ați generat dispar, dar câțiva dintre angajații clientului dvs. au acces la un CRM?

Când o pagină este ștearsă, clienții potențiali lipsesc sau un design este modificat, veți putea opri cearta înainte de a începe cu o listă pas cu pas de acțiuni și cine le-a luat. Angajații tăi pot fi primii pe care îi verifici, dar nu sunt întotdeauna cei de vină.

3. Preveniți erorile viitoare și replicați succesele

Când George Santayana a spus „Cei care nu învață istoria sunt sortiți să o repete”, el nu se referea la informații din jurnalele de audit, dar ar fi putut la fel de bine să fie.

Cu o prezentare detaliată a pașilor pe care îi parcurge fiecare dintre membrii echipei tale de la începutul până la sfârșitul proiectelor tale, vei putea identifica atât unde ai greșit, cât și pe parcurs.

Dacă toate reclamele dvs. indică o pagină 404, ca în exemplul de mai devreme, motivul ar putea fi că un designer v-a șters accidental pagina de destinație post-clic. Sau, s-ar putea ca un manager de marketing plătit să fi schimbat adresa URL a paginii dvs. în mijlocul campaniei.

Păstrând un jurnal de audit sau utilizând un software de jurnal de audit care urmărește automat modificările aduse proiectelor dvs., veți ști de ce. Și când știi motivele din spatele fiecăruia, vei putea minimiza greșelile și vei replica procesele de succes în viitor.

4. Determinați eficacitatea instrumentului dvs

Clienții și angajații tăi nu sunt singurii care au potențialul de a realiza sau de a întrerupe un proiect. Instrumentul tău o poate face și el. Și, conform Institutului Național de Standarde și Tehnologie, un jurnal de audit vă poate ajuta să aflați când:

Analiza traseului de audit poate deseori să facă distincția între erorile induse de operator (în timpul cărora sistemul ar fi funcționat exact așa cum a fost instruit) sau erorile create de sistem (de exemplu, care decurg dintr-o bucată de cod de înlocuire prost testată). Dacă, de exemplu, un sistem eșuează sau integritatea unui fișier (fie program sau date) este pusă la îndoială, o analiză a pistei de audit poate reconstrui seria de pași parcurși de sistem, utilizatori și aplicație.

Verificarea instrumentului pentru erori și inconsecvențe nu este ceva nou. Testarea A/A ajută agenții de marketing să calibreze software-ul de testare A/B, iar jurnalele de audit pot face același lucru pentru alte instrumente.

Dacă, de exemplu, jurnalul dvs. de audit dezvăluie că nimeni nu a accesat o pagină de destinație post-clic de la începutul campaniei clientului dvs., faptul că anunțurile dvs. trimit către o pagină 404 ar putea fi un indicator că instrumentul dvs. este de vină. Și o urmărire cu echipa de asistență pentru clienți a instrumentului respectiv va dezvălui ce a mers prost.

5. Menține dovezile

După cum știu membrii personalului agenției, clienții pot fi o durere. Unii dau feedback prost; altii nu platesc la timp. Și, în unele cazuri, clienții pot fi atât de încăpățânați încât nu sunt dispuși să admită că greșesc.

În cazurile rare, o dispută cu privire la mii de dolari publicitari irositi are ca rezultat o amenințare de acțiune în justiție; un fișier jurnal de audit poate ajuta să furnizeze dovezi despre cine este vina.

Ultima persoană care a accesat pagina de destinație post-clic – acum o pagină 404 – a fost clientul tău? Dacă unele cercetări constată că instrumentul dvs. nu este de vină și nu ați accesat pagina după începerea campaniei, nu va fi nevoie de un detectiv pentru a afla cine este de vină în cazul aterizării post-clic lipsă. pagină.

Fiecare echipă ar trebui să țină un jurnal de audit

Cine a făcut ce și când? Care a fost greșeala care a dus la căderea întregii campanii a clientului dvs.? Ce afacere este responsabilă pentru acele mii de dolari în reclame irosite?

Fără un jurnal de audit al acțiunilor cheie și al actualizărilor, nu ai de unde să știi.

În același timp, jurnalele de audit pot fi incredibil de obositor de întreținut. A cere angajaților să urmărească fiecare acțiune într-o foaie de calcul sau într-un instrument manual poate costa o oră de lucru de productivitate pe săptămână.

O alternativă mai bună? Software de înregistrare a auditului care urmărește automat acțiunile dintr-un sistem. Cu noul jurnal de audit Instapage, veți obține exact asta:

Aflați exact ce se întâmplă cu contul dvs., când și cine este responsabil. În acest fel, greșelile sunt făcute o singură dată, în timp ce succesele se înmulțesc și vă eficientizează fluxul de lucru.

Începeți rapid să proiectați pagini profesionale și înscrieți-vă pentru o demonstrație Instapage Enterprise astăzi.