4 Risikomanagementstrategien für eine erfolgreiche Projektabwicklung

Stellen Sie sich eine neue Projektchance vor, die auf Sie zukommt. Sie stellen Ihr Team zusammen und bereiten einen gut durchdachten Plan vor, um das Projekt innerhalb der festgelegten Frist abzuschließen. Sie tun alles, um die Projektvision Ihres Kunden zu erfüllen – von der Zuweisung von Ressourcen bis zur Zuweisung spezifischer Ziele an Projektteammitglieder.

Aber nach ein paar Wochen geht eine Ihrer zuverlässigsten Ressourcen aufgrund unvermeidbarer Umstände in den längeren Urlaub, wodurch Ihr Projekt für eine Weile ins Stocken gerät. Das ist etwas, was niemand vorhersehen konnte. Erscheint Ihnen dieses Risiko beängstigend? Nun, du bist nicht allein!

Viele Projektmanager wie Sie versuchen, unerwartete Risiken zu vermeiden, stoßen aber dennoch auf sie. Tatsache ist, dass jedes Projekt ein gewisses Risiko des Scheiterns hat – egal wie sehr man versucht, es zu vermeiden. Unvorhergesehene Risiken können jeden Moment eintreten, also machen Sie sich keine Vorwürfe. Planen Sie sie stattdessen im Voraus, damit Ihre Projektpläne nicht scheitern.

In diesem Artikel untersuchen wir vier Risikomanagementstrategien, mit denen Sie die Erfolgschancen Ihres Projekts erhöhen können. Aber zuerst wollen wir die Grundlagen von Risikomanagementstrategien verstehen und warum es wichtig ist, sie zu haben.

Was ist eine Risikomanagementstrategie?

Eine Risikomanagementstrategie ist der Prozess der proaktiven Identifizierung, Bewertung und Reaktion auf Projektrisiken, bevor sie ernsthafte Probleme verursachen oder den Zeitplan für den Projektabschluss beeinträchtigen. Dieser Prozess beinhaltet auch die regelmäßige Aktualisierung und Überarbeitung der Risikobewertung auf der Grundlage neuer Informationen oder ergriffener Maßnahmen.

Als Projektmanager benötigen Sie einen Unternehmensrisikomanagementplan, um Risiken zu identifizieren, zu bewerten und zu kontrollieren. Indem Sie Risiken genau überwachen, können Sie Minderungspläne entwickeln, um die potenziellen Auswirkungen von Risiken zu verringern.

Wann sollten Sie Risikomanagementstrategien einbeziehen?

Der Projektmanagementprozess umfasst die Projektplanung, -durchführung, -überwachung und -steuerung sowie den Abschluss. Wenn es um Risikomanagementmethoden geht, raten Experten dazu, sie bereits in der Anfangsphase (dh Planung) einzubeziehen, da noch Zeit für Anpassungen und Feinabstimmungen bleibt. Dies ermöglicht eine proaktivere und effizientere Reaktion auf eventuell auftretende Risiken.

Sie müssen jedoch auch verstehen, dass es möglicherweise nicht immer möglich ist, alle Risikomanagementstrategien in den frühen Phasen einzubeziehen, da viele bewegliche Komponenten beteiligt sind.

Für jede unten besprochene Risikomanagementstrategie haben wir einige Faktoren aufgenommen, die Ihnen helfen sollen, den richtigen Zeitpunkt für den Einsatz der Strategie zu bestimmen.

Es ist ein Plan, der dazu dient, mögliche Risiken gar nicht erst entstehen zu lassen. Ein Risikovermeidungsplan umfasst in der Regel die Änderung des Projektzeitplans oder -umfangs oder die Einstellung von mehr Mitarbeitern zur Bewältigung von Problemen. Diese Strategie verringert die Wahrscheinlichkeit, dass während der Projektlaufzeit erhebliche Risiken entstehen.

Warum Risikovermeidung einbeziehen?

Vorbeugen ist immer besser als heilen. Mit der Risikovermeidung können Sie die Möglichkeit potenzieller Projektrisiken verringern, indem Sie diese im Voraus planen und Notfallpläne entwickeln, um sie zu mindern.

Es ist kostengünstiger und weniger zeitaufwändig, Risiken anzugehen, bevor sie zu ausgewachsenen Problemen werden, die bereits Schaden angerichtet haben. Indem Sie Risiken antizipieren und Pläne zu ihrer Bewältigung entwickeln, minimieren Sie die Wahrscheinlichkeit, dass diese Risiken den Projektplan stören.

Wann ist Risikovermeidung einzubeziehen?

Dies hängt von Ihrem spezifischen Projekt und seinen einzigartigen Risiken ab. Versuchen Sie jedoch im Allgemeinen, so bald wie möglich eine Risikovermeidungsstrategie einzubeziehen. Dies trägt dazu bei, die Möglichkeit von Risiken bereits zu Beginn des Projekts zu minimieren.

Zu berücksichtigende Faktoren bei der Entscheidung, ob Sie eine Risikovermeidungsstrategie in Ihr Projekt aufnehmen möchten oder nicht:

• Die Wahrscheinlichkeit des Risikoeintritts.
• Die potenzielle Schwere der Folgen, wenn ein Risiko eintritt.
• Die Kosten und Machbarkeit der Umsetzung einer Risikovermeidungsstrategie.
• Die Auswirkungen der Risikovermeidungsstrategie auf den Projektzeitplan und das Budget.

Es ist eine Strategie, die verwendet wird, um die negativen Auswirkungen von Risiken auf ein Projekt zu minimieren. Ein Risikominderungsplan umfasst die Einrichtung klarer Verfahren und Protokolle, die Entwicklung eines Backup-Plans für unvorhergesehene Risiken und die frühzeitige Identifizierung und Minderung potenzieller Risiken in der Projektplanungsphase.

Warum Risikominderung einbeziehen?

Eine Risikominderungsstrategie stellt sicher, dass potenzielle Risiken erkannt und behandelt werden, bevor sie ernsthafte Probleme verursachen. Die Einbeziehung dieser Strategie in Ihren Projektplan bedeutet, die Wahrscheinlichkeit zu minimieren, dass etwas schief geht und den Erfolg Ihres Projekts beeinträchtigt.

Indem Sie die Schwere der Risiken verringern, minimieren Sie negative Auswirkungen und halten so Ihr Projekt im Zeitplan. Sie sind Problemen immer einen Schritt voraus und behalten das Projekt unter Kontrolle, indem Sie verschiedene Risiken und die entsprechenden Reaktionen einplanen.

Wann ist eine Risikominderung einzubeziehen?

Auf diese Frage gibt es keine allgemeingültige Antwort; es hängt vom konkreten Projekt und den damit verbundenen Risiken ab. Experten schlagen jedoch vor, dass Projektmanager diese Strategie speziell in den Risikoanalyseprozess einbeziehen sollten, um optimale Ergebnisse zu erzielen.

Fragen, die Sie sich stellen sollten, wenn Sie entscheiden, ob Sie eine Risikominderungsstrategie in Ihr Projekt aufnehmen möchten oder nicht:

• Was sind die potenziellen Risiken und wie wahrscheinlich sind sie?
• Welche Folgen hat ein Risikoereignis?
• Wie viel Geld und Zeit kann investiert werden, um das Risiko zu reduzieren?
• Gibt es bestehende Strategien zur Risikominderung, die verwendet werden können?

Wie der Name schon sagt, handelt es sich um den Prozess der Risikoübertragung von einer Einheit auf eine andere. Dies geschieht in der Regel durch Vertragsverhandlungen, Versicherungspolicen oder andere Mittel. Durch die Übertragung von Risiken hoffen Unternehmen, sich vor potenziellen damit verbundenen Verlusten zu schützen.

Warum Risikotransfer einbeziehen?

Das richtige Risikomanagement ist einer der wichtigsten Aspekte eines erfolgreichen Projekts. Indem Sie das Risiko auf eine andere Partei übertragen, können Sie die Auswirkungen auf das Projekt abmildern, wenn etwas schief geht, und das Projekt vor potenziellen Verlusten oder Rückschlägen schützen.

Die Übertragung von Risiken trägt auch dazu bei, das Risiko und die finanzielle Haftung für Ihr Unternehmen zu reduzieren. Es beschleunigt das Gesamtprojekt, indem Unsicherheiten oder Mehrdeutigkeiten beseitigt werden.

Wann ist eine Risikoübertragung einzubeziehen?

Auch auf diese Frage gibt es keine eindeutige Antwort; Sie variiert je nach Projekt und den damit verbundenen Risiken. Es wird jedoch empfohlen, so früh wie möglich – am besten während der Planungsphase – eine Risikotransferstrategie einzubeziehen. Dies wird Ihnen helfen, alle notwendigen Schritte zu unternehmen, um potenzielle Risiken zu reduzieren oder zu eliminieren.

Zu berücksichtigende Faktoren bei der Entscheidung, ob Sie eine Risikotransferstrategie in Ihr Projekt aufnehmen möchten oder nicht:

• Die Wahrscheinlichkeit des Risikoeintritts.
• Alle anwendbaren gesetzlichen Anforderungen oder Einschränkungen.
• Die verfügbaren Optionen für den Risikotransfer.
• Die Risiken und Vorteile der Nichtübertragung von Risiken.

Diese Strategie bezieht sich auf die Entscheidung des Projektmanagers, Risiken entweder zu akzeptieren oder abzulehnen. Die Wahl wird aus verschiedenen Gründen getroffen, einschließlich (aber nicht beschränkt auf) das Risiko, bei dem es sich nicht lohnt, Maßnahmen zu ergreifen, die geringe Wahrscheinlichkeit und die großen Auswirkungen, und es gibt keine bekannte Möglichkeit, es zu reduzieren.

Warum Risikoakzeptanz einbeziehen?

Indem Sie Risiken akzeptieren, erkennen Sie an, dass sie existieren und sich potenziell auf das Projekt auswirken können. Auf diese Weise können Sie Minderungsmaßnahmen und Notfallpläne einführen, um mit ihnen fertig zu werden, wenn sie auftreten. Die Risikoakzeptanz ermöglicht es Ihnen auch, sich mehr auf die positiven Aspekte Ihres Projekts zu konzentrieren und gleichzeitig auf potenzielle Probleme vorbereitet zu sein.

Wann ist die Risikoakzeptanz einzubeziehen?

Ein üblicher Zeitpunkt, um die Risikoakzeptanz im Projektmanagement einzusetzen, ist während der Planungsphase. Hier entscheiden Sie, welche Risiken Sie eingehen und wie Sie diese später angehen. Ein anderer Zeitpunkt ist während der Überwachungs- und Steuerungsphase. Hier stellen Sie sicher, dass alle akzeptierten Risiken ordnungsgemäß gehandhabt werden.

Zu berücksichtigende Faktoren bei der Entscheidung, ob Sie eine Risikoakzeptanzstrategie in Ihr Projekt aufnehmen möchten oder nicht:

• Die potenziellen Auswirkungen des Risikos, wenn es eintritt.
• Die Verfügbarkeit einer anderen Risikominderungsstrategie.
• Das Geld und die Zeit, die für das Risikomanagement im Projekt vorgesehen sind.

In diesem Video werden die Vor- und Nachteile der Verwendung von Risikomanagementsoftware untersucht, um Ihnen bei der Entscheidung zu helfen, ob das Tool für Ihre Projektanforderungen geeignet ist.

Erhebungsmethodik

Die Project Management User Survey von Capterra wurde im März 2021 unter 422 in den USA ansässigen Projektmanagern durchgeführt, von denen 367 Benutzer von Projektmanagementsoftware sind, um herauszufinden, wer Projektmanagementsoftware verwendet, welche Funktionen sie verwenden oder nicht verwenden und welche sie wünschen sie verwendet hatten und welche Ergebnisse sie von ihrer Investition gesehen haben. Die qualifizierten Befragten sind Entscheidungsträger oder in erheblichem Umfang am täglichen Projektmanagement ihrer Organisation beteiligt. Wir haben die Fragen so formuliert, dass jeder Befragte die Bedeutung und das Thema vollständig verstanden hat.