Os melhores assistentes virtuais para contratar

Você passa horas todos os dias respondendo e-mails?

Lutando para arranjar tempo para postar conteúdo de mídia social?

Muito do seu tempo é ocupado com tarefas domésticas, como agendar reuniões, compromissos, voos, conferências, etc., quando você prefere fazer networking, vender, construir sua marca e desenvolver relacionamentos com clientes?

Você é um candidato ideal para um assistente virtual. E este post está aqui para mostrar como recrutar os melhores deles.

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O que é um assistente virtual?

Muito parecido com um assistente pessoal ou assistente executivo, um assistente virtual é alguém que facilita sua carga de trabalho, eliminando tarefas mais simples ou tediosas do seu prato. Isso pode incluir responder a e-mails, integrar clientes, reservar voos, gerenciar sua presença nas mídias sociais, gerenciar seu calendário, pesquisar e muito mais. O que diferencia um assistente virtual de outros tipos de assistentes é que, em vez de trabalhar ao seu lado em sua casa ou escritório, seu trabalho é feito remotamente e toda a comunicação acontece virtualmente.

Onde você pode encontrar os melhores assistentes virtuais?

Os assistentes virtuais estão se tornando cada vez mais comuns e, portanto, os locais para obtê-los também estão crescendo

Existem assistentes virtuais baseados em todo o mundo. No entanto, não é preciso muita pesquisa sobre assistentes virtuais para descobrir que as Filipinas quase têm o monopólio do mercado, com muitos serviços também baseados na Índia. Na verdade, Dennis Yu tem uma parceria com a agência filipina VA OnlineJobs.ph e usa o site para recrutar toda a sua equipe de assistentes virtuais. No entanto, também existem opções que estão disponíveis mais perto de casa.

Estas são apenas algumas das agências de assistente virtual:

Assistentes virtuais baseados nos EUA:

• Zirtual
• Virtual Assist EUA
• Retardar
• Prialto
• Assistente Virtual 24 horas por dia, 7 dias por semana (observe que eles têm opções domésticas e offshore)
• Woodbows (eles também têm opções domésticas e offshore)
• Corajosamente

Assistentes virtuais baseados no Canadá:

• Os gurus virtuais
• Associação Canadense de Assistentes Virtuais
• Escritório Inteligente
• Serviços Virtuais NS
• Assistente Virtual Canadá

Assistentes virtuais baseados no Reino Unido:

• Virtal
• Anjos administrativos
• Sociedade de Assistentes Virtuais do Reino Unido
• Time Etc. (esta empresa tem escritórios nos EUA e no Reino Unido)

Assistentes virtuais baseados nas Filipinas:

• Agentes furtivos
• VirtualStaff.ph
• Ova Virtual
• Colega de trabalho remoto
• Virtual bem feito
• Pimenta VA

Quais são os benefícios dos assistentes virtuais

Como mencionado acima, os assistentes virtuais possuem muitas semelhanças com os assistentes pessoais ou executivos e, portanto, podem ser contratados pelos mesmos motivos. Eles existem para aliviar sua carga de trabalho para que você possa se concentrar apenas nas coisas que deseja fazer ou nas coisas que precisam de sua atenção especificamente. As principais diferenças entre assistentes pessoais ou executivos e assistentes virtuais é que geralmente os assistentes virtuais custam muito menos e trabalham remotamente.

Ao escolher um assistente virtual em detrimento de outros modelos de terceirização, você tem a vantagem de ter alguém que está com você a longo prazo e, portanto, alguém que conhece todas as suas preferências, ideologias e ritmos. Eles saberão qual assento você prefere ao reservar seus voos. O tom que você usa para suas postagens no Facebook. Quais reuniões você sempre deseja priorizar e quais podem ser canceladas para dar espaço a elas. Em outras palavras, eles o conhecem e se tornam hábeis em antecipar suas necessidades e preferências, tornando sua vida em geral mais suave e mais ao seu gosto.

Além disso, ao contratar VAs, você pode procurar pessoas que tenham habilidades que estão faltando. Quer aumentar sua presença de vídeo em suas contas de mídia social? Faz mais sentido contratar alguém que já tenha essas habilidades em vez de tentar fazê-lo por conta própria (descobrir que não tem tempo para continuar e acabar contratando alguém para isso de qualquer maneira). Talvez você seja uma pessoa fabulosa, mas as tarefas administrativas nunca foram seu forte. Um VA de operações é uma obrigação para você. Qualquer que seja a área que você achar que pode melhorar em seu negócio, provavelmente há um VA para você.

Finalmente, os VAs devolvem sua vida. Dirigir o show sozinho não é tarefa fácil, e é fácil para o seu trabalho transbordar para o seu tempo pessoal e familiar. Desenvolver um equilíbrio saudável entre trabalho e vida pessoal o torna melhor em todas as áreas da vida - trabalho incluído - e faz valer a pena trazer uma mão extra para sua equipe.

Qual a diferença entre terceirizar e contratar um assistente virtual?

Para ser franco, dependendo de quem está dando a definição, as linhas entre o que se qualifica como terceirização e o que se qualifica como empregar um assistente virtual podem ser um pouco embaçadas e envolver muitos cruzamentos. Embora nem todos concordem, talvez a maneira mais simples de pensar nos dois seja pensar em terceirização como o termo guarda-chuva, com assistentes virtuais sob ele.

Tanto a terceirização quanto a contratação de um assistente virtual envolvem a contratação de trabalho para uma parte externa.* Os assistentes virtuais geralmente são contratados por períodos mais longos, enquanto a terceirização pode ser usada para trabalhos de curto e longo prazo. Os assistentes virtuais tendem a trabalhar exclusivamente para uma pessoa ou parte, enquanto na terceirização, o indivíduo ou empresa contratada pode trabalhar apenas para você ou fazer malabarismos com vários projetos e empregadores ao mesmo tempo.

*Observação: esta afirmação é algo que alguns, incluindo Dennis Yu, discordariam e destaca a diferença potencial entre terceirizar e empregar um assistente virtual. Como os assistentes virtuais são contratados a longo prazo, ele diria que eles estão em uma folha de pagamento regular e, como trabalham exclusivamente para você, devem ser considerados como qualquer funcionário do escritório. Embora haja certamente um argumento para isso, geralmente há algumas diferenças entre os dois campos. Por exemplo, os assistentes virtuais geralmente são remunerados de maneira diferente dos funcionários em tempo integral, podem receber benefícios diferentes (ou nenhum) e podem ser contratados por meio de um relacionamento com um serviço de assistente virtual de terceiros.

Em grande parte, o debate é de semântica, mas no final o importante aqui é entender qual é a configuração esperada para contratar e empregar um VA e escolher a melhor opção para você e sua agência.

O que você NÃO deve procurar em um assistente virtual?

De acordo com Dennis Yu, o erro mais comum que as pessoas cometem ao contratar VAs é esperar encontrar um que possa ser um pau para toda obra. Esta, diz Yu, é a razão mais comum para formar parcerias mal sucedidas ou ter o VA desistido prematuramente. Em vez disso, ele recomenda contratar VAs separados para operações, vídeo, conteúdo, design, gerenciamento de comunidade e engenharia da web.

Obviamente, não é realista ou necessário para todas as startups e empreendedores contratar um VA em cada área imediatamente, mas você pode ver claramente por que Yu advertiria fortemente contra a tentativa de contratar um VA para cobrir todas essas áreas extremamente diversas. Em vez disso, tendo um VA para cada função específica, eles se tornarão mestres de suas pistas, permitindo que você fique tranquilo, contando com seu trabalho oportuno e de qualidade.

9 características dos melhores assistentes virtuais

Detalhe orientado

Quando você está frequentemente dando instruções e confiando no fato de que elas são seguidas à risca, ou baseando seu calendário diário em convites e compromissos reunidos por outra pessoa, você precisa saber que tem alguém que não deixa nada escapar as rachaduras.

Uma maneira que Dennis Yu testa isso no processo de contratação é dar aos candidatos uma tarefa e, no meio das instruções da tarefa, ele diz a eles para colocar uma palavra aleatória na linha de assunto da resposta do e-mail. Por exemplo, ele costuma usar a palavra “coelho”. Os candidatos que perderem este detalhe são automaticamente excluídos.

Esse pequeno detalhe pode não parecer grande coisa quando se trata de uma linha de assunto. No entanto, quando o detalhe é fazer com que seu assistente lhe diga que você precisa estar em um aeroporto quando na verdade você precisa sair do aeroporto uma hora fora do extremo oposto da cidade, é um negócio maior. O pequeno teste simples de Dennis Yu ajuda a identificar os VAs que são mais e menos propensos a cometer esse erro.

Criativo, engenhoso e independente

Todos sabemos que a vida acontece e que às vezes as coisas não saem exatamente como o planejado. Se você tem um VA que fica paralisado sempre que surge algo inesperado, eles não serão de grande ajuda para você. Afinal, se você está recebendo mais e-mails cheios de pânico e perguntas do seu VA do que de seus clientes, qual era o sentido de contratar alguém?

No processo de entrevista, tente perguntar sobre como o candidato lidou com situações inesperadas antes e peça a ele que forneça um exemplo concreto do que fez para lidar com isso.

Leal

Como dito acima, um dos principais benefícios de ter um VA é ter alguém que cresça para entender seus ritmos e antecipar suas necessidades. Obviamente, isso só pode ser alcançado tendo a mesma pessoa sob contrato por um período de tempo razoável.

Embora a lealdade às vezes possa ser difícil de avaliar em um processo de entrevista, uma maneira é analisar sua educação e histórico de emprego. Se eles parecem ficar em um lugar por um bom tempo, geralmente é um bom sinal. Você também pode perguntar quais são seus planos futuros, o que eles esperam em sua carreira e pensar se você será capaz de apoiar o caminho que eles esperam.

O que leva talvez ao elemento mais importante para cultivar funcionários leais: você precisa tratá-los bem! Certifique-se de se comunicar bem, pedir suas opiniões, ouvir atentamente suas opiniões, dar-lhes uma carga de trabalho gerenciável e dar-lhes oportunidades de crescer em áreas em que estão interessados. Promova-os quando eles merecerem e dê a eles liderança oportunidades à medida que crescem nelas. Quando seus VAs sentem que você se importa com eles como pessoas, e que você está empenhado em vê-los bem em suas carreiras e na vida, eles são muito mais propensos a ficar com você e ir além em seu trabalho para você .

Profissional

Não se esqueça - você não será o único a interagir com seu VA. Você quer alguém com quem possa contar para se comunicar com clientes e colegas em potencial enquanto reflete bem sobre sua operação.

Certifique-se de que todas as comunicações deles com você durante o processo de contratação demonstrem profissionalismo, tanto no tom quanto em termos de gramática e proficiência no idioma. E talvez faça uma pesquisa rápida no Google apenas para ter certeza de que não há nenhuma bandeira vermelha gritante que apareça imediatamente para eles na Internet em algum lugar que os clientes em potencial possam descobrir depois de conhecê-los um pouco.

Comunicador forte

A comunicação virtual pode ser complicada.

Quando é o único meio de interação entre você e seu assistente – assim como seu assistente e seus clientes/potenciais clientes/colaboradores – você precisa ter certeza de que tem alguém que possa lidar habilmente com isso.

Esteja particularmente atento no processo de contratação para observar mal-entendidos que possam sinalizar frustração no futuro, bem como tons ou linguagem enganosos. Assim como na característica acima, lembre-se de que essa pessoa muitas vezes atuará como o rosto (virtual) do seu negócio, então você quer ter certeza de que tudo e todas as formas que eles estão se comunicando são algo que você está feliz por ter atribuído ao seu agência ou empresa.

Confiável

Para muitos empresários e donos de agências, a coisa mais assustadora em contratar um VA é abrir mão do controle exclusivo sobre todos os detalhes de sua operação e confiar em outra pessoa para lidar com as coisas com os mesmos padrões. Isso é perfeitamente compreensível – sua agência é seu sonho e seu bebê, afinal.

Felizmente, quando você tem a pessoa certa em sua equipe, descobrirá que a qualidade das ofertas de sua agência não apenas permanece a mesma, mas também aumenta. Afinal, duas mãos são melhores do que uma, e uma vez que seu trabalho é dividido em partes mais gerenciáveis, cada tarefa individual pode finalmente receber a atenção que merece.

Ou seja, desde que você obtenha um VA confiável.

A confiabilidade pode ser difícil de avaliar no processo de contratação, mas geralmente se eles estão indo bem nas outras áreas (orientado a detalhes, profissionalismo), você está em um bom começo. Atribuir aos candidatos um miniprojeto com data e hora de vencimento também ajuda a filtrar o grupo. Mas, finalmente, você pode contratar funcionários em um período de experiência de 1 a 3 meses para realmente descobrir se eles são alguém com quem você deseja se comprometer e investir a longo prazo.

Entusiasmado

O setor de marketing digital é cheio de personalidades, colaborações e inovações empolgantes. E por esse motivo, há muitos jovens em ascensão que estão ansiosos para abrir caminho e deixar sua marca. Se você puder encontrar um desses indivíduos, pode contar com alguém que irá além do seu dever.

Funcionários entusiasmados ouvem profundamente as ideias dos outros, internalizam-nas e, em seguida, acrescentam seus próprios desenvolvimentos positivos. Eles têm o foco e a motivação para detectar erros e intervir, inovar no status quo e melhorar todas as áreas com as quais entram em contato. Em outras palavras, eles são a pessoa que você quer em sua equipe.

Altamente qualificado

Talvez a coisa mais óbvia a se procurar em um assistente em potencial seja alguém que seja realmente bom no trabalho que você está pedindo. Assim como em qualquer entrevista, você vai querer discutir detalhes (e, se aplicável, ver exemplos) da educação anterior do candidato e/ou experiência de trabalho.

Certifique-se de dar algum tipo de atribuição no processo de entrevista também. Confiar apenas em exemplos do passado do candidato pode ser enganoso, pois eles podem ter trabalhado com colegas de classe ou colegas para entregar o produto final. Ao dar ao candidato uma pequena tarefa, você terá uma ideia mais precisa de sua habilidade individual.

Receptivo a feedback

Todo mundo tem espaço para crescer e, principalmente quando você e seu VA estão se acostumando com os ritmos um do outro, muitas vezes você terá que fornecer ao seu VA tanto feedback positivo quanto críticas construtivas.

O melhor VA é alguém humilde e seguro o suficiente para aceitar suas críticas e traduzi-las em aprimoramento profissional. Você não quer alguém que ceda ao primeiro sussurro de negatividade, nem alguém que tenha um ego tão grande que ignore qualquer sugestão de que outros possam ter ideias melhores para seu trabalho. Qualquer um desses candidatos não vai durar como funcionário de longo prazo.

Mais uma vez, a melhor maneira de testar isso é dar uma atribuição no processo de inscrição. Discuta o trabalho do candidato com eles depois de concluído e observe a reação deles ao seu feedback, tanto positivo quanto negativo.

Há coisas que você pode fazer também nesta arena. Dennis Yu observou que a apresentação e a recepção do feedback são extremamente influenciadas pela cultura e, por esse motivo, é melhor ser o mais positivo possível, mesmo ao oferecer uma crítica. Ele defende o “sanduíche de elogios”, que consiste em começar com pontos positivos, colocar as mudanças que você gostaria de ver e terminar novamente com mais elogios ao seu trabalho.

Contratando os melhores assistentes virtuais

Talvez o elemento mais importante para encontrar VAs de qualidade seja ter um processo de contratação completo. Para ler mais sobre como o processo Dennis Yu configurou para contratar sua equipe de VAs, confira este post.

Embora a contratação de um VA possa parecer inicialmente um processo de renúncia ao controle, em vez disso, deve ser pensado como uma experiência fortalecedora. Com a ajuda de um VA competente, você e sua agência ficarão mais focados, mais organizados, mais simplificados e mais habilidosos com o trabalho e as comunicações que produzirem.

E com seu novo conhecimento encontrado acima, você pode ter certeza de que esta agência 2.0 habilitada para VA está bem ao seu alcance.